Top 8 phần mềm quản lý tài liệu phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp gom hợp đồng, hồ sơ nhân sự, báo cáo và file làm việc về một nơi, thay vì để chúng rải rác trong email, ổ cứng và các nhóm chat. Khi nhân sự tăng lên, việc tìm lại đúng bản tài liệu mới nhất thường tốn nhiều thời gian hơn người quản lý nghĩ. Một khảo sát của M-Files với 100 nhà quyết định nhân sự tại Anh cho thấy 41% mất hơn 10 phút mỗi ngày chỉ để tìm tài liệu cần dùng.

Bài viết này so sánh 8 phần mềm quản lý tài liệu phổ biến tại Việt Nam, gồm nền tảng đám mây, hệ thống tự lưu trữ và giải pháp của các đơn vị trong nước, kèm đối tượng phù hợp và điểm cần cân nhắc để bạn chọn đúng theo quy mô doanh nghiệp.

8 phần mềm quản lý tài liệu theo từng nhóm nhu cầu

Việc chọn phần mềm quản lý tài liệu quan trọng vì tài liệu là phần dữ liệu doanh nghiệp tạo ra nhiều nhất nhưng lại ít được quản lý bài bản nhất. Cũng trong khảo sát trên, 44% người được hỏi cho biết việc in, quét, ký tay, gửi tài liệu qua email và chuyển thông tin giữa nhiều nơi là khâu gây khó khăn nhất. Qua các buổi tư vấn triển khai cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chúng tôi thường gặp cùng một tình huống: file nằm ở ba bốn nơi, không ai chắc bản nào là bản cuối.

8 phần mềm dưới đây được chia thành bốn nhóm để bạn đối chiếu với nhu cầu thực tế.

• Nhóm đầu là SlimCRM, phần mềm quản lý tài liệu nội bộ với lưu trữ tập trung, phân quyền, Wiki và phê duyệt bằng chữ ký điện tử.
• Nhóm thứ hai là các nền tảng đám mây phổ thông gồm Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox Business và Zoho WorkDrive.
• Nhóm thứ ba là NextCloud cho doanh nghiệp muốn tự quản lý máy chủ.
• Nhóm cuối là LV SureDMS và DocEye, hai hệ thống chuyên biệt của đơn vị trong nước, mạnh ở số hóa hồ sơ giấy.

SlimCRM

SlimCRM là phần mềm quản lý tài liệu nội bộ, giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu tập trung, phân quyền, chia sẻ và phê duyệt bằng chữ ký điện tử trên một hệ thống. Phần mềm quản lý tài liệu của SlimCRM gồm bốn nhóm tính năng.

Lưu trữ tập trung:

• Mỗi tài khoản có thư mục riêng, kèm thư mục Public dùng chung cho toàn công ty
• Wiki nội bộ lưu quy trình và hướng dẫn dưới dạng bài viết có ảnh, video, mindmap, tổ chức theo chủ đề
• Lưu trữ tài liệu hồ sơ, văn bản, tài liệu nhân sự, tài liệu kinh doanh.

Tìm kiếm:

• Tìm kiếm tài liệu và theo dõi dung lượng đã sử dụng
• Đính kèm file vào bài viết Wiki, đánh dấu bài viết cần xem lại

Chia sẻ và phân quyền:

• Chia sẻ và phân quyền trên thư mục tài liệu
• Phân quyền Wiki theo từng thành viên hoặc vai trò, lấy liên kết chia sẻ bài viết, xem lịch sử chỉnh sửa

Phê duyệt:

• Trình ký với chữ ký điện tử, duyệt tuần tự hoặc song song, đính kèm tối đa 4 file mỗi lần, mỗi file không quá 6MB
• Theo dõi trạng thái, nhắc người duyệt, thống kê theo tình trạng và thời gian, kèm nhật ký hoạt động ghi lại thao tác trong công ty

SlimCRM phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu trữ và phê duyệt tài liệu nội bộ trên một hệ thống. Nếu cần số hóa hàng loạt hồ sơ giấy bằng nhận dạng ký tự OCR, bạn nên kết hợp thêm một hệ thống chuyên biệt.

Google Drive

Google Drive là lựa chọn quen thuộc nhất với doanh nghiệp nhỏ vì hầu như nhân viên nào cũng đã có tài khoản Google. Điểm đáng chú ý cho doanh nghiệp là ổ đĩa dùng chung, nơi tài liệu thuộc về đội nhóm thay vì thuộc về từng cá nhân, nên khi một nhân viên nghỉ việc thì tài liệu không bị mất theo.

Tính năng nổi bật:

• Ổ đĩa dùng chung có năm vai trò gồm quản lý, quản lý nội dung, người đóng góp, người nhận xét và người xem
• Lịch sử phiên bản cho Docs, Sheets và Slides, cho phép đặt tên và khôi phục bản cũ chỉ với một lần bấm
• Chia sẻ với người dùng ngoài hệ thống Google qua chế độ chia sẻ cho khách
• Cộng tác chỉnh sửa đồng thời trên cùng một tài liệu

Drive mạnh ở cộng tác, nhưng cấu trúc thư mục và quy tắc đặt tên vẫn do doanh nghiệp tự xây dựng.

Microsoft SharePoint

SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu trong bộ Microsoft 365, phù hợp với doanh nghiệp đã dùng Word, Excel và Teams hằng ngày. Thư viện tài liệu của SharePoint cho phép gắn thuộc tính như phòng ban, loại tài liệu, tác giả, nhờ đó việc tìm kiếm chính xác hơn so với chỉ dựa vào tên thư mục.

Tính năng nổi bật:

• Mỗi lần chỉnh sửa và lưu tạo ra một phiên bản mới, ghi nhận thời gian và người thay đổi
• Cơ chế tự động giữ lại các phiên bản theo thời gian để tiết kiệm dung lượng
• Siêu dữ liệu giúp phân loại và lọc tài liệu theo nhiều tiêu chí
• Phân quyền theo người dùng hoặc nhóm, có thể ngừng kế thừa quyền để đặt quyền riêng cho từng thư mục

SharePoint có nhiều tùy chọn cấu hình nên thường cần người quản trị Microsoft 365 thiết lập ban đầu.

Dropbox Business

Dropbox Business nổi tiếng với khả năng đồng bộ file ổn định giữa máy tính và đám mây, phù hợp với đội nhóm thường xuyên chia sẻ file dung lượng lớn như thiết kế, bản vẽ hay video với đối tác bên ngoài. Thư mục nhóm là nơi quản trị viên tập hợp tài liệu của cả phòng ban và chọn chia sẻ cho ai, vào lúc nào.

Tính năng nổi bật:

• Khôi phục phiên bản cũ của tài liệu và lấy lại file đã xóa
• Thư mục nhóm với phân quyền tùy chỉnh
• Bảng điều khiển quản trị theo dõi hoạt động người dùng, thiết bị kết nối và nhật ký chia sẻ
• Kiểm soát việc chia sẻ ra bên ngoài ở cấp quản trị

Một số gói có giới hạn số thư mục nhóm, nên hãy kiểm tra kỹ gói trước khi mua.

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive hợp với doanh nghiệp đã dùng các sản phẩm Zoho như CRM hay Projects, vì tài liệu có thể nằm cùng hệ sinh thái. Điểm mạnh của WorkDrive là phân quyền theo thư mục nhóm nhiều cấp, và tài liệu con tự thừa hưởng quyền của thư mục chứa nó, nên quản trị viên không phải đặt quyền lặp lại cho từng file.

Tính năng nổi bật:

• Thư mục nhóm nhiều cấp với năm mức quyền gồm quản trị, tổ chức, biên tập, nhận xét và xem
• Lịch sử phiên bản tự động, gói Starter giữ 25 phiên bản gần nhất cho mỗi file
• Cùng chỉnh sửa, bình luận, giao việc và phê duyệt ngay trên file
• Dòng thời gian hoạt động cho biết ai đã xem, sửa hoặc chia sẻ từng file

Doanh nghiệp nên kiểm tra mức hỗ trợ tiếng Việt và đơn vị triển khai tại Việt Nam trước khi chọn.

NextCloud

NextCloud là nền tảng mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp tự dựng đám mây riêng trên máy chủ của mình. Toàn bộ dữ liệu nằm trong hạ tầng do doanh nghiệp kiểm soát, phù hợp với đơn vị có yêu cầu nghiêm ngặt về nơi lưu trữ dữ liệu và có sẵn đội kỹ thuật vận hành.

Tính năng nổi bật:

• Chia sẻ file qua liên kết, có thể đặt ngày hết hạn và yêu cầu mật khẩu
• Lịch sử phiên bản, tần suất lưu do quản trị viên quy định
• Kiểm soát truy cập theo quy tắc và gắn thẻ tự động, ví dụ chặn một nhóm người dùng chia sẻ file mang thẻ nhất định ra ngoài
• Soạn thảo văn bản trực tuyến qua các ứng dụng tích hợp như Collabora hoặc ONLYOFFICE

Đổi lại, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm vận hành, cập nhật bảo mật và sao lưu.

LV SureDMS

LV SureDMS là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu do Lạc Việt phát triển, hướng đến doanh nghiệp và tổ chức có khối lượng hồ sơ giấy lớn cần chuyển sang dạng số. Công nghệ OCR tích hợp giúp chuyển tài liệu quét thành văn bản có thể tìm kiếm, thay vì chỉ lưu thành ảnh.

Tính năng nổi bật:

• Lưu trữ tài liệu tập trung và quản lý phiên bản
• Tìm kiếm theo từ khóa, tiêu đề, nội dung, ngày tạo hoặc nhiều tiêu chí kết hợp
• Phân quyền chi tiết cho từng cá nhân hoặc phòng ban
• Chia sẻ an toàn và lưu vết lịch sử chỉnh sửa

Đây là hệ thống triển khai theo dự án, nên chi phí và thời gian cần trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp.

DocEye

DocEye là hệ thống quản lý tài liệu điện tử do FSI phát triển, lưu trữ tập trung hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án và báo cáo trên một nền tảng. Phần mềm quản lý tài liệu này hợp với doanh nghiệp có nhiều tài liệu quét và cần tìm kiếm trong nội dung văn bản thay vì chỉ theo tên file.

Tính năng nổi bật:

• Tìm kiếm toàn văn nhờ công nghệ OCR
• Nhận dạng tài liệu tiếng Việt, nhà phát triển công bố độ chính xác đến 97%
• Phân quyền xem, sửa, xóa, tải về cho từng cá nhân và phòng ban
• Chia sẻ tài liệu giữa các bộ phận và tích hợp với phần mềm khác

Vì độ chính xác nhận dạng do nhà phát triển công bố, bạn nên thử với tài liệu thật của doanh nghiệp trước khi quyết định.

Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI hiệu quả.

Tính năng cần có của phần mềm quản lý tài liệu

Một phần mềm quản lý tài liệu tốt phải giải quyết được bốn việc: tìm lại nhanh, kiểm soát ai xem được gì, biết bản nào là bản mới nhất và chuyển tài liệu đến đúng người duyệt.

Lưu trữ tập trung và tìm kiếm nhanh

Tài liệu nằm ở nhiều nơi là nguyên nhân chính khiến nhân viên mất thời gian đi tìm. Phần mềm lưu trữ tài liệu cần gom mọi thứ về một cấu trúc thống nhất và cho phép tìm lại theo nhiều cách.

• Thư mục theo phòng ban hoặc dự án, có thư mục riêng và thư mục chung như phân hệ Tài liệu của SlimCRM
• Tìm kiếm theo tên, nội dung hoặc thuộc tính như loại tài liệu, ngày tạo
• Nhận dạng ký tự OCR nếu có nhiều tài liệu quét

Khi dùng thử, hãy thử tìm một hợp đồng cũ bất kỳ, nếu mất hơn một phút thì cấu trúc lưu trữ chưa đủ tốt.

Phân quyền và bảo mật

Bảng lương, hợp đồng và báo cáo tài chính không nên để mọi nhân viên đều xem được. Phân quyền đúng giúp chia sẻ rộng tài liệu thông thường mà vẫn giữ kín tài liệu nhạy cảm.

• Phân quyền theo người, nhóm hoặc vai trò, với các mức xem, sửa, xóa và tải về
• Quyền kế thừa từ thư mục cha, như Zoho WorkDrive, để không phải đặt lại cho từng file
• Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài ở cấp quản trị, như Dropbox Business

Lịch sử chỉnh sửa

Nhiều người cùng sửa một file rồi lưu thành nhiều bản khác tên là chuyện rất phổ biến. Phần mềm cần tự lưu phiên bản để biết ai đã sửa gì và quay về bản cũ khi cần.

• Tự tạo phiên bản mới mỗi lần lưu, ghi người sửa và thời gian, như SharePoint
• Khôi phục bản cũ chỉ với vài thao tác
• Lưu ý giới hạn số phiên bản theo gói, ví dụ gói Starter của Zoho WorkDrive giữ 25 phiên bản gần nhất

Chia sẻ và phê duyệt tài liệu

Duyệt tài liệu qua email hoặc Zalo khiến không ai biết chắc người nào đã xem, người nào chưa duyệt. Phần mềm cần có chia sẻ có kiểm soát và luồng phê duyệt rõ ràng.

• Liên kết chia sẻ có ngày hết hạn và mật khẩu, như NextCloud
• Luồng duyệt tuần tự hoặc song song kèm chữ ký điện tử, như tính năng Trình ký của SlimCRM
• Theo dõi trạng thái tài liệu đang chờ ai duyệt

Tích hợp với phần mềm đang dùng

Tài liệu ít khi đứng một mình. Hợp đồng gắn với khách hàng, bản vẽ gắn với dự án, hồ sơ gắn với nhân viên. Nếu phần mềm không kết nối được các dữ liệu này, nhân viên vẫn phải nhập lại ở nhiều nơi.

• Gắn tài liệu vào khách hàng, hợp đồng, công việc hoặc dự án
• Làm việc trực tiếp với Word, Excel hoặc Docs, Sheets tùy hệ sinh thái đang dùng
• Có kết nối API để tích hợp với kế toán, nhân sự, bán hàng, SlimCRM có tài liệu hướng dẫn kết nối API

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu theo quy mô

Chọn phần mềm quản lý tài liệu theo quy mô là bước quan trọng vì nhu cầu của đội 10 người khác hẳn đội 300 người. Thị trường này đang tăng nhanh: Grand View Research ước tính tăng từ 7,68 tỷ USD năm 2024 lên 18,17 tỷ USD năm 2030, còn Mordor Intelligence dự báo đạt 21,39 tỷ USD năm 2031. Hai hãng tính theo cách khác nhau nên số liệu chênh lệch, nhưng cùng chỉ ra xu hướng số hóa tài liệu.

Ngoài quy mô, bạn nên cân nhắc tổng chi phí sở hữu gồm cả phí triển khai và vận hành, mức bảo mật, hỗ trợ tiếng Việt và khả năng kết nối với phần mềm đang dùng. Với phần mềm quản lý tài liệu miễn phí, gói miễn phí thường giới hạn dung lượng, số phiên bản và công cụ quản trị, còn NextCloud tuy không mất phí bản quyền nhưng vẫn tốn chi phí máy chủ và người vận hành.

Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý tài liệu

Chọn đúng phần mềm quản lý tài liệu mới là một nửa công việc, nửa còn lại là triển khai sao cho nhân viên thực sự dùng. Dưới đây là những điểm cần làm ngay từ đầu.

• Thống nhất cấu trúc thư mục và quy tắc đặt tên trước khi chuyển dữ liệu, ví dụ theo thứ tự năm, loại tài liệu, tên đối tác
• Chỉ chuyển tài liệu còn dùng, phần cũ nên lưu riêng để hệ thống mới gọn và dễ tìm
• Phân quyền theo vai trò ngay từ đầu và rà soát lại định kỳ, nhất là khi có nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển phòng ban
• Chỉ định một người phụ trách quản trị tài liệu để giữ đúng quy tắc
• Chạy thử ở một phòng ban trước, đào tạo ngắn rồi mới mở rộng toàn công ty
• Sao lưu theo quy tắc 3 bản sao, 2 loại lưu trữ khác nhau và 1 bản đặt ngoài địa điểm chính

Qua các lần hỗ trợ triển khai, chúng tôi thấy sai lầm phổ biến nhất là bỏ qua bước thống nhất quy tắc đặt tên. Vài tháng sau, thư mục lại lộn xộn như cũ, chỉ khác là nằm trên phần mềm mới.

Kết luận

Phần mềm quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp tìm lại tài liệu nhanh hơn, kiểm soát quyền truy cập và biết rõ bản nào là bản mới nhất. Hãy chọn theo quy mô, ngân sách và khả năng tích hợp với công cụ đang dùng, rồi chạy thử trước khi triển khai rộng. Nếu muốn tài liệu nằm cùng chỗ với khách hàng, công việc và phê duyệt, bạn có thể dùng thử SlimCRM miễn phí để trải nghiệm phần mềm quản lý tài liệu tích hợp.