Quản Lý Hóa Đơn: Xây Dựng Quy Trình Và Lựa Chọn Giải Pháp Tối Ưu

Bạn đang đau đầu với việc quản lý hàng tá hóa đơn mỗi ngày? Phân biệt hóa đơn đầu vào, đầu ra khiến bạn hoang mang? Đừng lo lắng! Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc về quản lý hóa đơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quản lý hóa đơn là gì? Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn hiệu quả với doanh nghiệp?

Thế nào là Quản lý hóa đơn?

Quản lý hóa đơn là một chức năng kinh doanh quan trọng, hỗ trợ trực tiếp cho quy trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ, bao gồm việc xử lý và theo dõi toàn bộ hóa đơn từ nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn, xác minh tính hợp lệ của từng hóa đơn nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro.

Hóa đơn thường được chia thành 2 loại theo chiều của dòng tiền

1. Hóa đơn đầu vào

Là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định từ nhà cung cấp.

Đặc điểm:

• Doanh nghiệp là bên mua, nhận hóa đơn từ bên bán.
• Thể hiện nghĩa vụ phải trả tiền của doanh nghiệp cho nhà cung cấp.
• Được sử dụng để hạch toán vào chi phí, giá vốn hàng bán hoặc tài sản cố định.

Ví dụ: Hóa đơn mua nguyên vật liệu, hóa đơn dịch vụ vận chuyển, hóa đơn mua máy móc thiết bị...

2. Hóa đơn đầu ra

Là hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Đặc điểm:

• Doanh nghiệp là bên bán, phát hành hóa đơn cho bên mua.
• Được sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra.

Ví dụ: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn cung cấp dịch vụ, hóa đơn điện tử...

Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn hiệu quả?

Quản lý hóa đơn hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

1. Xử lý khối lượng lớn hóa đơn: 

Một doanh nghiệp thông thường có thể xử lý tới 500 hóa đơn mỗi tháng. Việc tổ chức và sắp xếp toàn bộ hóa đơn từ nhà cung cấp một cách khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và quản lý thông tin. Đặc biệt, khi một nửa số hóa đơn không được gửi dưới dạng điện tử, việc tổ chức hợp lý càng trở nên quan trọng để đảm bảo hiệu quả xử lý và thanh toán.

2. Phát hiện và xử lý sai lệch: 

Quản lý hóa đơn hiệu quả cho phép doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và đối chiếu các sai lệch khi tra cứu thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng để giải quyết tranh chấp, đảm bảo tính chính xác trong thanh toán và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp.

3. Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính: 

Thông qua việc quản lý hóa đơn hiệu quả, doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó dự đoán lợi nhuận và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

4. Đánh giá chi tiêu và lựa chọn nhà cung cấp:

 Quản lý hóa đơn giúp doanh nghiệp đánh giá chi tiêu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn. Bằng cách phân tích dữ liệu hóa đơn, doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hoạt động mua hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Thực trạng việc quản lý hóa đơn tại các doanh nghiệp ở Việt Nam

Mặc dù đã có nhiều bước tiến đáng kể trong những năm gần đây, thực trạng quản lý hóa đơn ở Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập.

Vẫn phụ thuộc nhiều vào phương thức thủ công:

Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn ưa chuộng sử dụng hóa đơn giấy. Điều này dẫn đến nhiều bất cập như lưu trữ cồng kềnh, khó tra cứu, dễ thất lạc và tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin.

Việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn chủ yếu được thực hiện thủ công, gây tốn kém thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót.

Ứng dụng công nghệ còn hạn chế:

Chưa nhiều doanh nghiệp thật sự đầu tư cho giải pháp quản lý hóa đơn điện tử: Mặc dù hóa đơn điện tử đã được áp dụng từ lâu và mang lại nhiều lợi ích vượt trội, nhưng tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử và các giải pháp quản lý tự động vẫn còn khá khiêm tốn, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

Thiếu kết nối, đồng bộ giữa các phần mềm: Nhiều doanh nghiệp sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau cho các hoạt động kinh doanh, dẫn đến việc quản lý hóa đơn bị phân tán, thiếu đồng bộ và khó khăn trong việc tổng hợp, phân tích dữ liệu.

Nhận thức và thói quen của người dùng:

Chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích của quản lý hóa đơn hiệu quả: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn hiệu quả, dẫn đến việc xem nhẹ việc đầu tư cho hệ thống và giải pháp quản lý chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, thói quen sử dụng hóa đơn giấy đã ăn sâu: Việc thay đổi thói quen sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và các giải pháp quản lý tự động cần có thời gian và sự nỗ lực từ phía doanh nghiệp.

Quản lý hóa đơn hiệu quả là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Để thúc đẩy hoạt động quản lý hóa đơn tại Việt Nam phát triển, cần có sự chung tay từ phía cơ quan quản lý, doanh nghiệp và các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc hoàn thiện khung pháp lý, nâng cao nhận thức, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và đầu tư cho hạ tầng công nghệ thông tin.

Quy trình quản lý hóa đơn chuyên nghiệp

Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả giúp bạn tổ chức hóa đơn một cách bài bản và hợp lý hóa toàn bộ quy trình, từ khi tiếp nhận đến khi thanh toán và lưu trữ. Dưới đây là các bước trong quy trình quản lý hóa đơn:

Bước 1: Tiếp nhận hóa đơn:

Bạn sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc người bán, có thể ở dạng điện tử hoặc bản giấy. Cho dù là bản mềm hay bản cứng cũng phải luôn đảm bảo hóa đơn được tiếp nhận đúng thời gian và nơi cần tiếp nhận.. Điều này cho phép theo dõi hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót hóa đơn. Bằng cách quản lý chặt chẽ bước này, bạn có thể duy trì sự chính xác và bắt đầu quy trình xác minh và phê duyệt, tạo tiền đề cho hoạt động tài chính suôn sẻ.

Bước 2: Thu thập dữ liệu từ hóa đơn:

Thu thập thông tin quan trọng từ hóa đơn vẫn là một bước rất quan trọng. Các thông tin quan trọng được thu thập trong quy trình trích xuất dữ liệu hóa đơn bao gồm số hóa đơn, dữ liệu mặt hàng, số tiền, số lượng, nhà cung cấp, người mua, đơn vị tiền tệ, phương thức thanh toán.

Ở bước này, bạn cần đảm bảo tất cả thông tin liên quan được ghi lại chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và báo cáo tài chính tốt hơn, tránh xảy ra những tranh chấp không đáng có.

Bước 3: Xác minh và Phê duyệt:

Đây là bước xác minh hóa đơn có phản ánh chính xác số tiền, số lượng và chất lượng hàng hóa, dịch vụ được cung cấp hay không. Tuy nhiên, trước tiên, bạn cần xác định rõ ràng các quy tắc và tiêu chí cho việc xem xét và phê duyệt hóa đơn để đảm bảo tính nhất quán. Điều này bao gồm việc chuyển hóa đơn đến đúng người phụ trách dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Quy trình phê duyệt hóa đơn có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp Việt Nam tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề, và hệ thống quản lý nội bộ. Tuy nhiên, nhìn chung quy trình này tại các doanh nghiệp ở Việt Nam thường bao gồm các bước cơ bản sau:

1. Kiểm soát đầu vào:

• Bộ phận kế toán hoặc nhân viên được ủy quyền tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
• Kiểm tra sơ bộ các thông tin cơ bản trên hóa đơn như tên nhà cung cấp, mã số thuế, số hóa đơn, ngày tháng, số tiền...
• Đảm bảo hóa đơn hợp lệ (hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, hóa đơn giấy đầy đủ chữ ký, con dấu theo quy định).

2. Đối chiếu hóa đơn với chứng từ gốc:

• Hóa đơn được chuyển đến bộ phận hoặc người liên quan để đối chiếu với chứng từ gốc như đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng...
• Xác nhận số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa, dịch vụ đã nhận đúng với nội dung trên hóa đơn.

3. Gửi phê duyệt nội bộ:

• Sau khi đối chiếu, người phụ trách bộ phận hoặc dự án gửi hóa đơn kèm theo chứng từ gốc cho cấp quản lý trực tiếp để phê duyệt.
• Cấp quản lý xem xét tính hợp lý, chính xác của hóa đơn và chứng từ trước khi phê duyệt.

(Tùy quy định mỗi doanh nghiệp, quy trình có thể yêu cầu phê duyệt từ nhiều cấp quản lý khác nhau (ví dụ: Trưởng phòng, Giám đốc, Ban giám đốc...))

4. Kế toán ghi sổ và thanh toán:

• Hóa đơn sau khi được phê duyệt sẽ được chuyển lại cho bộ phận kế toán để ghi sổ và lên kế hoạch thanh toán.
• Bộ phận kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng phương thức và thời hạn đã thỏa thuận.

Bước 4: Lưu trữ để kiểm toán:

Sau khi hoàn thành các bước phê duyệt và thanh toán, hóa đơn sẽ được lưu trữ cho mục đích thuế và kiểm toán. 

Việc lưu trữ đúng cách đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đều có thể dễ dàng truy cập để kiểm tra tuân thủ và điều tra, bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những sai lệch, tranh chấp sau này và đảm bảo quy trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ.

Lựa chọn phương pháp quản lý hóa đơn phù hợp

Quản lý hóa đơn bằng Excel: 

Excel thường được xem là giải pháp "cứu cánh" cho nhiều công việc văn phòng, trong đó có quản lý hóa đơn. Tính phổ biến, dễ sử dụng và chi phí thấp là những ưu điểm nổi bật khiến Excel trở thành lựa chọn hấp dẫn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân mới bắt đầu.

• Excel dễ tiếp cận và không tốn kém:
  Hầu hết máy tính hiện nay đều được cài đặt sẵn Microsoft Office, bao gồm Excel, giúp người dùng không phải chi trả thêm phí. Giao diện phần mềm tương đối đơn giản, dễ làm quen, phù hợp với người dùng cơ bản chỉ cần những thao tác cơ bản như nhập liệu, tính toán đơn giản. Hơn nữa, Excel cho phép người dùng tự do thiết kế form mẫu, bảng tính, công thức tính toán phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, mang đến sự linh hoạt nhất định.

Tham khảo các mẫu Excel Hóa đơn bán hàng cho một số lĩnh vực tại đây!

Tuy nhiên, khi số lượng hóa đơn tăng cao, những hạn chế của Excel dần lộ rõ

• Khả năng xử lý dữ liệu lớn của Excel khá hạn chế, khiến việc tìm kiếm, thống kê, tổng hợp và báo cáo thông tin trở nên phức tạp, mất thời gian và dễ nhầm lẫn. 
• Nhập liệu thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, nhất là với số liệu phức tạp. Công thức tính toán, dù linh hoạt, cũng dễ bị lỗi nếu không được thiết lập cẩn thận, ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu. Bên cạnh đó, Excel còn tồn tại hạn chế về bảo mật và khả năng kết nối. Việc chia sẻ, phân quyền truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu trên Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật, đặc biệt khi nhiều người cùng sử dụng chung file dữ liệu. Khả năng kết nối với các phần mềm khác của Excel cũng rất hạn chế, dẫn đến việc nhập liệu và đối chiếu thông tin thủ công, gây lãng phí thời gian và công sức.

Thuê dịch vụ quản lý hóa đơn từ bên thứ ba

Việc thuê dịch vụ quản lý hóa đơn từ bên thứ ba (outsourcing) đang trở thành xu hướng phổ biến, giúp doanh nghiệp giảm tải gánh nặng hành chính và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Phương pháp này giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí và nhân lực: Thay vì đầu tư vào phần mềm, hạ tầng công nghệ, tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên trách, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ với chi phí hợp lý hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực còn hạn chế.
• Tận dụng chuyên môn và kinh nghiệm: Dịch vụ được cung cấp bởi đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, am hiểu luật pháp và quy định về hóa đơn. Doanh nghiệp có thể yên tâm về tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp của hóa đơn, tránh rủi ro sai sót, phạt từ cơ quan thuế.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Việc thuê ngoài giúp giải phóng nguồn lực nội bộ, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao hiệu quả hoạt động chung.

 Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích thiết thực, dịch vụ này cũng tiềm ẩn một số rủi ro cần được cân nhắc kỹ lưỡng:

• Phụ thuộc vào bên cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào năng lực, uy tín và sự ổn định của bên cung cấp dịch vụ. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và năng lực đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
• Khó kiểm soát toàn bộ quy trình: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn khi sử dụng dịch vụ bên ngoài. Việc thiết lập hệ thống giám sát, báo cáo minh bạch từ nhà cung cấp là cần thiết để đảm bảo kiểm soát.
• Rủi ro bảo mật thông tin: Việc chia sẻ thông tin hóa đơn với bên thứ ba tiềm ẩn rủi ro về bảo mật, lộ lọt dữ liệu. Doanh nghiệp cần lựa chọn đối tác uy tín, có biện pháp bảo mật thông tin chặt chẽ, cam kết bảo mật thông tin theo hợp đồng để giảm thiểu rủi ro.

Quản lý bằng phần mềm chuyên dụng

Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý hóa đơn chuyên dụng là một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp vượt qua những hạn chế của phương pháp thủ công truyền thống, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Các phần mềm sẽ hỗ trợ:

• Tự động hóa quy trình: Phần mềm tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn, từ nhập liệu, tính toán, phân loại, lưu trữ đến tìm kiếm, thống kê và lập báo cáo. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức cho doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót do con người gây ra.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Người dùng dễ dàng tra cứu, theo dõi tình trạng hóa đơn, hạn thanh toán, lịch sử giao dịch... Các tính năng báo cáo đa dạng, trực quan cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ việc phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Bảo mật dữ liệu tối đa: Các phần mềm thường được trang bị hệ thống bảo mật đa lớp với các tính năng như phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu tự động, mã hóa thông tin... giúp bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hỏng.
• Khả năng kết nối linh hoạt: Phần mềm quản lý hóa đơn hiện đại có khả năng kết nối với các phần mềm khác trong hệ thống quản trị doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, kho... giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu nhập liệu trùng lặp, tạo nên hệ thống quản lý thống nhất, hiệu quả.

Một số hạn chế:

• Chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua phần mềm, triển khai, đào tạo nhân viên... Tuy nhiên, chi phí này hoàn toàn xứng đáng và có thể được bù đắp bởi hiệu quả hoạt động mà phần mềm mang lại trong thời gian dài.
• Thời gian làm quen: Nhân viên cần thời gian để làm quen với giao diện và các tính năng của phần mềm. Tuy nhiên, các phần mềm hiện nay thường có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, kèm theo tài liệu hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ trực tuyến 24/7 giúp người dùng nhanh chóng làm chủ phần mềm.

Trải nghiệm giải pháp quản lý hóa đơn thông minh với SlimCRM

Để giải quyết bài toán quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, SlimCRM mang đến tính năng Hóa đơn được tích hợp sẵn trong hệ thống phần mềm quản lý CRM & Automation.

Với SlimCRM, bạn có thể:

• Tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp, tự động chỉ trong vài cú click chuột: Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, người dùng có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn linh hoạt: Khẳng định sự chuyên nghiệp với mẫu hóa đơn được thiết kế riêng theo thương hiệu của bạn. Tính năng Hóa đơn trong phần mềm SlimCRM cho phép tùy chỉnh logo, màu sắc, font chữ, thông tin doanh nghiệp,...và tự động tạo, gửi hóa đơn

• Theo dõi tình trạng thanh toán, hạn thanh toán một cách dễ dàng: SlimCRM tự động cập nhật tình trạng thanh toán của hóa đơn (đã thanh toán, chưa thanh toán, thanh toán một phần) giúp bạn dễ dàng nắm bắt dòng tiền.

• Nhắc nhở hạn thanh toán thông minh: Không còn lo lắng bỏ sót bất kỳ khoản thanh toán nào! SlimCRM tự động gửi email nhắc nhở khách hàng về hạn thanh toán, đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn.
• Quản lý tập trung thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch.
• Lập báo cáo doanh thu, công nợ chi tiết, trực quan, hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh.
• Tạo sự liền mạch trong vận hành khi kết nối dễ dàng với các tính năng bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng: SlimCRM không chỉ dừng lại ở việc quản lý hóa đơn độc lập, mà còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ với các tính năng khác như bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng. Tính năng quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc, kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa chi phí từ đó gia tăng lợi nhuận.

Khám phá SlimCRM ngay để nâng tầm hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp!

Quản lý hóa đơn hiệu quả không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận kế toán mà còn là trách nhiệm của cả doanh nghiệp. Hãy bắt đầu xây dựng quy trình quản lý hóa đơn chuyên nghiệp ngay hôm nay để tối ưu hiệu quả kinh doanh và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.