Pegasystems Inc. (NASDAQ: PEGA), công ty phần mềm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại các doanh nghiệp hàng đầu thế giới đã công bố nghiên cứu mới cho thấy phần mềm và các quy trình kém hiệu quả đang cản trở năng suất của nhiều nhân viên như thế nào. Trong một nghiên cứu về hoạt động trên máy tính để bàn, kết quả cho thấy nhân viên buộc phải chuyển đổi giữa tối đa 35 ứng dụng quan trọng đối với công việc gần một lần một phút – hoặc hơn 1.100 lần mỗi ngày – làm tăng thêm sự phức tạp không cần thiết làm giảm hiệu quả và gây khó chịu cho nhân viên.
Nguyên nhân khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả
Pega đã phân tích gần 5 triệu giờ hoạt động trên máy tính để bàn của các nhân viên hỗ trợ hoạt động - những người chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ văn phòng, nhập dữ liệu hoặc trung tâm liên lạc thường xuyên - tại các công ty Global 2000 từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2018. Dữ liệu cho thấy hai lĩnh vực chính ngăn cản nhân viên đạt được năng suất tối ưu và sự hài lòng trong công việc bao gồm:
Các ứng dụng và quy trình kém hiệu quả
Các doanh nghiệp thường cung cấp cho nhân viên một số “ứng dụng có cấu trúc” được thiết kế riêng để giúp họ đẩy nhanh các tác vụ cốt lõi với thao tác nhập và cuộn tối thiểu. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng nhân viên phải sử dụng quá nhiều ứng dụng không có kết nối với nhau này dẫn đến các quy trình kém, lỗi tăng lên và các hành động lãng phí có thể được tự động hóa:
- Trung bình, mỗi ngày, nhân viên thực hiện 134 thao tác "sao chép và dán" – điều này cho thấy tần suất nhân viên phải chuyển đổi giữa các ứng dụng sử dụng cùng một dữ liệu để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Nhân viên mắc 845 lỗi gõ phím mỗi ngày hoặc cứ 14 lần gõ phím thì có một lần, điều này cho thấy tiềm năng tự động hóa nhiều quy trình công việc hơn để giảm thiểu các lỗi thủ công.
- Chỉ có 28% thời gian làm việc tích cực được dành cho các ứng dụng có cấu trúc so với phần mềm dạng tự do như bảng tính hoặc ứng dụng xử lý văn bản, điều này cho thấy các ứng dụng có cấu trúc không đủ để tự mình thực hiện công việc.
Sự xao nhãng khỏi công việc chính
Từ sự xao nhãng của thiết bị kỹ thuật số đến các hoạt động không liên quan, có nhiều sự kiện trong ngày khiến người lao động mất tập trung vào các công việc hiệu quả:
- Người lao động kiểm tra email 10 lần một giờ, hoặc sáu phút một lần, trong suốt cả ngày làm việc.
- Nhân viên dành 13% thời gian cho email, trong đó chỉ có 23% dành cho công việc tạo ra giá trị.
- Những người làm việc theo ca dài hơn thường mắc nhiều lỗi hơn 9% so với những người làm việc theo ca ngắn hơn, điều này cho thấy khả năng tập trung của họ sẽ giảm đi trong một ngày làm việc dài.
Cách giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Trong nghiên nghiên cứu của Pegasystems Inc này cũng tiết lộ một số động lực thú vị khác, bao gồm:
- Nhân viên mắc nhiều lỗi nhất vào thứ Ba, với tỷ lệ lỗi trên mỗi nhân viên cao hơn 22% so với thứ Sáu (ngày ít mắc lỗi nhất trong tuần) → Vậy chúng ta có thể giao những việc quan trọng cho nhân viên vào thứ Sáu để nhân viên tránh mắc lỗi hơn.
- Tỷ lệ lỗi cao hơn 50% khi làm việc trong các ứng dụng phi cấu trúc như email (ứng dụng xảy ra nhiều lỗi nhất) → Nên sử dụng các ứng dụng có cấu trúc để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Những người làm nhiều việc cùng lúc giữa 30 ứng dụng trở lên trong một ca làm việc có tỷ lệ lỗi cao hơn 28% so với những người sử dụng ít ứng dụng hơn → Nên sử dụng các ứng dụng có khả năng tích hợp nhiều tính năng ví dụ như SlimCRM, SlimAI,....
Phần mềm tích hợp khiến nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Để giải quyết vấn đề này, việc sử dụng một hệ thống tích hợp như SlimCRM là một giải pháp tối ưu. SlimCRM cung cấp một nền tảng quản lý toàn diện, cho phép nhân viên thực hiện nhiều chức năng khác nhau trên cùng một giao diện. Từ quản lý khách hàng, theo dõi công việc, tài chính đến giao tiếp nội bộ, tất cả đều có thể được thực hiện một cách liền mạch và hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và tăng cường sự tập trung vào công việc chính.
Đăng ký dùng thử SlimCRM miễn phí tại đây
Với SlimCRM, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình bằng cách tích hợp các công cụ AI và dữ liệu vào một hệ thống duy nhất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cần thiết mà không cần phải mở nhiều ứng dụng khác nhau. Hơn nữa, việc tích hợp dữ liệu cũng giúp cải thiện khả năng phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật.
