Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là các bước mà một oanh nghiệp thực hiện để hoàn thành một giao dịch. Khác hoàn toàn với người tiêu dùng, các doanh nghiệp sẽ thường thực hiện một quy trình rõ ràng trước khi mua sắm. Việ mua hàng cho doanh nghiệp có thể yêu cầu nghiên cứu, sự đóng góp từ các phòng ban khác nhau, thương lượng và lập hóa đơn. Các chuyên gia có thể liên hệ chặt chẽ quy trình mua hàng với quy trình thu mua. Tuy nhiên, quy trình thu mua tập trung nhiều hơn vào các chiến lược, ví dụ như thương lượng và nghiên cứu. Quy trình mua hàng tập trung vào hành động mua các sản phẩm và dịch vụ thực tế.
Tại sao quy trình mua hàng quan trọng?
Quy trình mua hàng đóng vai trò then chốt vì nó mang lại cho doanh nghiệp một phương pháp tiếp cận có tổ chức để đáp ứng các nhu cầu của mình. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch tài chính một cách chính xác hơn. Một quy trình mua hàng hiệu quả không chỉ giúp ngăn ngừa trộm cắp, gian lận mà còn hạn chế chi tiêu bất thường nhờ vào yêu cầu phải ghi chép chi tiết mọi giao dịch kinh doanh.
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc xây dựng quy trình mua hàng chuẩn:
Tiêu chuẩn hóa và Tự động hóa: Giúp giảm thiểu sai sót và gia tăng độ chính xác trong từng giao dịch, tiết kiệm thời gian và nguồn lực thông qua tự động hóa quy trình.
Tăng cường kiểm soát và giảm thiểu rủi ro: Việc thiết lập quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng trong quy trình mua sắm. Giúp thuận lợi cho việc quản lý và giảm thiểu rủi ro thông qua các bước kiểm tra và phê duyệt chuẩn mực.
Tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp: Các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Tăng khả năng thương lượng nhờ hiểu biết sâu sắc về thị trường và nhu cầu nội bộ.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa ngân sách: Quản lý ngân sách hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết.
Dữ liệu và phân tích chuyên sâu: Tích lũy dữ liệu quan trọng cho việc đánh giá và hoạch định chiến lược kinh doanh.
Ngoài ra, có thể sử dụng phân tích dữ liệu để cải thiện dự báo và tăng cường khả năng phản ứng với thay đổi thị trường.
Tăng cường hiệu suất nhân viên: Đơn giản hóa công việc hàng ngày, giảm áp lực và căng thẳng.
Nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp: Minh chứng cho khách hàng và đối tác thấy sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Củng cố vị thế của doanh nghiệp trên thị trường với sự cam kết về chất lượng dịch vụ.
Xem thêm: Lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn cho doanh nghiệp 2024
Xây dựng bản đồ hành trình khách hàng B2B - Từ nhận biết đến mua hàng
Các bước trong quy trình mua hàng
Dưới đây là các bước của một quy trình mua hàng điển hình:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Quy trình mua hàng hình thành khi doanh nghiệp nhận ra sự cần thiết của một sản phẩm, công cụ, hoặc dịch vụ để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các thành viên trong nhóm có thể đóng góp vào việc xác định nhu cầu này bằng cách thông báo cho quản lý về bất kỳ khó khăn nào họ gặp phải trong công việc hằng ngày. Khi tổ chức đã xác định rõ ràng nhu cầu của mình, họ có thể tiến hành bắt đầu quy trình mua hàng.
Bước 2: Xác định yêu cầu
Trong giai đoạn này, lãnh đạo xem xét kỹ lưỡng nhu cầu và lập kế hoạch chính xác cho những gì họ cần. Ví dụ, tình trạng thiếu giấy in liên tục trở thành nhu cầu cần giao định kỳ một số lượng tờ giấy nhất định in phun mỗi tuần để đảm bảo cung cấp liên tục. Mọi người cần nêu ra nhu cầu thường làm việc với các thành viên khác trong nhóm và ban quản lý để tìm ra giải pháp phù hợp cho vấn đề, đặc biệt là khi liên quan đến một giao dịch lớn hơn. Ví dụ, nhân viên phát hiện nhu cầu có thể tự mình xác định yêu cầu về giấy in, nhưng nhu cầu mua hàng lớn như hệ thống máy tính văn phòng của doanh nghiệp thì cần phải có sự đóng góp ý kiến của nhiều người.
Bước 3: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn muốn mua. Bạn có thể tự nghiên cứu trực tuyến hoặc liên hệ với những người trong mạng lưới chuyên nghiệp của bạn để hỏi xin đề xuất. Nếu chi phí vận chuyển là một yếu tố trong giao dịch của bạn, hãy tìm các doanh nghiệp gần khu vực của bạn. Trong giai đoạn này, nên cân nhắc nhiều nhà cung cấp và so sánh chúng với nhau. Khi cần thiết, hãy liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu báo giá hoặc đề xuất từ họ. Khi xem xét các nhà cung cấp, hãy chú ý đến các yếu tố như chi phí, độ tin cậy và thời gian giao hàng.
Bước 4: Đàm phán giá cả
Trong nhiều tình huống, bạn có thể đàm phán chi phí với nhà cung cấp, khi bạn đặt hàng có giá trị cao hoặc đơn hàng dự kiến diễn ra thường xuyên, liên tục định kỳ. Liên hệ với nhà cung cấp mà bạn đang cân nhắc và hỏi họ có sẵn sàng đàm phán giá cả hay không. Nhà cung cấp có thể đàm phán nếu điều đó giúp họ có được hợp đồng lớn hay dài hạn cho doanh nghiệp của mình.
Bước 5: Phê duyệt đơn hàng
Trước khi một doanh nghiệp có thể bắt đầu tiến hành giao dịch, họ có thể cần phải có sự phê duyệt cho đơn hàng. Điều này thường bao gồm việc phối hợp với ban quản lý cấp cao và bộ phận kế toán để đảm bảo rằng ngân sách cho giao dịch mua là đủ. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng cần thiết lập một hạn mức tín dụng với nhà cung cấp. Đồng thời, nếu chưa làm điều này, doanh nghiệp cần phải giải thích rõ ràng cho quản lý về lý do tại sao giao dịch này là cần thiết và cách mà họ đã đạt được mức giá hợp lý từ phía nhà cung cấp.
Bước 6: Đặt hàng
Khi cả hai bên đã đạt được sự đồng thuận đối với giao dịch, việc đặt hàng có thể chính thức được tiến hành. Cả hai bên cần phải thống nhất về các chi tiết cụ thể như giá cả, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và các dịch vụ lắp đặt. Mọi thứ cần được ghi chép lại bằng văn bản và cần có chữ ký của đại diện từ cả hai tổ chức. Sau đó, một bản sao của thỏa thuận này nên được lưu trữ trong hồ sơ để tiện cho việc tham khảo sau này.
Bước 7: Nhận và phê duyệt đơn hàng
Khi đơn hàng đến, cần kiểm tra xem có vấn đề gì với sản phẩm hoặc bất kỳ điều gì nhà cung cấp chưa thực hiện đúng không. Thời gian là yếu tố quan trọng vì nếu có bất kỳ vấn đề nào, nhà cung cấp nên giải quyết chúng trước khi bạn hoàn tất việc thanh toán phần còn lại.
Bước 8: Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp
Cho dù bạn giao dịch với một nhà cung cấp chỉ một lần hay sẽ có những giao dịch tiếp theo, hãy thường xuyên đánh giá về sự giao hàng của nhà cung cấp đối với chất lượng và thời gian. Việc lưu lại các đánh giá này có thể giúp bạn xác định và theo dõi bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh ở tương lai trong hợp đồng của bạn. Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp góp phần tiếp tục đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Ứng dụng quy trình mua hàng tại SlimCRM
SlimCRM là một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng được thiết kế để tối ưu hóa nhiều khía cạnh của quy trình kinh doanh, trong đó có cả quy trình mua hàng. SlimCRM cung cấp các tính năng hữu ích cho quy trình mua hàng khi được tích hợp đúng cách. Dưới đây là các tính năng điển hình mà SlimCRM có thể hỗ trợ trong quy trình mua hàng:
1. Quản lý nhà cung cấp
SlimCRM giúp lưu trữ đầy đủ thông tin liên hệ và các giao dịch trước đây với nhà cung cấp để dễ dàng truy cập và quản lý.
2. Quản lý yêu cầu và đặt hàng
Tính nay này cho phép tạo đơn hàng và theo dõi trạng thái của đơn hàng từ lúc tạo đến khi hoàn thành giao dịch. Bên cạnh đó, thiết lập thông báo tự động nhắc nhở bộ phận mua hàng về các bước tiếp theo cần thực hiện hoặc các đơn sắp đến hạn.
3. Quản lý hóa đơn
SlimCRM có khả năng tạo hóa đơn tự động từ các đơn hàng đã được phê duyệt. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công. Tất cả các hóa đơn được lưu trữ điện tử một cách an toàn trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý.
4. Quản lý hợp đồng
Tính năng này giúp doanh nghiệp có thể quản lý, tổ chức và theo dõi các giao dịch pháp lý một cách hiệu quả. Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
5. Quản lý ghi nợ
Tính năng ghi nợ (debit note) áp dụng cho các đơn vị muốn trả hàng hóa cho nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng sẽ lên giấy ghi nợ để ghi nhận số tiền nhà cung cấp cần trả lại cho những hàng hóa bị trả lại.
6. Thống kê và báo cáo
Tính năng thống kê và báo cáo trong quy trình mua hàng của SlimCRM đóng trò quan trọng trong cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động mua sắm. Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích, tối ưu hóa các động mua hàng theo một cách có cấu trúc và dễ hiểu.
Đăng ký dùng thử miễn phí các tính năng quy trình mua hàng của SlimCRM để trải nghiệm sự tối ưu hóa và khác biệt
Kết Luận
Trên đây là bài viết Quy Trình Mua Hàng Tối Ưu: Các Bước Xây Dựng Quy Trình Hiệu Quả của SlimCRM. Hy vọng sẽ mang lại cho bạn những thông tin bổ ích về quy trình mua hàng. Hãy theo dõi SlimCRM để cập nhật thêm các thông tin hữu ích khác nhé!
