Kanban là một phương pháp quản lý giúp tối đa hóa hiệu suất và cải tiến liên tục. Công việc được thể hiện trên bảng Kanban giúp phân công, xử lý tối ưu ngay cả những dự án phức tạp nhất trong một môi trường duy nhất. Cùng tìm hiểu Kanban là gì, 6 lợi ích và 6 nguyên tắc áp dụng phương pháp Kanban để quản lý công việc hiệu quả sau đây.
Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên việc sử dụng thẻ và cột để theo dõi tiến độ của công việc. Kanban (tiếng Nhật, nghĩa là ký hiệu) là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng trong sản xuất tức thời (Just in time - JIT) để theo dõi quá trình sản xuất và đặt hàng các lô hàng phụ tùng và vật liệu mới.
Kanban Board là gì?
Kanban Board là một công cụ trực quan được sử dụng để thực hiện phương pháp Kanban. Một Kanban Board điển hình có ba cột:
- To Do: Cột này chứa tất cả các công việc chưa được bắt đầu.
- Doing: Cột này chứa tất cả các công việc đang được thực hiện.
- Done: Cột này chứa tất cả các công việc đã hoàn thành.
Các thẻ được đặt trong cột tương ứng với trạng thái của công việc. Ví dụ: thẻ cho một công việc mới sẽ được đặt trong cột To Do. Khi công việc bắt đầu, thẻ sẽ được di chuyển sang cột Doing. Khi công việc hoàn thành, thẻ sẽ được di chuyển sang cột Done.
Kanban Board có thể được sử dụng để quản lý bất kỳ loại công việc nào, từ các dự án lớn đến các nhiệm vụ nhỏ hơn. Kanban Board là một công cụ linh hoạt có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bất kỳ nhóm hoặc cá nhân nào.
Hệ thống kanban sử dụng hình ảnh trực quan để nhắc nhở công việc cần thiết. Một trong những mục tiêu chính của kanban ban đầu là hạn chế sự tích tụ của hàng tồn kho dư thừa tại bất kỳ điểm nào trên dây chuyền sản xuất.
Lần đầu tiên Kanban được Toyota phát triển và áp dụng là vào cuối những năm 1940. Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn (Lean). Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.
Kanban lần đầu được sử dụng ở Toyota
Phương pháp kanban và ứng dụng của nó
Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên việc sử dụng thẻ và cột để theo dõi tiến độ của công việc. Phương pháp này nhấn mạnh việc cải thiện hiệu quả và khả năng thích ứng bằng cách cho phép các nhóm chỉ làm việc trên số lượng công việc mà họ có thể xử lý một cách hiệu quả.
Nguyên tắc của phương pháp Kanban
Kanban dựa trên ba nguyên tắc chính:
- Tập trung: Tập trung vào công việc đang thực hiện và tránh làm quá tải công việc.
- Cải tiến liên tục: Liên tục cải thiện quy trình và cách thức quản lý công việc.
- Tính linh hoạt: Thích ứng với những thay đổi và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
Ứng dụng của thẻ Kanban
Thẻ Kanban có thể được áp dụng cho nhiều loại công việc, từ các dự án lớn đến các nhiệm vụ nhỏ hơn. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của Kanban:
- Quản lý dự án: Kanban có thể được sử dụng để quản lý các dự án phức tạp bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Quản lý sản phẩm: thẻ Kanban có thể được sử dụng để quản lý quá trình phát triển sản phẩm bằng cách theo dõi tiến độ của các tính năng và chức năng.
- Quản lý dịch vụ khách hàng: mô hình Kanban có thể được sử dụng để quản lý các yêu cầu của khách hàng bằng cách theo dõi tiến độ của các yêu cầu và vấn đề.
Đọc thêm: Top 20 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Online Tốt Nhất 2024
Khi nào nên sử dụng Kanban board?
Để cho phép báo hiệu nhu cầu theo thời gian thực trên toàn bộ chuỗi cung ứng, các hệ thống kanban điện tử đã trở nên phổ biến. Các hệ thống e-kanban này có thể được tích hợp vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP hay phần mềm quản lý doanh nghiệp CRM. Phương pháp Kanban giúp hình dung công việc của bạn, giới hạn công việc đang thực hiện (Work in progress - WIP) và nhanh chóng chuyển trạng thái công việc từ "Đang làm" sang "Hoàn thành".
Kanban phù hợp cho các doanh nghiệp, đội nhóm có nhiều dự án khác nhau về mức độ ưu tiên và quy mô công việc.
So sánh Kanban vs Scrum trong quản lý công việc, dự án
Kanban
Thẻ Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên việc sử dụng luồng công việc để theo dõi tiến độ của công việc. Phương pháp này nhấn mạnh việc cải thiện hiệu quả và khả năng thích ứng bằng cách cho phép các nhóm chỉ làm việc trên số lượng công việc mà họ có thể xử lý một cách hiệu quả.
Scrum là một phương pháp quản lý dự án dựa trên các chu kỳ lặp lại ngắn, được gọi là sprint. Mỗi sprint tập trung vào việc hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Scrum nhấn mạnh việc cải thiện hiệu quả và khả năng thích ứng bằng cách sử dụng phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ đang được phát triển.
Giống nhau giữa Kanban và Scrum
- Cả hai phương pháp đều dựa trên việc sử dụng luồng công việc để quản lý công việc.
- Cả hai phương pháp đều tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và khả năng thích ứng.
- Cả hai phương pháp đều có thể được áp dụng cho nhiều loại công việc và dự án.
Kanban vs Scrum - khác nhau chỗ nào?
| Tính năng | Kanban | Scrum |
| Cách tiếp cận | Luồng công việc liên tục | Chu kỳ lặp lại |
| Vai trò | Không có vai trò cụ thể trong quy trình làm việc, tập trung vào tự quản lý và cải tiến. | Có các vai trò như Product Owner, Scrum Master và Scrum Team. |
| Quản lý công việc | Theo dõi trạng thái của công việc | Phân chia công việc thành các sprint |
| Tập trung | Công việc đang thực hiện | Sprint tiếp theo |
| Cải tiến | Liên tục | Sau mỗi sprint |
| Phù Hợp Cho | Phù hợp cho dự án lớn và nhỏ, đặc biệt là khi có nhu cầu linh hoạt cao | hích hợp cho dự án lớn và cần quy trình cố định. |
| Phương Pháp Đo Lường Hiệu Suất | Thường sử dụng các chỉ số như Lead Time và Cycle Time để đo lường hiệu suấ | Sử dụng Velocity để đo lường khả năng làm việc của nhóm trong mỗi sprint. |
Kanban vs Scrum - Lựa chọn phương pháp nào?
Lựa chọn phương pháp Kanban hay Scrum phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại công việc, dự án, quy mô nhóm và văn hóa tổ chức.
- Kanban thường là lựa chọn tốt hơn cho các công việc và dự án có tính linh hoạt cao. Phương pháp này cho phép các nhóm thích ứng với những thay đổi và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
- Scrum thường là lựa chọn tốt hơn cho các dự án phức tạp có các yêu cầu cụ thể. Phương pháp này giúp các nhóm tập trung vào các mục tiêu cụ thể và sử dụng phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
Dưới đây là một số câu hỏi để giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp hơn:
- Công việc hoặc dự án của bạn có tính linh hoạt cao không? Nếu có, Kanban có thể là lựa chọn tốt hơn.
- Công việc hoặc dự án của bạn có các yêu cầu cụ thể không? Nếu có, Scrum có thể là lựa chọn tốt hơn.
- Quy mô nhóm của bạn là bao nhiêu? Nếu nhóm của bạn nhỏ, Kanban có thể là lựa chọn tốt hơn.
- Văn hóa tổ chức của bạn như thế nào? Nếu tổ chức của bạn khuyến khích sự linh hoạt và thích ứng, Kanban có thể là lựa chọn tốt hơn.
Đọc thêm:
1. 10 cách quản lý công việc hiệu quả của người thành công
2. 11 cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất!
Lợi ích của phương pháp Kanban trong quản lý công việc
Kanban giúp trực quan hóa công việc của bạn, hạn chế công việc đang thực hiện và tối đa hóa hiệu quả hoặc quy trình. Hãy sử dụng bảng kanban và liên tục cải tiến quy trình làm việc.
Lợi ích chính bao gồm:
- Hiển thị trực quan luồng công việc
- Cải thiện hiệu suất
- Khớp mục tiêu và thực tế
- Cải thiện khả năng dự báo
- Cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc
- Tăng sự hài lòng của khách hàng.
Nội dung chính của phương pháp Kanban
David J. Anderson (người tiên phong trong lĩnh vực Lean/Kanban cho công việc tri thức và là một trong những cha đẻ của phương pháp này) đã xây dựng phương pháp Kanban như một cách tiếp cận đối với quá trình thay đổi và phát triển.
Kanban tập trung vào hoàn thành công việc. Các nguyên tắc cơ bản của nó có thể được chia thành hai nhóm với sáu cách thực hành như sau.
Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
- Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ
- Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
- Đồng ý theo đuổi thay đổi, phát triển, cải tiến
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
- Quản lý công việc chứ không phải quản lý người lao động
- Khuyến khích tinh thần làm chủ ở mọi cấp độ
- Thường xuyên xem xét lại mạng lưới dịch vụ
Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Kết hợp với các quy trình đã được thiết lập theo cách liên tục, theo đuổi những thay đổi mang tính phát triển và cải tiến liên tục. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các nguyên tắc quản lý thay đổi Kanban.
- Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ.
Kanban cung cấp sự linh hoạt để sử dụng phương pháp này trên các quy trình công việc và hệ thống hiện có mà không làm gián đoạn những gì đã tồn tại. Phương pháp cho rằng các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức danh hiện tại có giá trị và nhìn chung, đáng được bảo tồn.
- Nguyên tắc 2: Đồng ý theo đuổi thay đổi, phát triển, tiến hóa.
Phương pháp Kanban khuyến khích các thay đổi nhỏ liên tục phát triển và tiến hóa đối với quy trình hiện tại bằng cách triển khai các hình thức cộng tác và phản hồi. Nói chung, những thay đổi sâu rộng không được khuyến khích.
- Nguyên tắc 3: Khuyến khích tinh thần làm chủ ở mọi cấp độ.
Lãnh đạo ở tất cả các cấp bắt nguồn từ những hiểu biết hàng ngày của mọi người và hành động để cải thiện cách làm việc của họ. Mỗi quan sát được chia sẻ sẽ thúc đẩy một tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp độ nhóm, phòng ban và công ty.
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
Kanban hướng tới việc phát triển một cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ. Nó đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng, tạo ra một mạng lưới dịch vụ nơi mọi người tự tổ chức công việc và đảm bảo rằng hệ thống của bạn liên tục phát triển.
- Nguyên tắc 4: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
Mang lại giá trị cho khách hàng phải là trọng tâm của mỗi tổ chức. Việc hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng mang lại sự chú ý đến chất lượng của các dịch vụ được cung cấp và giá trị mà nó tạo ra.
- Nguyên tắc 5: Quản lý công việc.
Quản lý công việc trong mạng lưới dịch vụ của bạn đảm bảo rằng bạn trao quyền cho mọi người tự tổ chức công việc. Điều này cho phép bạn tập trung vào các kết quả mong muốn mà không bị xao nhãng.
- Nguyên tắc 6: Thường xuyên kiểm tra Mạng lưới Dịch vụ.
Sau khi được phát triển, cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ yêu cầu đánh giá liên tục để thúc đẩy văn hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua việc sử dụng các đánh giá thường xuyên và đánh giá các chính sách công việc được áp dụng, Kanban khuyến khích việc cải thiện kết quả.
Bí quyết ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc
Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi doanh nghiệp cần cẩn trọng với các bước thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất. Hãy xem xét kỹ hơn và hiểu sáu cách thực hiện của Kanban:
- Trực quan hóa quy trình làm việc
- Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
- Quản lý luồng công việc
- Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
- Triển khai các vòng lặp phản hồi
- Cải thiện hợp tác
Trực quan hóa quy trình làm việc
Để trực quan hóa quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc.
Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.
Khi bạn bắt đầu làm việc, bạn kéo công việc vào cột "Đang thực hiện" và khi xong việc, bạn chuyển mục đó sang “Đã hoàn thành". Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn.
Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo một số lượng mục đang hoạt động có thể quản lý đang được tiến hành tại một thời điểm bất kỳ. Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, đừng làm Kanban.
Giới hạn WIP (Work in Progress) đặt ra số lượng các mục tối đa cho mỗi giai đoạn, đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” vào bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.
Quản lý luồng công việc
Quản lý luồng công việc không phải là quản lý con người. Luồng công việc chỉ sự di chuyển của các hạng mục công việc trong thời gian có thể dự đoán được và bền vững.
Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một luồng thông suốt, lành mạnh. Thay vì quản lý con người và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc.
Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, công khai và văn bản hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.
Khi tất cả mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực.
Hợp tác minh bạch, nâng cao trách nhiệm của từng thành viên với bảng Kanban SlimCRM
Triển khai các vòng lặp phản hồi
Đối với các nhóm và công ty muốn linh hoạt hơn (agile), việc thực hiện các vòng lặp phản hồi là một bước bắt buộc. Doanh nghiệp cần có phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn, và cho phép chuyển giao kiến thức giữa các bên liên quan.
Cải thiện hợp tác
Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi một cách bền vững trong doanh nghiệp là thông qua hợp tác, dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.
SlimCRM - Phần mềm Kanban hàng đầu hiện nay
SlimCRM là một phần mềm quản lý công việc, dự án dựa trên phương pháp Kanban. Phần mềm này được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno và được đánh giá là một trong những phần mềm Kanban hàng đầu hiện nay.
Ưu điểm của SlimCRM
- Dễ sử dụng: SlimCRM có giao diện trực quan và dễ sử dụng, phù hợp với người mới bắt đầu và các doanh nghiệp nhỏ.
- Đa năng: SlimCRM có thể được sử dụng cho nhiều loại công việc và dự án, từ các nhiệm vụ nhỏ đến các dự án phức tạp.
- Tính linh hoạt: SlimCRM cho phép người dùng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: SlimCRM có thể được tích hợp với các ứng dụng khác như email, CRM và kế toán.
Các tính năng chính của SlimCRM
- Kanban Board: cung cấp một Kanban Board trực quan để theo dõi tiến độ của công việc.
- Quản lý công việc: tạo, theo dõi và quản lý các công việc.
- Quản lý dự án: tạo, theo dõi và quản lý các dự án.
- Quản lý thời gian: theo dõi thời gian làm việc và quản lý thời gian biểu.
- Quản lý khách hàng: cho phép người dùng theo dõi khách hàng và quản lý các yêu cầu của khách hàng.
Đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí ngay tại đây!
Lời kết
Một hệ thống Kanban không chỉ là những ghi chú dán trên tường. Cách dễ nhất để hiểu Kanban là nắm lấy triết lý của nó và áp dụng nó vào công việc hàng ngày. Nếu bạn đọc, hiểu và cộng hưởng với các nguyên tắc Kanban cốt lõi, quá trình chuyển đổi thực tế tất yếu diễn ra. Để tận dụng sức mạnh thực sự của Kanban, doanh nghiệp và các đội nhóm hãy sử dụng phần mềm quản lý công việc tích hợp bảng Kanban trực quan của SlimCRM từ hôm nay - trải nghiệm miễn phí và không giới hạn.
