Trong quản lý dự án, đường găng (Critical Path) là chuỗi hoạt động dài nhất cần hoàn thành để thực hiện dự án. Các hoạt động trên đường găng được gọi là hoạt động tới hạn (critical activities) vì nếu chúng bị trì hoãn, toàn bộ tiến độ hoàn thành dự án sẽ bị ảnh hưởng. Để xác định đường găng, các nhà quản lý dự án sử dụng phương pháp đường găng (CPM - Critical Path Method).
Cùng tìm hiểu về Critical Path Method qua bài viết sau bạn nhé!
Đường găng (Critical Path) là gì?
Đường găng (Critical Path), còn được gọi là đường tới hạn, là một chuỗi các hoạt động quan trọng nhất trong một dự án, có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án. Nói cách khác, nếu bất kỳ hoạt động nào trên đường găng bị trì hoãn, toàn bộ dự án cũng sẽ bị trì hoãn.
Xem video training về Critical Path ở dưới để hiểu hơn về phương pháp:
Sơ đồ đường găng (Critical Path Diagram)
Trong sơ đồ Đường Găng ở hình dưới, các hoạt động của dự án được ký hiệu bằng chữ cái và đường găng được tô màu xanh lá cây. Các tác vụ F, G và H là các hoạt động không tới hạn (non-critical activities), còn được gọi là hoạt động dự phòng (slack activities) vì chúng có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
Ngoài ra, sơ đồ còn giúp xác định:
- Phụ thuộc giữa các hoạt động trên đường găng: minh họa thứ tự thực hiện bắt buộc của các hoạt động tới hạn.
- Phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau: chẳng hạn như sự phụ thuộc giữa hoạt động A với các hoạt động F và G hoặc A với các hoạt động H và E (các hoạt động có thể diễn ra song song).
Phương pháp Đường Găng CPM là gì?
CPM là một kỹ thuật quản lý dự án được các Quản lý dự án sử dụng để lập ra lịch trình dự án chính xác. Phương pháp này, còn gọi là Phân tích Đường Găng (Critical Path Analysis - CPA), bao gồm việc sử dụng công thức CPM và sơ đồ mạng để minh họa trực quan các chuỗi hoạt động của dự án. Sau khi xác định các chuỗi hoạt động (đường dẫn) này, thời gian thực hiện của chúng sẽ được tính toán để xác định Đường Găng.
Tầm quan trọng của CPM:
- Ước tính chính xác tổng thời gian hoàn thành dự án.
- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc trong dự án.
- Xác định các hoạt động tới hạn (critical activities) - những hoạt động phải hoàn thành đúng hạn và cần được giám sát chặt chẽ.
- Xác định các hoạt động dự phòng (non-critical activities) có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án bằng cách tính toán khoảng trống (slack) cho mỗi hoạt động.
- Xác định các mối phụ thuộc giữa các hoạt động, hạn chế về tài nguyên và rủi ro dự án.
- Ưu tiên các hoạt động và tạo ra lịch trình dự án thực tế.
Ngày nay, với sự trợ giúp của các phần mềm quản lý dự án tích hợp biểu đồ Gantt, việc tính toán Đường Găng có thể được thực hiện tự động, giúp phương pháp CPM trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Phương pháp Đường Găng được phát triển vào cuối những năm 1950 bởi Morgan R. Walker và James E. Kelley. Nguồn gốc của Critical Path Method có liên quan chặt chẽ đến Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình (Program Evaluation and Review Technique - PERT), một phương pháp tương tự thường được sử dụng kết hợp với CPM trong quản lý dự án.
Công thức tính CPM trong quản lý dự án
Trước khi tìm hiểu cách sử dụng công thức CPM, chúng ta cần nắm được một số khái niệm quan trọng:
- Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES - Earliest Start Time): Đây là thời gian sớm nhất có thể bắt đầu một công việc trong dự án. Bạn không thể xác định thời gian này nếu chưa biết có phụ thuộc giữa các công việc hay không.
- Thời gian bắt đầu muộn nhất (LS - Latest Start Time): Đây là thời điểm cuối cùng có thể bắt đầu một công việc trước khi nó gây ra chậm trễ cho lịch trình dự án.
- Thời gian hoàn thành sớm nhất (EF - Earliest Finish Time): Thời gian sớm nhất có thể hoàn thành một hoạt động, dựa trên thời gian thực hiện và thời gian bắt đầu sớm nhất của nó.
- Thời gian hoàn thành muộn nhất (LF - Latest Finish Time): Thời gian muộn nhất có thể hoàn thành một hoạt động, dựa trên thời gian thực hiện và thời gian bắt đầu muộn nhất của nó.
- Khoảng trống (Float): Còn được gọi là "slack", đây là thuật ngữ mô tả khoảng thời gian bạn có thể trì hoãn một công việc trước khi nó ảnh hưởng đến chuỗi công việc và lịch trình dự án. Các công việc trên đường găng có khoảng trống bằng 0 vì chúng không thể bị trì hoãn.
Công thức CPM bao gồm hai phần: duyệt tiến (forward pass) và duyệt lùi (backward pass).
- Duyệt tiến trong CPM: Sử dụng biểu đồ Đường Găng và thời gian ước tính của mỗi hoạt động để xác định thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) và thời gian hoàn thành sớm nhất (EF) của chúng. ES của một hoạt động bằng với EF của hoạt động tiền nhiệm, và EF được tính bằng công thức CPM EF = ES + t (t là thời gian thực hiện của hoạt động). EF của hoạt động cuối cùng cho biết thời gian dự kiến để hoàn thành toàn bộ dự án.
- Duyệt lùi trong CPM: Bắt đầu bằng cách gán thời gian hoàn thành sớm nhất của hoạt động cuối cùng làm thời gian hoàn thành muộn nhất của nó. Sau đó, sử dụng công thức CPM để tìm LS: LS = LF - t (t là thời gian thực hiện của hoạt động). Đối với các hoạt động trước đó, LF bằng thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) nhỏ nhất của hoạt động kế tiếp.
Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý rủi ro dự án cho Project Manager
Cách áp dụng Critical Path Method
Bây giờ, khi bạn đã nắm được các khái niệm then chốt của Phương pháp Đường Găng, dưới đây là 8 bước để tính toán và vẽ đường găng:
1. Liệt kê các hoạt động của dự án
Sử dụng cấu trúc phân chia công việc (work breakdown structure) để lập danh sách tất cả các hoạt động của dự án dẫn đến sản phẩm cuối cùng.
Ví dụ: giả sử bộ phận Marketing đang tạo một bài đăng blog tương tác mới. Dưới đây là một số nhiệm vụ có thể có trong cấu trúc phân chia công việc:
2. Xác định phụ thuộc giữa các hoạt động
Xác định thứ tự thực hiện bắt buộc giữa các hoạt động, nghĩa là hoạt động nào phải hoàn thành trước khi hoạt động khác có thể bắt đầu. Sử dụng đánh giá của bạn và tham khảo ý kiến của các thành viên nhóm. Việc xác định sai phụ thuộc giữa các hoạt động sẽ khiến Phương pháp Đường Găng không hiệu quả.
3. Tạo sơ đồ Đường Găng
Biểu đồ Đường Găng (CPM diagram) hay biểu đồ mạng (network diagram) mô tả thứ tự thực hiện của các hoạt động.
4. Ước tính Thời gian
Để sử dụng Phương pháp Đường Găng, bạn cần ước tính thời gian thực hiện của từng hoạt động. Sử dụng dữ liệu từ các dự án trước đó và các nguồn thông tin khác như chuyên gia trong lĩnh vực.
5. Sử dụng Công thức Đường Găng
Đường găng sử dụng một thuật toán, còn được gọi là công thức CPM. Thuật toán này gồm hai phần: duyệt tiến (forward pass) và duyệt lùi (backward pass).
- Duyệt tiến: xác định thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) và thời gian hoàn thành sớm nhất (EF) cho mỗi hoạt động. ES của một hoạt động bằng EF của hoạt động trước nó. EF được tính bằng công thức EF = ES + t (t là thời gian thực hiện của hoạt động).
- Duyệt lùi: gán thời gian hoàn thành sớm nhất (EF) của hoạt động cuối cùng làm thời gian hoàn thành muộn nhất của nó. Sau đó, sử dụng công thức CPM để tìm thời gian bắt đầu muộn nhất (LS): LS = LF – t. Đối với các hoạt động trước đó, LF bằng thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) nhỏ nhất của hoạt động kế tiếp.
6. Xác định Đường Găng
Cách xác định đường găng như sau: các hoạt động có khoảng trống (float) bằng 0 tạo thành đường găng. Tất cả các hoạt động trên đường găng đều là các hoạt động phụ thuộc, ngoại trừ hoạt động đầu tiên trong lịch trình CPM. Các hoạt động dự án có khoảng trống dương là các hoạt động có thể thực hiện song song với các hoạt động trên đường găng.
7. Cập nhật trong quá trình thực hiện
Tiếp tục cập nhật sơ đồ Găng trong suốt giai đoạn thực hiện dự án. Các bước phân tích đường găng này xác định hoạt động nào là tới hạn và hoạt động nào có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Bây giờ bạn đã có thông tin cần thiết để lập kế hoạch lịch trình đường găng chính xác hơn và đảm bảo cao hơn về việc đáp ứng hạn chót dự án.
So sánh Critical Path Method với PERT chart
CPM và PERT đều là những kỹ thuật quản lý tiến độ dự án. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt và không thể thay thế lẫn nhau.
PERT:
- PERT tập trung ước tính thời gian chính xác cho các dự án phức tạp.
- Sử dụng thuật toán để tính toán thời gian dự kiến cho các hoạt động khó dự đoán.
- Trong phát triển dự án, PERT tập trung vào các sự kiện và cột mốc trên biểu đồ PERT với các nút (node) trên khung sườn (wireframe).
- Mục tiêu chính của PERT là giúp hoàn thành dự án nhanh chóng.
CPM:
- CPM là một kỹ thuật quan trọng trong quản lý dự án dựa trên khái niệm "đường găng" của dự án.
- Kết hợp cả yếu tố thời gian và ngân sách.
- Mục tiêu chính của CPM là giúp hoàn thành dự án đúng ngân sách và đúng hạn.
Mặc dù đây là hai kỹ thuật khác nhau, PERT và Critical Path Method có thể được sử dụng kết hợp để lập kế hoạch và lập tiến độ dự án. Sự khác biệt giữa chúng nằm ở chỗ PERT tập trung vào lập kế hoạch và quản lý thời gian, trong khi CPM tập trung vào cả thời gian và ngân sách. Nói cách khác, PERT giúp hoàn thành dự án nhanh chóng, còn CPM đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách và đúng hạn.
Tham khảo:
Ưu nhược điểm của phương pháp đường Găng
Ưu điểm của CPM:
- Xác định các hoạt động quan trọng: phương pháp đường Găng giúp xác định các hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án, từ đó tập trung nguồn lực và sự chú ý vào những hoạt động này để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
- Lập kế hoạch và lập lịch trình hiệu quả: Dựa trên CPM, nhà quản lý dự án có thể lập kế hoạch và lập lịch trình chi tiết cho từng hoạt động, đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng thứ tự và hoàn thành đúng hạn.
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ: Việc theo dõi tiến độ của các hoạt động trên CPM giúp nhà quản lý dự án dễ dàng xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý: CPM giúp xác định nhu cầu nguồn lực cho từng hoạt động, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý và hiệu quả để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
- Quản lý rủi ro dự án: Việc xác định các hoạt động quan trọng trên đường Găng giúp nhà quản lý dự án tập trung vào việc phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro cho những hoạt động này, từ đó nâng cao khả năng thành công của dự án.
Nhược điểm của CPM:
- Yêu cầu đầu tư cao: Việc triển khai và áp dụng Critical Path Method đòi hỏi đầu tư về thời gian, nguồn lực và công cụ hỗ trợ, đặc biệt là cho các dự án lớn và phức tạp.
- Tính linh hoạt hạn chế: phương pháp này có thể ít linh hoạt hơn so với các phương pháp quản lý dự án khác như Gantt, Agile, PERT vì nó tập trung vào các hoạt động quan trọng và ít chú trọng đến các hoạt động có thể thay đổi hoặc điều chỉnh.
- Phụ thuộc vào dữ liệu chính xác: CPM chỉ hiệu quả khi dựa trên dữ liệu chính xác về thời gian thực hiện và phụ thuộc giữa các hoạt động. Việc thiếu dữ liệu chính xác có thể ảnh hưởng đến kết quả của CPM.
- Có thể khó áp dụng cho các dự án mới: CPM có thể khó áp dụng cho các dự án mới vì thiếu dữ liệu lịch sử và kinh nghiệm về dự án.
Khi nào sử dụng Critical Path Analysis?
Phân tích Đường Găng (CPA) là một cách khác để gọi Phương pháp Đường Găng. Như đã đề cập, phương pháp này được sử dụng trong các ngành có dự án phức tạp, chẳng hạn như hàng không vũ trụ, quốc phòng, xây dựng và phát triển sản phẩm.
Do đó, Critical Path Method là bước khởi đầu quan trọng trong việc xây dựng tiến độ dự án. Nó thường được thực hiện vào giai đoạn đầu của vòng đời dự án, thường là trong giai đoạn lập kế hoạch. Thậm chí, CPM có thể xuất hiện trong đề xuất dự án trước khi dự án được phê duyệt.
Bằng việc hiểu rõ các công việc tới hạn trong dự án, bạn có thể tập trung hoàn thành chúng trước tiên nếu thời gian, nguồn lực và chi phí là những yếu tố hạn chế. Việc nắm được thông tin này trước khi bắt tay vào thực hiện dự án sẽ giúp bạn hoàn thành dự án thành công.
Xem thêm: Quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế
Case Study thành công áp dụng Critical Path Method
Đập Hoover, được xây dựng từ năm 1931 đến năm 1936, là minh chứng cho sức mạnh của việc quản lý dự án hiệu quả. Mặc dù phương pháp đường găng (CPM) chưa được định nghĩa chính thức vào thời điểm đó, các nguyên tắc của nó đã được áp dụng trong quá trình xây dựng đập.
Dự án này bao gồm rất nhiều hoạt động, mỗi hoạt động lại có các mối phụ thuộc và mốc thời gian riêng. Các nhà quản lý dự án phải phối hợp các hoạt động này sao cho đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và ngân sách. Về cơ bản, họ đã xác định được đường găng của dự án, tập trung nguồn lực và sự chú ý vào các nhiệm vụ có thể gây ra chậm trễ đáng kể nhất nếu không được hoàn thành đúng hạn.
Mặc dù phức tạp, Đập Hoover đã hoàn thành trước 2 năm so với dự kiến. Việc hoàn thành sớm này chủ yếu là nhờ việc áp dụng hiệu quả phương pháp mà ngày nay chúng ta gọi là phương pháp đường găng (CPM), biến đây thành một bài học kinh nghiệm tiêu biểu cho việc triển khai thành công kỹ thuật này.
Bài học kinh nghiệm này cung cấp một ví dụ thực tế về việc áp dụng phương pháp đường găng và minh họa tiềm năng của nó trong việc quản lý các dự án lớn và phức tạp.
Công cụ quản lý dự án chuẩn quốc tế
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án trực tuyến, được đánh giá cao bởi tính đơn giản, dễ sử dụng, linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
Điểm nổi bật của SlimCRM:
- Quản lý dự án chuẩn quốc tế: SlimCRM áp dụng quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI (Project Management Institute), giúp bạn quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Tính năng đa dạng: SlimCRM cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho quản lý dự án, bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án: Xác định mục tiêu, phạm vi, tiến độ, nguồn lực và ngân sách dự án.
- Phân công công việc: Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Quản lý tiến độ: Theo dõi tiến độ thực tế của dự án so với tiến độ kế hoạch và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
- Giao tiếp và cộng tác: Trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và phối hợp công việc hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
- Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo chi tiết về tiến độ, hiệu quả và tình hình tài chính của dự án.
- Dễ sử dụng: SlimCRM có giao diện trực quan, đơn giản và dễ sử dụng, ngay cả với những người mới bắt đầu.
- Linh hoạt: SlimCRM có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, từ các dự án nhỏ đến các dự án lớn và phức tạp.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm toàn bộ tính năng của SlimCRM
Giải đáp thắc mắc liên quan về Critical Path Method
Khác biệt giữa Critical Path và Gantt là gì?
Critical Path và Gantt là hai công cụ quan trọng trong quản lý dự án, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Critical Path giúp xác định các hoạt động quan trọng nhất, trong khi Gantt hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của tất cả các hoạt động trong dự án.
Critical Path dùng trong quản lý sự kiện như thế nào?
Cách áp dụng Critical Path trong quản lý sự kiện:
- Xác định các hoạt động: Liệt kê tất cả các hoạt động cần thiết để tổ chức sự kiện, từ việc lên kế hoạch ban đầu đến việc dọn dẹp sau sự kiện.
- Xác định phụ thuộc: Xác định thứ tự thực hiện của các hoạt động, hoạt động nào phải hoàn thành trước khi hoạt động khác có thể bắt đầu.
- Ước tính thời gian: Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động.
- Sử dụng công thức Critical Path: Sử dụng công thức Critical Path để xác định chuỗi các hoạt động quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành sự kiện.
- Lập biểu đồ Critical Path: Lập biểu đồ Critical Path để minh họa chuỗi các hoạt động quan trọng và mối phụ thuộc giữa chúng.
- Theo dõi và cập nhật: Theo dõi tiến độ thực tế của các hoạt động và cập nhật biểu đồ Critical Path khi cần thiết.
Tóm lại, Phương pháp Đường Găng (CPM) là trợ thủ đắc lực của bạn trong quản lý dự án, đặc biệt hữu ích trong việc lên kế hoạch công việc và giải quyết vấn đề hạn chế nguồn lực. Với sự trợ giúp của các công cụ lập kế hoạch dự án như SlimCRM, bạn có thể dễ dàng tạo lịch trình và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!
