Multitasking là kỹ năng không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Kỹ năng này có phải là sự kết hợp giữa quản lý trí óc và quản lý thời gian? Cùng SlimCRM khám phá nghệ thuật multitasking hiệu quả và cách công nghệ AI hỗ trợ bạn đa nhiệm trong công việc!
Phần 1: Multitasking là gì?
1. Khái niệm Multitasking
Multitasking hay Kỹ năng làm việc đa nhiệm là hình thức thực hiện và chuyển đổi nhiều công việc qua lại cùng một lúc với mục đích đẩy nhanh tiến độ và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
Trong lĩnh vực công nghệ, multitasking (đa nhiệm) là khả năng của một hệ thống hay thiết bị (như máy tính, điện thoại thông minh) thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc. Còn với con người, nó đề cập đến khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau của một cá nhân.
2. Các hình thức Multitasking
Multitasking có thể được phân loại thành ba hình thức phổ biến:
- Thực hiện đồng thời hai tác vụ vật lý: Đây là dạng rõ ràng nhất, ví dụ như vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng vừa soạn thảo kế hoạch. Cả hai nhiệm vụ yêu cầu hành động cụ thể từ cơ thể.
- Tác vụ thể chất kết hợp tư duy song song: Trong trường hợp này, bạn chỉ thực hiện một nhiệm vụ vật lý nhưng tâm trí lại tập trung vào vấn đề khác. Ví dụ, tham dự cuộc họp nhưng đầu óc vẫn suy nghĩ cách xử lý một công việc dang dở.
- Tận dụng thời gian rảnh: Đây là cách làm việc tận dụng khoảng thời gian nhàn rỗi, như kiểm tra email trong lúc đợi tài liệu in xong hoặc nghe podcast khi chờ sếp phê duyệt bản kế hoạch. Mặc dù chỉ một nhiệm vụ chính được thực hiện, nhưng tư duy vẫn đồng thời xử lý nhiều công việc khác.
3. Sự khác nhau giữa Multitasking hiệu quả và Multitasking "độc hại"
Multitasking hiệu quả:
- Nâng cao năng suất làm việc: Hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng lúc giúp tối ưu thời gian và nguồn lực, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Tối ưu chi phí: Một nhân sự đa năng có thể thay thế nhu cầu tuyển dụng thêm, tiết kiệm chi phí và tăng sự linh hoạt trong quản lý.
- Thích nghi linh hoạt: Nhân sự dễ dàng thích ứng với thay đổi công việc hoặc môi trường, giúp tổ chức đáp ứng nhanh với nhu cầu thị trường.
- Phát triển kỹ năng: Cơ hội học hỏi và phát triển đa dạng kỹ năng từ multitask là nền tảng cho sự nghiệp lâu dài và đội ngũ nhân sự chất lượng.
Multitasking "độc hại":
Mặc dù multitasking có thể cải thiện năng suất, áp dụng không đúng cách dễ gây phản tác dụng:
- Giảm hiệu quả công việc: Sự tập trung bị phân tán, dễ mắc lỗi và làm chậm tiến độ. Chuyển đổi giữa các tác vụ tốn thời gian để làm quen lại.
- Gây stress và căng thẳng: Áp lực làm nhiều việc cùng lúc dẫn đến mệt mỏi, suy giảm sức khỏe và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống.
- Hạn chế sáng tạo: Tập trung vào nhiều nhiệm vụ khiến ít thời gian tư duy, giảm ý tưởng mới và cản trở sự cạnh tranh.
- Khó giao tiếp, hợp tác: Quá tập trung vào công việc riêng dẫn đến thiếu thời gian trao đổi, dễ gây hiểu lầm và mâu thuẫn.
- Vấn đề quản lý thời gian: Khó sắp xếp, dễ bỏ lỡ deadline và làm giảm uy tín, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Vậy những sai lầm như thế nào sẽ dẫn đến Multitasking “độc hại”?
- Vừa làm việc vừa giải trí: Kết hợp các hoạt động như nghe nhạc, xem phim trong lúc làm việc khiến não bộ bị phân tán, giảm hiệu suất và kéo dài thời gian hoàn thành công việc.
- Làm nhiều việc nặng cùng lúc: Gánh nhiều trách nhiệm một lúc, như quản lý hai dự án cùng thời điểm, dễ dẫn đến stress, quá tải và giảm chất lượng công việc.
- Các tác nhân gây gián đoạn: Yếu tố môi trường như tiếng ồn, thông báo điện thoại làm đứt mạch tư duy, giảm khả năng tập trung và tăng nguy cơ sai sót.
Phần 2: Phương pháp Multitasking nâng cao hiệu quả công việc
1. Mind Management not Time management
Mind Management not Time management, tạm dịch là Hãy quản lí trí óc, đừng quản lý thời gian. Xu hướng “Time management” (Quản lý thời gian) đã qua, bây giờ là thời kì cả thế giới chuyển sang “Mind Management” (Quản lý trí óc hay Quản lý tâm trí).
Time management (quản lý thời gian) và Mind management (quản lý tâm trí) đều có ưu và nhược điểm riêng, nhưng trong thời đại công nghiệp 4.0, sự nổi bật của mind management là dễ hiểu. Các công nghệ hiện đại giúp hoàn thành công việc chỉ trong vài phút, thay vì mất nhiều giờ hay thậm chí nhiều tháng như trước. Điều này đã thúc đẩy phong cách làm việc tiến hóa từ việc đo lường năng lực quá tốc độ và thời gian sang việc sử dụng tâm trí để kiểm soát và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Vậy để bắt đầu hành trình Quản lý tâm trí của mình ngay hôm nay, bạn đọc có thể tham khảo một số mẹo dưới đây:
- Lập kế hoạch kỹ càng: Abraham Lincoln đã từng nói rằng: "Nếu cho tôi 6 giờ để chặt cây, tôi sẽ dành 4 tiếng để mài rìu" Thật vậy, một kế hoạch tốt là nền tảng cho hành động và kết quả hiệu quả. Hãy chọn thời điểm bạn cảm thấy minh mẫn và tràn đầy năng lượng để xây dựng kế hoạch logic, rõ ràng. Quá trình này còn kích thích vùng não trước trán, giúp bạn sáng tạo và kiểm soát cảm xúc tốt hơn.
- Chia nhỏ công việc: Khi phải thực hiện công việc không yêu thích, hãy áp dụng mẹo chia nhỏ mục tiêu lớn thành nhiều bước nhỏ. Cách này như một bước chạy đà, giúp bạn làm quen và giảm căng thẳng, tránh quá tải khi gần đến deadline.
2. Sắp xếp thứ tự công việc thông minh
Để multitask hiệu quả, hãy phân loại và ưu tiên công việc bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower. Công cụ này chia nhiệm vụ thành 4 loại và gợi ý cách xử lý tối ưu:
- Khẩn cấp và quan trọng: Ưu tiên làm ngay.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện sau.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bàn giao hoặc ủy thác cho người khác.
- Không khẩn cấp, không quan trọng: Loại bỏ.
Áp dụng ma trận này giúp cá nhân và đội nhóm quản lý thời gian khoa học, tối ưu hóa hiệu quả công việc và giảm áp lực.
3. Áp dụng Multitasking cho những việc ít quan trọng
Đối với những công việc phức tạp, hãy áp dụng single tasking bằng cách dành thời gian và không gian riêng để tập trung giải quyết. Sau khi hoàn thành, bạn có thể chuyển sang multitasking cho những công việc đơn giản hơn trong thời gian còn lại.
Cách làm này giúp bạn giảm thiểu chi phí chuyển đổi giữa các tác vụ, giảm căng thẳng khi phải tập trung cao độ, đồng thời tận dụng lợi ích của multitasking để xử lý công việc nhẹ nhàng hơn và duy trì sự linh hoạt trong cách làm việc.
4. Tránh xa các tác nhân gây xao nhãng
Để xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng giúp nhân viên được làm việc trong không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác, các doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp 5S:
- Sàng lọc: Quy trình này bao gồm việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại những vật dụng cần thiết tại vị trí dễ dàng nhìn thấy.
- Sắp xếp: Quy trình này bao gồm việc sắp xếp các vật dụng cần thiết theo trật tự, đặt chúng vào những vị trí thuận tiện khi cần đến nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn.
- Sạch sẽ: Bao gồm việc làm sạch, bảo dưỡng các vật dụng, thiết bị, máy móc, vị trí và môi trường làm việc.
- Săn sóc: Bao gồm việc thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên nhằm đảm bảo hiệu quả cũng như hoàn thiện quy trình 5S
- Sẵn sàng: Duy trì những việc đã làm, giữ gìn môi trường làm việc ngăn nắp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã đề ra.
5. Làm việc với nhịp độ phù hợp
Khi làm việc cùng lúc, nhịp độ công việc quá nhanh dễ khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng và mắc lỗi. Để tránh tình trạng này, hãy giữ nhịp độ ổn định, chia nhỏ công việc thành từng khoảng thời gian cụ thể, và thiết lập thời hạn rõ ràng cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp duy trì hiệu quả và sự tập trung.
Ứng dụng kỹ thuật Pomodoro
Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng, giúp cải thiện năng suất và giảm căng thẳng khi multitask. Nguyên tắc cơ bản của Pomodoro như sau:
- Chia nhỏ thời gian làm việc: Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.
- Chu kỳ làm việc: Sau 4 chu kỳ 25 phút, nghỉ dài hơn (15–30 phút).
- Tập trung một nhiệm vụ: Trong mỗi 25 phút, chỉ làm một việc duy nhất. Nếu có gián đoạn, bắt đầu lại từ đầu.
- Tối ưu hóa thời gian dư: Nếu hoàn thành công việc trước thời gian, sử dụng phần còn lại để kiểm tra và cải thiện.
- Thư giãn đúng cách: Trong thời gian nghỉ, nên thư giãn hoàn toàn, tránh làm việc khác để bộ não phục hồi năng lượng.
Phần 3: Nghệ thuật Multitasking trong thời đại công nghệ số
Khi khối lượng công việc ngày càng tăng, việc áp dụng các phương pháp quản lý thủ công truyền thống sẽ không còn hiệu quả, thậm chí trở thành gánh nặng. Trong bối cảnh đó, công nghệ thông minh không chỉ giúp giải quyết vấn đề mà còn nâng cao hiệu quả làm việc. Thay vì phải tốn thời gian và năng lượng để tìm ra giải pháp cho chính việc xử lý công việc, phần mềm quản lý dự án chính là công cụ tối ưu. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ mà còn giải quyết những vấn đề phức tạp mà các phương pháp cũ không thể đáp ứng. Với công nghệ hỗ trợ, việc quản lý công việc trở nên mượt mà và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Trong số các công cụ quản lý công việc hiện nay, SlimCRM nổi bật như một phần mềm giúp tổ chức công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Với tính năng lên kế hoạch chi tiết, người dùng có thể tạo danh sách các nhiệm vụ trong ngày và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành chúng. Việc sử dụng SlimCRM không chỉ giúp bạn quản lý công việc cá nhân mà còn hỗ trợ trong việc phân quyền linh hoạt giữa các vai trò quản trị và người dùng, từ đó tạo ra động lực làm việc rõ ràng thông qua phương pháp OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính).
SlimCRM không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý công việc mà còn là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tính năng nổi bật của phần mềm này bao gồm:
- Quản lý dự án trực quan theo chuẩn PMI: Giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và lịch trình dự án thông qua các chế độ xem trực quan, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Quản lý khách hàng với Sales Pipeline và Smart View: Cung cấp cái nhìn chi tiết về quá trình chăm sóc khách hàng và các cơ hội kinh doanh.
- Kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực: Theo dõi chính xác dòng tiền trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định tài chính thông minh và kịp thời.
- Báo cáo tự động cho cấp quản lý: Phần mềm cung cấp các báo cáo trực quan, giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi hiệu quả công việc của đội ngũ.
- Khả năng tùy biến và phân quyền linh hoạt: SlimCRM cho phép tùy chỉnh giao diện và phân quyền người dùng, đáp ứng nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.
Với những tính năng vượt trội này, SlimCRM trở thành một lựa chọn tuyệt vời giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa công việc và tăng năng suất lao động một cách đáng kể.
Tóm lại, nghệ thuật multitasking trong thời đại công nghệ số đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Khi được thực hiện một cách hợp lý, multitasking có thể nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa năng suất. Tuy nhiên, nếu không được quản lý đúng cách, nó có thể dẫn đến căng thẳng, giảm hiệu quả và mất đi sự sáng tạo. Điều quan trọng là phải phân biệt giữa multitasking hiệu quả và "độc hại," đồng thời áp dụng các phương pháp quản lý thời gian và trí óc thông minh như "Mind Management" để duy trì sự tập trung và hiệu suất.
Hãy thử ngay SlimCRM để bắt đầu hành trình làm việc hiệu quả và thông minh hơn!
