Với thời kỳ phát triển của kinh doanh hiện nay, thì các mẫu hóa đơn bán lẻ Excel có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp và cửa hàng. Giúp cho họ có thể quản lý giao dịch bán hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Với các tính năng tự động tính toán, bảng này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết sản phẩm, giá cả, số lượng và tổng tiền thành toán tiện lợi, chuyên nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng SlimCRM tìm hiểu và tải ngay mẫu hóa đơn bán lẻ đẹp mắt bằng excel nhé!
Bảng mẫu hóa đơn bán lẻ Excel là gì?
Bảng mẫu hóa đơn bán lẻ Excel là một bảng tính được tạo từ phần mềm Excel, với mục đích ghi nhận và quản lý các giao dịch bán lẻ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Thông thường, bảng hóa đơn này được sử dụng trong các cửa hàng, siêu thị hoặc doanh nghiệp nhỏ để theo dõi các giao dịch hàng ngày. Nó bao gồm các chi tiết về sản phẩm bán ra, số lượng, giá cả và tổng số tiền thanh toán.
Mẫu hóa đơn bán lẻ file Excel thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cửa hàng: Tên cửa hàng, Địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có)
- Thông tin khách hàng (tuỳ chọn): Tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại.
- Thông tin hóa đơn: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, người lập hóa đơn.
- Danh sách sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng tiền: Tổng cộng giá trị hàng hóa, Thuế VAT (nếu có), tổng tiền thanh toán.
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, chuyển khoản, ví điện tử.
- Chữ ký (nếu cần): Chữ ký của người bán, chữ ký của khách hàng.
Mẫu bảng hóa đơn bán lẻ Excel có thể có thiết kế khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một bảng hóa đơn bán lẻ thông thường vẫn phải đảm bảo các yếu tố rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các thông tin cơ bản giúp cho khách hàng có thể hiểu rõ về giá cả của từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Xem thêm: Quản Lý Hóa Đơn: Xây Dựng Quy Trình Và Lựa Chọn Giải Pháp Tối Ưu
Cách làm mẫu hóa đơn bán lẻ bằng Excel
Để giúp việc quản lý bán hàng có thể hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, các doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn sử dụng bảng hóa đơn bán lẻ Excel. Nó không chỉ dễ dàng tùy chỉnh mà còn giúp tự động tính toán, lưu trữ thông tin giao dịch một cách tiện lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo mẫu hóa đơn bán lẻ bằng Excel, giúp bạn tạo được mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
Bước 1: Thiết lập thông tin cửa hàng
Bước này cần nhập thông tin về cửa hàng, bao gồm:
- Tên cửa hàng.
- Địa chỉ cửa hàng.
- Số điện thoại.
- Mã số thuế (nếu có). Bạn cũng có thể thêm logo doanh nghiệp để tăng tính chuyên nghiệp. Để nhập logo, chọn Insert > Pictures, sau đó tải hình ảnh logo của bạn lên.
Bước 2: Thêm thông tin hóa đơn
Bước này cần tạo bảng để ghi chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã mua. Bảng này nên bao gồm các cột sau:
- STT: Số thứ tự của sản phẩm/dịch vụ.
- Tên sản phẩm/dịch vụ: Nhập tên chi tiết của từng mặt hàng.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm khách hàng mua.
- Đơn giá: Giá mỗi sản phẩm.
- Thành tiền: Là kết quả của việc nhân Số lượng với Đơn giá.
Sử dụng công thức tự động tính toán cho cột Thành tiền bằng cách nhập công thức: =Số lượng * Đơn giá.
Bước 3: Tạo bảng sản phẩm/ dịch vụ
Tiếp theo là tạo bảng để ghi chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã mua. Bảng này nên bao gồm các cột sau:
- STT: Số thứ tự của sản phẩm/dịch vụ.
- Tên sản phẩm/dịch vụ: Nhập tên chi tiết của từng mặt hàng.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm khách hàng mua.
- Đơn giá: Giá mỗi sản phẩm.
- Thành tiền: Là kết quả của việc nhân Số lượng với Đơn giá.
Sử dụng công thức tự động tính toán cho cột Thành tiền bằng cách nhập công thức: =Số lượng * Đơn giá.
Bước 4: Tính tổng tiền
- Dưới bảng sản phẩm, thêm một hàng để tính tổng tiền. Sử dụng hàm SUM để tính tổng tất cả các giá trị trong cột Thành tiền:
- Ví dụ: =SUM(F2:F10) (giả sử cột Thành tiền nằm ở cột F từ dòng 2 đến 10). Nếu có tính thuế VAT, bạn có thể thêm một dòng cho thuế và tính toán giá trị VAT dựa trên tổng tiền.
Bước 5: Thêm phương thức thanh toán
Tại trường này, có thể để các phương thức thanh toán như sau:
- Tiền mặt.
- Thẻ ngân hàng.
- Chuyển khoản.
Bước 6: Định dạng và hoàn thiện
Để mẫu hóa đơn trông chuyên nghiệp và dễ đọc, cần định dạng lại theo các bước sau đây:
- Căn chỉnh văn bản: Căn chỉnh cột sao cho dễ nhìn, sử dụng căn trái, giữa hoặc phải phù hợp.
- Định dạng tiền tệ: Định dạng các cột Đơn giá, Thành tiền, và Tổng tiền thành định dạng tiền tệ bằng cách chọn Home > Number Format > Currency.
- Đặt viền cho bảng: Chọn bảng sản phẩm và thêm viền để các hàng và cột dễ phân biệt.
Bước 7: Lưu mẫu hóa đơn
Sau khi hoàn tất, lưu mẫu hóa đơn của bạn để sử dụng cho các giao dịch bán lẻ. Bạn có thể lưu dưới định dạng Excel (.xlsx) để chỉnh sửa sau này hoặc dưới định dạng PDF (.pdf) để in và gửi cho khách hàng.
Ưu điểm và nhược điểm của mẫu hóa đơn bán lẻ Excel
Dưới đây là các mục ưu điểm của hóa đơn bán lẻ Excel:
- Dễ sử dụng và tùy chỉnh: Excel là một công cụ khá quen thuộc, dễ học và sử dụng. Vì thế người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, thuận tiện thay đổi được bố cục, chỉnh sửa thông tin hoặc logo.
- Tiết kiệm chi phí: Excel là một công cụ miễn phí hoặc có chi phí thấp, vì thế doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần mềm quản lý phức tạp hoặc trả phí cho dịch vụ tạo hóa đơn bán lẻ, rất thuận tiện và phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Tính toán tự động: Hỗ trợ các công thức tính toán tự động, Excel có thể giúp xử lý các phép tính về tổng tiền, thuế, chiết khấu... giúp giảm sai sót và tăng độ chính xác hơn tính toán thủ công.
- Linh hoạt trong việc lưu trữ và quản lý: Hóa đơn có thể được lưu lại với nhiều định dạng khác nhau như Excel hoặc PDF. Dễ dàng truy xuất, chỉnh sửa, in ấn khi cần thiết vì vậy quản lý và lưu trữ hóa đơn trở nên hiệu quả hơn.
- Tương thích cao: Excel có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau như (Windows, Mac, Mobile), dễ dàng chia sẻ qua Email hoặc các nền tảng lưu trữ như Google Drive hoặc OneDrive.
Dưới đây là các nhược điểm khi sử dụng bảng hóa đơn bán lẻ bằng Excel:
- Hạn chế về tính tự động hóa: Excel không có khả năng tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống khác vì vậy việc nhập liệu sẽ phải thực hiện một cách thủ công và tốn nhiều thời gian.
- Bảo mật kém: Dữ liệu trong Excel có thể dễ dàng bị thay đổi, chỉnh sửa nếu không được bảo vệ đúng cách. Khi không được đặt mật khẩu hoặc áp dụng biện pháp bảo mật, thì việc truy cập trái phép có thể xảy ra và dẫn tới mất mát dữ liệu.
- Không phù hợp với quy mô lớn: Khi sử dụng cho các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, thì việc quản lý hóa đơn bằng Excel gặp rất nhiều khó khăn, khó kiểm soát và xử lý dữ liệu, dẫn tới quá tải, chậm trễ trong tính toán.
- Dễ xảy ra lỗi nhập liệu: Excel phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công, do đó sai sót nhập liệu là khó tránh khỏi. Điều này có thể dẫn đến các sai lệch trong tính toán tổng tiền, thuế hoặc thông tin khách hàng.
- Hạn chế trong việc báo cáo và phân tích: Excel không cung cấp các tính năng báo cáo tự động theo thời gian thực như các phần mềm quản lý hóa đơn chuyên nghiệp, khiến người dùng mất nhiều thời gian hơn để tạo các báo cáo thống kê, phân tích dữ liệu.
Để khắc phục các hạn chế khi sử dụng mẫu hóa đơn bán lẻ Excel, doanh nghiệp có thể xem xét và chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, cải thiện tính bảo mật, từ đó tăng hiệu suất công việc.
Mẫu hóa đơn bán lẻ file excel
Mẫu hóa đơn bán lẻ file Excel phổ biến. Bạn có thể tham khảo thông tin và tải mẫu hóa đơn bán lẻ về sử dụng:
Tải mẫu hóa đơn bán lẻ Excel tại đây!
Tự tạo bảng hóa đơn bán lẻ excel tại SlimCRM
Thay vì tốn thời gian và công sức để tạo và quản lý hóa đơn bán lẻ bằng Excel, giờ đây bạn có thể tối ưu hóa quy trình này bằng cách sử dụng phần mềm SlimCRM. SlimCRM không chỉ tự động hóa quá trình lập hóa đơn mà còn tích hợp nhiều tính năng quản lý toàn diện, giúp bạn theo dõi doanh thu, quản lý khách hàng và báo cáo nhanh chóng.
Trên hệ thống phần mềm SlimCRM, bạn sẽ có các tiện ích sau:
- Khách hàng: Bạn chỉ cần nhập tên khách hàng, phần mềm sẽ tự động truy xuất thông tin từ hệ thống. Sau đó, chỉ cần click chuột để chọn tên khách hàng phù hợp mà không cần nhập thủ công.
- Phương thức thanh toán: Lựa chọn tài khoản thanh toán của công ty mà hóa đơn này sẽ thanh toán, giúp quy trình thanh toán minh bạch và rõ ràng hơn.
- Người bán: Nhập tên nhân viên bán hàng một cách đơn giản, giúp xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho giao dịch này.
- Chiết khấu: Bạn có thể dễ dàng chọn áp dụng chiết khấu nếu có, hoặc để trống nếu không có chiết khấu cho sản phẩm/dịch vụ này.
- Tự động tạo hóa đơn định kỳ: Nếu sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng sử dụng là định kỳ, bạn có thể chọn "Có" để SlimCRM tự động tạo hóa đơn cho những tháng sau, giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc nhập lại thông tin. Nếu không, bạn chỉ cần chọn "Không".
- Gắn nhãn: Tính năng này cho phép bạn gắn nhãn theo tên sản phẩm hoặc dịch vụ để dễ dàng tìm kiếm hóa đơn trong hệ thống sau này, giúp quản lý hóa đơn trở nên hiệu quả hơn.
- Thêm sản phẩm: Chỉ cần bấm nút dấu "+" để chọn sản phẩm/dịch vụ từ danh sách có sẵn hoặc nhập thủ công sản phẩm/dịch vụ vào ô bên dưới, sau đó nhấn nút "Thêm" để hoàn tất việc nhập.
Với các tính năng thông minh và tự động hóa này, SlimCRM giúp việc tạo và quản lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn, phù hợp với nhu cầu quản lý doanh nghiệp hiện đại.
Trên đây là bài viết Tải mẫu hóa đơn bán lẻ Excel mới nhất, chuyên nghiệp. Hy vọng, bài viết có thể cung cấp cho bạn các mẫu hóa đơn phù hợp nhất. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác nhé
