Nếu bạn từng ngồi cộng tay từng loại nguyên liệu mỗi lần cần chốt giá thành, rồi mới phát hiện kho đã hao hơn con số trên giấy từ lúc nào không hay, thì một bảng định mức nguyên vật liệu đúng chuẩn sẽ giúp bạn kiểm soát phần việc này. Bài viết cung cấp file excel bảng định mức nguyên vật liệu có sẵn công thức tính hao hụt và giá vốn, dùng được cho cả xưởng sản xuất lẫn nhà hàng, quán cafe. SlimCRM sẽ hướng dẫn bạn công thức, cách lập từng bước và cách điền các cột trong file.
Bảng định mức nguyên vật liệu và công thức tính
Bảng định mức nguyên vật liệu cho biết để làm ra một đơn vị sản phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu, gồm cả phần hao hụt cho phép. Đây là căn cứ để tính giá thành, lập kế hoạch mua hàng và phát hiện thất thoát khi lượng dùng thực tế vượt định mức.
Công thức tính gồm hai bước:
- Định mức thực tế bằng lượng cần thiết nhân với 1 cộng tỷ lệ hao hụt
- Chi phí nguyên vật liệu bằng định mức thực tế nhân với đơn giá
Ví dụ, để làm 1 hộp bánh quy:
Nguyên liệu | Lượng cần thiết | Hao hụt | Định mức thực tế | Đơn giá | Thành tiền |
Bột mì | 0,40 kg | 5% | 0,42 kg | 25.000 đồng/kg | 10.500 đồng |
Bơ | 0,10 kg | 10% | 0,11 kg | 180.000 đồng/kg | 19.800 đồng |
Đường | 0,10 kg | 10% | 0,11 kg | 22.000 đồng/kg | 2.420 đồng |
Tổng chi phí nguyên vật liệu cho 1 hộp là 32.720 đồng. Đây là số liệu minh họa, bạn thay bằng số liệu thực tế của mình.
Tải file excel bảng định mức nguyên vật liệu
Dưới đây là hai mẫu bảng định mức nguyên vật liệu có sẵn công thức, bạn chọn theo ngành nghề của mình.
1. File excel định mức nguyên vật liệu cho sản xuất
File gồm 3 sheet: Danh mục nguyên vật liệu, Danh mục thành phẩm và Bảng định mức. Bảng định mức có các cột STT, mã thành phẩm, mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, lượng cần thiết, tỷ lệ hao hụt, định mức thực tế, đơn giá và thành tiền. Cuối bảng tự cộng tổng giá vốn nguyên vật liệu của từng thành phẩm.
2. File định lượng nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe
File dùng để quy đổi mỗi món bán ra thành lượng nguyên liệu tiêu hao. File gồm danh mục nguyên liệu, danh mục món, bảng định lượng từng món và bảng giá vốn kèm tỷ lệ giá vốn trên giá bán.
Tải file định lượng nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe tại đây.
Hướng dẫn lập bảng định mức nguyên vật liệu trên Excel
Làm theo năm bước dưới đây là bạn sẽ có ngay bảng định mức đầu tiên của mình.
Bước 1: Liệt kê thành phẩm và nguyên vật liệu
Mở sheet danh mục, ghi toàn bộ nguyên vật liệu và thành phẩm kèm mã riêng và đơn vị tính. Hãy thống nhất mã ngay từ đầu, vì bảng định mức sẽ tra cứu theo mã chứ không theo tên.
Bước 2: Làm thử và ghi lại lượng dùng thực tế
Chạy sản xuất thử một mẻ nhỏ, cân đo từng nguyên liệu đã dùng cho mỗi đơn vị sản phẩm. Con số đo thực tế đáng tin hơn con số ước lượng theo công thức pha chế trên giấy.
Bước 3: Xác định tỷ lệ hao hụt cho phép
Đối chiếu lượng nguyên liệu đưa vào với lượng thực sự nằm trong thành phẩm để tính ra phần hao hụt. Mỗi ngành có mức hao hụt khác nhau, nên hãy lấy từ chính số liệu của bạn thay vì áp một tỷ lệ chung.
Bước 4: Nhập định mức và đơn giá vào file
Điền lượng cần thiết, tỷ lệ hao hụt và đơn giá vào bảng định mức. Cột định mức thực tế và thành tiền sẽ tự tính, bạn không nên sửa trực tiếp vào các ô này.
Bước 5: Rà soát và duyệt
Nhờ bộ phận sản xuất hoặc bếp trưởng kiểm tra lại, rồi trình người có thẩm quyền duyệt trước khi áp dụng. Sau đó, bạn có thể xem thêm mẫu quản lý nhập xuất tồn kho bằng Excel để đối chiếu định mức với lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế mỗi tháng.
Lưu ý khi dùng file định mức nguyên vật liệu
Vài lưu ý nhỏ dưới đây giúp file hoạt động ổn định và số liệu luôn đáng tin:
- Không xóa hoặc chèn cột trong vùng có công thức, nếu cần thêm dòng hãy sao chép dòng mẫu
- Giữ mã nguyên vật liệu và mã thành phẩm nhất quán giữa các sheet
- Cập nhật đơn giá mỗi khi giá nhập thay đổi để giá vốn không bị lệch
- Lưu một bản gốc trước khi chỉnh sửa
- Đối chiếu định mức với lượng tiêu hao thực tế định kỳ để phát hiện thất thoát sớm
Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu thực tế với SlimCRM
Bảng định mức cho bạn biết lẽ ra cần dùng bao nhiêu nguyên vật liệu. Còn thực tế đã nhập, đã xuất và còn lại bao nhiêu thì cần một nơi theo dõi riêng, nếu không chênh lệch giữa định mức và kho sẽ chỉ lộ ra khi kiểm kho cuối tháng.
Phân hệ Kho hàng của SlimCRM giúp bạn làm việc này:
- Nhập kho, xuất kho theo từng kho, hệ thống cảnh báo và không cho lưu phiếu khi số lượng xuất vượt quá tồn
- Cài tồn kho tối thiểu để biết nguyên vật liệu nào sắp hết
- Lập phiếu mất và điều chỉnh sau kiểm kho để số lượng trên phần mềm luôn khớp thực tế
- Xuất báo cáo nhập xuất tồn và báo cáo định giá hàng tồn kho để đối chiếu với định mức trong file Excel
Danh sách sản phẩm và tồn kho đầu kỳ cũng có thể nhập hàng loạt bằng file Excel mẫu, nên bạn không phải nhập lại từng dòng khi chuyển từ Excel sang phần mềm.
Bạn có thể dùng thử SlimCRM miễn phí để xem cách các tính năng này hoạt động với dữ liệu của mình.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn lập bảng định mức nguyên vật liệu kèm hai mẫu file excel bảng định mức nguyên vật liệu có sẵn công thức, giúp bạn tính giá vốn nhanh và phát hiện thất thoát sớm hơn. Bạn chỉ cần nhập số liệu thực tế, phần còn lại file sẽ tự tính.
Bảng định mức cho biết lẽ ra cần dùng bao nhiêu, còn nhập, xuất và tồn thực tế bao nhiêu thì cần theo dõi ở kho. Nếu muốn làm việc đó trên phần mềm, bạn có thể tìm hiểu phân hệ Kho hàng của SlimCRM với nhập kho, xuất kho, cảnh báo tồn kho tối thiểu và báo cáo nhập xuất tồn, hoặc xem danh sách phần mềm quản lý hàng hóa phổ biến để so sánh các lựa chọn.
