Dù là trong tủ hay trên đám mây, hồ sơ nhân sự cần được lưu trữ an toàn và sắp xếp khoa học. Việc quản lý hồ sơ nhân sự giúp bạn tiết kiệm thời gian, khai thác thông tin hiệu quả mà vẫn đảm bảo tuân thủ luật pháp. Vậy cụ thể thì làm sao để thực hiện việc này dễ nhất? Cùng tìm hiểu phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự trong bài viết hôm nay nhé.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ thông tin về nhân viên của bạn từ lúc ứng tuyển đến khi họ rời công ty: CV, đánh giá năng lực, đề nghị, hợp đồng, chức danh, nhiệm vụ, quá trình đào tạo, thông tin bảo hiểm, ngày phép, phiếu lương, ghi chú on/offboarding,...
Hồ sơ nhân sự chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu rõ và khai thác tối đa tiềm năng của mỗi người. Tuy nhiên, thông tin về nhân sự không phải tài liệu để tất cả cùng truy cập. Doanh nghiệp rất cần nghiệp vụ quản lý của bộ phận HR để tránh các rắc rối về pháp lý.
Quản lý hồ sơ nhân sự là việc ghi chép, lưu trữ, sắp xếp và cả tiêu hủy thông tin về nhân viên theo đúng luật. Với sự trợ giúp của công nghệ hiện đại, việc quản lý hồ sơ ngày càng dễ dàng và chính xác hơn cho doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ nhân sự là gì và bao gồm những công việc nào?
Quản lý hồ sơ nhân sự là một quá trình thu thập, lưu trữ, cập nhật và bảo mật thông tin nhân viên một cách đầy đủ, chính xác và khoa học. Hồ sơ nhân sự bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên như:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email,...
- Trình độ học vấn: Bằng cấp, trường học, chuyên ngành,...
- Kinh nghiệm làm việc: Chức vụ, công ty, thời gian làm việc,...
- Ngôn ngữ: Các ngôn ngữ mà nhân viên thành thạo.
- Kỹ năng: Các kỹ năng mà nhân viên có.
- Thông tin khác: Các thông tin khác liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như bằng lái xe, chứng chỉ,...
Quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm các công việc như: Thu thập hồ sơ nhân viên, phân loại, lưu trữ, xóa bỏ...hồ sơ nhân viên.
Tham khảo thêm:
1. Mẫu file Excel quản lý nhân sự dễ sử dụng nhất
2. Bộ tài liệu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là một quy trình quan trọng, giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên một cách đầy đủ, chính xác và khoa học. Quy trình này bao gồm các bước sau:
1. Thu thập hồ sơ nhân sự
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là thu thập hồ sơ nhân viên. Hồ sơ nhân viên bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên như:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email,...
- Trình độ học vấn: Bằng cấp, trường học, chuyên ngành,...
- Kinh nghiệm làm việc: Chức vụ, công ty, thời gian làm việc,...
- Ngôn ngữ: Các ngôn ngữ mà nhân viên thành thạo.
- Kỹ năng: Các kỹ năng mà nhân viên có.
- Thông tin khác: Các thông tin khác liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như bằng lái xe, chứng chỉ,...
Hồ sơ nhân viên có thể được thu thập thông qua các hình thức sau:
- Nhân viên tự nộp hồ sơ khi ứng tuyển việc làm.
- Doanh nghiệp yêu cầu nhân viên cung cấp hồ sơ khi ký hợp đồng lao động.
- Doanh nghiệp thu thập hồ sơ nhân viên khi nhân viên được tuyển dụng.
Đọc thêm: Top 14 phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất
2. Phân loại hồ sơ nhân viên
Sau khi thu thập được hồ sơ nhân viên, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và quản lý. Hồ sơ nhân viên có thể được phân loại theo các tiêu chí sau:
- Theo vị trí công việc: Hồ sơ nhân viên được phân loại theo vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhiệm.
- Theo phòng ban: Hồ sơ nhân viên được phân loại theo phòng ban mà nhân viên đang công tác.
- Theo thời gian: Hồ sơ nhân viên được phân loại theo thời gian nhân viên được tuyển dụng.
3. Lưu trữ hồ sơ nhân viên
Sau khi được phân loại, hồ sơ nhân viên cần được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật. Hồ sơ nhân viên có thể được lưu trữ dưới dạng giấy hoặc dạng điện tử.
Nếu lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng giấy, doanh nghiệp cần lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp. Hồ sơ nhân viên cần được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng tìm kiếm.
Nếu lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự để lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.
4. Cập nhật hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo thông tin luôn chính xác và đầy đủ. Cập nhật hồ sơ nhân viên bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân: Thay đổi địa chỉ, số điện thoại, email,...
- Trình độ học vấn: Thêm bằng cấp mới, cập nhật thông tin về trường học, chuyên ngành,...
- Kinh nghiệm làm việc: Cập nhật thông tin về chức vụ, công ty, thời gian làm việc,...
- Ngôn ngữ: Cập nhật các ngôn ngữ mới mà nhân viên thành thạo.
- Kỹ năng: Cập nhật các kỹ năng mới mà nhân viên có.
- Thông tin khác: Cập nhật các thông tin mới liên quan đến nhân viên.
5. Xóa bỏ hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên cần được xóa bỏ khi nhân viên nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng lao động. Việc xóa bỏ hồ sơ nhân viên cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là một quy trình quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tuân thủ các quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện quy trình quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả để đảm bảo hiệu quả của quy trình này.
Dưới đây là một số lưu ý khi quản lý hồ sơ nhân sự:
- Tuân thủ quy định của pháp luật
- Bảo mật thông tin nhân viên
- Cập nhật hồ sơ nhân viên thường xuyên
Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự
Giấy tờ lộn xộn có nghĩa là luôn thiếu sót, thậm chí thất lạc. Mà thực tế, bạn chỉ cần lục tìm hồ sơ bản cứng khi đến hạn tiêu hủy. Hãy dành thời gian đó để quan sát, trò chuyện và hỗ trợ nhân viên.
Ngoài sự thuận tiện, sau đây là các lý do quan trọng mà mỗi công ty cần phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp.
Đúng quy chuẩn
Khi quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, doanh nghiệp sẽ tuân thủ đúng các yêu cầu về quản trị nhân viên. Hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự giúp bộ phận HR nhanh chóng nắm bắt tài liệu nào đã thu thập, tài liệu nào còn thiếu, sai chuẩn, hay đã hết hạn.
Đúng luật
Bạn luôn cần tuân thủ pháp luật. Luật quy định cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ. Khi quản lý hồ sơ nhân sự, HR cần lưu ý điểm này để có kế hoạch lưu trữ hay tiêu hủy phù hợp.
Bên cạnh đó, khi vướng vào các vụ kiện tụng, khiếu nại của người lao động, nếu quản lý hồ sơ khoa học, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xuất bằng chứng liên quan.
Bảo mật và riêng tư
Là người sử dụng lao động, doanh nghiệp cần bảo mật một số thông tin nhạy cảm của nhân viên như hồ sơ y tế, bảo hiểm, tình trạng khuyết tật,... Với một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, bạn có thể phân quyền để đảm bảo sự riêng tư của những tài liệu này.
Tăng năng suất
Quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp là điều bộ phận HR của bạn luôn mong ước. Thay vì dành hàng giờ mở tủ và lật giấy, họ sẽ có thời gian cho những hoạt động thú vị hơn nhằm thắt chặt quan hệ với nhân viên của bạn, đồng thời giúp công ty trở thành một nơi đáng để cống hiến.
Có hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự, từng quy trình như hội nhập, đào tạo hay thuyên chuyển sẽ được tự động hóa nhanh gọn, trơn tru và mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Tự động hóa luồng công việc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trên đám mây (on cloud) còn giúp HR dễ dàng truy cập tài liệu cần thiết trong quyền hạn mà không phải thông qua người khác.
Đồng nhất mục tiêu
Doanh nghiệp có những mục tiêu lớn cần đồng nhất với mục tiêu hành động của từng nhân viên. Điều này đảm bảo cả hiệu quả kinh doanh và khả năng đáp ứng nguyện vọng của từng thành viên trong tổ chức.
Với hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, tất cả có thể cùng xác định vai trò, nhiệm vụ của từng vị trí, đặt mục tiêu và theo dõi hiệu suất một cách minh bạch trên cùng nền tảng.
Phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự
Ngay sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách quản lý hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp.
Xác định các tài liệu cần thiết
Đầu tiên, cần xác định các tài liệu trong hồ sơ nhân sự cần thu thập. Chúng thường bao gồm:
- Tài liệu tuyển dụng: Bản mô tả công việc, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, ghi chép khi phỏng vấn, kết quả test.
- Tài liệu y tế: Thẻ bảo hiểm, giấy khám sức khỏe, tình trạng khuyết tật, hồ sơ tai nạn, bồi thường.
- Tài liệu tiếp nhận: Liên quan đến việc hội nhập và làm thủ tục cho nhân viên mới (onboarding).
- Tài liệu đào tạo: Lộ trình và kết quả đào tạo nhân viên.
- Tài liệu tính lương: Bảng chấm công, thời gian biểu, tờ khai thuế, phiếu lương.
- Ngày nghỉ: Liên quan đến thời gian nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ thai sản.
- Nhật ký nhân sự: Ghi chép về hiệu suất, những lần thăng chức, tăng lương,...
- Các tài liệu về quyền lợi, mức thưởng.
Xác định độ bảo mật và quyền truy cập
Theo luật, sẽ có những tài liệu mật bạn phải lưu ý khi quản lý hồ sơ nhân sự. Bạn cần vạch ra quy trình, tác vụ liên quan đến từng loại tài liệu, từ đó quyết định ai là người có quyền truy cập chúng, vào lúc nào, với tần suất ra sao. Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn mực sẽ đơn giản hóa khâu này cho bạn.
Xác định thời hạn của tài liệu
Cán bộ cần lưu ý các vấn đề sau trong phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự:
- Theo luật, có tài liệu gốc nào cần lưu trữ không, thời hạn bao lâu?
- Có sự việc nào (chẳng hạn nhân viên nghỉ việc) sẽ đẩy nhanh thời hạn lên không?
- Doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm nếu lưu trữ hồ sơ nhân sự khi nó đã hết hạn không?
Khi đã biết mỗi loại tài liệu sẽ trở nên vô hiệu khi nào, hãy tạo lời nhắc tiêu hủy trên hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của bạn.
Lên kế hoạch lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự
Bạn sẽ xác định mỗi tài liệu cần lưu bản gốc hay bản sao, trên giấy hay số hóa. Theo xu hướng hiện đại, tốt nhất là bạn có bản ghi điện tử cho tất cả hồ sơ nhân sự.
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
Công việc hằng ngày của bộ phận HR sẽ nhẹ nhàng hơn với sự trợ giúp của công nghệ. Khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự như SlimCRM, tất cả tài liệu đều nằm ở một nơi, dễ dàng để truy cập, phân quyền, bổ sung hay thay đổi thông tin mọi lúc. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc sau:
- Thu thập hồ sơ nhân viên: Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp thu thập hồ sơ nhân viên từ các nguồn khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Phân loại hồ sơ nhân viên: Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp phân loại hồ sơ nhân viên một cách khoa học và dễ dàng tìm kiếm.
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên: Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách an toàn và bảo mật.
- Cập nhật hồ sơ nhân viên: Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp cập nhật hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Quản lý hồ sơ nhân sự, đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất là SlimCRM.
Tự động hóa đào tạo nhân viên mới dễ dàng với lộ trình chi tiết và đánh giá khách quan tại SlimCRM.
Báo cáo tự động trực quan của SlimCRM giúp HR và các cấp quản lý nắm được tình hình nhân sự.
Cung cấp thông tin chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng khai thác tiềm năng nhân sự hay xây dựng chân dung ứng viên phù hợp.
Gia tăng sự minh bạch và tinh thần trách nhiệm với sơ đồ nhân viên, sơ đồ tổ chức.
Quản lý toàn bộ chu trình từ khi nhân viên nhận việc đến khi nghỉ.
Phân quyền, tùy biến dữ liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự mà phức tạp có thể là điểm yếu khi triển khai, vì vậy doanh nghiệp hãy lựa chọn giải pháp nào có giao diện trực quan như thế này nhé.
SlimCRM là giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự của Công ty Vinno Việt Nam. Với sứ mệnh giúp doanh nghiệp nhỏ quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, suốt những năm qua, SlimCRM đã làm hài lòng hàng ngàn khách hàng trên cả nước và xuất sắc giành giải thưởng SaaS Award 2021, Hạng mục sản phẩm SaaS (phần mềm dịch vụ) tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mời doanh nghiệp dùng thử SlimCRM miễn phí không giới hạn tại đây.
Lời kết
Không còn ngập trong tài liệu, với phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự và công cụ mà chúng tôi vừa gợi ý, doanh nghiệp sẽ thấy những thủ tục mà HR phải xử lý mỗi ngày được đơn giản hóa tối đa. Hãy để bộ phận nhân sự tập trung tâm sức tìm kiếm và chăm sóc những nhân tài một ngày kia sẽ phát triển doanh nghiệp của bạn.
