10+ Mẫu Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu, Ngoại Thương Mới Nhất 2025

Trong hoạt động ngoại thương, mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu là tài liệu pháp lý cốt lõi, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch quốc tế. Một hợp đồng được soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Việt Nam và thông lệ thương mại quốc tế (Incoterms, CISG) mà còn giảm thiểu rủi ro tranh chấp, chậm thanh toán và vi phạm điều khoản thương mại. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc của hợp đồng ngoại thương, phân biệt các loại hợp đồng phổ biến như hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu, ủy thác và song ngữ, đồng thời tải miễn phí bộ mẫu hợp đồng chuẩn cập nhật năm 2025 để áp dụng ngay trong thực tế.

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu là gì?

Trong hoạt động ngoại thương, mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu là văn bản pháp lý ghi nhận toàn bộ các thỏa thuận giữa bên bán (xuất khẩu) và bên mua (nhập khẩu) về việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc quyền sở hữu trí tuệ xuyên biên giới. Đây là nền tảng quan trọng nhất để xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và rủi ro của các bên trong một giao dịch quốc tế.

Một hợp đồng xuất nhập khẩu thường được lập dưới hình thức hợp đồng ngoại thương (foreign trade contract) hoặc sales contract theo thông lệ quốc tế, có thể viết bằng tiếng Anh, song ngữ Anh – Việt, tùy theo đối tác tham gia. Về bản chất, nó không chỉ là thỏa thuận mua bán đơn thuần mà còn là căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp, rủi ro trong thanh toán, giao hàng hoặc chất lượng hàng hóa.

Vai trò của hợp đồng trong giao dịch quốc tế đặc biệt quan trọng vì nó giúp:

• Làm căn cứ để mở L/C (thư tín dụng) tại ngân hàng và tiến hành thanh toán quốc tế.
• Là cơ sở pháp lý để thực hiện thủ tục hải quan, khai báo xuất xứ, vận đơn, bảo hiểm hàng hóa.
• Là chứng cứ khi xảy ra tranh chấp thương mại quốc tế, được sử dụng trước Trọng tài Thương mại Quốc tế (VIAC) hoặc tòa án.

Nói cách khác, một mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu chuẩn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp tự tin giao dịch với đối tác nước ngoài, hạn chế tranh chấp, và thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động thương mại toàn cầu.

Xem thêm: 16 mẫu file excel quản lý dự án chuẩn quốc tế 2025.

Cấu trúc cơ bản của một mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu chuẩn

Một mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu chuẩn không chỉ giúp giao dịch diễn ra thuận lợi mà còn là yếu tố bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong mọi tình huống phát sinh. Cấu trúc của hợp đồng này được xây dựng dựa trên thông lệ thương mại quốc tế (Incoterms 2020) và Luật Thương mại Việt Nam 2005. Dưới đây là các phần cơ bản bắt buộc mà một hợp đồng ngoại thương cần có, kèm theo hướng dẫn soạn thảo chi tiết cho từng mục.

1. Phần mở đầu hợp đồng (Introduction)

Phần đầu tiên của hợp đồng ngoại thương mẫu luôn phải ghi rõ thông tin nhận dạng các bên giao dịch:

• Tên pháp lý đầy đủ của bên mua và bên bán.
• Địa chỉ trụ sở, số đăng ký kinh doanh, mã số thuế, quốc gia hoạt động.
• Người đại diện hợp pháp và chức vụ của họ.

Ví dụ:

“This Sales Contract is made between ABC Export Co., Ltd. (the Seller), having its registered office at 125 Nguyen Van Linh, Ho Chi Minh City, Vietnam, and XYZ Trading Ltd. (the Buyer), located at 10 Kanda Street, Tokyo, Japan.”

Phần này cũng cần nêu rõ ngày ký kết và địa điểm ký kết hợp đồng – yếu tố quan trọng khi xác định luật điều chỉnh (Governing Law) nếu có tranh chấp sau này.

2. Đối tượng hợp đồng (Subject of the Contract)

Đây là phần mô tả hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ mà hai bên thỏa thuận mua bán. Khi soạn thảo, cần:

• Ghi rõ tên hàng hóa, mã HS code, chủng loại, số lượng, quy cách đóng gói, chất lượng.
• Nếu là hàng hóa cần kiểm định (như nông sản, dược phẩm, thiết bị y tế…), phải ghi rõ cơ quan kiểm định và tiêu chuẩn áp dụng.

Trong mẫu hợp đồng ngoại thương tiếng Anh, phần này thường có nội dung:

“The Seller agrees to sell and the Buyer agrees to buy the following goods: [Description, Quantity, Unit Price, Total Value].”

Một hợp đồng chuẩn cần tránh mô tả mơ hồ như “hàng may mặc các loại” hoặc “thiết bị điện tử đa dạng”, vì những từ này dễ gây tranh chấp.

3. Điều khoản giá cả và thanh toán (Price and Payment Terms)

Đây là điều khoản nhạy cảm nhất trong mọi mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa. Hai bên phải thống nhất:

• Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng (tính theo USD, EUR hoặc VNĐ).
• Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) như: FOB, CIF, DDP,... để xác định bên chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm, rủi ro.
• Phương thức thanh toán quốc tế:
  • L/C (Letter of Credit) – phổ biến và an toàn nhất.
  • T/T (Telegraphic Transfer) – chuyển khoản nhanh, ít tốn chi phí.
  • D/P, D/A – thanh toán qua ngân hàng (Documents against Payment/Acceptance).

Ví dụ, trong hợp đồng tiếng Anh:

“Payment shall be made by irrevocable Letter of Credit at sight, to be opened in favor of the Seller within 15 days after the date of signing this contract.”

Lưu ý: Trong mẫu hợp đồng nhập khẩu bằng tiếng Anh, nên quy định rõ đơn vị thanh toán và thời điểm chuyển tiền để tránh rủi ro tỷ giá.

4. Điều khoản giao hàng và vận chuyển (Delivery and Shipment)

Phần này quy định thời gian, địa điểm giao hàng, phương tiện vận chuyển và chứng từ đi kèm. Đây là điều khoản có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện hợp đồng.

• Thời gian giao hàng: Ghi cụ thể ngày, tháng, hoặc khung thời gian.
• Cảng giao hàng / cảng dỡ hàng: theo Incoterms (ví dụ: FOB Ho Chi Minh Port, CIF Singapore).
• Chứng từ bắt buộc: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm định (Inspection Certificate), v.v.

Trong mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ, điều khoản này thường thể hiện rõ ràng:

“Delivery shall be made FOB Ho Chi Minh Port, Vietnam, not later than November 30, 2025.”

5. Điều khoản bảo hiểm hàng hóa (Insurance Clause)

Nếu điều kiện giao hàng là CIF hoặc CIP, bên bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Cần ghi rõ loại bảo hiểm, công ty bảo hiểm và mức bồi thường tối thiểu (thường 110% giá trị hàng hóa).

Ví dụ: “The Seller shall cover the insurance for the goods against all risks under the Institute Cargo Clauses (A), issued by Bao Viet Insurance Corporation.”

6. Kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa (Inspection and Acceptance)

Điều khoản này xác định quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao và sau khi nhận. Doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Cơ quan kiểm định độc lập (SGS, Vinacontrol,...).
• Tiêu chuẩn kiểm định (ISO, HACCP,...).
• Quy định khi phát hiện lỗi hàng hóa: quyền trả hàng, đổi hàng, hoặc giảm giá.

7. Điều khoản khiếu nại và giải quyết tranh chấp (Claim & Arbitration)

Mọi mẫu hợp đồng ngoại thương xuất khẩu đều cần điều khoản này. Theo đó, hai bên thỏa thuận:

• Thời hạn khiếu nại: Thông thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.
• Cơ quan trọng tài: Có thể chọn VIAC (Việt Nam) hoặc SIAC (Singapore).
• Luật điều chỉnh hợp đồng: Có thể chọn pháp luật Việt Nam, Anh, hoặc quốc tế (CISG – Công ước Viên 1980).

Ví dụ: “Any disputes arising from or in connection with this Contract shall be settled by arbitration at the Vietnam International Arbitration Center (VIAC), in accordance with its rules.”

8. Các điều khoản chung (Miscellaneous)

Bao gồm:

• Ngôn ngữ hợp đồng (English/Vietnamese hoặc song ngữ).
• Hiệu lực hợp đồng (Effective Date & Termination).
• Số bản hợp đồng (2–4 bản, mỗi bên giữ một bản).

Mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ Anh – Việt được khuyến nghị dùng trong trường hợp hai bên thuộc quốc gia khác nhau nhưng muốn đảm bảo minh bạch khi giải thích điều khoản.

Tóm tắt cấu trúc hợp đồng xuất nhập khẩu

Một mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu chuẩn cần đảm bảo cấu trúc đầy đủ, ngôn ngữ rõ ràng, và tuân thủ Incoterms mới nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp nên lưu trữ và quản lý các hợp đồng này bằng hệ thống phần mềm quản trị để tránh sai sót, thất lạc và dễ truy xuất khi cần thiết.

Tham khảo thêm: Kế hoạch kinh doanh mẫu đơn giản cho 7 lĩnh vực năm 2025.

Tổng hợp mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu thông dụng (Tải miễn phí)

Dưới đây, SlimCRM tổng hợp bộ mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu mới nhất năm 2025, được biên soạn theo Luật Thương mại Việt Nam, Công ước Viên (CISG) và Incoterms 2020. Doanh nghiệp có thể tải về miễn phí file Word/PDF để tùy chỉnh sử dụng trong thực tế.

1. Mẫu hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Đây là dạng phổ biến nhất trong hoạt động thương mại quốc tế. Mẫu hợp đồng ngoại thương xuất khẩu quy định việc doanh nghiệp Việt Nam bán hàng hóa cho đối tác nước ngoài.

Cấu trúc của mẫu này bao gồm các phần cơ bản:

• Thông tin hai bên: bên bán (Seller), bên mua (Buyer).
• Mô tả chi tiết hàng hóa: tên, số lượng, chất lượng, quy cách.
• Giá cả và điều kiện thanh toán quốc tế (theo Incoterms 2020 – CIF/FOB).
• Thời hạn giao hàng, địa điểm nhận hàng.
• Điều khoản bảo hành, khiếu nại, giải quyết tranh chấp.

Tải Mẫu Hợp Đồng Xuất Khẩu Hàng Hóa Tại Đây.

2. Mẫu hợp đồng nhập khẩu hàng hóa

Ngược lại với hợp đồng xuất khẩu, mẫu hợp đồng nhập khẩu hàng hóa quy định doanh nghiệp Việt Nam là bên mua, nhập hàng từ đối tác nước ngoài.

Nội dung cần lưu ý:

• Xác định rõ điều kiện giao hàng (Incoterms) để tránh tranh chấp chi phí vận chuyển.
• Yêu cầu chứng từ hợp lệ để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu.
• Ràng buộc chất lượng, kiểm định hàng hóa trước khi nhận.

Kinh nghiệm thực tế: Khi nhập khẩu, doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm khai báo hải quan, tránh trường hợp hàng bị lưu kho hoặc bị phạt do sai lệch chứng từ.

Tải Mẫu Hợp Đồng Nhập Khẩu Hàng Hóa Ngay.

3. Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp (chưa có mã số XNK hoặc không đủ năng lực pháp lý), họ sẽ ủy thác cho một công ty có chức năng ngoại thương thực hiện thay.

Cấu trúc cơ bản của mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu gồm:

• Bên A (bên ủy thác): Chủ hàng, không có chức năng xuất khẩu.
• Bên B (bên nhận ủy thác): Doanh nghiệp có giấy phép xuất khẩu, thay mặt Bên A ký hợp đồng và làm thủ tục hải quan.
• Hai bên thỏa thuận phí ủy thác.
• Quy định rõ trách nhiệm thanh toán, xử lý chứng từ và quyền sở hữu hàng hóa.

Tải Mẫu Hợp Đồng Ủy Thác Xuất Khẩu Tại Đây.

4. Mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Ngược lại, trong mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu, doanh nghiệp ủy thác cho bên có chức năng nhập khẩu thay mặt mình mua hàng từ nước ngoài, làm thủ tục hải quan và giao lại hàng hóa trong nước.

Cần lưu ý quy định rõ trách nhiệm nộp thuế nhập khẩu, VAT, và phí phát sinh tại cảng.

Tải Miễn Phí Mẫu Hợp Đồng Ủy Thác Nhập Khẩu.

5. Mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ (Anh – Việt)

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ ngày càng phổ biến. Việc trình bày song ngữ giúp:

• Tránh hiểu lầm khi đối tác không thông thạo tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• Dễ dàng sử dụng làm chứng cứ pháp lý khi có tranh chấp.
• Tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch.

Lưu ý khi sử dụng mẫu song ngữ:

• Nên thống nhất điều khoản “Trong trường hợp có khác biệt, bản tiếng Anh/Việt sẽ được ưu tiên”.
• Kiểm tra kỹ bản dịch pháp lý, tránh sai lệch thuật ngữ như “delivery term”, “claim”, “arbitration clause”.

 Tải Mẫu Hợp Đồng Ngoại Thương Song Ngữ Anh – Việt.

6. Mẫu hợp đồng 3 bên trong xuất nhập khẩu

Trong một số giao dịch phức tạp, hợp đồng có thể gồm 3 bên:

1. Bên bán hàng (ở nước xuất khẩu)
2. Bên mua hàng (ở nước nhập khẩu)
3. Bên trung gian (đơn vị ủy thác hoặc logistics)

Mẫu hợp đồng 3 bên trong xuất nhập khẩu quy định rõ vai trò của từng bên, đặc biệt là quyền và nghĩa vụ của bên trung gian.

Ví dụ: Bên trung gian chịu trách nhiệm vận chuyển, thanh toán hộ, khai hải quan, trong khi quyền sở hữu hàng hóa chỉ chuyển khi bên mua hoàn tất thanh toán.

Điểm khác biệt quan trọng: Hợp đồng ba bên phải ghi rõ điều khoản chia sẻ trách nhiệm pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.

Tải Mẫu Hợp Đồng 3 Bên Trong Xuất Nhập Khẩu.

7. Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu cụ thể từng lĩnh vực

Không phải tất cả các mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu đều giống nhau. Mỗi lĩnh vực, mặt hàng hay loại hình thương mại quốc tế lại có những yêu cầu và điều khoản riêng biệt. Việc sử dụng mẫu hợp đồng đúng lĩnh vực không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục hải quan, kiểm định và thanh toán quốc tế.

Dưới đây là một số mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu phổ biến nhất theo từng ngành hàng cụ thể, mời bạn click vào từng mẫu để tải xuống.

• Mẫu hợp đồng xuất khẩu nông - lâm sản.
• Mẫu hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp.
• Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu dược phẩm và thiết bị y tế.
• Mẫu hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc, thời trang.
• Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu hàng điện tử – công nghệ.
• Mẫu hợp đồng nhập khẩu hàng tiêu dùng và thực phẩm.
• Mẫu hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ.

Lưu ý khi soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

Mặc dù doanh nghiệp có thể sử dụng sẵn mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu, song việc áp dụng không cẩn trọng có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng về pháp lý, thanh toán và giao hàng. Một hợp đồng ngoại thương chỉ thực sự có giá trị khi nó được soạn thảo đúng chuẩn, phản ánh đầy đủ ý chí của các bên, và phù hợp với quy định pháp luật quốc tế cũng như trong nước.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng nhất khi soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế trong hàng trăm vụ giao dịch xuất nhập khẩu.

• Xác minh tư cách pháp lý và năng lực của đối tác: Trước khi ký hợp đồng, hãy kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý của đối tác gồm giấy phép kinh doanh quốc tế, mã số VAT, địa chỉ trụ sở và thông tin ngân hàng. Đánh giá danh tiếng, lịch sử giao dịch và phản hồi từ các đối tác trước để tránh rủi ro lừa đảo hoặc không thanh toán.
• Làm rõ điều khoản thanh toán quốc tế: Quy định rõ phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/P, D/A), thời điểm chuyển tiền, ngân hàng trung gian, phí giao dịch và loại tiền tệ sử dụng.
• Chọn đúng điều kiện giao hàng (Incoterms): Áp dụng chính xác các điều kiện như FOB, CIF, hoặc EXW để xác định rõ ràng trách nhiệm, chi phí và rủi ro của mỗi bên. Tránh nhầm lẫn vì có thể dẫn đến mất quyền khiếu nại nếu hàng hư hỏng. Doanh nghiệp mới nên ưu tiên CIF hoặc CIP để bên bán chủ động bảo hiểm hàng hóa.
• Kiểm soát chứng từ vận chuyển và thông quan: Chứng từ phải khớp tuyệt đối với nội dung hợp đồng và L/C. Bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin, Insurance Certificate.
• Quy định rõ cơ chế giải quyết tranh chấp: Mọi hợp đồng ngoại thương cần điều khoản trọng tài quốc tế. Doanh nghiệp có thể lựa chọn VIAC (Việt Nam), SIAC (Singapore) hoặc HKIAC (Hong Kong). Nếu là doanh nghiệp Việt Nam, nên chọn VIAC để tiết kiệm chi phí và dễ xử lý.
• Ràng buộc về pháp lý, thuế và kiểm định hàng hóa: Hàng hóa phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và chứng nhận hợp quy (CQ, CE, CR mark). Thiếu điều khoản này có thể khiến hàng bị chặn tại hải quan.
• Ký kết hợp đồng song ngữ và lưu trữ bản mềm: Với hợp đồng quốc tế, nên soạn song ngữ Anh – Việt và xác định rõ bản nào có giá trị pháp lý cao hơn.

Có thể bạn quan tâm: 12 Mẫu quản lý công việc bằng Excel và Google Sheet mới nhất 2025.

Kết luận

Trong môi trường thương mại quốc tế ngày càng cạnh tranh, một mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu chuẩn không chỉ là công cụ pháp lý bảo vệ quyền lợi các bên mà còn thể hiện năng lực chuyên nghiệp của doanh nghiệp khi làm việc với đối tác nước ngoài. Việc nắm vững cấu trúc hợp đồng, hiểu rõ quy định pháp lý và sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính minh bạch và tăng độ tin cậy trong giao dịch.

Qua bài viết này, chúng ta đã đi qua toàn bộ những khía cạnh quan trọng của hợp đồng ngoại thương:

• Hiểu rõ khái niệm và vai trò của mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu.
• Nắm được cấu trúc chuẩn và điều khoản quan trọng cần có.
• Tiếp cận bộ mẫu hợp đồng đa dạng: xuất khẩu, nhập khẩu, ủy thác, song ngữ và hợp đồng ba bên.
• Biết được những lưu ý pháp lý và rủi ro thực tế khi ký kết.

Nhìn chung, dù bạn là doanh nghiệp xuất khẩu nông sản, công ty thương mại điện tử, hay nhà nhập khẩu hàng công nghiệp, việc chuẩn bị sẵn một bộ mẫu hợp đồng ngoại thương đầy đủ và chính xác là bước khởi đầu bắt buộc nếu muốn giao dịch quốc tế diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và hiệu quả tài chính.