Bạn đang đau đầu vì quản trị chi phí cho doanh nghiệp? Bạn lo lắng vì chi phí vận hành ngày càng cao? Bạn muốn tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa lợi nhuận nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Cùng SlimCRM tìm hiểu những kiến thức cơ bản và các phương pháp quản trị chi phí hiệu quả để đưa doanh nghiệp của bạn đến với sự phát triển bền vững.
1. Quản trị chi phí là gì
Khái niệm
Quản trị chi phí là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát các khoản chi liên quan đến hoạt động vận hành doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc thu thập, phân tích và báo cáo thông tin chi phí nhằm lập ngân sách, dự báo và giám sát chi phí một cách hiệu quả hơn.
Các phương pháp quản trị chi phí có thể được áp dụng cho các dự án cụ thể hoặc cho toàn bộ mô hình vận hành của doanh nghiệp. Trọng tâm của quản trị chi phí là tạo ra các khoản tiết kiệm và tối ưu hóa lợi nhuận trong dài hạn.
Tầm quan trọng của quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Quản trị chi phí là vấn đề cực kỳ cần thiết, bởi lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào việc quản trị chi phí hiệu quả. Đồng thời, quản trị chi phí tốt còn đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích mà việc quản trị chi phí hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp:
- Nâng cao giá trị lợi nhuận
Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp loại bỏ các khoản chi không cần thiết, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận mà không cần tăng giá sản phẩm hay dịch vụ. Bên cạnh đó, việc kiểm soát tốt chi phí trong sản xuất, vận hành, nhân sự và marketing cho phép doanh nghiệp duy trì biên lợi nhuận ổn định, đồng thời đảm bảo sức cạnh tranh trên thị trường.
- Tối ưu hóa hiệu quả nguồn lực
Quản lý chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài chính, từ đó giảm lãng phí. Điều này cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn, nâng cao hiệu suất kinh doanh.
- Tăng cường sức khỏe tài chính
Việc theo dõi liên tục, quản trị chi phí và báo cáo tài chính góp phần xây dựng nền tảng tài chính bền vững cho doanh nghiệp. Một hệ thống quản trị chi phí hiệu quả cho các dự án sẽ giúp duy trì ngân sách tổng thể của tổ chức trong giới hạn an toàn.
- Giảm thiểu rủi ro
Quản trị chi phí thường bao gồm việc thiết lập một khoản dự phòng cho các chi phí không lường trước, giảm nguy cơ phát sinh chi tiêu không kiểm soát.
- Hỗ trợ lập kế hoạch và dự báo tài chính
Sự nhất quán trong quản trị chi phí, phân tích và báo cáo giúp tổ chức thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá dữ liệu chi phí và năng suất trong tương lai.
Ngoài ra, nhiều công cụ quản lý chi phí, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ đám mây, cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về các chỉ số quản trị chi phí, chẳng hạn như mức tiết kiệm. Các công cụ này còn liệt kê tài sản người dùng và sử dụng công nghệ máy học để đưa ra gợi ý thay đổi hành vi nhằm tiết kiệm chi phí.
2. Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp
Cơ cấu chi phí (Cost Structure) trong lĩnh vực kinh doanh là thuật ngữ chỉ mối quan hệ cụ thể về tỷ trọng đối với chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí cố định
Chi phí cố định (Fixed cost - FC) hay còn gọi là biến phí. Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán định kỳ. Khoản tiền này không thay đổi và gần như giữ ổn định trong một khoảng thời gian nhất định mà không phụ thuộc vào quy mô sản xuất hay các chi phí là doanh thu (bảo hiểm, thuê nhà, lãi vay…)
Chi phí cố định được phân loại dựa trên hai yếu tố: quản lý và phân bổ.
Dựa vào yếu tố quản lý, chi phí cố định được phân loại thành những loại sau:
- Chi phí cố định bắt buộc: là khoản phí cố định mà doanh nghiệp không thể trì hoãn cho việc chi trả. Bao gồm tất cả khoản tiền có liên quan đến trang thiết bị và chi phí cho hoạt động cơ bản của doanh nghiệp như tiền lương, tiền trang thiết bị…
- Chi phí cố định không bắt buộc: Bao gồm các khoản tiền mà doanh nghiệp phát sinh khi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh như tiền quảng bá sản phẩm, tiền xây dựng thương hiệu…
Dựa vào yếu tố phân bổ, chi phí cố định được phân loại thành những loại sau:
- Chi phí cố định định kỳ: Khoản tiền này đã được tính toán từ trước và được nộp giống nhau trong khoảng thời gian nhất định, như tiền điện nước…
- Chi phí cố định có thể phân bổ: Khoản tiền này không có sự cố định qua các thời điểm, như tiền nâng cấp hệ thống và mua sắm trang thiết bị mới…
Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi trong doanh nghiệp (Variable cost - VC) hay biến phí, được tính là các khoản chi phí phụ thuộc vào các yếu tố thay đổi về quy mô sản xuất.
Chi phí biến đổi được chia thành 3 loại:
- Chi phí biến đổi tuyến tính là dạng chi phí biến đổi tỷ lệ thuận với hoạt động sản xuất của công ty, như chi phí nhân công, phân phối…
- Chi phí biến đổi cấp bậc là những chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi ở mức cao hơn. Ví dụ, chi phí mở rộng quy mô, chi phí cho nhân viên tăng ca…
- Chi phí biến đổi dạng cong tăng hoặc giảm theo một đường cong, phụ thuộc vào các yếu tố như hiệu suất sản xuất, quy mô hoạt động, hoặc các yếu tố thị trường khác.
3. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp
Có nhiều cách để phân loại chi phí trong doanh nghiệp. Dưới đây, SlimCRM sẽ tổng hợp một số cách phân loại phổ biến nhất.
- Phân loại theo chức năng hoạt động: Chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất
- Phân loại theo công dụng kinh tế chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
- Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí lương và các khoản phụ cấp lương, chi phí BHYT, BHXH, phí công đoàn, chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Phân loại theo công dụng chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
- Phân loại theo nội dung chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền
- Phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động: biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp
- Phân loại theo mối quan hệ với lợi nhuận: chi phí thời kỳ, chi phí sản phẩm
- Phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí: chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp
4. Các loại chi phí cần kiểm soát trước khi tiến hành quản trị chi phí
Để quản trị chi phí hiệu quả, bước đầu tiên là rà soát tất cả các khoản chi phí hoạt động của doanh nghiệp và tìm cách cắt giảm những khoản không cần thiết. Dưới đây là 8 loại chi phí lãng phí cần được kiểm soát đầu tiên trước khi bắt đầu chương trình giảm phí.
- Chi phí thuê mặt bằng
Chi phí thuê mặt bằng thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách của doanh nghiệp. Để giảm chi phí, bạn có thể đàm phán lại với chủ nhà về giá thuê hoặc thời gian thanh toán, đặc biệt là trong giai đoạn khó khăn. Nếu giá thuê cao, hãy cân nhắc xem bạn có thực sự cần diện tích lớn, hay có thể chuyển sang văn phòng với mức giá hợp lý hơn.
- Chi phí sản xuất
Để tối ưu chi phí sản xuất, doanh nghiệp nên đổi mới công nghệ và cải tiến quy trình sản xuất để giảm lãng phí nguyên liệu và nhân lực, đồng thời nâng cao năng suất lao động. Điều này giúp giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
- Chi phí mua hàng
Áp dụng nguyên lý 80/20: 80% nguyên liệu đầu vào đến từ 20% nhà cung cấp chính. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định các nhà cung cấp chủ chốt và đàm phán các điều khoản có lợi như giá cả, chiết khấu, thời gian giao hàng, và chính sách thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể giảm chi phí lưu kho bằng cách rút ngắn thời gian từ lúc đặt hàng đến khi hàng về, giúp giảm vốn lưu động. Cải tiến quy trình chuỗi cung ứng và kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống phần mềm sẽ giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả.
- Chi phí nhân sự
Nếu chi phí nhân sự chiếm tỷ trọng lớn, đây sẽ là mục tiêu đầu tiên khi cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, việc giảm lương hay cắt giảm nhân sự cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh làm giảm tinh thần làm việc. Thay vào đó, bạn có thể áp dụng phương án nghỉ luân phiên hoặc giảm lương tạm thời. Cũng cần xem xét lại cơ cấu nhân sự và ứng dụng công nghệ để nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí. Việc sử dụng nhân sự đa nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả công việc.
- Chi phí quản lý
Để giảm chi phí quản lý, bạn cần thiết kế một cơ cấu tổ chức tinh gọn, giảm sự chồng chéo trong công việc và cải thiện quy trình làm việc. Sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc mà không làm giảm chất lượng quản lý.
- Chi phí văn phòng phẩm
Chi phí văn phòng phẩm có thể là một khoản nhỏ nhưng tích lũy lại sẽ rất lớn. Để tiết kiệm, hãy xây dựng ý thức tiết kiệm trong công ty, như sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử thay vì in ấn quá nhiều giấy tờ. Bạn có thể áp dụng cơ chế khoán cho văn phòng phẩm và yêu cầu phạt khi gây lãng phí.
- Chi phí marketing
Marketing không hiệu quả có thể "đốt" rất nhiều tiền của doanh nghiệp. Thay vì quảng cáo "chung chung", hãy xác định rõ phân khúc khách hàng mục tiêu và tập trung vào những kênh marketing hiệu quả. Bằng cách chăm sóc khách hàng tốt hơn, cải thiện chất lượng sản phẩm và gia tăng sự hài lòng của khách, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí marketing mà vẫn thu hút được khách hàng.
5. Quy trình quản trị chi phí cho doanh nghiệp
Bước 1: Thiết lập kế hoạch quản trị chi phí
Nội dung chính của một bản kế hoạch quản trị chi phí hoàn chỉnh thường bao gồm:
- Phân loại các loại chi phí trong dự án
- Công cụ sử dụng để quản lý chi phí
- Cơ cấu dữ liệu cần thiết để theo dõi
- Các bên liên quan bị ảnh hưởng
- Lịch trình và hình thức báo cáo chi phí tới từng nhóm đối tượng
Bước 2: Ước tính chi phí và lập ngân sách
Sau khi xây dựng kế hoạch quản trị chi phí, bước tiếp theo là ước tính chi phí ban đầu và lập ngân sách dự án. Lưu ý, ngân sách cuối cùng thường thay đổi trong suốt quá trình triển khai dự án, tương tự như việc điều chỉnh ngân sách cá nhân khi phát sinh các tình huống bất ngờ.
Các thành phần chính trong ước tính chi phí:
- Cơ cấu chi phí (Cost Breakdown Structure - CBS): Phân chia chi phí thành các nhóm công việc cụ thể, dựa trên Cơ cấu Công Việc (WBS).
- Lập kế hoạch nguồn lực: Bao gồm xác định nhu cầu về nhân lực và vật tư, chi phí của từng nguồn lực, và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
- Các dự án lớn thường cần có một người quản lý nguồn lực chuyên biệt để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi tính toán chi phí.
Bước 3: Kiểm soát chi phí
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nhằm giám sát và điều chỉnh chi phí dự án theo ngân sách đã đề ra. Việc kiểm soát dựa trên dữ liệu đầu vào từ đội ngũ kiểm soát dự án hoặc mua sắm, và thường được thực hiện thông qua bảng điều khiển (dashboard).
Các bước kiểm soát:
- So sánh chi phí thực tế (đã chi, đã phát sinh) với chi phí dự kiến (ngân sách ban đầu).
- Phân tích nguyên nhân sai lệch (nếu có) và thực hiện điều chỉnh.
- Sử dụng các phương pháp như Earned Value Management (EVM) để đo lường hiệu suất và theo dõi chỉ số hiệu quả chi phí (CPI), đảm bảo dự án trong tầm kiểm soát.
- Những sai lệch lớn cần được giải thích rõ ràng và đi kèm kế hoạch điều chỉnh để tránh ảnh hưởng đến mục tiêu tài chính của dự án và doanh nghiệp.
Bước 4: Báo cáo chi phí
Giai đoạn cuối cùng là báo cáo, nhằm cung cấp thông tin giúp nhà quản lý dự án đưa ra quyết định duy trì tiến độ và hiệu quả.
Báo cáo chi phí có thể bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất dự án dựa trên chi phí và giá trị thực hiện (EVM).
- Phân tích năng suất theo khoảng thời gian hoặc loại hình hoạt động cụ thể.
6. Các phương pháp quản trị chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả nhất 2024
- Lập định mức chi phí trong doanh nghiệp
Để quản trị chi phí doanh nghiệp hiệu quả, bước đầu tiên là xây dựng định mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn phù hợp với từng tình huống cụ thể. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp tiến hành phân tích kỹ lưỡng các hoạt động hiện tại và đối chiếu với dữ liệu lịch sử, đồng thời nghiên cứu thị trường để so sánh giá cả và đánh giá chiến lược phát triển của công ty.
Những bước chuẩn bị này sẽ tạo nền tảng dữ liệu vững chắc, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao lợi thế cạnh tranh.
- Xác định chi phí thực tế
Trong quá trình quản trị, để xác định chi phí thực tế một cách chính xác, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau. Việc quản lý, phân loại và phân bổ chi phí theo từng hạng mục cụ thể đóng vai trò thiết yếu trong công tác này.
Thông qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích biến động giá trị trên thị trường, đồng thời so sánh với các định mức chi phí đã được thiết lập để xác định sự chênh lệch. Điều này cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn, tránh lãng phí nguồn lực.
- Phương pháp chi phí mục tiêu
Phương pháp quản trị chi phí của Nhật Bản này đã và được áp dụng ở nhiều nước. Người Nhật luôn xem quản trị chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình, họ coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả. Phương pháp này cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm.
- Quản lý chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing)
Đây là phương pháp tính chi phí bằng cách phân bổ chi phí sản xuất chung dựa vào mức độ tiêu thụ các hoạt động bằng cách xác định các yếu tố làm phát sinh chi phí liên quan tới hoạt động đó.
- Quản trị chi phí dựa trên công nghệ phần mềm
Trước đây, việc quản trị chi phí thường được thực hiện thủ công bằng sổ sách, giấy tờ. Về sau, khi các công cụ của Google và Microsoft ra đời, hoạt động quản trị chi phí được triển khai trên Excel và Google Sheet. Internet ngày càng phát triển, chuyển đổi số được áp dụng trong nhiều hoạt động kể cả lĩnh vực tài chính kinh doanh. Các doanh nghiệp, công ty cần chuyển sang hệ thống quản trị chi phí chuyên dụng, tự động hóa. Đó là lý do các phần mềm quản trị chi phí ra đời.
Phần mềm quản trị chi phí là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các dữ liệu tài chính, như thu nhập, chi phí, dòng tiền và tài sản. Công cụ này cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ chuẩn kế toán, và hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp với từng giai đoạn.
Đây là một số phần mềm quản trị chi phí phổ biến nhất hiện nay, mời các bạn tham khảo dưới đây:
SlimCRM: Tính năng quản trị tài phí trong phần mềm SlimCRM giúp doanh nghiệp Kiểm soát chi phí hiệu quả, cập nhật và quản lý thu chi, hóa đơn thanh toán theo thời gian thực, giúp phát hiện các khoản chi tiêu tiềm ẩn và đưa ra quyết định tài chính thông minh hơn; Tăng cường sự phối hợp trong nhóm, dễ dàng chia sẻ thông tin chi phí dự án với các thành viên, đảm bảo mọi người nắm rõ tình hình tài chính và tiến độ dự án; Cung cấp các báo cáo chi phí rõ ràng, dễ hiểu, giúp bạn theo dõi hiệu quả và tiến độ dự án một cách toàn diện. Ngoài ra, SlimCRM hỗ trợ kết nối với nhiều công cụ khác như bảng tính, email, giúp tối ưu hóa việc quản lý và triển khai dự án.
Đăng kí dùng thử SlimCRM ngay tại đây!
SAP S/4HANA là phiên bản nâng cấp của hệ thống quản lý doanh nghiệp SAP ERP (Enterprise Resource Planning), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh thông qua việc tích hợp các quy trình cốt lõi như tài chính, nhân sự, và quản lý nguồn lực vào một nền tảng duy nhất.
Microsoft Dynamics 365 Finance tích hợp liền mạch với các ứng dụng trong bộ công cụ Microsoft Dynamics 365, bao gồm 365 Sales, 365 Customer Service, 365 Supply Chain Management, và 365 Business Central. Công cụ này ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) thông minh, giúp tự động hóa các quy trình, kiểm soát ngân sách, lập kế hoạch và phân tích tài chính một cách chính xác
QuickBooks là một phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ, hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn dữ liệu tài chính, theo dõi các chỉ số KPIs, hiểu sâu hơn về hiệu suất, thúc đẩy hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức và truy xuất dữ liệu qua giao diện trực quan.
Quản trị chi phí là một quá trình đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực không ngừng. Tuy nhiên, với những kiến thức và công cụ phù hợp, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình. Bắt đầu hành trình quản trị chi phí hiệu quả ngay hôm nay bằng cách áp dụng những tính năng mà SlimCRM cung cấp.
Đăng kí dùng thử SlimCRM ngay tại đây!
