Phần mềm quản lý hàng hóa đang được nhiều cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ và đơn vị phân phối tìm kiếm để thay thế cách quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel, vốn dễ sai sót khi số lượng sản phẩm và giao dịch tăng lên. Một phần mềm phù hợp giúp bạn kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, hạn chế thất thoát hàng hóa và tiết kiệm thời gian đối chiếu số liệu mỗi cuối kỳ.
Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp các phần mềm quản lý hàng hóa đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng, kèm theo tính năng cần có và tiêu chí lựa chọn phù hợp với quy mô kinh doanh của bạn.
Phần mềm quản lý hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý hàng hóa là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng, giá trị và luồng di chuyển của hàng hóa từ khi nhập kho đến khi xuất bán, thay vì ghi chép thủ công trên sổ sách hoặc bảng tính rời rạc. Phần mềm ghi nhận từng giao dịch nhập, xuất, chuyển kho theo thời gian thực, sau đó tự động cập nhật số lượng tồn và tính toán giá trị hàng hóa dựa trên phương pháp tính giá đã thiết lập.
Khác với việc quản lý bằng Excel, nơi số liệu dễ bị sai lệch khi nhiều người cùng cập nhật, phần mềm quản lý hàng hóa cho phép nhiều bộ phận truy cập cùng một nguồn dữ liệu, giảm thiểu tình trạng chênh lệch giữa sổ sách và thực tế kho.
Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI hiệu quả.
Tính năng cần có của phần mềm quản lý hàng hóa
Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý hàng hóa, bạn nên nắm rõ những tính năng cốt lõi để so sánh giữa các giải pháp trên thị trường. Một phần mềm quản lý hàng hóa đầy đủ thường có các nhóm tính năng sau:
- Quản lý nhập xuất kho, ghi nhận từng phiếu nhập, xuất và chuyển kho nội bộ kèm người phê duyệt.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ, đối chiếu số liệu trên hệ thống với số lượng thực tế tại kho.
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi số lượng xuống dưới mức tối thiểu.
- Quản lý vị trí lưu trữ, giúp xác định nhanh hàng hóa đang nằm ở kho nào hoặc khu vực nào.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu, gồm báo cáo nhập xuất tồn và báo cáo định giá hàng tồn kho.
- Kết nối với các bộ phận khác như bán hàng, mua hàng và kế toán để tránh nhập liệu trùng lặp.
Top 8 phần mềm quản lý hàng hóa hiệu quả
Dưới đây là các phần mềm quản lý hàng hóa phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi phân phối.
1. SlimCRM
SlimCRM có phân hệ Kho hàng nằm trong cùng nền tảng quản trị tổng thể, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa gắn liền với dữ liệu bán hàng và khách hàng thay vì dùng một phần mềm rời rạc. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý hàng hóa, bán hàng và chăm sóc khách hàng trên cùng một hệ thống.
Tính năng nổi bật:
- Nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ và lập phiếu mất và điều chỉnh cho từng kho hàng cụ thể, áp dụng phương pháp xuất kho FIFO
- Cài đặt tồn kho tối thiểu để hệ thống tự cảnh báo khi hàng sắp hết, đồng thời thiết lập quy trình phê duyệt riêng cho từng hoạt động nhập xuất
- Kết nối trực tiếp với phân hệ Mua hàng, từ yêu cầu mua hàng, đơn mua hàng đến hóa đơn đều liên thông dữ liệu về kho mà không cần nhập lại
- Xuất báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo phân tích tồn kho và báo cáo định giá hàng tồn kho bất cứ lúc nào cần đối chiếu
- Quản lý hóa đơn, khách hàng, tài chính, công việc trên cùng 1 phần mềm.
- Có thể tích hợp AI Agent quản lý hàng hóa.
2. KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng và kho phổ biến cho cửa hàng bán lẻ, quán ăn và spa tại Việt Nam, phù hợp với chủ cửa hàng chưa quen dùng phần mềm quản lý.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tồn kho đồng thời trên nhiều chi nhánh, đồng bộ số liệu theo thời gian thực.
- Tạo đơn bán hàng và xuất kho nhanh ngay trên máy bán hàng POS.
- Cảnh báo hàng sắp hết hoặc hàng tồn lâu ngày để chủ động nhập thêm hoặc xả kho.
- Ứng dụng quản lý trên điện thoại, theo dõi tồn kho mọi lúc không cần ngồi máy tính.
3. Sapo
Với những shop bán hàng cùng lúc trên Shopee, TikTok Shop, Facebook và website riêng, câu chuyện đau đầu nhất thường là tồn kho lệch nhau giữa các kênh. Sapo sinh ra để giải quyết đúng bài toán này, giúp một sản phẩm chỉ có một nguồn tồn kho duy nhất dù bán ở đâu.
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ tồn kho tự động giữa website, sàn thương mại điện tử và cửa hàng offline
- Quản lý hàng hóa theo thuộc tính như màu sắc, kích thước, phù hợp với ngành thời trang
- Tự động trừ kho ngay khi có đơn phát sinh từ bất kỳ kênh bán nào
- Báo cáo doanh thu và tồn kho tách riêng theo từng kênh để dễ đánh giá hiệu quả
4. MISA AMIS
MISA AMIS Kho Hàng nằm trong bộ ứng dụng AMIS, phù hợp với doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán MISA và muốn đồng bộ dữ liệu kho trực tiếp với sổ sách tài chính.
Tính năng quản lý hàng hóa:
- Liên kết trực tiếp với phân hệ kế toán, tự động hạch toán khi phát sinh nhập xuất kho.
- Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính và tự động quy đổi giữa các đơn vị.
- Theo dõi giá vốn hàng hóa theo phương pháp tính giá đã thiết lập.
- Báo cáo tồn kho tức thời, đối chiếu trực tiếp với báo cáo tài chính doanh nghiệp.
5. Haravan
Haravan là một trong những phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp với doanh nghiệp bán hàng online có nhiều kênh phân phối.
Tính năng phù hợp:
- Đồng bộ tồn kho theo thời gian thực giữa website bán hàng và các sàn thương mại điện tử.
- Quản lý nhiều kho hàng và phân bổ đơn hàng đến kho gần nhất khi có đơn phát sinh.
- Tích hợp sẵn với các đơn vị vận chuyển để tạo vận đơn ngay sau khi xuất kho.
- Báo cáo hiệu suất bán hàng gắn liền với dữ liệu tồn kho theo từng sản phẩm.
6. Nhanhvn
Nhanhvn là cái tên chúng tôi thường thấy ở các cửa hàng vừa và nhỏ mới bắt đầu chuyển từ sổ sách sang phần mềm, do chi phí hợp lý và thao tác không quá phức tạp để làm quen trong tuần đầu sử dụng.
Các tính năng của phần mềm nhanhvn:
- Quản lý nhập xuất kho và in phiếu kho ngay trên phần mềm.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ với chức năng đối chiếu chênh lệch tự động.
- Quản lý hàng hóa theo nhiều chi nhánh trên cùng một tài khoản.
- Tích hợp bán hàng đa kênh, tự động cập nhật tồn kho khi có đơn mới.
7. ECOUNT
Với các xưởng sản xuất, câu hỏi không chỉ là còn bao nhiêu thành phẩm mà còn là còn bao nhiêu nguyên vật liệu để làm ra thành phẩm tiếp theo. ECOUNT là giải pháp ERP xử lý được bài toán này nhờ theo dõi xuyên suốt từ nguyên vật liệu đến thành phẩm.
Tính năng quản lý hàng hóa:
- Quản lý hàng hóa xuyên suốt từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra.
- Theo dõi định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
- Quản lý kho theo nhiều vị trí lưu trữ chi tiết trong cùng một nhà kho.
- Kết nối dữ liệu kho với phân hệ mua hàng và kế toán trong cùng hệ thống ERP.
8. Zoho Inventory
Với doanh nghiệp có hàng xuất khẩu hoặc kho đặt ở nhiều nước, việc dùng một phần mềm nội địa đôi khi không đủ. Zoho Inventory được nhiều đơn vị xuất khẩu chọn vì khả năng quản lý kho xuyên biên giới và tích hợp sẵn với các sàn quốc tế lớn.
Tính năng của Zoho Inventory:
- Quản lý hàng hóa theo nhiều kho hàng ở nhiều quốc gia khác nhau.
- Tích hợp trực tiếp với các sàn thương mại điện tử quốc tế như Amazon và Shopify.
- Tự động tạo đơn đặt hàng khi tồn kho xuống dưới mức thiết lập.
- Theo dõi lô hàng và hạn sử dụng cho các mặt hàng cần quản lý theo lô.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và ngành nghề khác nhau nên không có một phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp cho tất cả. Khi so sánh các giải pháp, bạn nên cân nhắc những tiêu chí sau.
- Quy mô doanh nghiệp và số lượng kho hàng cần quản lý cùng lúc.
- Ngành nghề kinh doanh, vì doanh nghiệp sản xuất cần theo dõi nguyên vật liệu trong khi bán lẻ cần đồng bộ đa kênh.
- Khả năng tích hợp với phần mềm bán hàng, kế toán hoặc CRM đang sử dụng.
- Chi phí triển khai và chi phí duy trì hàng tháng so với ngân sách thực tế.
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng số lượng kho hoặc mặt hàng trong tương lai.
Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý hàng hóa
Sau khi chọn được phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp, việc triển khai đúng cách cũng quan trọng không kém để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Nhập dữ liệu tồn kho đầu kỳ chính xác trước khi bắt đầu sử dụng, sai số ở bước này sẽ kéo dài sang các kỳ báo cáo sau.
- Phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên theo vai trò xem, thêm, sửa hoặc xóa để tránh chỉnh sửa nhầm số liệu.
- Đào tạo nhân viên kho làm quen với quy trình nhập xuất trên phần mềm trước khi ngừng hẳn cách quản lý cũ.
- Thiết lập cảnh báo tồn kho tối thiểu ngay từ đầu để tránh tình trạng hết hàng đột ngột.
- Đối chiếu số liệu giữa phần mềm và kiểm kê thực tế định kỳ trong ít nhất ba tháng đầu để phát hiện sai lệch sớm.
Trong quá trình tư vấn triển khai cho khách hàng, chúng tôi nhận thấy phần lớn doanh nghiệp gặp khó khăn không phải vì chọn sai phần mềm, mà vì bỏ qua bước nhập tồn kho đầu kỳ chính xác, khiến số liệu báo cáo lệch ngay từ tháng đầu tiên sử dụng.
Kết luận
Phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát và tiết kiệm thời gian đối chiếu số liệu so với cách quản lý thủ công. Hãy chọn giải pháp dựa trên quy mô, ngành nghề và khả năng tích hợp với hệ thống đang dùng thay vì chỉ nhìn vào chi phí. Nếu muốn quản lý hàng hóa cùng dữ liệu bán hàng và khách hàng trên một nền tảng, bạn có thể dùng thử SlimCRM miễn phí tại đây để trải nghiệm phần mềm quản lý hàng hóa ngay hôm nay.
