Khi số lượng hàng hóa, đơn hàng và vị trí lưu trữ tăng lên, việc quản lý kho bằng cách thủ công rất dễ dẫn đến lệch tồn, khó tìm hàng và chậm xử lý đơn. Vấn đề càng rõ khi doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều kho hoặc cần kiểm soát lô hàng theo thời gian thực. Đây là lúc phần mềm WMS trở thành một lựa chọn thiết yếu cho doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu phần mềm WMS là gì, những tính năng cần có, tiêu chí lựa chọn và tham khảo các giải pháp quản lý kho phù hợp với từng nhu cầu vận hành.
Phần mềm WMS là gì?
Phần mềm WMS (Warehouse Management System) là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động trong kho, từ tiếp nhận hàng, sắp xếp vị trí lưu trữ, theo dõi tồn kho đến lấy hàng, đóng gói và xuất kho.
Khác với công cụ chỉ ghi nhận nhập xuất tồn, WMS giúp doanh nghiệp biết hàng đang ở đâu, số lượng còn bao nhiêu và trạng thái xử lý hiện tại. Nhu cầu này thể hiện rõ trong Nghiên cứu của Zebra Technologies: 82% nhân viên kho và 76% người ra quyết định cho biết họ cần công cụ quản lý tồn kho tốt hơn để nâng độ chính xác và xác định khả năng sẵn có của hàng hóa.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho WMS
Một phần mềm quản lý kho (WMS) cần hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa xuyên suốt từ lúc nhập kho đến khi xuất kho. Tùy vào quy mô và mô hình vận hành, mức độ chuyên sâu của từng hệ thống có thể khác nhau, nhưng các tính năng cốt lõi thường bao gồm như sau:
- Quản lý nhập kho và sắp xếp vị trí lưu trữ: WMS ghi nhận thông tin hàng khi nhập kho như mã hàng, số lượng, lô, hạn sử dụng hoặc nhà cung cấp. Sau đó, hệ thống hỗ trợ xác định vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên đặc điểm hàng hóa và cấu trúc kho.
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: theo dõi tồn kho theo từng vị trí, khu vực, lô hàng hoặc trạng thái. Khi phát sinh nhập, xuất hoặc điều chuyển, dữ liệu được cập nhật vào hệ thống để người quản lý có thể kiểm tra lượng hàng khả dụng tại từng thời điểm.
- Quản lý lấy hàng, đóng gói và xuất kho: Khi có đơn hàng, hệ thống có thể xác định vị trí sản phẩm và hỗ trợ nhân viên thực hiện quá trình lấy hàng theo quy trình đã thiết lập. Sau khi hàng được lấy, WMS tiếp tục ghi nhận các bước đóng gói, kiểm tra và xuất kho.
- Ứng dụng mã vạch, QR Code và RFID: Phần mềm WMS có thể kết nối với các thiết bị quét để ghi nhận hàng hóa nhanh hơn thay vì nhập dữ liệu thủ công. Nhân viên có thể quét mã khi nhận hàng, di chuyển hàng, kiểm kê hoặc xuất kho để hệ thống xác nhận đúng sản phẩm và vị trí.
- Kiểm kê và điều chuyển hàng hóa: WMS hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra số lượng tồn thực tế và đối chiếu với dữ liệu đang ghi nhận trên hệ thống.
- Báo cáo và cảnh báo tồn kho: Dữ liệu được thu thập trong quá trình vận hành có thể được tổng hợp thành các báo cáo về tồn kho, nhập xuất, tốc độ luân chuyển hàng hoặc tình trạng sử dụng không gian kho.
Nếu bạn muốn quản trị tổng thể thì có thể tham khảo 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI này.
Top 8 phần mềm WMS phổ biến hiện nay
Thị trường hiện có cả phần mềm WMS chuyên dụng cho kho phức tạp và các giải pháp quản lý kho tích hợp trong ERP hoặc phần mềm bán hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên quy mô kho, nghiệp vụ cần quản lý và khả năng tích hợp với hệ thống hiện có.
1. Phần mềm quản lý kho 3S WMS
3S WMS là giải pháp quản lý kho do ITG Technology phát triển, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, phân phối và logistics cần kiểm soát sâu các nghiệp vụ nhập kho, lưu trữ, kiểm kê và xuất kho. Hệ thống hỗ trợ quản lý hàng hóa theo vị trí, lô, hạn sử dụng và có khả năng kết nối với các thiết bị nhận diện trong kho.
Tính năng:
- Quản lý nhập kho, xuất kho, kiểm kê và điều chuyển hàng hóa giữa các vị trí.
- Quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng và các nguyên tắc luân chuyển như FIFO.
- Hỗ trợ nghiệp vụ Put Away để xác định vị trí lưu trữ và Picking để hướng dẫn lấy hàng.
- Kết nối QR Code, Barcode và RFID nhằm giảm thao tác nhập liệu thủ công.
- Theo dõi hàng hóa theo thùng, pallet và từng khu vực lưu trữ.
- Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu kho với các hệ thống quản trị khác của doanh nghiệp.
Hạn chế:
- Hệ thống hướng đến quản lý kho chuyên sâu nên có thể vượt quá nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ chỉ cần theo dõi nhập xuất tồn.
- Doanh nghiệp có thể cần đầu tư thêm thiết bị kho và thời gian chuẩn hóa quy trình trước khi triển khai.
2. Phần mềm WMSX
WMSX là hệ thống quản lý kho của VTI Solutions, hướng đến các doanh nghiệp muốn số hóa hoạt động kho và kết nối dữ liệu kho với sản xuất. Giải pháp phù hợp hơn với nhà máy, doanh nghiệp sản xuất hoặc hệ thống có nhiều nguyên vật liệu và thành phẩm cần theo dõi xuyên suốt.
Chức năng chính:
- Quản lý nhập kho, xuất kho, tồn kho và kiểm kê hàng hóa.
- Theo dõi vị trí và trạng thái hàng trong quá trình lưu trữ.
- Hỗ trợ QR Code, Barcode, RFID và thiết bị PDA trong vận hành kho.
- Kết nối dữ liệu kho với hệ thống MES phục vụ quản lý sản xuất.
- Hỗ trợ quản lý luồng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
- Có khả năng tích hợp với ERP và các hệ thống quản trị khác.
Điểm cần lưu ý:
- Phù hợp hơn với môi trường sản xuất và nhà máy nên doanh nghiệp thương mại nhỏ có thể không khai thác hết chức năng.
- Quá trình tích hợp với hệ thống sản xuất hiện có có thể cần khảo sát và tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp.
3. Phần mềm SlimCRM kho hàng
SlimCRM không phải phần mềm WMS chuyên dụng mà là nền tảng quản trị doanh nghiệp có phân hệ Kho hàng. Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp SME muốn quản lý kho cùng hoạt động bán hàng, mua hàng và khách hàng trên một hệ thống thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ.
Khả năng nổi bật:
- Theo dõi số lượng tồn kho và tình trạng hàng hóa.
- Quản lý phiếu nhập kho, xuất kho và chuyển kho nội bộ.
- Theo dõi báo cáo nhập xuất tồn theo từng giai đoạn.
- Thiết lập mức tồn kho tối thiểu để hỗ trợ cảnh báo khi số lượng hàng xuống thấp.
- Hỗ trợ quản lý hàng theo phương pháp FIFO.
- Liên kết dữ liệu kho với mua hàng, bán hàng, sản phẩm và thông tin khách hàng trong cùng hệ thống quản trị.
Điểm cần cân nhắc:
- Không phải WMS chuyên dụng nên chưa phù hợp với kho cần điều phối RFID quy mô lớn, robot kho hoặc các luồng picking phức tạp.
- Phù hợp hơn với SME có nhu cầu quản lý nhập xuất tồn và vận hành kinh doanh tích hợp thay vì trung tâm phân phối quy mô lớn.
4. SAP EWM
SAP Extended Warehouse Management, hay SAP EWM, là giải pháp quản lý kho hướng đến doanh nghiệp lớn, nhà máy và trung tâm phân phối có lượng giao dịch cao. Hệ thống phù hợp với các tổ chức cần kiểm soát chi tiết luồng hàng và kết nối hoạt động kho với chuỗi cung ứng.
Tính năng:
- Quản lý quá trình nhận hàng, lưu kho, lấy hàng và xuất hàng.
- Theo dõi vị trí lưu trữ và luồng dịch chuyển hàng hóa trong kho.
- Hỗ trợ các quy trình picking và replenishment phức tạp.
- Quản lý khối lượng giao dịch lớn tại trung tâm phân phối.
- Hỗ trợ tự động hóa và kết nối thiết bị vận hành kho.
- Tích hợp với hệ sinh thái SAP và các hoạt động chuỗi cung ứng.
Hạn chế:
- Chi phí và nguồn lực triển khai thường lớn hơn các giải pháp quản lý kho dành cho SME.
- Doanh nghiệp cần đội ngũ triển khai, đào tạo và vận hành có năng lực phù hợp với mức độ phức tạp của hệ thống.
5. Hệ thống Odoo Inventory
Odoo Inventory là ứng dụng quản lý kho nằm trong hệ sinh thái Odoo ERP. Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý kho đồng thời kết nối dữ liệu với bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán và thương mại điện tử trên cùng nền tảng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý nhiều kho và nhiều vị trí lưu trữ trong từng kho.
- Theo dõi tồn kho và các lần dịch chuyển hàng hóa.
- Quản lý nhập hàng, xuất hàng và điều chuyển nội bộ.
- Hỗ trợ barcode để ghi nhận nghiệp vụ kho nhanh hơn.
- Có thể thiết lập quy trình nhập xuất theo nhiều bước.
- Kết nối trực tiếp với các phân hệ Sales, Purchase, Manufacturing và Accounting của Odoo.
Hạn chế sử dụng:
- Hệ thống có khả năng tùy chỉnh rộng nên doanh nghiệp cần xác định quy trình rõ ràng trước khi triển khai.
- Việc tích hợp nhiều module hoặc tùy chỉnh nghiệp vụ phức tạp có thể cần đội ngũ kỹ thuật hoặc đối tác triển khai.
6. Giải pháp Oracle Warehouse Management
Oracle Warehouse Management là giải pháp quản lý kho trên nền tảng cloud thuộc hệ sinh thái Oracle Supply Chain Management. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp, nhiều trung tâm phân phối hoặc cần quản lý fulfillment trên quy mô lớn.
Các chức năng hỗ trợ:
- Quản lý nhập kho, tồn kho, lấy hàng, đóng gói và xuất kho.
- Theo dõi tồn kho và khả năng sẵn có của hàng hóa.
- Hỗ trợ tối ưu quá trình picking và fulfillment.
- Quản lý hoạt động kho trên nền tảng cloud.
- Hỗ trợ mô hình phân phối và bán hàng đa kênh.
- Kết nối dữ liệu với các giải pháp khác trong hệ sinh thái Oracle SCM.
Yếu tố cần xem xét:
- Phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô và chuỗi cung ứng tương đối lớn.
- Doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn về phạm vi triển khai, chi phí và nguồn lực quản trị hệ thống.
7. AMIS Kho hàng
AMIS Kho hàng là giải pháp quản lý kho thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, phù hợp với doanh nghiệp Việt cần chuyển từ Excel hoặc sổ sách sang quản lý kho tập trung. Phần mềm tập trung vào các nghiệp vụ nhập xuất tồn, kiểm kê và báo cáo thay vì quản lý kho chuyên sâu như các hệ thống WMS dành cho nhà máy hoặc trung tâm phân phối lớn.
Các chức năng hỗ trợ:
- Lập và quản lý các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho.
- Theo dõi tồn kho và biến động hàng hóa.
- Quản lý điều chuyển hàng giữa các kho.
- Hỗ trợ kiểm kê và đối chiếu dữ liệu tồn kho.
- Cung cấp báo cáo phục vụ theo dõi hoạt động kho.
- Có lợi thế khi doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp khác trong hệ sinh thái MISA.
Hạn chế:
- Không hướng đến các nghiệp vụ WMS chuyên sâu như wave picking, điều phối robot kho hoặc tự động hóa trung tâm phân phối.
- Phù hợp hơn với doanh nghiệp cần quản lý kho gắn với các nghiệp vụ quản trị và kế toán phổ biến.
8. KiotViet
KiotViet là giải pháp quản lý bán hàng có chức năng quản lý kho, phù hợp với cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng và doanh nghiệp cần theo dõi tồn kho gắn trực tiếp với giao dịch bán hàng. Đây không phải WMS chuyên dụng nhưng có thể đáp ứng tốt nhu cầu quản lý hàng hóa ở mô hình bán lẻ.
Khả năng đáp ứng:
- Theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn kho.
- Quản lý hàng hóa theo mã, nhóm, thuộc tính và nhiều đơn vị tính.
- Hỗ trợ kiểm kho và điều chỉnh tồn khi có chênh lệch.
- Kết nối trực tiếp dữ liệu kho với giao dịch bán hàng tại POS.
- Hỗ trợ quản lý hàng hóa tại nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh.
- Giúp chủ cửa hàng theo dõi tồn kho trong quá trình kinh doanh hằng ngày.
Yếu tố cần xem xét:
- Không phù hợp với nhà máy hoặc trung tâm phân phối cần quản lý vị trí kho và quy trình picking chuyên sâu.
- Các doanh nghiệp cần WMS tích hợp tự động hóa, RFID hoặc hệ thống sản xuất sẽ cần giải pháp chuyên biệt hơn.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm WMS phù hợp
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống WMS có cấu hình giống nhau. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên đối chiếu phần mềm với quy mô kho, mức độ phức tạp của nghiệp vụ và hệ thống đang sử dụng để tránh đầu tư dư tính năng hoặc khó triển khai.
Dưới đây là một số tiêu chí nên cân nhắc trước khi lựa chọn:
- Phù hợp với nghiệp vụ kho thực tế: Doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng SKU, số kho, số vị trí lưu trữ, lượng đơn xử lý mỗi ngày và yêu cầu quản lý theo lô, serial hoặc hạn sử dụng. Nếu kho chỉ cần theo dõi nhập xuất tồn cơ bản, một phần mềm quản lý kho tích hợp có thể đã đủ. Ngược lại, kho có nhiều vị trí, yêu cầu FIFO, FEFO, picking hoặc quản lý theo pallet sẽ cần WMS chuyên sâu hơn.
- Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có: Phần mềm WMS nên có khả năng kết nối với những hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng như ERP, CRM, phần mềm kế toán, POS, MES hoặc nền tảng thương mại điện tử. Khả năng tích hợp tốt giúp dữ liệu đơn hàng, tồn kho và vận hành được đồng bộ, đồng thời hạn chế việc nhân viên phải nhập lại dữ liệu trên nhiều phần mềm.
- Khả năng kết nối thiết bị kho: Với kho có mức độ tự động hóa cao, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng kết nối của WMS với máy quét Barcode, QR Code, RFID, PDA, máy in tem hoặc thiết bị tự động trong kho. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng các thiết bị này, vẫn nên xem xét khả năng mở rộng để tránh bị giới hạn khi quy mô kho phát triển.
- Tổng chi phí triển khai: Chi phí của phần mềm WMS không chỉ nằm ở phí bản quyền. Doanh nghiệp cần tính thêm chi phí khảo sát, cấu hình, tùy chỉnh, tích hợp hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, mua thiết bị và đào tạo nhân viên. Việc tính tổng chi phí ngay từ đầu sẽ giúp so sánh các giải pháp chính xác hơn thay vì chỉ nhìn vào mức giá niêm yết.
- Năng lực triển khai của nhà cung cấp: Một WMS có nhiều chức năng vẫn có thể không hiệu quả nếu quy trình triển khai không phù hợp. Doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp có khả năng khảo sát hiện trạng kho, tư vấn quy trình, hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu, đào tạo người dùng và xử lý vấn đề sau khi hệ thống đi vào vận hành.
Kết luận
Lựa chọn phần mềm WMS phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác hơn, chuẩn hóa quy trình nhập xuất và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên dựa trên quy mô kho, mức độ phức tạp của nghiệp vụ, khả năng tích hợp và chi phí triển khai để chọn giải pháp phù hợp.
Một hệ thống phù hợp không nhất thiết phải có nhiều tính năng nhất, mà cần đáp ứng đúng nhu cầu vận hành hiện tại và có khả năng mở rộng khi quy mô kho tăng lên. Đây là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp khai thác hiệu quả phần mềm WMS trong dài hạn.
