Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Thời gian đọc: 27 phút
Phần mềmBài viết
07/12/22 09:34:55 | Lượt xem: 293

Theo xu hướng tự động hóa và chuyển đổi số, ngày càng nhiều doanh nghiệp cũng như cá nhân sử dụng phần mềm quản lý công việc để tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2022 kèm bộ tiêu chí và hướng dẫn quy trình chi tiết để bạn đọc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho mình và doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý công việc là gì?


Phần mềm quản lý công việc là một công cụ giúp bạn lên kế hoạch, theo dõi, tổ chức, đánh giá nhiều nhiệm vụ và dự án, từ đó cải thiện hiệu suất cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Càng ngày, việc sử dụng một nền tảng tập trung để làm việc càng phổ biến nhờ những tính năng tiện lợi như cộng tác, giao việc, phân công, chia quyền, nhắc deadline, nhắc hẹn, báo cáo tiến độ trực quan, đồng bộ online tức thì,... Với phần mềm quản lý công việc, cá nhân, nhóm cũng như doanh nghiệp hợp tác hiệu quả, tổ chức làm việc khoa học hơn.

Top phần mềm quản lý công việc, giao việc, kiểm tra tiến độ cho doanh nghiệp Việt


Sau đây là giới thiệu kèm đánh giá chi tiết ưu - nhược điểm của những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất Việt Nam cho doanh nghiệp, bao gồm Asana, Trello, SlimCRM, Monday, Jira, Microsoft Planner và Wrike. Thứ tự đưa ra là ngẫu nhiên và không phản ánh xếp hạng.

Asana

Asana gây ấn tượng về tính dễ sử dụng, và giao diện trực quan với bảng Kanban. Nó có đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý công việc mà vẫn đơn giản, do đó bạn sẽ chỉ mất ít phút để làm quen và bắt đầu và tham gia làm việc nhóm.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Có nhiều chế độ xem dự án: Bảng Kanban, danh sách, lịch, danh mục đầu tư, khối lượng công việc và tiến trình. Mỗi thành viên trong nhóm có thể quản lý các nhiệm vụ theo cách phù hợp nhất với họ, giúp họ làm việc hiệu quả nhất có thể.
  • Tự động hóa quản lý quy trình: Giúp đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng cách trong khi loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại để giải phóng thời gian cho các hoạt động quan trọng hơn.
  • Cộng tác nhóm: Phần mềm quản lý công việc Asana là nơi để bạn chia sẻ file tài liệu PDF, JPG, Google Docs,... Bạn có thể giao việc cho các thành viên trong nhóm, đặt deadline, trò chuyện qua lại, cùng cập nhật tiến độ của nhau.
  • Hỗ trợ Agile và Scrum: Từ lập kế hoạch sprint, theo dõi lỗi, ra mắt sản phẩm, yêu cầu công việc, lộ trình, phản hồi và theo dõi các vòng lặp. Asana còn tạo một bảng thuật ngữ để giúp bạn đối chiếu từ Asana dùng và thuật ngữ trong quản trị dự án Agile.
  • Khả năng tích hợp: Tùy vào gói phần mềm bạn chọn, Asana có thể tích hợp với hơn 100 ứng dụng phổ biến của bên thứ ba như Slack, Dropbox, Google Drive, Zapier, Tableau, Zoom và Salesforce để mở rộng chức năng.

Nhược điểm

  • Ứng dụng trên di động không tốt: Asana sẽ hoạt động hiệu quả hơn trên toàn màn hình máy tính.
  • Không thể giao nhiệm vụ cho nhiều người dùng: Bạn phải thêm một cộng tác viên hoặc sử dụng các nhiệm vụ phụ để đưa nhiều người vào việc.
  • Email quá nhiều: Nhiều người dùng phàn nàn về số lượng email và thông báo mặc định họ nhận được từ Asana.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giá phần mềm Asana bắt đầu từ 225.000đ/người dùng/tháng.

SlimCRM - Phần mềm quản lý công việc từ Việt Nam

SlimCRM được biết đến là một phần mềm quản lý công việc tinh gọn đến từ Công ty Phần mềm Vinno Việt Nam - đơn vị có hơn 12 năm trong lĩnh vực công nghệ với 3000 khách doanh nghiệp, bao gồm cả VinGroup, Viettel, Ngân hàng Liên Việt, Bảo Việt, SHB,… SlimCRM là giải pháp quản trị theo tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Ưu điểm

  • Giao diện đơn giản: SlimCRM có giao diện thân thiện, dễ hiểu, dễ làm quen trong ít phút. Bạn có thể bắt đầu sử dụng mà không cần học.
  • Tự động hóa quy trình: Tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót tốt hơn khi không phải thao tác thủ công hằng ngày như soạn email, dựng bảng biểu, lập báo cáo,...
  • Cộng tác hiệu quả: Dù làm việc trong nhóm nhỏ hay liên phòng ban, phần mềm quản lý công việc SlimCRM đều có thể hỗ trợ bạn lên công việc, đặt deadline, đặt mức độ ưu tiên, phân công người theo dõi, người thực hiện, cập nhật tiến độ theo thời gian thực.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

  • Quản lý dự án theo chuẩn PMI: Bạn có thể sử dụng cả biểu đồ Gantt và bảng Kanban để theo dõi dự án. SlimCRM cho nhóm thiết lập dự án chi tiết, upload file công việc và nhận xét trực tiếp, xuất dữ liệu dự án 1 click, cùng xem thông tin dự án với khách hàng.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

  • Quản lý công việc với OKRs: Gia tăng sự chủ động của toàn bộ nhân sự bằng việc cùng tạo, theo dõi và đánh giá việc thực hiện mục tiêu trong mỗi chu kỳ.
  • Trình ký hiện đại giúp phê duyệt giấy tờ online mọi lúc, mọi nơi kể cả khi làm việc từ xa.
  • Tích hợp với bên thứ ba: SlimCRM có thể mở rộng khả năng bằng cách tích hợp với hàng ngàn ứng dụng nổi tiếng thông qua Zapier.
  • Kho Wiki nội bộ: Giúp lưu trữ và chia sẻ tri thức của từng cá nhân trong công ty một cách dễ dàng và khoa học.
  • Quản trị toàn diện: Nhóm tính năng Khách hàng, Tài chính, Tuyển dụng kết hợp trên cùng một nền tảng.
  • Giá cả dễ chịu: SlimCRM hỗ trợ cả nhóm làm việc và doanh nghiệp nhỏ. Chỉ từ 200k/tháng, bạn sở hữu một phần mềm quản lý công việc với đầy đủ tính năng.
  • Ngôn ngữ phần mềm và hỗ trợ của SlimCRM là tiếng Việt: Bạn dễ dàng sử dụng cũng như nhận tư vấn chuyên môn từ nhà cung cấp hằng ngày.

Nhược điểm

Do tính chất tinh gọn, phần mềm này sẽ không phù hợp với doanh nghiệp lớn trên 250 nhân sự với nhu cầu quá chuyên sâu.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Giá phần mềm SlimCRM bắt đầu chỉ từ 200.000đ/3 người dùng/tháng, bao gồm full tính năng quản trị doanh nghiệp.

Dùng thử phần mềm quản lý công việc tốt nhất này miễn phí tại đây.

Trello

Nếu bạn là người yêu thích sự đơn giản, Trello có thể là phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp bạn. Giao diện quản lý nhiệm vụ kiểu Kanban kéo và thả trực quan và quen thuộc giúp mọi người trong nhóm trực quan hóa tiến độ nhiệm vụ trong toàn bộ quy trình.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Dễ sử dụng: Người dùng không chuyên kỹ thuật cũng có thể sử dụng mà không gặp rắc rối nào - đây là cốt lõi của Trello.
  • Tự động hóa quy trình làm việc: Mặc dù đơn giản nhưng các công cụ tự động hóa của Trello khá dễ thiết lập, giúp bạn tiết kiệm thời gian thủ công.
  • Tùy chọn chức năng mở rộng: Với Power-Up, bạn có thể tích hợp các công cụ bạn đang sử dụng, như Slack, Google Drive, Zoom và Microsoft Teams, vào quy trình làm việc Trello của bạn để tạo ra các quá trình tự động hóa trên tất cả các công cụ của bạn.
  • Tính năng cộng tác nhóm: Nhận xét, chia sẻ tài liệu, tag đồng nghiệp, và thông báo. Mỗi người dùng có thể tùy chỉnh việc thông báo qua email và màn hình theo sở thích của họ.

Nhược điểm

  • Không có báo cáo: Trello không có tính năng báo cáo và phân tích độc lập. Vì vậy, người quản lý không thể sử dụng phần mềm quản lý công việc này để xem nhóm đang hoạt động thế nào.
  • Không lý tưởng cho các dự án phức tạp: Chẳng hạn, Trello sẽ không đáp ứng được nhu cầu của các nhà phát triển phần mềm.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giá phần mềm Trello bắt đầu từ 116.000đ/người dùng/tháng.

Monday

Phần mềm quản lý công việc Monday đáp ứng từ freelancer đến doanh nghiệp với các tính năng cơ bản như cộng tác, xem dòng thời gian, xem lịch, theo dõi tiến độ.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Theo dõi thời gian: Bạn sẽ có cái nhìn sâu hơn về thời gian thực hiện các nhiệm vụ, toàn bộ tiến trình của các dự án đến từng phút và xác định các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất.
  • Mẫu có thể tùy chỉnh: Monday cung cấp hàng chục mẫu miễn phí để theo dõi danh mục dự án, nhiệm vụ nhóm, lập kế hoạch chiến dịch, quản lý liên hệ, giới thiệu khách hàng,...
  • Dễ sử dụng: Trong vòng một giờ, bạn và nhóm của bạn sẽ biết cách dùng. Bên cạnh đó, bạn có thể dựa vào hệ thống video hướng dẫn của Monday.
  • Báo cáo trên Dashboard: Trang tổng quan có khả năng tùy chỉnh cao giúp bạn dễ dàng xem nhanh các dữ liệu quan trọng.

Nhược điểm

Nhiều tính năng bị hạn chế ở gói thấp: biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian, dashboard riêng, tự động hóa, nhiệm vụ phụ thuộc, công thức và thậm chí cả khả năng tích hợp. Với các phần mềm khác, đó là những tính năng tiêu chuẩn sẵn có mà bạn không phải trả thêm gì.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giá phần mềm Monday bắt đầu từ 186.000đ/người dùng/tháng.

Jira

Jira là giải pháp phần mềm quản lý công việc tốt nhất với các đội nhóm IT. Gần đây, Jira đã cố gắng mở rộng tập khách hàng, nhưng sản phẩm dành cho các nhà phát triển phần mềm vẫn là dịch vụ hàng đầu của họ.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Các công cụ Agile mạnh mẽ: Phần mềm đi kèm với bảng Scrum và bảng Kanban để các nhóm có thể hình dung quy trình làm việc và xem tiến độ của các nhiệm vụ trong thời gian thực.
  • Theo dõi bug và quản lý vấn đề: Tính năng này vẫn là một thành phần cốt lõi trong phần mềm quản lý công việc Jira. Công cụ này giúp dễ dàng xác định vị trí, theo dõi và ghi lại các lỗi trong phần mềm.
  • Báo cáo đa dạng: Phần mềm cung cấp hơn 12 loại báo cáo, cho phép người quản lý có được thông tin chi tiết hữu ích về hiệu suất của nhóm trong thời gian thực.
  • An toàn và bảo mật: Jira cho phép quản trị viên tạo các vai trò tùy chỉnh cho các thành viên trong nhóm với toàn quyền kiểm soát ai có quyền truy cập vào nội dung nào.

Nhược điểm

  • Không dành cho tất cả: Jira không có giao diện thân thiện và việc thiết lập cũng không đơn giản như các phần mềm thông thường.
  • Cộng tác hạn chế: Ngoài Scrum và Kanban, Jira không thực sự hỗ trợ làm việc nhóm.
  • Không có chế độ xem phổ biến: Nhiều phần mềm quản lý công việc đi kèm với biểu đồ Gantt hoặc chế độ xem theo dòng thời gian, nhưng Jira thì không.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giá phần mềm Jira bắt đầu từ 174.000đ/người dùng/tháng.

Microsoft Planner

Còn được gọi là Microsoft Project hoặc MS Project. Phần mềm này được xây dựng cho các nhóm và người quản lý có kinh nghiệm để nâng tầm quy trình của họ. Nếu doanh nghiệp bạn mới bắt đầu, cũng không có nhiều thời gian và chi phí cho đào tạo, thì đây có lẽ không phải phần mềm quản lý công việc bạn đang tìm kiếm.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Dashboard tập trung: Nếu đã quen với các sản phẩm khác của Microsoft thì bạn sẽ cảm thấy thân thuộc. Phần mềm này rất giống Excel, và cũng khó thành thạo như vậy. Bạn có thể tạo các dự án mới, mở các dự án gần đây hoặc truy cập thông tin quan trọng nhất.
  • Hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý dự án: Microsoft Planner cho phép bạn quản lý các dự án theo bất kỳ cách nào mà bạn thấy phù hợp - Scrum/Agile, Kanban, Workflow, Waterfall,...
  • Báo cáo tùy chỉnh: Trong một giải pháp phức tạp như vậy, các tính năng báo cáo trông chuyên nghiệp mà lại khá dễ sử dụng.
  • Theo dõi thời gian: Tính năng gửi bảng chấm công cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi cách họ sử dụng thời gian.
  • Quản lý nhân lực: Giúp xác định năng lực của các thành viên trong nhóm bạn để phân công nhiệm vụ cho phù hợp.

Nhược điểm

  • Không dành cho người mới: Khó học, không thực sự phù hợp với những người chỉ quen với các khái niệm quản lý dự án cơ bản.
  • Giao tiếp trong ứng dụng kém: Bạn sẽ cần thêm Teams, Outlook, Skype,...
  • Thiếu khả năng tích hợp: Phần mềm quản lý công việc này không kết nối với Zapier. Bạn chỉ có thể dùng chung các phần mềm của nhà Microsoft.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Nằm trong bộ Office 365 Business, Microsoft Planner có giá trọn gói từ 291.000đ/người dùng/tháng.

Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý công việc toàn diện. Nó đủ linh hoạt để sử dụng cho hầu hết mọi ngành với sự kết hợp mạnh mẽ giữa các tính năng cơ bản và nâng cao.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Ưu điểm

  • Bảng điều khiển thân thiện với người dùng: Nó chứa ba phần với cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình làm việc của bạn, hỗ trợ tạo và quản lý nhiệm vụ, dự án một cách nhanh gọn.
  • Phân tích theo thời gian thực: Wrike tự động cập nhật biểu đồ, báo cáo, và trang tổng quan phân tích sau mỗi 15 phút.
  • Các giải pháp dành riêng cho từng phòng ban: Từ nghiên cứu phát triển sản phẩm đến sáng tạo nội dung, nhân sự và bán hàng, Wrike có thể đáp ứng được cả doanh nghiệp.
  • Quy trình làm việc tự động: Wrike tích hợp hơn 400 công cụ của bên thứ ba, vì vậy bạn có thể dễ dàng xây dựng các quy trình tự động hóa doanh nghiệp phù hợp.
  • Cộng tác nhóm: Cả nhóm hay phòng ban đều có thể truy cập các hoạt động gần đây để nắm tiến độ của nhau trong thời gian thực, và cùng trao đổi về công việc trên phần mềm quản lý công việc này.

Nhược điểm

  • Không dành cho người mới: Wrike có thể khó hiểu lúc đầu. Doanh nghiệp sẽ cần được đào tạo một thời gian.
  • Giá cao: Nhiều tính năng nâng cao của Wrike được cung cấp dưới dạng tiện ích bổ sung. Khi bạn thêm các tính năng này vào gói của mình, giá có thể gấp đôi gấp ba ban đầu.

Bảng giá

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giá phần mềm Wrike bắt đầu từ 228.000đ/người dùng/tháng.

Top phần mềm quản lý công việc hằng ngày cho cá nhân


Bạn đang loay hoay tìm cách tối ưu những checklist học tập, mua sắm hay việc nhà hằng ngày? Một ứng dụng quản lý công việc gọn nhẹ sẽ phù hợp hơn. Tham khảo ngay các phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho cá nhân sau: Google Tasks, Microsoft To-Do và Todoist.

Google Tasks

Google Tasks là một công cụ todolist (quản lý danh sách việc cần làm) miễn phí, cung cấp chức năng vừa đủ với giao diện đơn giản. Nó cũng tích hợp Gmail và Google Calendar để quản lý công việc cá nhân. Nó không hỗ trợ làm việc nhóm hay cộng tác trong doanh nghiệp.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Điểm nổi bật của Google Tasks nó là gồm ba cấp: Danh sách, Nhiệm vụ và Nhiệm vụ phụ.

  • Danh sách là cấp cao nhất, được thiết kế để phân tách các nhiệm vụ.
  • Nhiệm vụ nằm trong Danh sách, bao gồm tiêu đề, trường "chi tiết" để ghi chú, cài đặt ngày giờ và tùy chọn thêm nhiệm vụ phụ.
  • Các Nhiệm vụ phụ nằm dưới cùng, gồm những việc nhỏ lẻ góp phần hoàn thành Nhiệm vụ lớn.

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do là một phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí. Giao diện của Microsoft To-Do giống với nhiều ứng dụng khác, với một thanh điều hướng ở bên trái hiển thị các tùy chọn khác nhau để xem các công việc của bạn, các công việc ở giữa và thông tin bổ sung ở bên phải.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Phần Danh sách cho phép bạn nhóm các nhiệm vụ, chẳng hạn như việc cá nhân, list đồ cần mua,... vào Dự án. Về cơ bản, một Dự án là một mục tiêu với nhiều nhiệm vụ phụ. Với To-Do, bạn có thể thêm thông tin chi tiết vào các nhiệm vụ của mình, chẳng hạn như deadline, lời nhắc, file đính kèm,...

Todoist

Todoist có nhiều tính năng dưới giao diện đơn giản và nhẹ nhàng. Càng sử dụng Todoist, bạn càng khám phá được nhiều hơn.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Điểm cộng lớn nhất của Todoist là đồng bộ hóa gần như theo thời gian thực giữa các thiết bị của bạn. Bạn sẽ dễ dàng tạo các dự án và nhiệm vụ từ bảng dashboard và lựa chọn chế độ xem tùy ý. Các phím tắt để tạo nhiệm vụ của phần mềm rất đơn giản và dễ nhớ. Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cá nhân Todoist còn có cảm biến thời gian theo ngôn ngữ giúp tiết kiệm công sức set ngày giờ khi tạo nhiệm vụ.

Todoist có lựa chọn miễn phí (giới hạn dự án) hoặc Pro (93.000đ/tháng), Business (140.000đ/tháng).

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc


Phần mềm quản lý công việc có lợi ích gì với nhân viên?

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Nếu chỉ là một công cụ giúp sếp theo dõi nhân viên, phần mềm quản lý công việc sẽ rất khó được tập thể tiếp nhận. Cần nhớ chính những người dùng cuối này mới mang lại thay đổi trong cách làm việc, và từ đó là hiệu suất của doanh nghiệp. Đối với bản thân mỗi nhân viên, phần mềm cần hỗ trợ họ:

  • Cộng tác, trao đổi tốt hơn cùng đồng nghiệp.
  • Phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo công việc, lãng phí thời gian.
  • Cùng theo dõi, đốc thúc công việc cá nhân và nhóm, phòng ban.
  • Báo cáo dễ dàng, khoa học với các mẫu mà phần mềm tạo sẵn.
  • Sắp xếp ưu tiên công việc hợp lý đa nhiệm hiệu quả.
  • Được nhắc hẹn tự động, tránh bỏ sót công việc.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc với cấp lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Đối với các cấp lãnh đạo doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ đắc lực trong các hoạt động:

  • Theo dõi tổng quan lượng công việc, tiến độ, hiệu suất nhân viên.
  • Theo dõi tình hình tài chính của công ty để ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
  • Lên lịch, phân công công việc rạch ròi, tất cả nhân viên đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.
  • Làm việc trên đường tiện lợi: truy cập mọi tài liệu giấy tờ online, phê duyệt nhanh với trình ký.
  • Chủ động quản lý công việc và cuộc hẹn quan trọng của cá nhân.

Các tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc


  1. Độ dễ sử dụng: Ai cũng muốn sử dụng phần mềm đơn giản, dễ hiểu, hỗ trợ cùng ngôn ngữ. Với doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí đào tạo, đồng thời tăng khả năng triển khai diện rộng thành công.
  2. Tính năng: Về cơ bản, phần mềm quản lý công việc cần hỗ trợ doanh nghiệp tạo, theo dõi và đánh giá công việc nhanh chóng, trực quan, chính xác. Tính năng không cần nhiều mà cần tinh gọn, giải quyết trực tiếp những vấn đề cấp thiết của doanh nghiệp.
  3. Giá cả: Cần tìm hiểu kỹ giá niêm yết từng gói và các chi phí thêm như đào tạo, mua tính năng, đối chiếu với số lượng người dùng dự kiến của doanh nghiệp. Từ đó suy ra tổng chi phí cho phần mềm quản lý công việc.
  4. Khả năng tương thích và tích hợp: Doanh nghiệp sẽ tận dụng được tối đa sức mạnh của các công cụ, thiết bị sẵn có, tiết kiệm nhiều thao tác thủ công nếu phần mềm mới có thể hoạt động liền mạch với chúng.
  5. Nhà cung cấp: Nếu phần mềm được chọn thật sự phù hợp, doanh nghiệp bạn sẽ còn gia hạn, hợp tác lâu dài với nhà cung cấp. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ về uy tín của họ: Họ đã có mặt trên thị trường bao lâu; sản phẩm mạnh của họ là gì; khách hàng của họ là ai; đánh giá, dư luận về họ thế nào. Cuối cùng là họ có cam kết bảo mật dữ liệu hay không.
  6. Công tác chăm sóc khách hàng và hỗ trợ: Cũng vì còn hợp tác lâu dài, hãy tìm hiểu thái độ và nghiệp vụ của bộ phận kinh doanh cũng như hậu mãi. Cần trải nghiệm kỹ bản dùng thử, đưa ra tất cả các thắc mắc để đảm bảo họ hiểu và đang nỗ lực giải quyết vấn đề của doanh nghiệp.

Hướng dẫn 5 bước lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ


phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Bước 1. Làm rõ mục tiêu của doanh nghiệp

Rất có thể bạn đang muốn giải quyết các yêu cầu cụ thể hoặc các vấn đề vận hành hiện tại. Bạn cần đặt ra các mục tiêu và suy nghĩ về những điểm khó khăn mà bạn muốn phần mềm quản lý công việc mới của mình giải quyết.

Trước khi bắt đầu lựa chọn, hãy xem báo cáo hàng năm của bạn và xem xét các mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho công ty của mình trong tương lai. Tốt nhất, bạn nên xác định mục tiêu trong một đến hai năm tới. Các mục tiêu tốt nhất là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (mục tiêu SMART).

Sau khi xác định mục tiêu của bạn, hãy nghĩ về các công cụ và tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần để đạt được nó.

Bước 2. Thu thập thông tin từ các nhóm và phòng ban 

Những người sử dụng cuối trong doanh nghiệp nên cung cấp thông tin trong quá trình ra quyết định. Điều này đảm bảo phần mềm quản lý công việc bạn chọn bao gồm tất cả các tính năng thiết yếu mà nhân sự yêu cầu, theo đúng cách mà họ mong đợi. Nó cũng sẽ giúp bạn không phải chi trả cho các tính năng thừa thãi.

Bước 3. Lập danh sách các tính năng phần mềm quản lý công việc cơ bản bạn sẽ cần

Tốt nhất là tạo hai cái: Danh sách tính năng phải có và Danh sách tính năng cần có. Khi tạo danh sách tính năng, có hai vấn đề bạn nhất định không được bỏ qua: bảo mật dữ liệu và hỗ trợ khách hàng. Hãy đảm bảo nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc có thể giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. Bộ phận hỗ trợ khách hàng của họ cũng phải đáng tin cậy và dễ tiếp cận mọi nơi, mọi lúc.

Bước 4. Nghiên cứu các phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp

Hãy thực hiện ba cách sau để quyết định nên tiến đến dùng thử phần mềm nào:

  • Hỏi xin ý kiến: Hỏi đồng nghiệp và các chủ doanh nghiệp khác xem họ sử dụng phần mềm giao việc nào, và họ có hài lòng với nó hay không.
  • Tham khảo nguồn thông tin có thẩm quyền: Các bài viết, tài liệu trên báo chí và các trang tin tức quản trị chuyên ngành sẽ mang lại cho bạn nhiều ý tưởng hữu ích về phần mềm quản lý công việc đáng cân nhắc.
  • Xem đánh giá của người dùng: Tìm review online từ khách hàng thực tế đã sử dụng phần mềm để xem sự tương đồng với với doanh nghiệp bạn, và xem trải nghiệm của họ.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Sau đó, khi đã lựa chọn được phần mềm quản lý công việc để dùng thử demo, đây là những gì doanh nghiệp bạn cần đánh giá:

  • Giao diện người dùng của phần mềm có trực quan không?
  • Phần mềm có dễ sử dụng cho tất cả nhân sự không?
  • Các tính năng có đầy đủ và hoạt động tốt như mô tả không?
  • Có bất kỳ độ trễ đáng chú ý nào trong phần mềm không?

Bước 5. Chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp và triển khai

Mặc dù đây có thể là giai đoạn cuối cùng của quy trình, nhưng nó cũng quan trọng như các bước trước đó. Việc thiết lập cài đặt phần mềm và tích hợp nó với các ứng dụng khác, hay tổ chức học tập, đào tạo, rút kinh nghiệm chung trong sử dụng đều cần sự thận trọng để đảm bảo áp dụng công nghệ thành công trong doanh nghiệp.

Quản trị doanh nghiệp toàn diện với phần mềm quản lý công việc SlimCRM


Công việc của doanh nghiệp không chỉ là follow từng nhiệm vụ và dự án, mà còn bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tài chính, quản lý nhân sự. Một phần mềm toàn diện, liền mạch với tính năng công việc mạnh mẽ là những gì doanh nghiệp nhỏ cần để quản trị dễ dàng và tăng lợi nhuận bền vững.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

SlimCRM được thiết kế chuẩn nghiệp vụ quốc tế từ đội ngũ Việt Nam, theo nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước.

Xoay quanh cả 4 khía cạnh Công việc - Khách hàng - Tài chính - Nhân sự nội bộ, bao quát 3 giai đoạn Trước - Trong - Sau bán, lại tận dụng được sức mạnh từ hệ sinh thái phần mềm SlimSoft, SlimCRM giúp bạn nuôi dưỡng khách hàng - nguồn sống của doanh nghiệp thật trọn vẹn.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Tập trung mọi nguồn cơ hội về một nơi duy nhất để Sales không bỏ lỡ.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Lưu trữ thông tin cơ hội chi tiết, gợi ý kịch bản chăm sóc cho Sales.

phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Báo cáo tài chính, hiệu suất tự động với hàng chục mẫu có sẵn giúp quản lý nắm bắt tình hình doanh nghiệp.

Lời kết


Nhờ các phần mềm quản lý công việc, giờ đây mỗi doanh nghiệp đều có thể tự động hóa tập trung thay vì vận hành thủ công với giấy tờ và các file rời rạc. Chúng tôi đưa ra Top phần mềm bởi với từng quy mô và nhu cầu ưu tiên của mỗi doanh nghiệp, sẽ không có giải pháp chung nào cho tất cả. Việc cần làm bây giờ là thận trọng cân nhắc các tiêu chí và đi theo hướng dẫn 5 bước trên đây để chọn được phần mềm phù hợp nhất giúp tối ưu hiệu suất cho nhân sự của bạn.

SlimCRM - phần mềm quản lý

Xem thêm cùng chủ đề