Quản lý liên hệ là một phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Nắm rõ tương tác và sở thích của khách hàng là bí quyết để đảm bảo doanh thu. Cùng xem cụ thể khái niệm, lợi ích và cách thức quản lý liên hệ hiệu quả với công cụ phần mềm CRM trong bài viết sau.
Quản lý liên hệ là gì?
Quản lý liên hệ (contact management) là quá trình ghi lại chi tiết thông tin liên lạc và theo dõi tương tác của khách hàng tiềm năng, hoặc khách mua hàng với doanh nghiệp. Hệ thống quản lý liên hệ đã dần phát triển và trở thành một khía cạnh của phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng).
Quản lý liên hệ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cải thiện và nâng cao hiệu suất bán hàng nhờ tận dụng nguồn thông tin sâu rộng và hữu ích.
Ứng dụng phần mềm CRM để quản lý liên hệ khách hàng
Lợi ích của phần mềm CRM trong việc quản lý liên hệ
- Truy cập dữ liệu tức thời mọi nơi
Với các phần mềm CRM truyền thống, thông tin chỉ được tích hợp trên một máy trạm cố định, gây bất tiện trong quá trình cập nhật.
Nhưng với những phần mềm CRM hiện nay, dữ liệu được tích hợp trên đám mây (cloud-based) có thể cung cấp cho bất kỳ thiết bị nào được kết nối, giúp nhân viên sales và quản lý nắm bắt thông tin mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp thông tin khách hàng từ nhiều nguồn
Bằng việc sử dụng hệ thống phần mềm CRM online như SlimCRM để quản lý liên hệ, khách hàng sẽ là trung tâm. Quá trình bổ sung, hợp nhất thông tin diễn ra tự động, dễ dàng và nhanh chóng.
- Tích hợp thông tin mạng xã hội
Phần mềm CRM có thể giúp sales phân tích tương tác của khách hàng với doanh nghiệp trên nền tảng mạng xã hội.
Khi khách hàng bàn luận về sản phẩm trên mạng hay phát sinh vấn đề trong quá trình sử dụng, hệ thống quản lý liên hệ cũng có thể cung cấp cái nhìn tổng quan nhất và hỗ trợ đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp.
- Hợp tác thông minh với đồng nghiệp
Phần mềm quản lý liên hệ được thiết kế nâng cao để hỗ trợ cộng tác giữa các đồng nghiệp, đồng đội trong hoạt động bán hàng, hơn thế còn khai thác điểm mạnh của từng cá nhân để tăng hiệu suất cho toàn nhóm.
Các tính năng phần mềm CRM cần có để quản lý liên hệ
- Phân tích và báo cáo nâng cao
Những dữ liệu phân tích được sẽ dùng để theo dõi KPI của doanh nghiệp. Chúng có thể được chia sẻ thành báo trên trang dashboard tổng quan của phần mềm quản lý liên hệ CRM, giúp đội kinh doanh tập trung vào mục tiêu.
Báo cáo tự động trực quan trong phần mềm quản lý liên hệ SlimCRM
Doanh nghiệp sử dụng những thông tin này để hiểu rõ hơn về các tương tác với khách hàng trước đây, tạo cơ hội có giá trị trong tương lai, cũng như tăng doanh thu bán hàng.
- Tùy chỉnh thông tin quản lý liên hệ
Phần mềm CRM có chức năng chia khách hàng thành những nhóm đối tượng có chủ đích, bằng việc cung cấp các nhãn (label) không giới hạn để đáp ứng nhu cầu phân loại khách hàng.
Thông tin chi tiết về khách hàng trong SlimCRM hỗ trợ sales phân loại, xử lý từng bước bán hàng
Ngoài ra, hệ thống quản lý liên hệ còn có thể dùng để gắn thẻ (tag), sử dụng tính năng lọc để giám sát hiệu suất của từng nhóm kinh doanh trong cơ sở dữ liệu.
- Công cụ gửi email tự động
Phần mềm CRM cần giúp sales tự động gửi email, cung cấp những mẫu có sẵn, tự điền thông tin cá nhân để tiết kiệm thời gian họ viết mail. Các giao dịch hằng ngày cũng như chiến dịch marketing qua email sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Tiết kiệm 2h mỗi ngày cho nhân viên kinh doanh nhờ email tự động của SlimCRM
- Theo dõi tương tác của liên hệ
Phần mềm CRM tích hợp sẽ theo dõi và thông báo cho bạn khi có khách hàng tiềm năng để lại thông tin trên các kênh, cũng như tự động chuyển thông tin đó về hệ thống.
Nhờ quản lý liên hệ, doanh nghiệp có cái nhìn bao quát về lịch sử liên lạc, hình dung được bối cảnh của khách hàng trước khi tiếp cận và thúc đẩy chốt sale, tăng tỷ lệ thành công.
Đánh giá trạng thái của khách hàng tiềm năng với phần mềm SlimCRM
- Lưu trữ dữ liệu bảo mật
Nhà cung cấp hệ thống quản lý liên hệ cần đảm bảo an toàn và bảo mật cơ sở dữ liệu, tích hợp tính năng bảo vệ nâng cao trong phần mềm, tuân thủ các chính sách bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư tại địa phương.
- Quản lý liên hệ trên mọi thiết bị
Một số phần mềm CRM hiện nay được phát triển thêm cả ứng dụng trên điện thoại thông minh, giúp bạn dễ dàng giữ liên lạc với khách hàng mọi lúc mọi nơi.
Cách dùng phần mềm CRM để quản lý liên hệ và tăng doanh thu
Sau đây là 5 hoạt động doanh nghiệp có thể triển khai ngay để quản lý liên hệ hiệu quả với công cụ CRM hiện đại.
1. Thiết lập quy trình bán hàng cho khách hàng tiềm năng mới, bắt đầu từ việc tạo bản trình bày trực quan, tùy chỉnh về đường ống bán hàng trong phần mềm CRM. Hãy tạo luồng công việc riêng biệt cho mỗi giai đoạn của chu kỳ mua hàng.
Dễ dàng theo dõi sales pipeline trực quan trong phần mềm quản lý liên hệ SlimCRM
2. Giao nhiệm vụ và trả lời các yêu cầu liên hệ: Phần mềm CRM cần tự động phân công lead - chỉ định nhân viên phụ trách khách hàng tiềm năng, và thêm giới hạn thời gian để đảm bảo tiến độ chung.
3. Tạo và đồng bộ biểu mẫu hỗ trợ khách hàng trực tuyến với phần mềm CRM: Hãy tạo form để khách hàng tiềm năng để lại thông tin khi họ hứng thú với sản phẩm, dịch vụ của bạn. Phần mềm quản lý liên hệ sẽ giúp bạn thu thông tin về một nơi ngay lập tức, dễ dàng để sales tiếp cận, không bỏ sót cơ hội.
Biểu mẫu tích hợp trong SlimCRM để thu thập thông tin lead
4. Follow-up để chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn: Thông qua các chiến dịch gửi email hàng loạt tự động với mẫu email có thể tùy chỉnh cá nhân hóa, phần mềm CRM giúp doanh nghiệp bán hàng tiện lợi, ưu tiên sức người cho những nhiệm vụ quan trọng, phức tạp hơn.
5. Tổng hợp báo cáo chi tiết: Cần liên tục cải thiện hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý liên hệ. Dựa vào các thông tin sâu sắc thu được từ báo cáo tự động trong phần mềm CRM, các đội nhóm, phòng ban có thể nắm bắt công việc, tiến độ, ưu nhược điểm của nhau và cùng tiến bộ hướng tới mục tiêu chung.
Báo cáo toàn diện tình hình tài chính, hiệu suất bán hàng, hiệu suất cá nhân với SlimCRM
Sự phát triển của hệ thống quản lý liên hệ
Hệ thống quản lý liên hệ đã phát triển từ Rolodex và Filofax (ghi chép thủ công), trở thành phần mềm cho máy tính để bàn, và trình duyệt email tích hợp công cụ quản lý liên hệ.
Ban đầu, với nhiều doanh nghiệp, nó chỉ là một cơ sở dữ liệu cơ bản chứa tên, số điện thoại và ghi chú về khách hàng.
Cho đến những năm gần đây, phần mềm quản lý liên hệ CRM dần phát triển, đem tới cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và thống nhất về khách hàng bằng việc theo dõi thông tin liên hệ, cũng như mức độ tương tác với doanh nghiệp, sở thích, hành vi và các vấn đề của họ.
Những dữ liệu này không chỉ quan trọng trong việc tăng doanh số bán hàng mà còn giúp cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Kết luận
Như vậy, quản lý liên hệ là một khía cạnh không thể thiếu trong hệ thống quản lý khách hàng. Tận dụng hợp lý nguồn dữ liệu này sẽ là một lợi thế rất lớn để khẳng định vị thế trong lòng khách hàng cũng như củng cố năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Hy vọng, bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin đầy đủ nhất về quản lý liên hệ khách hàng với phần mềm CRM, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa công cụ này trong kinh doanh.
