Mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn thường được kế toán sử dụng khi cần liệt kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ, đối chiếu thông tin bán hàng hoặc xử lý nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai. Tuy nhiên, trong bối cảnh hóa đơn điện tử được quản lý chặt chẽ hơn, doanh nghiệp không nên dùng bảng kê theo thói quen cũ mà cần xác định đúng trường hợp áp dụng, đúng mẫu biểu và đúng mục đích sử dụng.
Trong bài viết này, SlimCRM tổng hợp các mẫu bảng kê thường gặp, hướng dẫn cách lập và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp hạn chế sai sót khi quản lý hóa đơn.
Mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn là gì?
Mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn là bảng tổng hợp thông tin chi tiết liên quan đến hàng hóa, dịch vụ hoặc các hóa đơn cần điều chỉnh, thay thế. Bảng kê thường được lập để người bán, người mua, kế toán hoặc cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra và đối chiếu dữ liệu.
Điểm cần lưu ý là không phải lúc nào bảng kê cũng có thể thay thế nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập và lưu trữ dữ liệu đúng theo quy định hiện hành, đặc biệt khi liên quan đến điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót.
Có thể bạn quan tâm: 8 phần mềm tạo hóa đơn bán hàng dễ dùng và hiệu quả.
Tải mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn
Dưới đây là các mẫu bảng kê doanh nghiệp thường cần sử dụng trong quá trình bán hàng, xuất hóa đơn và đối chiếu dữ liệu:
1. Mẫu bảng kê chi tiết hàng hóa đính kèm hóa đơn
Đây là mẫu bảng kê dùng để liệt kê chi tiết các mặt hàng, dịch vụ đã bán cho khách hàng. Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp cần gửi thêm bảng chi tiết để khách hàng dễ kiểm tra đơn hàng, nghiệm thu, thanh toán hoặc đối chiếu công nợ.
Nội dung mẫu gồm:
- Tên người bán, mã số thuế, địa chỉ.
- Tên người mua, mã số thuế, địa chỉ.
- Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Số hợp đồng, đơn hàng hoặc phiếu xuất kho liên quan.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT.
- Tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký hoặc xác nhận của người lập bảng kê.
2. Mẫu 01/BK-ĐCTT - bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai
Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định Mẫu số 01/BK-ĐCTT là bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai.
Mẫu này được dùng trong trường hợp người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng. Khi đó, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai và đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều giao dịch lặp lại trong tháng với cùng một khách hàng, ví dụ:
- Công ty phân phối xuất nhiều hóa đơn cho một đại lý.
- Doanh nghiệp dịch vụ lập nhiều hóa đơn định kỳ cho cùng khách hàng.
- Đơn vị bán hàng phát hiện sai cùng một loại thông tin trên nhiều hóa đơn trong tháng.
Hướng dẫn cách lập mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn
Để lập mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước đầu tiên là kiểm tra thông tin hóa đơn liên quan. Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên người mua, mã số thuế và giá trị hàng hóa, dịch vụ.
Tiếp theo, điền đầy đủ thông tin người bán và người mua. Đây là phần dễ bị bỏ qua, nhưng lại rất quan trọng khi cần tra cứu hoặc đối chiếu về sau.
Sau đó, liệt kê chi tiết từng dòng hàng hóa, dịch vụ hoặc từng hóa đơn cần điều chỉnh. Với bảng kê hàng hóa, nên ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế. Với bảng kê hóa đơn sai, cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và nội dung sai cần điều chỉnh hoặc thay thế.
Cuối cùng, kiểm tra tổng tiền trên bảng kê. Tổng giá trị hàng hóa, tiền thuế và tiền thanh toán cần khớp với hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng hoặc phiếu xuất kho liên quan. Nếu có chênh lệch, cần rà soát lại trước khi gửi cho khách hàng hoặc lưu hồ sơ.
Lưu ý khi sử dụng bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn
Khi lập bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Không dùng bảng kê để thay thế tùy tiện các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử.
- Nếu dùng Mẫu 01/BK-ĐCTT, cần đảm bảo các hóa đơn sai thuộc cùng một người mua, cùng tháng và cùng nhóm thông tin sai.
- Nếu đã chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nên thống nhất cách xử lý và lưu đầy đủ hồ sơ liên quan.
- Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với hóa đơn, đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc biên bản nghiệm thu.
- Bảng kê nên được lưu cùng hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
- Không nên sử dụng lại mẫu bảng kê theo quy định cũ về hóa đơn giấy nếu giao dịch hiện tại đã áp dụng hóa đơn điện tử.
Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng mỗi ngày, việc lập bảng kê bằng Excel thủ công vẫn có thể dùng trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, nếu dữ liệu bán hàng, kho hàng, hóa đơn và công nợ nằm rải rác ở nhiều file khác nhau, kế toán sẽ mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ phát sinh sai sót.
Quản lý hóa đơn, khách hàng và đơn hàng hiệu quả hơn với SlimCRM
Bảng kê chi tiết chỉ là một phần trong quy trình quản lý hóa đơn. Để hạn chế sai sót từ đầu, doanh nghiệp cần quản lý tốt dữ liệu khách hàng, đơn hàng, báo giá, hợp đồng, hóa đơn và công nợ trên cùng một hệ thống.
SlimCRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ thông tin hàng hóa, khách hàng, lịch sử giao dịch, báo giá, hợp đồng đến hóa đơn và công nợ. Khi dữ liệu được tập trung, đội ngũ bán hàng và kế toán có thể dễ dàng kiểm tra thông tin trước khi xuất hóa đơn, giảm tình trạng sai mã số thuế, sai đơn giá, sai số lượng hoặc nhầm khách hàng.
Ngoài ra, SlimCRM có thể tích hợp với các phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice, iHoadon và M-Invoice, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử thuận tiện hơn trong quy trình bán hàng.
Kết luận
Trên đây là tổng hợp các thông tin cần biết về mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn, bao gồm các mẫu thường dùng, trường hợp áp dụng và cách lập bảng kê đúng. Khi sử dụng, doanh nghiệp nên phân biệt rõ bảng kê dùng để đối chiếu nội bộ, bảng kê hàng hóa bán ra hay bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nội dung bài viết mang tính tham khảo. Khi áp dụng vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc tham khảo ý kiến kế toán, đơn vị tư vấn thuế.
