Bạn có từng gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình mua hàng của doanh nghiệp? Bạn có lo lắng về việc thất thoát chi phí, sai sót trong quá trình mua hàng? Bạn muốn tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa quy trình mua hàng? Lưu đồ quy trình mua hàng chính là chìa khóa giúp bạn giải quyết những vấn đề trên!
Tải mẫu lưu đồ quy trình mua hàng tại đây!
Lưu đồ quy trình mua hàng là gì?
Lưu đồ quy trình mua hàng là biểu đồ trực quan mô tả từng bước trong quá trình mua hàng của một tổ chức. Sơ đồ này giúp minh họa các hoạt động, vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình, từ khi khởi tạo yêu cầu mua hàng đến khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Các bước trong quy trình mua hàng
Tạo yêu cầu mua hàng
Bước đầu, các phòng ban gửi yêu cầu mua hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc hoạt động. Yêu cầu này cần nêu rõ tên công ty, mặt hàng cần mua, số PO (nếu có), mức độ ưu tiên, ngân sách và thời gian giao hàng. Người yêu cầu mua hàng sẽ gửi yêu cầu này cho quản lý và kế toán để phê duyệt. Việc phê duyệt giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo đơn mua hàng phù hợp với ngân sách.
Nhận phê duyệt yêu cầu mua hàng
Thường thì việc phê duyệt diễn ra qua email hoặc bằng miệng. Một số công ty có thể yêu cầu thêm các mẫu kiểm tra ngân sách, phê duyệt chi phí hoặc bản kê khai công việc (SOW). Sau khi được duyệt, yêu cầu mua hàng sẽ trở thành đơn đặt hàng (PO).
Gửi yêu cầu báo giá (RFQ)
Ở giai đoạn này, công ty sẽ gửi yêu cầu báo giá (Request for Quote) cho một vài nhà cung cấp được chọn lọc hoặc nằm trong danh sách được phê duyệt. Mục đích là để các nhà cung cấp gửi báo giá dựa trên đơn đặt hàng. Bên cạnh giá cả, nhà cung cấp cũng sẽ gửi các điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng, lịch trình dịch vụ, hỗ trợ sẵn có và chi tiết chất lượng sản phẩm.
Phân tích và chọn nhà cung cấp
Lúc này, công ty sẽ phân tích yêu cầu báo giá dựa trên chính sách tìm nguồn cung ứng chiến lược của mình. Quá trình lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào các yếu tố như uy tín của nhà cung cấp, năng lực, nguồn tham khảo, giá cả, điều kiện giao hàng và các điều khoản khác.
(Thương lượng) Hợp Đồng và Gửi Đơn Đặt Hàng
Ở bước này trong quy trình mua hàng, hai bên thương lượng hợp đồng sao cho có lợi cho cả đôi. Quá trình thương lượng có thể bao gồm nhiều lần thảo luận về điều khoản thanh toán, giao hàng, chất lượng và hỗ trợ. Cuối cùng, công ty sẽ hoàn chỉnh và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp được chọn. Lúc này, hợp đồng mang tính ràng buộc pháp lý giữa hai bên được thiết lập.
Nhận Hàng Hóa và Dịch Vụ
Nhà cung cấp sẽ giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Khi nhận hàng, công ty mua hàng cần kiểm tra chất lượng và thông số kỹ thuật sản phẩm theo thỏa thuận.
Nếu phát hiện sản phẩm không đạt chất lượng hoặc có thiếu sót, công ty cần thông báo cho nhà cung cấp. Cuối cùng, nhà cung cấp cũng sẽ gửi hóa đơn ghi giá và yêu cầu thanh toán sau khi hoàn tất giao hàng.
Nhận và kiểm tra hóa đơn với đối chiếu ba chiều
Ở giai đoạn này, công ty mua hàng đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với PO. Trách nhiệm ở đây thuộc về phòng mua hàng để kiểm tra các khoản phí và phê duyệt hóa đơn.
Phê duyệt hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp
Bước cuối cùng của quy trình đặt hàng là phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp. Nhóm tài chính của công ty mua hàng sẽ thực hiện xử lý hóa đơn và ghi lại giao dịch trong sổ quỹ.
Tham khảo: Mẫu quy trình làm việc cho tất cả phòng ban năm 2024
Mẫu lưu đồ quy trình mua hàng (vật tư) của doanh nghiệp
Dưới đây là mẫu lưu đồ quy trình mua hàng khá phổ biến hiện nay:
Có thể bạn quan tâm: Lưu đồ quy trình bán hàng cho doanh nghiệp B2B
Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng
Một quy trình mua hàng chuẩn là yếu tố then chốt để duy trì hồ sơ theo dõi kiểm toán liên quan đến mua hàng và hợp đồng ràng buộc pháp lý. Nó cũng giúp công ty theo dõi ngân sách và đảm bảo việc mua hàng phù hợp với chính sách kinh doanh. Kết quả là cải thiện kiểm soát tài chính, hiệu quả và minh bạch. Cụ thể:
- Đơn giản hóa quản lý hàng tồn kho: Việc hết hàng thường xuyên và hàng tồn kho ứ đọng sẽ làm gián đoạn lịch trình sản xuất. Một quy trình theo dõi đơn đặt hàng (PO) hiệu quả giúp các tổ chức truy cập vào hồ sơ PO hàng tháng để xác định sự khác biệt giữa lượng hàng mua thực tế và hồ sơ tồn kho. Khả năng đối chiếu kiểm kê với PO trở nên dễ dàng hơn với quy trình quản lý đơn đặt hàng theo hệ thống.
- Làm cho quy trình thanh toán nhà cung cấp hiệu quả: Một lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả dẫn đến các đơn đặt hàng chính xác, cho phép bộ phận kế toán xử lý và thanh toán hóa đơn một cách tự tin trong quá trình mua sắm. Hơn nữa, các tài liệu pháp lý này tạo ra các thủ tục giấy tờ giúp các công ty trong quá trình tố tụng pháp lý chống lại các đơn đặt hàng trùng lặp, sai lệch hóa đơn và giao dịch gian lận.
- Kiểm soát tốt hơn đối với các chỉ số KPI bán lẻ: Quy trình được sắp xếp hợp lý cung cấp thông tin chi tiết về các số liệu bán lẻ như tỷ lệ đặt hàng. Sử dụng những KPI này, họ có thể ước tính chính xác ngày giao hàng và lên kế hoạch vận chuyển phù hợp. Các công ty hướng tới khách hàng cũng sử dụng quy trình làm việc PO để xác nhận địa chỉ, thông tin liên lạc và chi tiết người nhận.
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Cải thiện việc quản lý quy trình mua hàng giúp công ty theo dõi đơn hàng, phê duyệt hóa đơn và xử lý thanh toán mà không cần nỗ lực thủ công. Việc có tất cả dữ liệu ở một nơi cũng giúp dễ dàng dự báo dòng tiền, phân tích dữ liệu mua hàng và lên kế hoạch mua hàng trong tương lai.
Một số lỗi phổ biến trong quy trình mua hàng
Trong quá trình quản lý mua hàng, nhiều doanh nghiệp mắc phải những sai lầm phổ biến như vượt quá ngân sách đã định, lưu trữ không đủ thông tin và không đàm phán với nhà cung cấp. Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm này gây thiệt hại như thế nào cho doanh nghiệp và cách khắc phục chúng.
1. Không sử dụng hệ thống PO tự động
Hệ thống PO nên lưu trữ tất cả các chi tiết cần thiết, chẳng hạn như ngày giao hàng, tóm tắt đơn hàng, tên người yêu cầu và số lượng hàng hóa. Các tổ chức dựa vào quy trình trên giấy thường tạo ra các PO không đầy đủ. Việc thiếu tài liệu chính xác này khiến nhóm kế toán không thể theo dõi biến đổi vốn lưu động và dự báo dòng tiền.
Lời khuyên:
- Sử dụng phần mềm quản lý quy trình mua hàng thay vì quy trình thủ công trên giấy.
- Phần mềm sẽ tự động ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết, đảm bảo tính chính xác của đơn đặt hàng.
2. Vượt quá ngân sách
Các công ty có quy chế tài chính về quản lý chi phí kém thường gặp khó khăn với việc các đơn đặt hàng vượt quá ngân sách. Thiết lập ngân sách hàng tháng là một cách tuyệt vời để ngăn chặn việc chi tiêu quá mức. Doanh nghiệp cũng nên theo dõi chi tiêu để đánh dấu các lần mua vượt ngân sách theo thời gian thực.
Lời khuyên:
- Lập ngân sách rõ ràng cho từng hạng mục mua hàng.
- Theo dõi sát sao các khoản chi tiêu để kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
3. Không thương lượng với nhà cung cấp
Một sai lầm phổ biến khác trong quy trình mua hàng là không thương lượng giá với nhà cung cấp. Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp, doanh nghiệp nên thương lượng các đơn hàng lặp lại hoặc số lượng lớn. Ngoài ra, hãy cân nhắc yêu cầu giảm giá vận chuyển và các khoản phí khác.
Lời khuyên:
- Chủ động thương lượng giá cả với nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí.
- Cân nhắc các yếu tố như số lượng hàng hóa, lịch sử mua bán để đưa ra mức giá hợp lý.
4. Bỏ qua các điều kiện thương mại
Các tổ chức không chú ý đến các điều khoản mua hàng và điều kiện thương mại thường phải đối mặt với các vấn đề pháp lý tốn kém sau này. Các điều kiện này có thể bao gồm bảo hành mở rộng, thiệt hại thanh lý, điều khoản thanh toán và bảo lãnh ngân hàng. Việc trao đổi các điều khoản này trong quá trình yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ giúp nhà cung cấp chia sẻ chi phí để đáp ứng tất cả các yêu cầu mong muốn.
Lời khuyên:
- Đọc kỹ các điều khoản thương mại trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Trao đổi rõ ràng các điều khoản thanh toán, bảo hành và các điều khoản khác để tránh tranh chấp sau này.
5. Thiếu danh sách kiểm tra chính sách tuân thủ
Việc có sẵn các quy tắc tuân thủ được định sẵn là rất quan trọng để duy trì tính nhất quán và đáng tin cậy trong quá trình mua sắm hàng hóa. Cân nhắc tạo danh sách kiểm tra chính sách tuân thủ, nêu chi tiết tất cả các bước cần thiết và các dấu hiệu cảnh báo. Các tổ chức có thể sắp xếp quy trình làm việc theo PO tốt hơn khi mọi nhân viên bắt đầu tuân theo danh sách kiểm tra.
Lời khuyên:
- Xây dựng và tuân thủ theo một bộ quy tắc đặt hàng nội bộ.
- Sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo tất cả các bước trong quy trình PO đều được thực hiện chính xác.
Làm sao để cải thiện quy trình mua hàng của doanh nghiệp?
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, quy trình mua hàng cũng cần được cải thiện để thích ứng và duy trì tính chính xác. Các nhà quản lý chuẩn bị cải thiện quy trình mua hàng của mình nên cân nhắc những phương pháp sau:
Xem xét và phân tích sơ đồ quy trình mua hàng hiện tại
- Lập sơ đồ: Liệt kê từng bước trong quy trình, xác định và giải quyết mọi tắc nghẽn, xác định số lần phê duyệt cần thiết và tính đến các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quá trình lập ngân sách của bạn.
- Xác định bên liên quan: Xem xét những người đóng vai trò chủ chốt trong quy trình của bạn - các nhân viên nội bộ và nhà cung cấp lâu dài - và cách thức tích hợp công nghệ để giúp điều phối quy trình này.
Thiết lập mục tiêu hướng đến kết quả
Xác định chi tiết các mục tiêu xung quanh quy trình mua hàng của bạn. Xem xét các số liệu liên quan đến tốc độ giao hàng, nhà cung cấp đáng tin cậy hoặc giảm chi tiêu.
Tạo hướng dẫn bằng văn bản cho mọi người tham gia vào quy trình mua hàng
Quy trình bằng văn bản là một cách tuyệt vời để truyền đạt các cách làm hay và quy trình được chuẩn hóa cho toàn bộ công ty. Các quy tắc và chính sách này cần bao gồm thông tin cần thiết cho từng bước của quy trình, số lần phê duyệt cần thiết và ai là người kiểm duyệt nội bộ.
Phát triển danh sách các nhà cung cấp ưu tiên
Danh sách này sẽ giúp nhóm của bạn nhanh chóng chọn lựa từ danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy mà công ty bạn đã xây dựng mối quan hệ lâu dài và đàm phán được các thỏa thuận tốt nhất.
Tạo hạn mức ngân sách và nhóm chi phí
Các hạn chế về ngân sách này giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách tự động áp dụng các nguyên tắc mua hàng. Ví dụ: nếu một công ty có ngân sách hàng tháng là 10 triệu đồng được phân bổ cho văn phòng phẩm, thì kế toán sẽ biết họ phải chi bao nhiêu cho các nguồn lực cần thiết.
Chỉ định một bộ phận có liên quan để quản lý quy trình
Việc có người giám sát quy trình này sẽ cải thiện việc áp dụng quy trình trên toàn công ty và cung cấp một đầu mối liên lạc để giải đáp các câu hỏi có thể phát sinh khi triển khai quy trình mua hàng mới.
Tận dụng công nghệ
Tích hợp một hệ thống quản lý mua hàng vào quy trình làm việc của công ty là cách dễ dàng để chuẩn hóa các quy trình và thay thế thao tác lặp đi lặp lại bằng tự động hóa.
SlimCRM là phần mềm quản lý tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt phù hợp với mô hình kinh doanh B2B (doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ) có quy trình bán hàng dài và nhiều thành phần tham gia trong chuỗi giá trị.
Với tính năng quản lý quy trình mua hàng hiện đại - dễ sử dụng và chi phí hợp lý, SlimCRM giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa quy trình mua hàng:
- Tự động tạo đề xuất mua hàng dựa trên mẫu có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp chỉ với một cú nhấp chuột, giúp đẩy nhanh quá trình mua hàng.
- Tự động tạo đơn đặt hàng dựa trên đề xuất và báo giá đã được phê duyệt, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động mua hàng từ một nơi duy nhất, giúp dễ dàng kiểm soát và giám sát quy trình. Đồng thời lưu trữ tập trung thông tin về nhà cung cấp, sản phẩm, giá cả, hợp đồng, v.v., giúp truy cập và sử dụng dữ liệu dễ dàng.
- Tăng cường sự minh bạch:
- Kết nối các bộ phận mua hàng - quản lý kho và kế toán, đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra minh bạch và công khai, giúp nâng cao uy tín và niềm tin của khách hàng.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động mua hàng, giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt.
- Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp, bao gồm hiệu suất, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá cả, v.v. Phần mềm cũng cho phép đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã định, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm trọn bộ tính năng của SlimCRM!
Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn toàn diện về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin mới nhất về quản lý doanh nghiệp bạn nhé!
