Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất năm 2026 là Mẫu số 01/PLI, được doanh nghiệp sử dụng cho cả kỳ báo cáo 6 tháng và báo cáo hằng năm. Doanh nghiệp có thể tải bản Excel hoặc Word để tổng hợp thông tin người lao động, tiền lương, hợp đồng và dữ liệu BHXH trước khi thực hiện báo cáo.
Trong bài viết này, SlimCRM sẽ cung cấp cho bạn mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026, mẫu báo cáo hằng năm có thể chỉnh sửa, kèm hướng dẫn điền và cách nộp theo quy định hiện hành.
Tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động excel, word
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất giúp doanh nghiệp tổng hợp thông tin nhân sự theo đúng cấu trúc quy định, thay vì tự tạo bảng theo dõi riêng. Trong năm 2026, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng Mẫu số 01/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để thực hiện báo cáo định kỳ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Đối với mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026, doanh nghiệp cũng sử dụng Mẫu 01/PLI. Báo cáo 6 tháng và báo cáo hằng năm không sử dụng hai biểu mẫu khác nhau, mà chỉ khác về kỳ báo cáo, dữ liệu lao động được cập nhật và thời hạn thực hiện.
Mẫu 01/PLI gồm phần thông tin của doanh nghiệp và bảng kê chi tiết người lao động. Các nội dung chính gồm:
- Thông tin doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức.
- Lĩnh vực hoạt động và ngành nghề kinh doanh chính.
- Họ tên và mã số BHXH của người lao động.
- Ngày tháng năm sinh và giới tính.
- Số CCCD hoặc hộ chiếu.
- Vị trí việc làm.
- Tiền lương và các khoản liên quan.
- Loại hợp đồng lao động.
- Thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc tham gia BHXH.
- Các thông tin liên quan đến tình hình sử dụng lao động.
Doanh nghiệp có thể tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động Excel để nhập và tổng hợp dữ liệu thuận tiện hơn, hoặc sử dụng bản Word khi cần đối chiếu và lưu hồ sơ.
Tải mẫu theo đường link dưới đây:
Chúng tôi khuyến nghị giữ một bản Mẫu 01/PLI gốc chưa nhập dữ liệu. Với mỗi kỳ báo cáo, doanh nghiệp nên tạo một bản sao riêng và đặt tên theo năm, kỳ 6 tháng hoặc kỳ hằng năm để dễ kiểm tra và lưu trữ.
Hướng dẫn điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất năm 2026
Khi điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần kê khai thông tin chung của đơn vị và thông tin người lao động theo các cột trong Mẫu 01/PLI như sau:
- Cột 1 đến 7: Ghi lần lượt số thứ tự, họ tên người lao động, mã số BHXH, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu và chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc.
- Cột 8 đến 11: Phân loại vị trí việc làm gồm nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn kỹ thuật bậc trung và vị trí khác.
- Cột 12: Ghi mức lương theo thỏa thuận. Trường hợp áp dụng chế độ tiền lương của Nhà nước thì ghi hệ số lương.
- Cột 13 đến 17: Ghi các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác nếu có.
- Cột 18 và 19: Ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc làm công việc thuộc ngành, nghề nặng nhọc, độc hại nếu người lao động thuộc trường hợp này.
- Cột 20: Ghi ngày bắt đầu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Cột 21 và 22: Ghi ngày bắt đầu và ngày hết hiệu lực của hợp đồng lao động xác định thời hạn.
- Cột 23 và 24: Ghi ngày bắt đầu và kết thúc đối với loại hợp đồng khác theo cấu trúc của biểu mẫu.
- Cột 25 và 26: Ghi thời điểm doanh nghiệp bắt đầu và kết thúc đóng BHXH cho người lao động.
- Cột 27: Đây là phần ghi chú. Doanh nghiệp có thể bổ sung các thông tin cần thiết liên quan đến người lao động, hợp đồng hoặc tình trạng tham gia bảo hiểm để thuận tiện theo dõi.
Sau khi hoàn thành, bạn nên đối chiếu lại dữ liệu với hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và thông tin BHXH trước khi nộp.
Có thể bạn quan tâm: mẫu hợp đồng lao động mới nhất (file Word).
Thời hạn và cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cần lưu ý hai kỳ báo cáo định kỳ như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: trước ngày 05/06.
- Báo cáo hằng năm: trước ngày 05/12.
Đối với năm 2026, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp báo cáo theo 3 cách dưới đây.
Cách 1: Nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đây là cách có thể áp dụng với mọi doanh nghiệp.
Các bước thực hiện gồm:
- Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại đây.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc đăng ký tài khoản mới.
- Bước 3: Thực hiện tìm kiếm và chọn: "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động"
- Bước 4: Chọn Nộp trực tuyến.
- Bước 5: Kê khai thông tin theo mẫu và chọn Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Bước 6: Hoàn tất đăng ký và kiểm tra thông báo xác nhận trên hệ thống.
Doanh nghiệp nên lưu lại kết quả hoặc thông báo xác nhận sau khi hoàn tất để thuận tiện đối chiếu.
Tải xuống hướng dẫn thủ tục nộp trực tuyến báo cáo tình hình sử dụng lao động tại đây.
Cách 2: Nộp trực tuyến theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
Trong trường hợp không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, một số Sở Nội vụ có thể hướng dẫn doanh nghiệp gửi báo cáo qua biểu mẫu trực tuyến riêng.
Ví dụ, trong kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm 2026, một số địa phương như TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Đồng Nai, Tây Ninh, Lâm Đồng và Khánh Hòa có hướng dẫn tiếp nhận báo cáo qua Google Form.
Do cách tiếp nhận có thể khác nhau giữa từng tỉnh, thành phố và từng kỳ báo cáo, doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo mới nhất của Sở Nội vụ địa phương trước khi gửi.
Dưới đây là tổng hợp link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 ở các tỉnh/thành:
- TP Hà Nội: Tại đây
- TP. Hồ Chí Minh: https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8
- Đà Nẵng: https://forms.gle/Xf5bjLNBEcECfzFD6
- Đồng Nai: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8
- Tây Ninh: https://forms.gle/4nV8fRT7J6x7XzyC7
- Lâm Đồng: https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297
- Khánh Hòa: Tại đây
Cách 3: Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ
Nếu không thể thực hiện báo cáo trực tuyến, doanh nghiệp có thể chuẩn bị Mẫu 01/PLI và nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Khi nộp trực tiếp, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn bị đầy đủ mẫu báo cáo và tài liệu kèm theo nếu được yêu cầu.
- Kiểm tra địa chỉ tiếp nhận trước khi đến nộp.
- Thông báo cho cơ quan BHXH quản lý tương ứng.
- Với doanh nghiệp trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, kiểm tra thêm yêu cầu của Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Địa chỉ và phương thức tiếp nhận có thể thay đổi theo từng địa phương. Vì vậy, doanh nghiệp nên liên hệ Sở Nội vụ tại tỉnh của mình trước khi nộp để xác nhận thông tin.
Tham khảo: Mẫu file Excel quản lý nhân sự.
Quy định xử phạt khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động
Doanh nghiệp không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định có thể bị xử phạt hành chính.
Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với cá nhân.
Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng nếu không thực hiện báo cáo theo quy định.
Lưu ý, quy định xử phạt trên áp dụng đối với hành vi không báo cáo. Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP hiện không quy định riêng mức phạt cho trường hợp báo cáo sai thông tin hoặc khai thiếu người lao động.
Do đó, doanh nghiệp nên hoàn thành mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 đúng kỳ, đồng thời kiểm tra dữ liệu trước khi gửi để hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
Xem thêm: Top 11 phần mềm quản lý nhân sự ứng dụng AI tôi đã thử.
Lỗi thường gặp khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động
Khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nộp để hạn chế phải điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ. Dưới đây là một số lưu ý doanh nghiệp nên tham khảo:
- Sử dụng sai dữ liệu của kỳ báo cáo: Báo cáo 6 tháng và báo cáo hằng năm đều sử dụng Mẫu 01/PLI nhưng dữ liệu cần được cập nhật theo từng kỳ. Doanh nghiệp nên tạo file riêng cho mỗi kỳ để tránh lấy nhầm danh sách nhân sự cũ.
- Ghi sai thông tin BHXH, CCCD hoặc hợp đồng: Người lập báo cáo nên đối chiếu mã số BHXH, CCCD, loại hợp đồng và thời gian tham gia BHXH với hồ sơ nhân sự trước khi hoàn tất báo cáo.
- Phân loại sai vị trí việc làm: Mẫu 01/PLI yêu cầu phân loại người lao động theo các nhóm vị trí việc làm. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất công việc thực tế thay vì chỉ dựa vào tên chức danh.
- Ghi sai cơ quan nhận báo cáo: Các file mẫu cũ có thể còn thông tin cơ quan tiếp nhận trước khi thay đổi cơ cấu quản lý. Khi lập báo cáo năm 2026, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành của Sở Nội vụ tại địa phương.
- Thay đổi các trường thông tin của Mẫu 01/PLI: doanh nghiệp không nên xóa hoặc làm thay đổi các trường thông tin bắt buộc của biểu mẫu. Nếu cần tổng hợp dữ liệu riêng, có thể tạo thêm sheet nội bộ rồi chuyển dữ liệu sang Mẫu 01/PLI trước khi nộp.
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng lao động hiệu quả hơn
Để lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động nhanh và hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần có dữ liệu nhân sự được cập nhật đầy đủ và tập trung. Phần mềm SlimCRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các thông tin cần thiết cho quá trình tổng hợp báo cáo như:
- Báo cáo tình hình nhân sự tự động: tổng hợp và cập nhật dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ theo dõi biến động lao động và chuẩn bị thông tin cho các kỳ báo cáo nhanh hơn.
- Hồ sơ nhân sự: Lưu trữ tập trung thông tin cá nhân, chức danh, bộ phận và dữ liệu liên quan của người lao động.
- Hợp đồng lao động: Theo dõi hợp đồng, thời hạn và tình trạng của từng nhân viên để thuận tiện đối chiếu khi lập Mẫu 01/PLI.
- Chấm công và bảng lương: Quản lý dữ liệu phục vụ việc kiểm tra thông tin lao động và thu nhập trước khi báo cáo.
- Tài liệu và trình ký: Hỗ trợ luân chuyển, phê duyệt và lưu trữ hồ sơ nội bộ theo quy trình, hạn chế thất lạc hoặc sử dụng nhầm phiên bản.
Nhờ dữ liệu được quản lý tập trung, bộ phận nhân sự có thể tra cứu và tổng hợp thông tin thuận tiện hơn trước mỗi kỳ báo cáo, thay vì phải đối chiếu nhiều file Excel, Word rời rạc.
Trải nghiệm SlimCRM để quản lý dữ liệu lao động tập trung và chủ động hơn khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.
Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính tham khảo và được tổng hợp theo quy định tại thời điểm đăng tải. Do quy định và cách tiếp nhận hồ sơ có thể thay đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra lại văn bản gốc hoặc hướng dẫn của Sở Nội vụ trước khi áp dụng.
