Viết sai hóa đơn, xuất hóa đơn sai thời điểm, viết sai số tiền trên hóa đơn gtgt, gửi hóa đơn không kịp thời…là vấn đề cực kỳ phổ biến của nhiều kế toán hiện nay. SlimCRM sẽ chỉ ra 10 sai lầm khi lập hóa đơn và cách xử lý chúng hiệu quả!
Không gửi hóa đơn kịp thời
Nếu hóa đơn không được gửi đúng thời hạn, khách hàng sẽ không thể thực hiện thanh toán kịp thời, dẫn đến thất thoát doanh thu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc không tuân thủ các quy định về gửi hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, bao gồm cả mất quyền yêu cầu thanh toán. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền, chưa kể đến việc buộc bạn phải bắt đầu lại quy trình lập hóa đơn.
Để xử lý vấn đề này, doanh nghiệp nên sử dụng công cụ quản lý tài chính chuyên biệt như SlimCRM, không chỉ tự động gửi email/sms hóa đơn thanh toán đến đúng người, đúng thời hạn mà còn đảm bảo cập nhật tình trạng hóa đơn theo thời gian thực. SlimCRM còn tích hợp tính năng nhắc hẹn thanh toán tự động, giúp tăng cao khả năng thu hồi công nợ, giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
Hóa đơn thiếu chuyên nghiệp
Hóa đơn thiếu chuyên nghiệp có thể gây ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh thương hiệu và cũng là một trong những lý do khiến khách hàng không hài lòng. Font chữ lộn xộn, định dạng sai, không có tên logo doanh nghiệp…là những lỗi sai cơ bản mà mọi kế toán cần tránh trong quá trình lập hóa đơn.
Để tạo hóa đơn chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ, tuân thủ quy trình chuẩn và đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết được điền đầy đủ và chính xác.
Lập hóa đơn sai, thiếu thông tin
Những sai sót trong lập hóa đơn có thể gây ra rất nhiều vấn đề, từ vấn đề về tài chính đến những rủi ro về pháp lý! Một số sai sót khi lập hóa đơn phổ biến bao gồm:
Hóa đơn sai tên công ty
Hóa đơn sai mã số thuế
Hóa đơn xuất sai thời điểm
Hóa đơn xuất sai thời điểm được quy định tại điều 9, nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 8 triệu đồng.
Các trường hợp sai sót khác, bao gồm: Hóa đơn sai tên hàng hóa/dịch vụ, sai thuế suất trên hóa đơn, sai nội dung trên hóa đơn, viết sai số tiền trên hóa đơn gtgt, hóa đơn ghi sai số tiền bằng chữ, hóa đơn sai thành tiền…xử lý tương tự theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ của chính phủ.
Thất thoát dữ liệu
Nếu bạn muốn hóa đơn của mình được thanh toán đúng hạn và không cần thêm sự can thiệp của con người, chúng phải chính xác. Khi dữ liệu về hóa đơn của khách hàng bị thiếu, rất có thể khoản thanh toán của bạn sẽ bị xếp sau hàng cho đến khi ai đó phát hiện ra vấn đề.
Việc có dữ liệu cập nhật, nhất quán trên các hệ thống của bạn là rất quan trọng, đó là lý do tại sao cần có hệ thống hóa đơn thanh toán chuyên nghiệp để tập trung dữ liệu tại một nơi duy nhất. SlimCRM giúp quản lý hóa đơn một cách khoa học, lập hóa đơn chính xác và hoàn toàn tự động dựa trên các thông tin về khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, giúp hạn chế sai sót dữ liệu.
Sai sót hóa đơn định kỳ
Các sai sót như định giá không chính xác, tính toán lỗi, thiếu ngày thanh toán và những lỗi khác có thể gây trễ hạn thanh toán, điều mà không một doanh nghiệp nào có thể chấp nhận. Khi những sai lầm này tái diễn, chúng sẽ tạo ra sự hoài nghi trong tâm trí khách hàng. Khi nhân viên kế toán phải dành thời gian để xác định vấn đề, tính toán lại, và đảm bảo không tái diễn, điều này sẽ lấy đi cực kỳ nhiều thời gian của họ.
Tính năng tự động tạo hóa đơn lặp lại trong phần mềm SlimCRM có thể giải quyết điều đó dễ dàng. Giải phóng đội ngũ kế toán khỏi các tác vụ thủ công, lặp lại, điều này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc tạo hóa đơn, tránh sai sót do con người và tiết kiệm lượng lớn thời gian cho nhân viên của công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp dịch vụ.
Không cung cấp đa dạng tùy chọn thanh toán
Ngày càng có nhiều phương thức thanh toán, cổng thanh toán hóa đơn khác nhau như ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ…Nếu doanh nghiệp hạn chế các tùy chọn, bạn đang vô tình làm giảm khả năng thanh toán đúng hạn của khách hàng.
Tổng hợp các mẫu hóa đơn đẹp mắt cho mọi ngành nghề
Dưới đây là một số mẫu hóa đơn được SlimCRM tổng hợp từ các nguồn uy tín, bạn có thể tham khảo và tải xuống hoàn toàn miễn phí!
Xem thêm: Quy trình tự động hóa quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp!
Quản lý hóa đơn hiệu quả với phần mềm SlimCRM
Quản lý hóa đơn hiệu quả là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, và phần mềm SlimCRM là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn thực hiện điều này. Dưới đây là cách bạn có thể quản lý hóa đơn hiệu quả bằng SlimCRM:
- Tạo hóa đơn tự động: SlimCRM cho phép bạn tạo hóa đơn một cách tự động dựa trên dữ liệu về khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót.
- Hóa đơn lặp lại: Tính năng tự động tạo hóa đơn lặp lại trong SlimCRM giúp bạn tạo các mẫu hóa đơn định kỳ, đảm bảo rằng hóa đơn được tạo một cách đáng tin cậy và đúng hạn.
- Đa dạng phương thức thanh toán: SlimCRM cho phép bạn cung cấp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, từ chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ đến các ví điện tử. Điều này giúp tạo thuận lợi cho khách hàng và tăng khả năng thanh toán đúng hạn.
- Thông báo và nhắc nhở: SlimCRM có khả năng gửi thông báo và nhắc nhở cho khách hàng về thời hạn thanh toán sắp đến, giúp đảm bảo rằng hóa đơn được thanh toán đúng hạn.
- Báo cáo và phân tích: SlimCRM cung cấp các báo cáo và công cụ phân tích để bạn có thể theo dõi hiệu suất hóa đơn, tình hình thanh toán và tối ưu hóa việc thu hồi công nợ, hạn chế rủi ro tài chính.
- Dữ liệu nhất quán: SlimCRM giúp bạn duy trì dữ liệu hóa đơn nhất quán và cập nhật trên toàn bộ hệ thống, tránh sai sót và lỗi do con người.
- Minh bạch: SlimCRM cho phép bạn lưu trữ các chi tiết quan trọng về hóa đơn như chiết khấu, thuế suất và điều khoản thanh toán, tạo sự minh bạch và tránh phát sinh tranh chấp không mong muốn.
Với SlimCRM, những vấn đề liên quan đến sai sót hóa đơn có thể được xử lý dễ dàng. Bạn có thể tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu suất kinh doanh của mình. Trải nghiệm phần mềm SlimCRM ngay tại đây!
