70% phần mềm các doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay là SaaS (BetterCloud). Với ưu điểm không yêu cầu cài đặt khó khăn hay hợp đồng chặt chẽ, cùng cách thanh toán linh hoạt, SaaS ngày càng trở nên phổ biến với doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực. Vậy chính xác SaaS là gì? Cùng tìm hiểu tất cả những gì doanh nghiệp cần biết về SaaS và các ví dụ về SAAS cụ thể nhất dưới đây.
SaaS là gì?
Phần mềm dạng dịch vụ (Software as a Service - SaaS) là một cách phân phối các ứng dụng qua internet như một dịch vụ. Thay vì cài đặt và bảo trì phần mềm, bạn chỉ cần truy cập nó qua mạng, giải phóng bản thân khỏi việc quản lý phần mềm và phần cứng phức tạp. Các ví dụ phổ biến là Gmail, Google Drive, Office 365.
SaaS cung cấp một giải pháp phần mềm hoàn chỉnh mà bạn thuê quyền sử dụng trên cơ sở chỉ thanh toán cho những gì mình dùng (pay-as-you-go) từ một nhà cung cấp dịch vụ.
Các ứng dụng SaaS đôi khi được gọi là phần mềm trên web (web-based), phần mềm theo yêu cầu (on-demand) hoặc phần mềm lưu trữ trên máy chủ (hosted). Dù tên là gì, chúng đều chạy trên máy chủ của nhà cung cấp SaaS. Nhà cung cấp quản lý quyền truy cập vào ứng dụng, bao gồm vấn đề bảo mật, tính khả dụng và hiệu suất.
Tất cả cơ sở hạ tầng cơ bản và dữ liệu ứng dụng đều nằm trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ. Nhà cung cấp quản lý cả phần cứng và phần mềm. Mô hình SaaS giúp triển khai giải pháp công nghệ trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần bộ phận IT tại chỗ, với chi phí trả trước tối thiểu.
Gần một nửa (48%) số người trả lời khảo sát của Gartner năm 2021 - những người đang dồn tiền cho dữ liệu và phân tích - đã chọn phần mềm dựa trên điện toán đám mây (cloud-based) là một trong ba lĩnh vực đầu tư công nghệ nổi bật. Cũng theo Gartner, đến 2022, ngành công nghiệp SaaS đã đáng giá hơn 170 tỷ đô.
Ví dụ về SaaS
Dưới đây là các ví dụ về SaaS bạn có thể tham khảo:
Dưới đây là một số ví dụ về SaaS theo từng khía cạnh:
Ví dụ phần mềm SaaS theo chức năng
- Phần mềm văn phòng: Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Workplace
- Phần mềm kế toán: QuickBooks, Zoho Books, FreshBooks, Misa
- Phần mềm CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive, SlimCRM
- Phần mềm marketing: Adobe Marketing Cloud, HubSpot Marketing Hub, Google Marketing Platform
- Phần mềm bán hàng: Salesforce Sales Cloud, Pipedrive, HubSpot Sales Hub
- Phần mềm nhân sự: Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud
- Phần mềm bảo mật: McAfee Cloud Security, Symantec Cloud Security, Trend Micro Cloud Security
- Phần mềm lưu trữ: Dropbox, Google Drive, OneDrive
Ví dụ về SaaS theo quy mô doanh nghiệp
- Cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB): Zoho, HubSpot, FreshBooks
- Cho các doanh nghiệp vừa và lớn (B2B): Salesforce, Microsoft 365, Adobe Marketing Cloud
- Cho các doanh nghiệp lớn (Enterprise): SAP, Oracle, IBM
Ví dụ về SaaS theo mô hình kinh doanh
- Theo thuê bao: Đây là mô hình kinh doanh phổ biến nhất của SaaS, trong đó khách hàng trả một khoản phí định kỳ để sử dụng dịch vụ.
- Theo bản quyền: Trong mô hình kinh doanh này, khách hàng mua bản quyền sử dụng dịch vụ SaaS vĩnh viễn.
- Theo sử dụng: Trong mô hình kinh doanh này, khách hàng trả tiền cho số lượng tài nguyên SaaS mà họ sử dụng (pay-as-you-go)
Ví dụ về SaaS theo ngành
- Phần mềm SaaS tài chính: QuickBooks, Zoho Books, FreshBooks
- Phần mềm SaaS bán lẻ: Salesforce Commerce Cloud, Shopify, Magento
- Phần mềm SaaS sản xuất: SAP Manufacturing Cloud, Oracle Manufacturing Cloud, IBM Manufacturing Cloud
- Phần mềm SaaS chăm sóc sức khỏe: Epic Systems, Cerner, Allscripts
- Phần mềm SaaS giáo dục: Blackboard, Canvas, Google Workspace for Education
Ứng dụng gửi email và nhắn tin là một ví dụ điển hình của SaaS. Phần mềm phổ biến như Microsoft Outlook đã ăn sâu vào văn hóa kinh doanh của mỗi công ty. Bên cạnh đó, trong khi email vẫn là phương thức liên lạc phổ biến nhất trên thế giới, các ứng dụng nhắn tin như Slack ngày càng được sử dụng nhiều hơn.
Phân biệt SaaS và Cloud
Cloud (đám mây) nói đến một tập hợp các công nghệ cơ sở hạ tầng phức tạp. Ở cấp độ cơ bản, đó là một tập hợp các máy tính, máy chủ và cơ sở dữ liệu được kết nối với nhau sao cho người dùng có thể thuê quyền truy cập để tận dụng sức mạnh tổng hợp của chúng.
Trong khi đó, SaaS đề cập cụ thể đến các phần mềm được phân phối qua Cloud.
Ví dụ về đám mây dành cho doanh nghiệp:
- Amazon Web Services (AWS) là một nền tảng điện toán đám mây cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau, bao gồm máy tính, lưu trữ, cơ sở dữ liệu, mạng, phân tích, trí tuệ nhân tạo và máy học. AWS được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp đến các tập đoàn toàn cầu.
- Microsoft Azure là một nền tảng điện toán đám mây khác cung cấp nhiều dịch vụ tương tự như AWS. Azure được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp đến các tập đoàn toàn cầu.
- Google Cloud Platform (GCP) là một nền tảng điện toán đám mây khác cung cấp nhiều dịch vụ tương tự như AWS và Azure. GCP được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp đến các tập đoàn toàn cầu.
Ngoài ra, còn có nhiều nhà cung cấp đám mây khác cung cấp các dịch vụ đám mây dành cho doanh nghiệp, bao gồm: IBM Cloud, Oracle Cloud Infrastructure, SAP Cloud Platform, Salesforce App Cloud, VMware Cloud on AWS, Alibaba Cloud, Tencent Cloud.
Ứng dụng của SaaS cho doanh nghiệp
- Các startup và doanh nghiệp nhỏ sẽ thấy SaaS hữu ích khi họ không có thời gian, vốn hoặc kiến thức chuyên môn để xây dựng phần mềm của riêng mình hoặc lưu trữ trên máy chủ (host) tại chỗ.
- Các doanh nghiệp lớn hơn có thể sử dụng SaaS cho các dự án ngắn hạn hoặc các ứng dụng không thường dùng đến trong năm.
- Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể hưởng lợi từ công nghệ SaaS nếu họ cần ứng dụng yêu cầu cả quyền truy cập web và thiết bị di động.
Nếu bạn đã từng sử dụng dịch vụ email trên web như Outlook, Gmail hoặc Yahoo, thì bạn đã sử dụng một sản phẩm SaaS.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê các ứng dụng để cải thiện hiệu suất công việc (như email, cộng tác và lịch hẹn) hay các ứng dụng phức tạp hơn như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý tài liệu. Bạn thanh toán các phần mềm này theo gói đăng ký hàng tháng, hàng năm, hoặc theo mức độ sử dụng.
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng SlimCRM là một SaaS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đặc điểm của SaaS là gì?
Hãy liên tưởng đến một ngân hàng. Ngân hàng bảo vệ quyền riêng tư của mỗi khách hàng đồng thời cung cấp dịch vụ uy tín và an toàn trên quy mô lớn. Tất cả các khách hàng đều sử dụng cùng một hệ thống tài chính và công nghệ mà không phải lo lắng về việc bị truy cập thông tin trái phép.
Một ngân hàng đáp ứng các đặc điểm chính sau của SaaS:
Hệ thống đa khách hàng
Một hệ thống đa khách hàng là nơi tất cả người dùng và ứng dụng chia sẻ một cơ sở hạ tầng và cơ sở mã nguồn duy nhất được duy trì tập trung. Nhờ sự tập trung này mà các nhà cung cấp dịch vụ có thể cải tiến nhanh hơn, tiết kiệm thời gian trước đây dùng để duy trì nhiều phiên bản code lỗi thời.
Tùy biến dễ dàng
Đây là khả năng cho người dùng tùy biến các ứng dụng để phù hợp với quy trình doanh nghiệp của họ mà không ảnh hưởng đến cơ sở hạ tầng chung. Do cách SaaS được tạo nên, những tùy chỉnh này là độc nhất cho mỗi công ty hoặc người dùng và luôn được bảo toàn thông qua các lần nâng cấp. Điều đó có nghĩa là các nhà cung cấp SaaS có thể nâng cấp thường xuyên hơn, với ít rủi ro hơn cho khách hàng và chi phí áp dụng thấp hơn nhiều.
Truy cập tốt hơn
Việc cải thiện quyền truy cập vào dữ liệu từ bất kỳ thiết bị được nối mạng nào giúp doanh nghiệp đảm bảo tất cả nhân sự có thể tiếp cận thông tin dù đang ở bất cứ đâu, đồng thời nhờ cập nhật thời gian thực, đều sẽ thấy cùng một thông tin mới nhất.
Khai thác website dễ dàng
Bất kỳ ai quen thuộc với Shopee hoặc Gmail sẽ quen thuộc với giao diện website của các ứng dụng SaaS điển hình. Với mô hình SaaS, bạn có thể tùy biến dễ dàng với vài nhấp chuột, khiến việc cập nhật phần mềm truyền thống vốn mất hàng tháng trở nên lỗi thời.
Theo xu hướng
Các doanh nghiệp hiện đang phát triển các nền tảng tích hợp SaaS. Công ty tư vấn Saugatuck Technology gọi đây là “làn sóng thứ ba” trong việc tiếp nhận phần mềm: Khi SaaS vượt ra ngoài chức năng phần mềm độc lập để trở thành nền tảng cho các ứng dụng quan trọng.
Ưu điểm của SaaS là gì?
Đây là những lý do vì sao SaaS phổ biến đến đến vậy trong thế giới kinh doanh:
- Khả năng truy cập: Khả năng chạy trên trình duyệt internet 24/7 từ mọi thiết bị
- Quản lý hoạt động: Không cần cài đặt, cập nhật thiết bị hay quản lý cấp phép truyền thống
- Hiệu quả về chi phí: Không có chi phí phần cứng trả trước, thêm các phương thức thanh toán linh hoạt như pay-as-you-go
- Khả năng mở rộng: Dễ dàng mở rộng một giải pháp để đáp ứng nhu cầu thay đổi
- Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu được lưu thường xuyên trên đám mây
- Phân tích: Truy cập vào các công cụ báo cáo dữ liệu thông minh
- Tăng cường bảo mật: Các nhà cung cấp SaaS đầu tư mạnh tay vào công nghệ và bảo mật.
Khả năng tùy biến của SaaS
Phần mềm trên web ngày nay đủ linh hoạt để được tùy biến cho các mục đích sử dụng khác nhau của doanh nghiệp. Chẳng hạn, bạn có thể tùy chỉnh giao diện người dùng (UI), hay thêm bớt trường dữ liệu. Một số tính năng của quy trình doanh nghiệp cũng có thể được kích hoạt theo ý muốn.
Người dùng thường có thể vi chỉnh không gian làm việc cá nhân của riêng họ, chẳng hạn như bảng điều khiển hoặc danh sách công việc, để chỉ hiển thị thông tin họ cần xem và tối ưu hóa chúng theo phong cách riêng.
Nhiều hệ thống cho phép người dùng tùy chỉnh trang dashboard tổng quan như SlimCRM
Ngày nay, cả hệ thống tại chỗ (on-premise) và hệ thống SaaS đều có thể được tùy biến cho từng khách hàng, nhưng phần mềm hoạt động trên điện toán đám mây vẫn mang lại sự nhanh nhẹn và linh hoạt hơn nhiều cho các doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Cloud-based CRM là gì? Top phần mềm CRM Cloud tốt nhất hiện nay
Lịch sử của SaaS
Mặc dù ý tưởng đã có từ lâu, nhưng công nghệ trên web cần thiết để hỗ trợ SaaS chỉ được hoàn thiện vào cuối những năm 1990. Đó là khi các công ty như Salesforce - được thành lập để tạo ra phần mềm điện toán đám mây - bắt đầu cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thông qua mô hình SaaS.
Lúc đầu, thế giới phần mềm cho doanh nghiệp không coi trọng SaaS. Nhưng thời gian đã cho thấy sự tăng trưởng và ứng dụng SaaS nhanh chóng với doanh nghiệp toàn thế giới. SaaS đang phát triển nhanh hơn nhiều so với các phân khúc công nghệ điện toán đám mây khác, chẳng hạn như các sản phẩm Nền tảng dạng dịch vụ (PaaS) hoặc Cơ sở hạ tầng dạng dịch vụ (IaaS).
Doanh nghiệp nên chọn SaaS hay phần mềm tại chỗ (on-premise)?
Mô hình phân phối phần mềm tại chỗ (on-premise) truyền thống khác với SaaS ở hai điểm chính:
- Việc triển khai SaaS không yêu cầu phần cứng mở rộng, điều này cho phép người mua thuê ngoài hầu hết các dịch vụ công nghệ cần thiết để khắc phục sự cố và bảo trì phần mềm nội bộ.
- Hệ thống SaaS thường được thanh toán định kỳ theo gói đăng ký, hoặc thanh toán theo mức sử dụng (pay-as-you-go) trong khi phần mềm tại chỗ thường được mua với giấy phép vĩnh viễn, trả trước toàn bộ.
Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, đầu tiên, cần xác định mức độ phức tạp của doanh nghiệp bạn. Hãy trả lời một số câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp của bạn chuyên biệt như thế nào so với những bên khác trong ngành?
- Các sản phẩm sẵn có đã cung cấp tính năng bạn cần chưa?
- Bạn sẽ cần tùy chỉnh phần mềm đến đâu?
Một yếu tố khác cần xem xét là ngân sách của bạn. SaaS giúp doanh nghiệp phân bổ tổng chi phí sở hữu theo thời gian, vì vậy ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng phần mềm SaaS hiện đại.
Câu hỏi quan trọng tiếp theo là quyền sở hữu dữ liệu. Đại đa số các nhà cung cấp vẫn cho dữ liệu thuộc quyền sở hữu của người dùng cuối, nhưng hãy nhớ xem kỹ hợp đồng dịch vụ để hiểu đúng cách dữ liệu của bạn sẽ được sử dụng.
Ai sở hữu dữ liệu trong SaaS?
Trong phần lớn các trường hợp, bạn vẫn sở hữu dữ liệu của mình. Hầu hết các Thỏa thuận cung cấp dịch vụ (SLA) xác nhận quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với dữ liệu nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, cũng như quyền truy xuất dữ liệu.
Hầu hết hợp đồng SaaS cũng có các điều khoản dự phòng cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động. Hơn nữa, hầu hết các nhà cung cấp SaaS sẽ cho bạn xuất dữ liệu của mình và sao lưu cục bộ bất kỳ lúc nào bạn muốn.
Dữ liệu lưu trữ trên điện toán đám mây có an toàn không?
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, rủi ro nằm ở chỗ nhân sự vô tình làm rò rỉ dữ liệu hoặc tạo lỗ hổng bảo mật. Gartner dự đoán rằng đến năm 2023, ít nhất 99% lỗi bảo mật điện toán đám mây là do người dùng.
Trên thực tế, bảo mật dữ liệu không phụ thuộc vào việc máy chủ đang đặt ngay bên cạnh bạn hay ở một nơi khác. Các nhà cung cấp SaaS có thể đầu tư nhiều hơn vào bảo mật, sao lưu và bảo trì hơn bất kỳ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào.
Làm gì khi nhà cung cấp SaaS ngừng hoạt động?
Các nhà cung cấp phần mềm có thể đến rồi đi, dù thông qua sáp nhập hay thất bại trong kinh doanh. Tuy nhiên, dữ liệu thường là của bạn.
Hầu hết các nhà cung cấp SaaS trả trước cho các bên lưu trữ trung tâm dữ liệu của họ để “tiếp tục hoạt động”. Khoản phí trả trước này nhằm mục đích bảo vệ các doanh nghiệp để đảm bảo dữ liệu của họ có thể truy cập được trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với nhà cung cấp SaaS.
Chú ý thêm một vài điều sau khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Họ đã hoạt động được bao lâu?
- Họ có đang phát triển về khách hàng và/hoặc nhân sự không?
- Họ có lộ trình công nghệ không?
Tương lai của SaaS là gì?
Tương lai hứa hẹn sự tăng tốc mạnh mẽ của việc áp dụng điện toán đám mây. Một số công ty dự đoán sự tái sinh của công nghệ SaaS sẽ tập trung nhiều vào thiết bị di động. Các công ty khác đang đưa ra xu hướng rằng trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ thống trị thị trường SaaS trong các lĩnh vực như hậu cần, vận tải và bán lẻ.
Nhìn chung, một nền tảng không ngừng cải tiến, không ngừng cập nhật và cho phép người dùng tiếp nhận mà không phá vỡ cả hệ thống sẵn có luôn là ý tưởng hấp dẫn. Các doanh nghiệp sẽ còn tiếp tục tìm kiếm những giải pháp SaaS tối ưu cho nhu cầu hiện tại và tương lai.
Trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ, CRM đã trở thành phần cốt yếu của doanh nghiệp hiện đại nhờ khả năng quản lý quan hệ khách hàng - nguồn sống của mọi tổ chức. SlimCRM của Vinno Việt Nam là một ví dụ về SaaS điển hình giúp quản trị doanh nghiệp toàn diện với trọng tâm là nhóm tính năng Khách hàng mạnh mẽ. Ứng dụng mô hình SaaS, SlimCRM hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tự động hóa, cá nhân hóa hoạt động marketing, sales và chăm sóc khách hàng với sự linh hoạt tối đa và chi phí tối thiểu, giúp doanh nghiệp bứt phá lợi nhuận bền vững. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm SaaS SlimCRM miễn phí tại đây.
