Phương pháp 5S là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong doanh nghiệp có nhu cầu cải thiện văn hóa. Cùng SlimCRM tìm hiểu thêm về nguồn gốc và cách thức triển khai của phương pháp này nhé.
Định nghĩa phương pháp 5S
Phương pháp 5S là một công cụ sản xuất tinh gọn với mục đích cải thiện hiệu quả làm việc và tránh gây lãng phí. Có 5 bước trong phương pháp, mỗi bước bắt đầu với một chữ “S”:
- Sort (Sàng lọc)
- Set in order (Sắp xếp)
- Shine (Sạch sẽ)
- Standardize (Săn sóc)
- Sustain (Sẵn sàng)
Phương pháp 5S đưa ra một khung đánh giá có hệ thống cho tổ chức. Vì thế, doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng trì trệ ngoài kế hoạch, tránh mất năng suất làm việc.
Đọc thêm:
1. Mô hình quản trị tinh gọn năng suất cao từ Salereal
2. PDCA Là Gì? Ứng Dụng Chu Trinh PDCA Cải Tiến Hoạt Động Doanh Nghiệp
Các bước trong phương pháp 5S
Phương pháp 5S được phát minh bởi người Nhật. Từ “S” có nguồn gốc từ tiếng Nhật, được dịch nghĩa tương đương sang tiếng Anh và tiếng Việt. Tuy vậy, thông điệp mà phương pháp 5S muốn truyền tải khá dễ dàng tiếp cận.
Mỗi bước trong phương pháp 5S đều bổ trợ cho nhau, vì vậy thứ tự thực hiện rất quan trọng. Loại bỏ các vật dụng không cần thiết ở bước 1 (Sort) sẽ cung cấp không gian đủ để sắp xếp và phân loại hàng hóa quan trọng ở bước 2 (Set in order). Sau khi khu vực làm việc được sắp xếp gọn gàng, bụi bẩn có thể được loại bỏ trong bước 3 (Shine). Những thay đổi này được cập nhật trong quy trình tiêu chuẩn ở bước 4 (Standardize). Cuối cùng, quy trình mới này được phân công trách nhiệm và giám sát ở bước 5 (Sustain). Khi đó, nhân viên lại tiếp tục thực hiện phương pháp 5S từ bước đầu tiên (Sort).
Giải nghĩa phương pháp 5S
Bước 1: Sort (Sàng lọc)
Bước đầu tiên trong quy trình của phương pháp 5S là “Sort”, hay “seiri”, có nghĩa là sàng lọc. Mục tiêu là dọn đi các vật dụng không cần thiết để tạo không gian làm việc thông thoáng.
Dọn dẹp khu vực làm việc
Hãy kiểm tra kỹ các vật dụng và công cụ trong khu vực làm việc. Chỉ giữ lại những thứ hữu ích cho công việc. Tất cả những thứ không cần thiết khác nên được dọn đi.
Một số vật dụng bị loại bỏ nên được tiêu hủy hoặc tái chế. Các vật dụng thuộc về khu vực làm việc khác nên được trả về đúng vị trí của chúng. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi lúc sẽ gặp phải những vật dụng không biết phải xử lý thế nào.
Gắn thẻ màu đỏ (Red-Tagging) vào các vật dụng không rõ nguồn gốc
Nếu có vật dụng không rõ nguồn gốc, điều này có nên nó nên được gắn thẻ màu đỏ. Thẻ màu đỏ này ghi chú thời gian và địa điểm vật dụng đó được tìm thấy. Sau đó, vật dụng được gắn thẻ màu đỏ này có thể tìm ở một phòng tên là “Lost and found” (phòng Thất lạc). Mọi người sẽ đến phòng này để tìm các công cụ, vật liệu hoặc thiết bị.
Xử lý vật dụng các được gắn thẻ
Các vật dụng được gắn thẻ có thể phải chờ trong phòng Thất lạc trong thời gian dài. Trong vài trường hợp, khu vực làm việc mà vật dụng đó đã được sử dụng có thể không cần đến nó nữa. Khi đó, vật dụng này có lẽ sẽ trở nên hữu ích ở một nước khác.
Thông thường, các vật dụng sẽ bị bỏ lại trong phòng Thất lạc khoảng 30 ngày. Sau đó, bất kỳ giám sát viên nào cũng có thể sử dụng chúng cho mục đích riêng của họ. Nếu không ai cần sau một tuần nữa, vật dụng này hoàn toàn có thể bị loại bỏ khỏi toàn công ty. Doanh nghiệp có thể bán đi, tái chế hoặc vứt đi những vật dụng này.
Nếu một vật dụng sẽ chắc chắn cần thiết cho công ty, nhưng hiện tại thì chưa, thì nó sẽ được lưu trữ cho mục đích sử dụng sau này. Trước khi đưa bất cứ thứ gì vào kho lưu trữ, hãy chắc chắn nó sẽ được sử dụng lại. Doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết cho việc lấy vật dụng đó ra khỏi kho tại một thời điểm cụ thể. Không nên lưu trữ đồ mà không có lý do chính đáng hoặc mang mục đích “phòng khi cần”. Doanh nghiệp cần theo dõi những gì đã được lưu trữ. Gắn thẻ đỏ vào các vật dụng là một trong nhiều cách thức hiệu quả trong phương pháp 5S.
Bước 2: Set in order (Sắp xếp)
Phương pháp 5S tiếp tục với bước hai - “Set in order”, tiếng Nhật là “seiton”, có nghĩa là sắp xếp. Mục tiêu của bước này là sắp xếp, tổ chức khu vực làm việc. Mỗi vật dụng nên dễ dàng để tìm thấy, sử dụng và trả lại.
Xây dựng bản đồ 5S
Các công cụ được sử dụng thường xuyên nên để gần nơi sử dụng. Thiết bị hay vật dụng được sử dụng ít hơn nên để trong khu vực trung tâm, nơi mọi người có thể chia sẻ việc sử dụng chúng. Những vật dụng được sử dụng cùng nhau (như máy khoan và mũi khoan) nên được đặt cạnh nhau. Mỗi cách sắp xếp này đều có ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, sẽ rất khó để kiểm soát tất cả mọi thứ. Vì thế, việc vẽ bản đồ cho quy trình 5S là điều cần thiết.
Bản đồ 5S là sơ đồ mô tả tổng quan về không gian và quy trình làm việc. Nó cung cấp tài liệu trực quan để hiểu được vị trí các công cụ, vật tư, nhân viên, lối đi và mối liên kết của chúng với nhau. Ngoài ra, bản đồ 5S cũng có thể mô tả công việc diễn ra trong khu vực làm việc đó. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, có những cách tiếp cận sau đây:
- Vẽ một bản đồ trước và triển khai theo nó
- Sắp xếp không gian làm việc trước, sau đó mới vẽ lên bản đồ
- Lập bản đồ trong khi sắp xếp không gian, vừa triển khai, vừa chỉnh sửa
Không quan trọng cách tiếp cận nào, bản đồ 5S nên được coi như là tài liệu đào tạo và được cập nhật liên tục mỗi khi có thay đổi trong môi trường làm việc.
Trao đổi về kế hoạch
Khi các vị trí lưu trữ vật dụng được xác định, mỗi khu vực nên được dán nhãn cụ thể. Việc dán nhãn ngoài cửa tủ giúp công nhân nhanh chóng xác định đồ vật ở bên trong. Sau đó, hãy dán nhãn các ngăn kệ để nhận biết vị trí của các vật tư khác nhau. Việc dán nhãn này có thể được áp dụng cho giá đỡ, thùng chứa và các cách thức lưu trữ khác.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng “bảng dụng cụ chuyên dụng” (shadow board) để lưu trữ dụng cụ, đảm bảo mỗi dụng cụ đều dễ dàng cất lại đúng vị trí của nó. Với cách tiếp cận này, một nhãn mác khớp với hình dạng và kích thước của dụng cụ sẽ được đặt ở vị trí tương ứng với dụng cụ đó. Công nhân có thể ngay lập tức xác định vị trí của từng vật dụng và biết liệu vật dụng đó có ở đó hay không. Khi đó, họ không còn phải tốn thời gian lục lọi qua các ngăn kéo và thùng chứa nữa.
Sàn nhà cũng có thể được tận dụng trong bước này. Khu vực làm việc, lối đi và khu vực lưu trữ vật tư, thành phẩm đều có thể được đánh dấu bằng cách dán nhãn dưới sàn.
Bước 3: Shine (Sạch sẽ)
Bước thứ ba của phương pháp 5S là “Shine”, hay “seiso”, có nghĩa là sạch sẽ. Nếu trong bước đầu và bước thứ hai dọn dẹp và sắp xếp không gian sao cho tối ưu, bước này sẽ tập trung xử lý bụi bẩn và vết bám trong môi trường làm việc.
Vệ sinh định kỳ
Bước thứ ba (Shine) không chỉ đơn giản là thỉnh thoảng dùng chổi quét dọn. Nó bao gồm việc vệ sinh thường xuyên mọi ngóc ngách trong khu vực làm việc. Quan trọng hơn, bước này không được coi là công việc dành riêng cho nhân viên dọn dẹp. Mỗi công nhân đều có trách nhiệm tự dọn dẹp khu vực làm việc và thiết bị họ sử dụng. Cách tiếp cận này mang lại một số lợi ích:
- Công nhân quen thuộc với khu vực làm việc của họ sẽ nhận biết các vấn đề phát sinh
- Hiểu và xử lý được các mối nguy hiểm hoặc khó khăn
- Dễ nhận biết các vật dụng không đúng vị trí hoặc biến mất
- Công nhân sẽ có xu hướng giữ cho không gian làm việc của mình sạch sẽ hơn
Mỗi công nhân nên để ý đến vệ sinh chung của nơi làm việc và sẵn sàng dọn sạch rác thải. Tuy nhiên, để đạt kết quả tốt nhất, mỗi công nhân nên có trách nhiệm với chính không gian làm việc của mình.
Bảo trì dự phòng
Việc giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ mang lại nhiều lợi ích. Một ưu điểm quan trọng là dễ dàng phát hiện rò rỉ, vết nứt hoặc lệch trục trong máy móc. Nếu những người dọn dẹp là người làm ở đó thường xuyên, họ sẽ nhanh chóng nhận diện bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.
Việc bỏ qua không giải quyết các vấn đề trên có thể dẫn đến hỏng hóc thiết bị, rủi ro an toàn và giảm hiệu suất. Việc vệ sinh và kiểm tra liên tục trong bước “Shine” của phương pháp 5S giúp hệ thống này đóng góp vào chương trình bảo trì dự phòng. Nhờ vậy, phương pháp 5S có thể kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Ngoài ra, nó còn giúp giảm thời gian chết trong sản xuất.
Bước 4: Standardize (Săn sóc)
Ba bước đầu tiên chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn. Trong khi đó, bước thứ tư này mở đường cho những thay đổi tích cực lâu dài. Bước thứ tư là “Standardize”, hay “seiketsu”, đơn giản là thiết lập tiêu chuẩn. Bằng cách viết ra những việc đang được thực hiện, ở đâu và bởi ai, doanh nghiệp có thể tích hợp các quy tắc mới vào quy trình làm việc ban đầu.
Sức mạnh của ghi lại mọi thứ
Mọi người thường nói “Điều gì không được ghi lại, nó sẽ không xảy ra”. Việc ghi lại các quyết định trong phương pháp 5S sẽ đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Nếu bạn lập bản đồ 5S trong bước “Set in order” thì bản đồ này sẽ là tiêu chuẩn mới cho khu vực này. Tương tự, quy trình gắn thẻ màu đỏ vào các vật dụng cũng có thể ghi lại đưa vào tiêu chuẩn.
Tuy nhiên, ghi lại những quyết định không có nghĩa là không thể thay đổi chúng. Mục đích của phương pháp 5S là giúp cải thiện môi trường làm việc tốt hơn, chứ không phải giữ nguyên mọi thứ như ban đầu.
Các công cụ để chuẩn hóa
Sau khi đưa ra quyết định về việc thay đổi quy trình làm việc, nhà quản lý cần truyền đạt lại cho công nhân. Việc truyền đạt này là một phần quan trọng của bước “Standardize”. Các công cụ phổ biến hỗ trợ quá trình này bao gồm:
- Danh sách kiểm tra 5S: Liệt kê các bước riêng lẻ của một quy trình giúp công nhân dễ dàng tuân theo toàn bộ quy trình đó
- Biểu đồ mã màu 5S: Sắp xếp trực quan các công cụ, vật liệu và không gian làm việc bằng các màu sắc chỉ định. Mục tiêu là để nhằm nâng cao hiệu quả và an toàn tại nơi làm việc.
- Biểu đồ chu kỳ công việc: Xác định từng nhiệm vụ cần thực hiện trong khu vực làm việc. Sau đó, quyết định lịch trình hoặc tần suất cho mỗi nhiệm vụ đó. Cuối cùng, phân công trách nhiệm về nhiệm vụ công việc cho một công nhân cụ thể. Biểu đồ kết quả có thể được trực quan hóa để dễ dàng giải quyết thắc mắc và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm.
- Nhãn và biển báo quy trình: Cung cấp hướng dẫn về hoạt động vận hành, các bước vệ sinh và quy trình bảo trì dự phòng tại nơi cần thiết.
Bước 5: Sustain (Sẵn sàng)
Bước thứ năm là “Sustain”, hay “shitsuke”, có nghĩa là trách nhiệm. Ý tưởng cốt lõi là duy trì cam kết với các kế hoạch đề ra. Điều quan trọng là thực hiện theo các quyết định đã đưa ra. Bên cạnh đó, cần liên tục quay lại các bước trước trong phương pháp 5S, trong chu trình khép kín.
Phương pháp 5S là một vòng tuần hoàn liên tục
Phương pháp 5S không phải là một hoạt động diễn ra một lần, mà là một chu trình liên tục. Điều này rất quan trọng, bởi những thành công ban đầu trong việc triển khai các nguyên tắc sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) có thể mở ra giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng. Nếu có sẵn không gian trống trong bước “Sort”, nhưng sau đó, các công cụ và vật liệu lại dần lấp đầy không gian đó mà không có sự sắp xếp nào thì kết quả cuối cùng sẽ là một mớ hỗn độn. Giải pháp là áp dụng phương pháp 5S liên tục, như một phần thói quen trong công việc. Đó là lý do tại sao bước “Sustain” vô cùng quan trọng.
Duy trì phương pháp 5S có ý nghĩa to lớn trong nhiều môi trường làm việc khác nhau. Tuy nhiên, để triển khai thành công, cần áp dụng một số yếu tố sau:
Hỗ trợ từ Ban Quản trị
Nếu không có sự cam kết rõ ràng từ ban quản trị, phương pháp 5S sẽ không thể hiệu quả. Giám sát và quản lý nên kiểm soát quy trình công việc và nhận phản hồi từ công nhân. Họ cũng cần cung cấp công cụ và dành thời gian đào tạo công nhân để đạt mục tiêu chung.
Thăm quan chéo phòng ban
Cho các đội nhóm từ một phòng ban đến các phòng ban khác. Điều này giúp toàn bộ nhân sự hiểu được mọi quy trình trong doanh nghiệp. Loại hình thăm quan chéo này có thể truyền cảm hứng cho mọi người tìm ra ý tưởng mới để triển khai phương pháp 5S.
Đào tạo liên tục
Qua thời gian, sẽ luôn có thay đổi tại nơi làm việc, như thiết bị máy móc, sản phẩm mới hoặc quy định mới. Khi điều này xảy ra, hãy điều chỉnh phương pháp 5S đáp ứng được những thay đổi này. Khi đó, việc đào tạo cần tuân theo những tiêu chuẩn mới được đặt ra.
Kiểm soát tiến độ
Các tiêu chuẩn được tạo ra cần cung cấp các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được. Việc kiểm tra các mục tiêu định kỳ có thể cung cấp thông tin và đưa ra đề xuất quan trọng. Đội nhóm nào đang hoạt động tốt? Đội nhóm nào đang bị tụt lại phía sau?
Đánh giá hiệu suất
Khi đề ra mục tiêu hợp lý, hãy đưa hiệu suất vào tiêu chí đánh giá từng nhân viên. Khi đội nhóm hay cá nhân làm tốt, hãy khen thưởng họ. Ngoài ra, có thể công khai kết quả tổng thể của mỗi nhóm để so sánh giữa các phòng ban.
Đây không phải là điểm kết thúc của phương pháp 5S
Mặc dù là bước cuối cùng trong phương pháp 5S, nhưng nó không phải điểm kết thúc. Khi thực hiện các bước tiếp theo, có thể sẽ phát sinh vấn đề từ các bước trước đó. Thực hiện lại các bước này có thể giải quyết vấn đề và tìm ra những cải tiến mới. Hãy tiếp tục chu trình lặp đi lặp lại này để doanh nghiệp phát huy được tiềm năng tốt nhất.
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy trình 5s cho riêng mình. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiều doanh nghiệp thường mắc phải nhiều vướng mắc do chưa hiểu rõ về phương pháp 5s, thiếu kinh nghiệm nhân sự có chuyên môn để thực triển khai. Để hiểu thực thi phương pháp 5s một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể thuê các công ty tư vấn 5S uy tín và có kinh nghiệm thực tế lâu năm. Họ sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về từng bước thực hiện và giúp áp dụng thành công 5S vào quá trình chuyển đổi số toàn diện.
Lợi ích phương pháp 5S mang lại
Vì phương pháp 5S tập trung vào cải thiện môi trường làm việc, và mỗi doanh nghiệp lại có văn hóa khác nhau, nó rất khó để đo lường chính xác kết quả khi triển khai. Tuy nhiên, ta có thể thấy một vài lợi ích hiển nhiên như sau.
Sử dụng thời gian hiệu quả hơn
Việc loại bỏ các vật liệu không cần thiết và sắp xếp vật dụng gọn gàng làm giảm sự lộn xộn và nhầm lẫn. Do vậy, công nhân sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm những thứ họ cần. Nhờ vậy, họ có thể nâng cao đáng kể năng suất làm việc.
Giảm lãng phí không gian
Loại bỏ vật dụng không cần thiết và hợp nhất thành một nơi lưu trữ công cụ sẽ giúp giải phóng diện tích phục vụ cho các nhu cầu hữu ích hơn. Mỗi mét vuông đều chịu chi phí nhất định. Điều này sẽ giúp giảm lãng phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Giảm tỷ lệ chấn thương
Sắp xếp môi trường làm việc hiệu quả sẽ giảm thiểu sự di chuyển của công nhân khi làm việc. Việc loại bỏ lộn xộn và lau dọn thường xuyên sẽ giảm nguy cơ vấp ngã. Nhờ đó, công nhân sẽ giảm thiểu mệt mỏi và ít bị chấn thương hơn.
Giảm thời gian chết của thiết bị
Khi các thiết bị và máy móc được dọn sạch, được giám sát định kỳ và sử dụng theo quy chuẩn, việc bảo trì dự phòng sẽ dễ dàng hơn và tránh được các sự cố hỏng hóc nghiêm trọng.
Cải thiện tính đồng bộ và chất lượng
Chuẩn hóa quy trình làm việc sẽ giúp giảm sai số và lỗi kỹ thuật. Bằng việc loại bỏ những sai sót, năng suất chắc chắn sẽ được cải thiện đáng kể.
Nâng cao sự hài lòng của nhân sự
Khi phương pháp 5S được triển khai hiệu quả, công nhân sẽ nhìn thấy giá trị trong công việc của họ. Họ cảm thấy hiệu suất trong công việc của mình được công nhận. Vì thế, nó tạo ra môi trường khiến công nhân cảm thấy tự hào trong công việc và có động lực để cống hiến cho doanh nghiệp.
Kết luận
Phương pháp 5S là một phương pháp quản trị tinh gọn. Điều này có nghĩa công ty cần tinh gọn trước khi nghĩ tới việc triển khai phương pháp này. Khi đã vượt qua trở ngại ban đầu, 5S là một phương pháp dễ hiểu, dễ triển khai để tối ưu hóa quy trình. Với sự kỷ luật của nhân viên, việc áp dụng phương pháp này tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, để thực sự hiệu quả, 5S đòi hỏi nhiều hơn là chỉ thực hiện năm yếu tố trên. Việc thực hiện thành công phương pháp 5S cần sự tham gia đồng lòng của toàn bộ hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp
