5 mẫu quản lý kho bằng Excel tinh gọn, chuyên nghiệp dưới đây được SlimCRM tổng hợp từ các nguồn uy tín, giúp bạn giải quyết vấn đề theo dõi, kiểm soát và cải thiện quy trình quản lý kho của doanh nghiệp. Xem hướng dẫn sử dụng và tải miễn phí ngay bạn nhé!
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho hay quản lý kho vật tư là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động và tài sản trong một kho hàng hoặc kho lưu trữ của một doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý kho là tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng tồn kho và luồng hàng hóa trong kho.
Quản lý kho bao gồm nhiều hoạt động như nhập kho, xuất kho, lưu trữ, kiểm kê, đặt hàng, tái tổ chức, và giám sát lưu lượng hàng hóa. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ, cải thiện đáp ứng đơn hàng, và tăng cường hiệu suất hoạt động chung.
Đọc ngay: Review 15 phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp nhiều nhất
Download mẫu quản lý kho bằng excel miễn phí
Dashboard kiểm kê kho bằng excel
File quản lý kho vật tư bằng excel này bao gồm 5 sheet riêng biệt để theo dõi việc sử dụng và thay đổi của hàng tồn kho. Với dashboard này, người dùng có thể dễ dàng truy cập và quản lý thông tin liên quan đến hàng tồn kho của họ một cách hiệu quả và có tổ chức.
Mẫu kiểm soát hàng tồn kho bằng excel
Nếu bạn đang quản lý hàng tồn kho cho một doanh nghiệp bán lẻ hoặc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa doanh thu và năng suất. Dưới đây là mẫu kiểm soát hàng tồn kho giúp bạn xác định thời điểm cần tái lập kho hàng, giảm lượng hàng tồn kho dư thừa, dễ dàng truy cập thông tin nhà cung cấp và xác định vị trí của các mặt hàng trong kho.
Với mẫu kiểm soát hàng tồn kho này, bạn có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho hiện có, nhận thông báo khi lượng hàng còn lại dưới mức tối thiểu, và nắm rõ xu hướng tiêu thụ hàng tồn kho để dự đoán và đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Điều này giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tránh thất thoát tài nguyên và cải thiện hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.
Tải ngay: Mẫu kiểm soát hàng tồn kho bằng excel
Mẫu excel kiểm kê kho thực phẩm
Mẫu này được thiết kế dành riêng cho nhà hàng và kho thực phẩm, giúp bạn quản lý kho theo từng loại sản phẩm khác nhau (rau củ, nguyên liệu, gia vị,...). Bằng cách sắp xếp hàng tồn kho theo loại thực phẩm, bạn có thể nắm rõ tình trạng sẵn có của từng loại cụ thể, giúp hạn chế thất thoát, tránh lãng phí tài nguyên. Ngoài ra, mẫu này cũng cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí hàng tồn kho, giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về tổng chi phí và quản lý tài chính hiệu quả.
Download free mẫu excel kiểm kê kho thực phẩm tại đây!
Mẫu excel theo dõi tài sản
Mẫu theo dõi tài sản miễn phí này giúp bạn quản lý các tài sản kinh doanh như phần cứng máy tính, thiết bị cần bảo trì và các công cụ, dụng cụ.... Đây là hệ thống đơn giản dành cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng cung cấp thông tin chi tiết như số lượng và giá trị của tài sản, ngày bảo hành, thông tin nhà cung cấp, vị trí thực tế và số series…
Mẫu quản lý kho bằng Excel này cho phép bạn dễ dàng theo dõi và tổ chức các tài sản kinh doanh một cách hiệu quả. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu bằng cách xóa các cột không cần thiết hoặc thêm các cột mới để phù hợp với cấu trúc và thông tin chi tiết của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Hướng dẫn tạo file mẫu quản lý kho bằng excel đơn giản
Để sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Mở Microsoft Excel và tạo một trang tính mới.
- Bước 2: Xác định các cột chính của mẫu quản lý kho bằng excel. Các cột thông thường bao gồm:Tên sản phẩm hoặc hàng hóa, mã hàng (nếu có), số lượng tồn kho, giá mua (để tính giá trị tồn kho), ngày nhập kho, ngày xuất kho (nếu áp dụng), vị trí kho (nơi lưu trữ), thông tin nhà cung cấp (tên và liên hệ), ghi chú (nếu có)...
- Bước 3: Nhập các tiêu đề cho các cột vào hàng đầu tiên của bảng.
- Bước 4: Điền thông tin hàng tồn kho vào các dòng bên dưới các tiêu đề. Các cột sẽ chứa thông tin tương ứng của mỗi mặt hàng.
- Bước 5: Định dạng bảng để nó trở nên dễ đọc và trực quan hơn. Bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau như bôi đậm, gạch chân, căn giữa, chọn font, tô màu và tạo đường viền để tăng tính thẩm mỹ của bảng.
- Bước 6: Sử dụng các công cụ tính toán của Excel để tính tổng số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, tổng số lượng nhập/xuất, v.v. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và tính toán dữ liệu của mình.
- Bước 7: Nếu cần, thêm các tính năng bổ sung như lọc dữ liệu, sắp xếp, hay sử dụng các công thức và hàm để tối ưu hóa quy trình quản lý kho của bạn.
- Bước 8: Lưu tập tin mẫu quản lý kho bằng excel với định dạng .xlsx hoặc .xls để bạn có thể sử dụng lại và chỉnh sửa dễ dàng.
Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
Sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí có những ưu và nhược điểm sau đây:
Ưu điểm của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
- Dễ sử dụng: Excel là một ứng dụng phổ biến và quen thuộc, nên nhiều người dùng có thể sử dụng nó một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí: phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí được tích hợp sẵn trong bộ công cụ Office của Microsoft và không yêu cầu phải mua thêm phần mềm quản lý kho riêng biệt, do đó giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu quản lý kho bằng Excel theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và thay đổi bố cục, cột, hàng, v.v., tùy theo yêu cầu.
- Khả năng tính toán: mẫu quản lý kho bằng excel cung cấp nhiều công thức và hàm tính toán, giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp liên quan đến hàng tồn kho một cách nhanh chóng.
- Tích hợp dữ liệu: Excel cho phép nhập khẩu và xuất khẩu dữ liệu dễ dàng từ các nguồn khác nhau, giúp bạn tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và phân tích chúng hiệu quả.
Nhược điểm của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
- Giới hạn quy mô: mẫu quản lý kho bằng excel có giới hạn về số lượng dòng và cột mà nó có thể xử lý, điều này giới hạn quy mô của bảng dữ liệu và có thể gây rối khi bạn quản lý một lượng hàng tồn kho lớn.
- Khó khăn khi mở rộng: Khi doanh nghiệp mở rộng và quy mô tăng lên, việc quản lý hàng tồn kho bằng Excel có thể trở nên phức tạp và không hiệu quả, đòi hỏi phải tạo ra nhiều bảng tính mới.
- Dễ sai sót: Mẫu quản lý kho bằng Excel phụ thuộc vào sự nhập liệu thủ công, dễ gây ra sai sót nếu không cẩn thận. Việc gõ sai dữ liệu có thể làm sai lệch thông tin và ảnh hưởng đến quy trình quản lý tồn kho.
- Không tự động: Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí không cung cấp tính năng tự động hóa, do đó, bạn cần phải thực hiện nhiều công việc thủ công, dễ tốn thời gian và công sức.
- Khó khăn trong chia sẻ dữ liệu: Excel có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu đồng thời và làm việc đồng thuận trong thời gian thực với nhiều người dùng.
Tóm lại, Excel là một công cụ tiện ích và linh hoạt để quản lý tồn kho cho các doanh nghiệp nhỏ và quy mô vừa. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô mở rộng, việc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như SlimCRM sẽ giúp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho một cách hiệu quả hơn.
SlimCRM - giải pháp quản lý kho tinh gọn, đơn giản cho doanh nghiệp
Dừng việc phải đối mặt với giới hạn về quy mô, sự phức tạp khi mở rộng, và nguy cơ sai sót thủ công của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí. SlimCRM là giải pháp quản lý kho tiên tiến được tạo ra để giải quyết những khó khăn này một cách hiệu quả. Một số tính năng chính của SlimCRM trong quản lý tồn kho:
- Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: SlimCRM cho phép bạn theo dõi số lượng, giá trị và trạng thái của hàng tồn kho. Từ đó, đội ngũ sales có thể biết được số lượng còn lại, tổng giá trị tồn kho và những sản phẩm gần hết hàng.
- Nhập kho và xuất kho: Tính năng này giúp bạn ghi nhận việc nhập hàng và xuất hàng. Bạn có thể cập nhật số lượng, ngày nhập, ngày xuất, vị trí lưu trữ, và thông tin khác liên quan đến quá trình giao nhận.
- Báo cáo xuất nhập kho: Tính năng này cho phép bạn theo dõi lịch sử xuất nhập kho của từng sản phẩm. Bạn có thể xem thông tin về ngày nhập, ngày xuất, số lượng, vị trí lưu trữ và các chi tiết liên quan khác.
Chuyển đổi sang SlimCRM để trải nghiệm khả năng tự động hóa quy trình quản lý kho, theo dõi hàng tồn kho chính xác hơn, và đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu thống kê và phân tích.
Trải nghiệm ngay tính năng quản lý kho vật tư, tài sản miễn phí cùng SlimCRM tại đây!
Hy vọng rằng, các mẫu quản lý kho bằng excel ở trên hữu ích với doanh nghiệp của bạn. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những tài nguyên mới nhất về quản lý bạn nhé!
