Mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel là công cụ hữu ích và hiệu quả trong việc đăng ký, quản lý và theo dõi tài sản của doanh nghiệp. Từ quản lý tài sản cố định, quản lý tài sản theo hạ tầng đến quản lý tài sản IT trong doanh nghiệp, biểu mẫu quản lý tài sản có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các yêu cầu đặc thù của từng bộ phận và mục tiêu quản lý tài sản. Tải xuống và tìm hiểu cách sử dụng chúng ngay trong bài viết sau bạn nhé!
Các mẫu này bao gồm:
- Mẫu theo dõi tài sản cố định và tính toán thời gian khấu hao bằng excel
- Mẫu theo dõi tài sản CNTT của doanh nghiệp bằng excel
- Mẫu quản lý tài sản cố định đơn giản bằng excel
- Sơ đồ quy trình quản lý tài sản cố định
Quy trình quản lý tài sản là gì?
Quy trình quản lý tài sản là chuỗi các hoạt động và quy trình được thiết lập để theo dõi, kiểm soát và duy trì tài sản của doanh nghiệp. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo rằng tài sản được sử dụng hiệu quả, hạn chế rủi ro thất thoát và hỗ trợ cho việc ra quyết định chiến lược trong công ty. Quy trình quản lý tài sản cũng giúp tối ưu hóa vòng đời của tài sản, từ việc mua sắm cho đến giai đoạn loại bỏ.
Có thể bạn quan tâm:
Các bước xây dựng quy trình quản lý tài sản theo ISO
Một trong những phương pháp phổ biến để xây dựng quy trình quản lý tài sản hiệu quả là áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 55000. Tiêu chuẩn này định nghĩa các yêu cầu và hướng dẫn về quản lý tài sản, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản cố định. Quy trình quản lý tài sản cố định theo iso được thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định chiến lược quản lý tài sản: Xác định mục tiêu, cam kết và kế hoạch dài hạn trong việc quản lý tài sản.
- Bước 2: Đánh giá rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài sản của công ty và thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp.
- Bước 3: Quản lý thông tin tài sản: Thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin về tài sản, bao gồm cả thông tin về việc sử dụng, bảo trì và sửa chữa.
- Bước 4: Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Đảm bảo quy trình quản lý tài sản được thực hiện đúng quy trình và tiến hành đánh giá hiệu quả của quy trình này.
- Bước 5: Liên tục cải tiến: Dựa vào các kết quả đánh giá và theo dõi hiệu quả, tiến hành liên tục cải tiến quy trình quản lý tài sản. Đồng thời lắng nghe ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và thực hiện các điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa quy trình.
Mẫu quy trình quản lý tài sản bằng excel là gì và gồm thành phần nào?
Các biểu mẫu quản lý tài sản SlimCRM giới thiệu với bạn hôm nay bao gồm:
- Mẫu quy trình quản lý tài sản đơn giản
- Biểu mẫu quản lý tài sản CNTT của doanh nghiệp trên Excel
- File quản lý tài sản cố định bằng excel
Biểu mẫu quản lý tài sản trên excel thường bao gồm các danh mục sau giúp bạn quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả hơn:
Thông tin tài sản
- Item Number: Cung cấp số nhận dạng duy nhất cho từng tài sản cụ thể.
- Tên: Nhập tên của từng tài sản để dễ dàng nhận biết.
- Mô Tả: Cung cấp mô tả ngắn gọn về đặc điểm hoặc mục đích của tài sản.
- Loại: Phân loại từng tài sản dựa trên loại (ví dụ: phần cứng máy tính hoặc phần mềm).
Vị Trí
- Bộ Phận: Liệt kê bộ phận hoặc đơn vị nơi mỗi tài sản hiện đang đặt.
- Khu vực: Xác định vị trí chính xác trong bộ phận mà tài sản được đặt.
Mua Sắm
- Ngày Đặt Hàng Cuối Cùng: Ghi lại ngày đặt hàng gần đây nhất cho từng tài sản.
- Nhà Cung Cấp: Đề cập đến tên của nhà cung cấp mà tài sản đã mua.
- Giá Mua Cho Mỗi Tài Sản: Liệt kê giá mua của từng tài sản.
- Ngày Hết Hạn Bảo Hành: Ghi lại ngày hết hạn bảo hành của tài sản.
Số Lượng/Giá Trị
- Tình Trạng: Nhập tình trạng hoặc điều kiện của từng tài sản cụ thể.
- Số Lượng: Nhập số lượng có sẵn của mỗi tài sản.
- Giá Trị Tài Sản: Cung cấp giá trị tiền tệ được gán cho từng tài sản.
- Tổng Giá Trị: Xem xét tổng giá trị tích lũy của từng tài sản (bằng cách nhân số lượng với giá trị tài sản).
Thông Tin Tài Sản
- Model: Liệt kê chi tiết model của tài sản (ví dụ: bộ đèn xiaomi,...)
- Nhà Cung Cấp: Đưa ra số định danh duy nhất của nhà cung cấp liên quan đến từng tài sản.
- Ghi Chú: Cung cấp bất kỳ ghi chú liên quan nào có liên quan đến tài sản.
- Ảnh/Đường Dẫn: Nhập ảnh của từng tài sản (hoặc liên kết đến hình ảnh tương ứng).
- Tổng Giá Trị Tài Sản: Xem xét tổng giá trị tự động tính toán của tất cả các tài sản kết hợp của bạn.
Các Thông Tin Tùy Chọn
Bên cạnh đó, một số biểu mẫu quản lý tài sản file excel có thể bao gồm các yếu tố khác như:
- Đặt Hàng Lại: Điền thông tin đặt hàng lại cho từng tài sản (bao gồm ngưỡng tự động điền và xem xét liệu tài sản đó đang đặt hàng).
- Thời gian Cho Mỗi Đơn Hàng: Nhập tổng số ngày giữa đặt hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp.
- Số Lượng Đặt Lại: Xác định số lượng tài sản để đặt hàng lại.
- Tình Trạng: Chỉ định liệu mỗi tài sản có sẵn hay đã ngừng cung cấp.
Tải ngay mẫu quy trình quản lý tài sản bằng excel tại đây!
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản bằng excel
Việc sử dụng biểu mẫu quản lý tài sản Excel mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Dễ dàng theo dõi thông tin: Mẫu quy trình giúp tổ chức thông tin liên quan đến tài sản một cách cụ thể và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc sử dụng mẫu Excel giúp tiết kiệm thời gian so với việc lập trình từ đầu.
- Tối ưu hóa quy trình quản lý: Mẫu quy trình cho phép theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản và đánh giá rủi ro, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Nhược điểm của mẫu quy trình quản lý tài sản excel và cách khắc phục
Mặc dù mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel có nhiều lợi ích, cũng cần lưu ý đến một số nhược điểm:
- Hạn chế tính tự động: Mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel có hạn chế về tính tự động so với các phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp. Việc thực hiện các tính toán phức tạp và tự động cập nhật dữ liệu trong Excel có thể tốn thời gian và công sức của người sử dụng.
- Không thích ứng với quy mô lớn: Mẫu Excel thường hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng tài sản lớn và phức tạp, Excel có thể không đáp ứng đủ các yêu cầu và hiệu suất quản lý.
- Rủi ro sai sót: Sử dụng mẫu quy trình trên Excel có thể dễ dẫn đến rủi ro sai sót, đặc biệt khi việc nhập liệu và cập nhật dữ liệu được thực hiện bởi nhiều người. Điều này có thể gây ra các sai sót về thông tin tài sản và dẫn đến không chính xác trong quy trình quản lý.
Khắc phục nhược điểm đó, SlimCRM được phát triển giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài sản và giảm thiểu rủi ro tối đa trong quá trình xử lý số liệu thủ công bằng excel.
SlimCRM phát triển theo định hướng xRM, trong đó "X" đại diện cho các biến số xoay quanh các mối quan hệ mà doanh nghiệp có thể có. SlimCRM cho phép doanh nghiệp theo dõi và tối đa hóa giá trị của các mối quan hệ, đồng thời mở rộng sức mạnh của CRM. Một số chữ "X" trong khung xRM bao gồm: ERM - Employee Relationship Management (Quản lý quan hệ nhân viên), RRM - Reseller Relationship Management (Quản lý quan hệ đại lý), Asset Management (Quản lý tài sản)...
Quản lý tài sản là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh hiện đại. Bằng cách sử dụng mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel hoặc chuyển đổi sang SlimCRM, doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội tối ưu hóa hoạt động, giảm rủi ro và nâng cao giá trị tài sản. Đừng quên theo dõi SlimCRM để luôn cập nhật các tài liệu mới nhất về quản trị doanh nghiệp bạn nhé!
