Quản lý dự án không phải là một việc dễ dàng, bất kể quy mô và phạm vi của dự án như thế nào. Từ việc lên kế hoạch chi tiết đến xử lý các yêu cầu luôn thay đổi của khách hàng cho đến việc bàn giao sản phẩm đúng hạn, có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra.Tuy nhiên, khi có quy trình quản lý dự án rõ ràng, chia dự án thành các giai đoạn có thể quản lý được, mỗi giai đoạn có mục tiêu và sản phẩm bàn giao dự án riêng, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát dự án và chất lượng đầu ra hơn.
Nếu bạn cảm thấy quá tải vì được giao nhiệm vụ quản lý các dự án cho tổ chức của mình, thì tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu học hỏi về các giai đoạn cơ bản của vòng đời dự án. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình quản lý dự án trong 10 phút.
5 giai đoạn cần biết trong quy trình quản lý dự án
Theo Sách Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMI), quy trình quản lý dự án bao gồm 5 giai đoạn riêng biệt: khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc dự án. Các giai đoạn này kết hợp với nhau để biến một ý tưởng thành một sản phẩm hoàn chỉnh.
Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án
Giai đoạn khởi tạo dự án là bước đầu tiên biến một ý tưởng trừu tượng thành mục tiêu có ý nghĩa. Trong giai đoạn này, bạn cần xây dựng hồ sơ kinh doanh (business case) và xác định dự án ở mức độ tổng thể. Để thực hiện điều đó, bạn phải xác định nhu cầu của dự án và lập ra Điều lệ dự án (project charter).
Điều lệ dự án là một tài liệu quan trọng bao gồm các chi tiết như hạn chế của dự án, mục tiêu, chỉ định quản lý dự án, ngân sách, thời gian dự kiến, v.v.
Khi bạn đã có mục tiêu dự án và phạm vi dự án, hãy xác định các bên liên quan chính của dự án - những người tham gia vào dự án. Tạo một sổ đăng ký các bên liên quan với vai trò, chức danh, yêu cầu truyền thông và ảnh hưởng của họ.
Mặc dù giai đoạn này thiết lập mục tiêu rõ ràng cho dự án, nhưng không chứa bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào diễn ra trong giai đoạn lập kế hoạch.
Ví dụ về một nhà sản xuất ô tô được giao nhiệm vụ phát triển một phương tiện chạy điện. Việc lựa chọn thiết kế, công suất và dung lượng pin của phương tiện sẽ không nằm trong giai đoạn khởi tạo. Điều chắc chắn duy nhất là một phương tiện chạy điện sẽ được phát triển trong khung thời gian và ngân sách nhất định.
>> Đọc thêm: Trọn bộ 10 chỉ số quản lý dự án cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án
Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn 2: lập kế hoạch dự án là giai đoạn đòi hỏi nỗ lực nhiều nhất vì nó đặt ra lộ trình cho dự án. Trừ khi bạn đang sử dụng một phương pháp quản lý dự án hiện đại như quản lý dự án Agile, thì giai đoạn thứ hai của quản lý dự án được dự kiến chiếm gần một nửa tổng thời gian của dự án.
Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ chính là xác định các yêu cầu kỹ thuật, xây dựng lịch trình dự án chi tiết, tạo kế hoạch truyền thông và thiết lập các mục tiêu / sản phẩm.
Có một số phương pháp để thiết lập mục tiêu dự án nhưng S.M.A.R.T. và C.L.E.A.R. là hai phương pháp phổ biến nhất.
Mục tiêu SMART:
Các tiêu chí SMART đảm bảo rằng các mục tiêu bạn đặt ra cho dự án được phân tích kỹ lưỡng. Đây là một phương pháp đã được thiết lập giúp giảm thiểu rủi ro và cho phép các nhà quản lý dự án đưa ra các mục tiêu được xác định rõ ràng và có thể đạt được.
Từ viết tắt SMART có nghĩa là:
Mục tiêu CLEAR:
Phương pháp thiết lập mục tiêu CLEAR được thiết kế để đáp ứng với bản chất năng động của môi trường làm việc hiện đại. Các doanh nghiệp nhịp độ nhanh ngày nay đòi hỏi sự linh hoạt và kết quả tức thời, và phương pháp CLEAR có thể giúp doanh nghiệp đạt được điều đó.
Từ viết tắt CLEAR có nghĩa là:
Trong giai đoạn 2 của quy trình quản lý dự án, phạm vi của dự án được xác định rõ ràng. Mặc dù phạm vi dự án có thể thay đổi theo yêu cầu, nhưng việc thay đổi này phải được quản lý dự án phê duyệt. Các nhà quản lý dự án cũng phát triển một cấu trúc phân chia công việc, giúp trực quan hóa toàn bộ dự án thành các phần riêng biệt để thuận tiện cho việc quản lý nhóm.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách xác định các mục tiêu và mục đích của dự án!
Một yếu tố quan trọng khác của giai đoạn lập kế hoạch là mốc thời gian chi tiết của dự án với từng sản phẩm cụ thể. Sử dụng mốc thời gian đó, các nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch truyền thông dự án và lịch trình giao tiếp với các bên liên quan.
Quản lý rủi ro là một khía cạnh quan trọng khác của quy trình quản lý dự án, được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch. Trách nhiệm của quản lý dự án là phân tích dữ liệu quá khứ để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình quản lý dự án và phát triển chiến lược để giảm thiểu chúng.
Một yếu tố quan trọng mà các chuyên gia thường bỏ qua là “quản lý thay đổi”. Là một quản lý dự án, bạn phải sẵn sàng chấp nhận một vài thay đổi trong dự án để tránh các điểm nghẽn và trì hoãn.
Nếu không có kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả, một số vấn đề phát sinh sẽ xảy ra và gây ra những vấn đề lớn cho nhóm dự án trong các giai đoạn sau của quy trình quản lý dự án. Vì vậy, tốt nhất là giảm thiểu khả năng xảy ra những thay đổi không lường trước càng nhiều càng tốt.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn mà nhóm của bạn thực hiện công việc thực tế. Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và theo dõi chặt chẽ tiến độ của nhóm.
Một trách nhiệm khác của quản lý dự án trong giai đoạn này là duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan của dự án. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và dự án diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
Bạn có thể sử dụng các công cụ cộng tác dự án tốt nhất hiện có trên thị trường. Chúng không chỉ giúp bạn dễ dàng quản lý hơn mà còn cải thiện hiệu quả và tăng năng suất của nhóm. Đồng thời có thể thay đổi hoàn toàn việc cải thiện sự hợp tác và sáng tạo/brainstorm của nhóm. Công cụ này cho phép các thành viên trong nhóm trực quan hóa ý tưởng, chia sẻ phản hồi theo thời gian thực và cùng nhau tinh chỉnh các khái niệm, tích hợp liền mạch với giai đoạn thực hiện dự án. Đây là một tài sản thiết yếu cho các nhóm muốn nâng cao quá trình sáng tạo của họ và đảm bảo tất cả các ý kiến đều được lắng nghe trong quá trình phát triển dự án.
>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý tiến độ dự án: quy trình, công cụ kèm mẫu excel
Giai đoạn 4: Giám sát và Kiểm soát Dự án
Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn thứ ba và thứ tư không diễn ra theo trình tự. Giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án diễn ra đồng thời với giai đoạn thực hiện dự án, do đó đảm bảo đạt được các mục tiêu và sản phẩm dự án.
Là một nhà quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo không ai đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu bằng cách thiết lập các Yếu tố Thành công then chốt (CSF - Critical Success Factors) và các Chỉ số Đánh giá Hiệu quả Chính (KPI - Key Performance Indicators).
Trong giai đoạn giám sát của quản lý dự án, người quản lý cũng có trách nhiệm theo dõi định lượng khối lượng công việc và chi phí trong suốt quá trình. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo dự án nằm trong ngân sách mà còn quan trọng cho các dự án trong tương lai.
>> Tham khảo ngay bài viết: Quy trình, phương pháp và Mẫu Execl quản lý chi phí dự án
Giai đoạn 5: Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình quản lý dự án. Giai đoạn đóng dự án đánh dấu sự kết thúc của dự án sau khi bàn giao sản phẩm cuối cùng. Đôi khi, các nhân tài bên ngoài được thuê theo hợp đồng cho dự án cụ thể. Việc chấm dứt các hợp đồng này và hoàn thành thủ tục giấy tờ cần thiết cũng là trách nhiệm của quản lý dự án.
Hầu hết các nhóm đều tổ chức một buổi họp rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành dự án để suy ngẫm về những thành công và thất bại của họ trong suốt dự án. Đây là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo cải tiến liên tục trong công ty nhằm nâng cao năng suất tổng thể của nhóm trong tương lai.
Nhiệm vụ cuối cùng của giai đoạn này là xem xét toàn bộ dự án và hoàn thành một báo cáo chi tiết bao gồm mọi khía cạnh. Tất cả dữ liệu cần thiết được lưu trữ ở một nơi an toàn mà các quản lý dự án của tổ chức đó có thể truy cập được.
Có thể bạn quan tâm: Quản lý dự án xây dựng: kỹ năng, kinh nghiệm quản lý dự án xây dựng
SlimCRM - Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
Trên thị trường có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý quy trình dự án cơ bản. Tuy nhiên, để quản lý các dự án lớn nhỏ phức tạp, bạn cần một công cụ linh hoạt, có thể thích ứng với nhiều khía cạnh của dự án.
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án được thiết kế với mục tiêu đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng tính năng hiện đại, SlimCRM giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.
SlimCRM sở hữu những ưu điểm vượt trội:
- Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với mọi người dùng, không cần kiến thức chuyên môn về phần mềm.
- Tính năng hiện đại: Cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý tiến độ dự án hiệu quả như quản lý dự án theo chuẩn PMI, Gantt Chart, Dashboard, quản lý công việc, quản lý hóa đơn - báo giá - hợp đồng…
- Vừa túi tiền: Cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đồng thời SlimCRM cũng giải quyết những thách thức trong quản lý chi phí dự án hiện nay, SlimCRM giúp bạn:
- Quản lý chi phí: Theo dõi và kiểm soát thu chi, hóa đơn thanh toán theo thời gian thực, giúp bạn xác định các khoản chi tiêu tiềm ẩn và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
- Hợp tác nhóm: Chia sẻ thông tin chi phí dự án với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng, đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình tài chính của dự án.
- Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo chi phí dự án trực quan và dễ hiểu, giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của dự án.
- Tích hợp với các công cụ khác: SlimCRM có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như bảng tính, email, v.v. giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.
Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý dự án miễn phí tại đây!
Trên đây là toàn bộ bài viết về quy trình quản lý dự án. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích bạn trong công việc. Đừng quên theo dõi SlimCRM để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!
