Quản lý phòng khám là một công việc đòi hỏi sự chính xác và tổ chức, nhưng không phải ai cũng biết cách làm hiệu quả. Với file Excel quản lý phòng khám, bạn có thể dễ dàng theo dõi lịch hẹn, thông tin bệnh nhân, chi phí, và nhiều hạng mục khác chỉ trong vài cú nhấp chuột. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp các mẫu file Excel miễn phí để bạn áp dụng hiệu quả.
File Excel quản lý phòng khám là gì?
File Excel quản lý phòng khám là một bảng tính được thiết kế trên Microsoft Excel, giúp các phòng khám, bác sĩ, hoặc nhân viên y tế theo dõi và quản lý công việc hàng ngày. File này có thể bao gồm các sheet để ghi lại thông tin bệnh nhân, lịch hẹn, chi phí khám chữa bệnh, tồn kho thuốc, hoặc doanh thu của phòng khám.
Lợi ích sử dụng file Excel quản lý phòng khám
Quản lý phòng khám không chỉ là ghi chép thông tin mà còn là cách để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là lợi ích khi quản lý phòng khám bằng Excel:
- Tổ chức thông tin: Giúp bạn lưu trữ dữ liệu bệnh nhân, lịch hẹn và chi phí một cách hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì ghi tay hoặc dùng nhiều phần mềm khác nhau, bạn chỉ cần nhập dữ liệu vào Excel và để nó tự tính toán.
- Giảm sai sót: Công thức tự động trong Excel giúp hạn chế lỗi khi tính toán doanh thu hoặc kiểm kê thuốc.
- Miễn phí và dễ dùng: Excel là công cụ quen thuộc, không cần chi phí cao như phần mềm chuyên dụng.
Dùng file Excel quản lý phòng khám không chỉ giúp công việc trơn tru mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với bệnh nhân.
Nội dung File excel quản lý phòng khám
Một file Excel quản lý phòng khám thường bao gồm các bảng dữ liệu quan trọng giúp bác sĩ, nhân viên y tế theo dõi và quản lý công việc hiệu quả. Dưới đây là các nội dung chính mà một file Excel quản lý phòng khám nên có:
- Danh sách bệnh nhân: Họ tên, mã bệnh nhân, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, tình trạng sức khỏe. Ví dụ: Nguyễn Văn A, mã BN001, 30 tuổi,viêm họng.
- Thông tin lịch hẹn: Ngày hẹn, giờ hẹn, tên bệnh nhân, bác sĩ phụ trách, loại khám (tổng quát/chuyên khoa). Ví dụ: 15/10/2025, 9:00 sáng, Nguyễn Văn A, bác sĩ Minh, khám tổng quát.
- Lịch sử khám chữa bệnh: Ngày khám, chẩn đoán, phương pháp điều trị, chi phí, ghi chú. Ví dụ: 15/10/2025, viêm họng, kê đơn thuốc, 500.000 VNĐ, tái khám sau 5 ngày.
- Tình trạng bệnh nhân: Đã khám/đang chờ/tái khám, lý do (nếu chưa khám), kế hoạch điều trị tiếp theo. Ví dụ: Nguyễn Văn A, đã khám, ổn định, tái khám ngày 20/10/2025.
- Quản lý tồn kho thuốc: Tên thuốc, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn kho, ngày hết hạn. Ví dụ: Paracetamol, nhập 100 viên, xuất 30 viên, còn 70 viên, hết hạn 12/2025.
- Kế hoạch khám định kỳ: Ngày khám tiếp theo, nội dung kiểm tra (huyết áp, xét nghiệm), bác sĩ thực hiện. Ví dụ: 20/10/2025, kiểm tra huyết áp, bác sĩ Minh.
Tải file Excel quản lý phòng khám miễn phí
1. Mẫu file Excel quản lý phòng khám tổng thể
Mẫu file Excel quản lý phòng khám tổng thể là giải pháp toàn diện giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của phòng khám trong một file duy nhất. File này bao gồm các sheet như chi phí, doanh thu, lợi nhuận,...
Tải xuống file Excel quản lý phòng khám tổng thể tại đây.
2. Mẫu biên lai phòng khám bằng Excel
Mẫu biên lai phòng khám bằng Excel là một công cụ hữu ích giúp bạn tạo và quản lý biên lai thanh toán một cách nhanh chóng. File này bao gồm các cột như ngày thanh toán, tên bệnh nhân, nội dung khám chữa (khám bệnh, mua thuốc), số tiền, và chữ ký xác nhận.
Tải xuống mẫu biên lai phòng khám bằng Excel tại đây.
3. Mẫu file Excel quản lý thông tin bệnh nhân
Mẫu file Excel quản lý thông tin bệnh nhân bao gồm các cột như họ tên, mã bệnh nhân, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, và lịch sử bệnh lý. Ví dụ, bạn có thể ghi thông tin bệnh nhân Nguyễn Thị B, mã BN002, 45 tuổi, huyết áp cao, tái khám ngày 20/10/2025. Sử dụng mẫu này trong file Excel quản lý phòng khám giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo không bỏ sót dữ liệu quan trọng.
Download Mẫu file Excel quản lý thông tin bệnh nhân tại đây.
4. Mẫu đơn thuốc phòng khám
Mẫu đơn thuốc phòng khám là tài liệu giúp bác sĩ ghi lại thông tin kê đơn cho bệnh nhân một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Mẫu đơn thuốc không chỉ hỗ trợ bệnh nhân dùng thuốc đúng cách mà còn giúp phòng khám lưu trữ thông tin kê đơn dễ dàng.
5. Mẫu biểu đồ Gantt y tế bằng Excel
Mẫu biểu đồ Gantt y tế là công cụ trực quan giúp phòng khám lập kế hoạch và theo dõi tiến độ các hoạt động y tế, như lịch khám, lịch bảo trì thiết bị, hoặc chiến dịch tiêm chủng. Biểu đồ này hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian, ví dụ: từ ngày 15/10/2025 đến 20/10/2025, bảo trì máy đo huyết áp, do kỹ thuật viên A thực hiện.
6. Mẫu kiểm kê thiết bị phòng khám
Mẫu kiểm kê thiết bị phòng khám là tài liệu tiện lợi giúp bạn theo dõi và quản lý các thiết bị y tế trong phòng khám một cách chuyên nghiệp. Mẫu này bao gồm các mục như tên thiết bị, mã số, số lượng, tình trạng (hoạt động/hỏng).
Sử dụng các mẫu file Excel quản lý phòng khám này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc chuyên nghiệp hơn.
Những lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý phòng khám
Để quản lý phòng khám hiệu quả với file Excel, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Sao lưu thường xuyên: Lưu file trên máy và cả Google Drive để tránh mất dữ liệu.
- Nhập dữ liệu chính xác: Một lỗi nhỏ (như sai số điện thoại bệnh nhân) có thể gây nhầm lẫn lớn.
- Cập nhật hàng ngày: Đảm bảo thông tin (lịch hẹn, tồn kho) luôn mới nhất.
- Bảo mật thông tin: Đặt mật khẩu cho file để bảo vệ dữ liệu bệnh nhân.
- Kết hợp phần mềm: Nếu phòng khám lớn, bạn có thể dùng thêm phần mềm như SlimCRM để quản lý tập trung, đồng bộ dữ liệu từ Excel.
Phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả
Ngoài việc sử dụng file Excel quản lý phòng khám, bạn có thể nâng cấp quy trình làm việc bằng các phần mềm chuyên dụng để quản lý hiệu quả hơn. Một trong những giải pháp nổi bật là SlimCRM – phần mềm quản lý phòng khám toàn diện, giúp bạn đồng bộ dữ liệu từ Excel, theo dõi lịch hẹn, thông tin bệnh nhân, và doanh thu chỉ trong vài cú nhấp chuột.
Khác với phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel, SlimCRM tập trung vào quản lý toàn diện bao gồm cả quản lý bệnh nhân, quản lý công việc của bác sĩ,.... SlimCRM đã được hơn 1000 doanh nghiệp tin dung và lọt vào giải thưởng phần mềm Saas tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Với giao diện thân thiện và chi phí hợp lý (từ 800k/tháng), SlimCRM hỗ trợ phòng khám vận hành chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Lời kết
Quản lý phòng khám không còn là nỗi lo khi bạn có file Excel quản lý phòng khám trong tay. Với các mẫu file Excel miễn phí trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng theo dõi bệnh nhân, lịch hẹn, và tài chính một cách hiệu quả. Đừng quên tải các mẫu file Excel mà chúng tôi cung cấp và thử kết hợp với phần mềm như SlimCRM để tối ưu hóa công việc. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để phòng khám của bạn vận hành chuyên nghiệp hơn!
