Top 9 phần mềm chữ ký số uy tín bạn nên thử (2026)

Phần mềm chữ ký số đang trở thành công cụ quen thuộc khi doanh nghiệp cần ký hợp đồng, báo giá, hóa đơn, hồ sơ thuế hoặc tài liệu PDF mà không phải in giấy rồi ký thủ công. Tuy nhiên, giữa phần mềm ký số, chữ ký số, chứng thư số, USB Token và ký số từ xa có khá nhiều khái niệm dễ gây nhầm lẫn.

Trong bài viết này, Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách phần mềm chữ ký số hoạt động, đồng thời so sánh 10 giải pháp phổ biến như SlimCRM, Viettel, VNPT, FPT, MISA, Bkav, EasyCA, FastCA và VGCA. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định giải pháp phù hợp với nhu cầu ký hợp đồng, ký PDF, xử lý hồ sơ trực tuyến hoặc tích hợp chữ ký vào quy trình làm việc.

Phần mềm chữ ký số là gì và hoạt động như thế nào?

Theo Khoản 5 Điều 3 Thông tư 22/2020/TT-BTTTT, phần mềm ký số là chương trình phần mềm độc lập hay một thành phần của phần mềm chính, có chức năng ký số vào thông điệp dữ liệu.

Hiểu đơn giản, phần mềm chữ ký số là công cụ giúp người dùng ký và xác thực tài liệu điện tử như hợp đồng, báo giá, hóa đơn, hồ sơ thuế hoặc file PDF, Word. Tùy giải pháp, người dùng có thể ký bằng USB Token, ký số từ xa hoặc thực hiện thao tác ký trực tiếp trên phần mềm quản lý doanh nghiệp. 

Từ góc độ vận hành, giá trị của phần mềm ký số không chỉ nằm ở việc thay thế chữ ký viết tay. Công cụ này còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian luân chuyển tài liệu, hạn chế việc chuyển hồ sơ giấy giữa nhiều bộ phận và thuận tiện hơn khi người có thẩm quyền không có mặt tại văn phòng.

Doanh nghiệp hiện có thể gặp nhiều hình thức ký số khác nhau. Hai hình thức dễ thấy nhất là ký bằng USB Token và ký số từ xa.

• USB Token là thiết bị vật lý dùng để lưu thông tin phục vụ quá trình ký. Khi cần ký tài liệu, người dùng thường kết nối thiết bị với máy tính, mở phần mềm ký số và nhập mã xác thực cần thiết. 
• Ký số từ xa cho phép người dùng thực hiện việc ký mà không nhất thiết phải mang theo USB Token. Việc xác thực và tạo chữ ký được thực hiện thông qua hệ thống ký số từ xa của nhà cung cấp.

Bảng so sánh nhanh 9 phần mềm chữ ký số

Bảng dưới đây tổng hợp nhanh 9 phần mềm ký số phổ biến để bạn dễ xác định những giải pháp cần tìm hiểu sâu hơn.

9 phần mềm chữ ký số phổ biến hiện nay

Mỗi phần mềm chữ ký số phù hợp với một nhu cầu khác nhau, từ ký báo giá và hợp đồng đến khai thuế, xuất hóa đơn hoặc ký tài liệu PDF. Dưới đây là phân tích chi tiết của từng giải pháp:

1. Phần mềm ký số Viettel CA

Phần mềm ký số Viettel là lựa chọn dành cho doanh nghiệp cần xử lý nhiều nghiệp vụ điện tử như hóa đơn, hợp đồng, thuế và các giao dịch với cơ quan nhà nước. Bên cạnh hình thức sử dụng USB Token truyền thống, Viettel còn cung cấp MySign theo mô hình ký số từ xa. CA-Index 2025 của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia ghi nhận Viettel CA trong nhóm 5 CA được khách hàng khảo sát đánh giá tốt, đồng thời đứng đầu nhóm chỉ số về công nghệ, tính đa dạng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Tính năng nổi bật:

• USB Token: Phù hợp với nhu cầu khai thuế, hóa đơn và giao dịch điện tử tại máy tính.
• MySign: Hỗ trợ ký số từ xa mà không cần mang theo USB Token.
• Ký trên thiết bị di động: Người dùng có thể xác thực giao dịch ký qua điện thoại.
• Tích hợp hệ thống: Có giải pháp API và SDK phục vụ kết nối chữ ký số với phần mềm doanh nghiệp.
• Nhiều nghiệp vụ: Có thể sử dụng cho hợp đồng, hóa đơn và các thủ tục điện tử.

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số thường xuyên và muốn lựa chọn linh hoạt giữa Token và ký từ xa.

2. SlimCRM – Phần mềm chữ ký số tích hợp quản lý hợp đồng

Phần mềm SlimCRM phù hợp với doanh nghiệp muốn thực hiện ký ngay trong quy trình quản lý khách hàng, bán hàng và hợp đồng thay vì chuyển tài liệu qua nhiều phần mềm riêng biệt. Tính năng trình ký được tích hợp với các đối tượng dữ liệu thường xuyên xuất hiện trong quá trình kinh doanh như Đề xuất, Báo giá và Hợp đồng.

Ưu điểm nổi bật:

• Ký trực tiếp trên Đề xuất: Người dùng có thể bật chức năng ký cho các đề xuất được tạo trên SlimCRM.
• Ký báo giá: Báo giá có thể được xử lý và ký ngay trong hệ thống.
• Ký hợp đồng: Chức năng ký đã được tích hợp vào phần quản lý hợp đồng.
• Ký trên thiết bị di động: Hỗ trợ thao tác trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Quản lý tập trung: Thông tin khách hàng, báo giá, hợp đồng và quá trình bán hàng được lưu trên cùng nền tảng.

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn kết hợp CRM, bán hàng, hợp đồng và ký tài liệu trong một quy trình.

Bạn nên đăng ký dùng thử SlimCRM tại đây để có trải nghiệm khách quan.

3. Phần mềm ký số VNPT

Phần mềm chữ ký số VNPT hiện có hai giải pháp đáng chú ý là VNPT CA và VNPT SmartCA. VNPT CA phù hợp với mô hình ký sử dụng chứng thư số truyền thống, trong khi SmartCA tập trung vào việc ký số từ xa trên thiết bị có kết nối Internet. Tương tự viettel, VNPT CA nằm trong nhóm 5 CA được NEAC ghi nhận nổi bật ở nhóm thị phần và giá.

Tính năng nổi bật của phần mềm VNPT:

• VNPT CA: Hỗ trợ mô hình ký số bằng USB Token quen thuộc với doanh nghiệp.
• SmartCA: Cho phép thực hiện ký số từ xa mà không cần kết nối Token vật lý.
• Ký trên nhiều thiết bị: Người dùng có thể xử lý giao dịch khi làm việc ngoài văn phòng.
• Hỗ trợ nhiều nghiệp vụ: Phù hợp với thuế, dịch vụ công, tài chính, bảo hiểm và các giao dịch điện tử.
• Khả năng tích hợp: SmartCA có thể kết nối với website, ứng dụng và hệ thống nghiệp vụ.

Phù hợp với: Cá nhân và doanh nghiệp cần lựa chọn giữa cách ký bằng Token và ký số từ xa.

4. FPT CA và FPT eSign

FPT CA đáng xem xét khi chữ ký số không chỉ phục vụ kê khai mà cần trở thành một bước trong quy trình phần mềm của doanh nghiệp. FPT phát triển FPT eSign theo hướng ký số từ xa, phù hợp với các tổ chức có hệ thống giao dịch, phê duyệt hoặc hợp đồng điện tử cần kết nối chữ ký số.

Tính năng nổi bật:

• FPT CA: Hỗ trợ ký số bằng USB Token và các mô hình lưu trữ khóa phù hợp với doanh nghiệp.
• FPT eSign: Cho phép ký số từ xa mà không cần mang Token.
• Ký trên thiết bị di động: Phù hợp với lãnh đạo thường xuyên làm việc ngoài văn phòng.
• Tích hợp hệ thống: Có thể triển khai chữ ký số trong các quy trình nghiệp vụ riêng.
• Đa dạng ứng dụng: Sử dụng cho hợp đồng, hóa đơn, thuế và tài liệu điện tử.

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần ký số từ xa hoặc muốn tích hợp chữ ký số sâu vào hệ thống vận hành.

5. MISA eSign – Phần mềm ký số nhiều loại tài liệu

Điểm đáng chú ý của MISA eSign là khả năng kết nối nhu cầu chữ ký số với các nghiệp vụ kế toán, hóa đơn và quản trị mà nhiều doanh nghiệp đã sử dụng trong hệ sinh thái MISA. Website MISA hiện công bố riêng quy chế chứng thực cho cả Remote Signing và USB Token.

Tính năng đáng chú ý của MISA eSign:

• Ký tài liệu phổ biến: Hỗ trợ PDF, Word và các loại tài liệu điện tử theo từng sản phẩm.
• Ký từ xa: Có thể xử lý mà không cần mang Token.
• Có ứng dụng cho cá nhân và tổ chức: Phù hợp nhiều quy mô sử dụng.
• Liên kết hệ sinh thái MISA: Thuận tiện khi doanh nghiệp đã dùng hóa đơn hoặc phần mềm nghiệp vụ MISA.
• Có gói theo lượt ký: Một số gói cá nhân được thiết kế theo số lượt sử dụng.

Phù hợp với: Doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã sử dụng các sản phẩm MISA.

6. BkavCA

BkavCA cung cấp chữ ký số phục vụ các nghiệp vụ như thuế điện tử, bảo hiểm xã hội, hóa đơn và các giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp. BkavCA có một điểm nhận diện khác so với nhiều nhà cung cấp là nền tảng của Bkav trong lĩnh vực an toàn thông tin.

Tính năng nổi bật:

• USB Token: Hỗ trợ các nghiệp vụ chữ ký số truyền thống tại doanh nghiệp.
• Remote Signing: Có thể ký trực tiếp hoặc xác nhận yêu cầu ký trên smartphone.
• Quản lý chứng thư: Theo dõi chứng thư số và tài khoản người dùng.
• Quản lý thiết bị: Phân biệt thiết bị gốc và thiết bị truy cập.
• Xác thực giao dịch: Yêu cầu ký có thể được xác nhận trên thiết bị đã đăng ký.
• Ứng dụng đa nghiệp vụ: Thuế, BHXH, hóa đơn, hợp đồng và giao dịch trực tuyến.

Phù hợp với: Doanh nghiệp quan tâm nhiều đến quản lý thiết bị và xác thực giao dịch khi ký từ xa.

7. EasyCA

EasyCA do SoftDreams phát triển, vì vậy một điểm đáng quan tâm là khả năng kết nối chữ ký số với các nghiệp vụ kế toán và hóa đơn thay vì vận hành như một công cụ tách rời. Giải pháp này có khả năng tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế. 

Chức năng đáng chú ý:

• USB Token: Phù hợp với các giao dịch thường xuyên thực hiện tại máy tính cố định.
• Ký số từ xa: Người dùng có thể xác thực giao dịch mà không cần mang thiết bị Token.
• Hỗ trợ ký hàng loạt: Hữu ích khi doanh nghiệp xử lý nhiều hóa đơn.
• Nhiều nghiệp vụ: Phục vụ thuế, hóa đơn, bảo hiểm, hải quan và hợp đồng điện tử.
• Khả năng tích hợp: Có thể sử dụng cùng các phần mềm nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Phù hợp với: Doanh nghiệp muốn kết nối chữ ký số với kế toán và hóa đơn điện tử.

8. FastCA

FastCA có hệ thống tài liệu hỗ trợ khá cụ thể cho những công việc doanh nghiệp thường gặp như ký PDF bằng Adobe, cài phần mềm ký và sử dụng chữ ký số trên các cổng dịch vụ công. Đây là yếu tố đáng quan tâm với đội ngũ cần tự triển khai và xử lý lỗi trong quá trình sử dụng. 

Chức năng nổi bật của FastCA:

• Ký hợp đồng và văn bản điện tử: Phục vụ các quy trình giấy tờ thường ngày.
• Ký PDF: Có tài liệu hướng dẫn cho nhiều cách ký PDF.
• Hỗ trợ hóa đơn và thuế: Phù hợp các nghiệp vụ phổ biến của doanh nghiệp.
• Remote Signing: Người có thẩm quyền có thể ký qua ứng dụng di động.
• Phân quyền: Nhà cung cấp công bố khả năng phân quyền sử dụng giữa các bộ phận.

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần nhiều tài liệu hướng dẫn để chủ động triển khai chữ ký số.

9. VGCA – Phần mềm ký số PDF

Phần mềm chữ ký số VGCA và vSignPDF nên được nhìn trong bối cảnh khác với các CA thương mại phía trên. Nhóm công cụ này gắn với chữ ký số chuyên dùng công vụ, vì vậy phù hợp hơn khi cơ quan, đơn vị cần xử lý và xác thực văn bản PDF trong quy trình hành chính điện tử. 

Tính năng nổi bật:

• Ký trực tiếp file PDF: Phù hợp với công văn, quyết định và hồ sơ điện tử.
• Hiển thị chữ ký trên văn bản: Có thể xác định vị trí thể hiện chữ ký.
• Kiểm tra chữ ký: Hỗ trợ xác minh tài liệu sau khi ký.
• Gắn với chứng thư số chuyên dùng công vụ: Đây là khác biệt quan trọng so với CA công cộng.
• Phục vụ trao đổi văn bản điện tử: Phù hợp với quy trình xử lý hồ sơ trong cơ quan và tổ chức công.

Phù hợp với: Cơ quan, đơn vị và người dùng thuộc hệ thống chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Có thể bạn quan tâm: Top 7 phần mềm phê duyệt online hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm chữ ký số cho doanh nghiệp

Khi chọn phần mềm chữ ký số, doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu sử dụng thực tế thay vì chỉ so sánh giá. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

Đáp ứng đúng nghiệp vụ cần ký

Phần mềm cần hỗ trợ đúng loại tài liệu và giao dịch doanh nghiệp thường xử lý, chẳng hạn:

• Ký hóa đơn và hồ sơ thuế.
• Ký hợp đồng, báo giá, đề xuất.
• Ký file PDF.
• Ký trên dịch vụ công hoặc hệ thống chuyên ngành.

Phù hợp với cách làm việc

USB Token phù hợp với người chủ yếu ký tại văn phòng. Ký số từ xa phù hợp hơn với lãnh đạo hoặc nhân sự thường xuyên di chuyển và cần phê duyệt tài liệu trên điện thoại. 

Khi so sánh hai hình thức này, doanh nghiệp nên quan tâm đến tần suất ký, số người sử dụng, thiết bị làm việc và yêu cầu phê duyệt từ xa. Không nhất thiết doanh nghiệp nào cũng cần chuyển hoàn toàn sang Remote Signing. Trong nhiều trường hợp, sử dụng song song hai hình thức sẽ phù hợp hơn.

Khả năng tích hợp với phần mềm đang sử dụng

Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm có thể kết nối với CRM, kế toán, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử hoặc ERP. Việc ký ngay trong quy trình đang sử dụng sẽ giảm thao tác tải file, chuyển file và cập nhật lại dữ liệu.

Hỗ trợ ký và kiểm tra file PDF

Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc với hợp đồng hoặc văn bản PDF, phần mềm cần hỗ trợ ký, hiển thị vị trí chữ ký và kiểm tra trạng thái chữ ký sau khi hoàn tất.

Chi phí sử dụng

Ngoài giá mua ban đầu, cần xem thêm phí gia hạn, thiết bị Token, số người ký, số lượt ký và chi phí tích hợp. Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ chọn gói có giá thấp nhất.

Tham khảo thêm: Top 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI hiệu quả.

Lưu ý khi triển khai phần mềm ký số

Khi đưa phần mềm chữ ký số vào sử dụng, doanh nghiệp nên thống nhất quy trình ngay từ đầu để hạn chế lỗi và kiểm soát tài liệu tốt hơn.

• Theo dõi thời hạn chứng thư số: Kiểm tra ngày hết hạn và chủ động gia hạn trước khi chứng thư hết hiệu lực, đặc biệt với các tài khoản thường xuyên ký hóa đơn, hợp đồng hoặc hồ sơ thuế.
• Phân quyền người được phép ký: Xác định rõ ai được quyền ký từng loại tài liệu và phạm vi phê duyệt. Không nên chia sẻ USB Token, mã PIN hoặc thông tin xác thực cho nhiều người.
• Kiểm thử trước khi triển khai rộng: Thử ký trên trình duyệt, hệ điều hành và các hệ thống thực tế của doanh nghiệp để phát hiện lỗi cài đặt, driver hoặc xung đột phần mềm.
• Quản lý tài liệu sau khi ký: Thiết lập nơi lưu trữ thống nhất, gắn tài liệu với đúng khách hàng, hợp đồng hoặc giao dịch và hạn chế tồn tại nhiều phiên bản khó kiểm soát.
• Thiết lập quy trình xử lý sự cố: Quy định người phụ trách khi Token bị khóa, chứng thư hết hạn, không nhận thiết bị hoặc phần mềm không ký được để tránh làm gián đoạn công việc.

Tổng kết và lời khuyên

Mỗi phần mềm chữ ký số phù hợp với một nhu cầu khác nhau, từ ký hợp đồng, báo giá đến hóa đơn, hồ sơ thuế hoặc tài liệu PDF. Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp phù hợp với loại tài liệu cần ký, cách làm việc, khả năng tích hợp và chi phí sử dụng.

Quan trọng nhất, lựa chọn phần mềm ký số nên dựa trên quy trình thực tế thay vì chỉ so sánh số lượng tính năng hoặc mức giá.