Quy Trình Mua Hàng Chuẩn: Định Nghĩa, Các Bước Thực Hiện Và Phần Mềm Hỗ Trợ

Mua hàng (Purchasing) là gì?

• Mua hàng là một phần của quy trình cung ứng liên quan đến việc thực hiện giao dịch mua với nhà cung cấp. 
• Bao gồm việc xác định nhu cầu, phê duyệt nội bộ và gửi lệnh mua chính thức (PO - Purchase Order) cho các nhà cung cấp.

Sự khác biệt giữa purchasing và buying là gì?

• Purchasing: Liên quan đến việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp với mục đích kinh doanh hay cho tổ chức.
• Buying: Đề cập đến việc mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ cho nhu cầu cá nhân hoặc gia đình một cách thông thường, thường không phức tạp và có tính chiến lược thấp.
• Phân biệt rõ ràng giữa purchasing và buying giúp hiểu rõ hơn về quá trình mua sắm trong bối cảnh khác nhau, từ kinh doanh đến cá nhân

Quy trình mua hàng là gì?

• Quy trình mua hàng là các bước mà một công ty phải trải qua khi mua hàng hóa và dịch vụ.
• Lợi ích chính của quy trình mua sắm chính thức là tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bừa bãi và các thói quen mua sắm không được tối ưu hóa khác.
• Bằng cách thiết lập các chính sách và quy trình mua sắm rõ ràng, các công ty có thể đảm bảo tính nhất quán, giảm chi phí và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, dẫn đến khả năng đàm phán tốt hơn và hiệu quả tổng thể. 
• Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn đa quốc gia, việc có một quy trình mua hàng chính thức có thể giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường hiện đại.

Xem thêm: Lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn cho doanh nghiệp 2024

Xây dựng bản đồ hành trình khách hàng B2B - Từ nhận biết đến mua hàng

Các bước trong quy trình mua hàng

Mỗi bước trong quy trình mua hàng đều yêu cầu trao đổi thông tin và phê duyệt nội bộ hoặc bên ngoài để có thể thực hiện.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình mua hàng riêng, nhưng quy trình mua hàng dưới đây là quy trình chuẩn mà nhiều công ty có thể áp dụng và là gợi ý để bạn có thể bắt đầu.

Bước 1: Xác định nhu cầu

Trước khi có thể thực hiện giao dịch mua, cần phải xác định nhu cầu kinh doanh. Nhu cầu này phải giải quyết được một vấn đề cụ thể và được ghi chép lại bởi người yêu cầu mua hoặc nhóm mua sắm. Nhóm mua sắm có thể làm việc với các nhóm khác về cách biện minh tốt nhất cho nhu cầu và ghi chép lại nhu cầu đó.

• Ví dụ, một công ty mới áp dụng chính sách ưu tiên làm việc từ xa có thể cần phần mềm hội nghị truyền hình tiên tiến hơn.
• Nhóm vận hành có thể tự xác định và tìm nguồn công cụ tốt nhất hoặc có thể làm việc với bộ phận mua sắm để hiểu và ghi chép chính xác những gì cần thiết và lý do trước khi tìm nguồn công cụ tốt nhất.

Bước 2: Tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition)

• Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition): là một tài liệu nội bộ mà nhân viên hoặc các thành viên khác trong công ty sử dụng để yêu cầu mua hàng cho doanh nghiệp. Nó được gửi đến những người phê duyệt thích hợp.
• Khi nhu cầu đã được xác định, yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến bộ phận mua sắm hoặc giám đốc mua hàng của bộ phận đưa ra yêu cầu.
• Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chứa đầy đủ thông tin chi tiết về các mặt hàng hoặc dịch vụ cần mua, bao gồm cả lý do tại sao cần mua chúng dựa trên phân tích nhu cầu.
• Khi sử dụng hệ thống phần mềm mua sắm, một bước quan trọng của quy trình yêu cầu có thể được tự động hóa. Nếu yêu cầu dưới một ngưỡng nhất định và có ngân sách khả dụng, yêu cầu mua hàng có thể được tự động phê duyệt.
• Nếu vượt quá ngưỡng đó, hồ sơ có thể tự động được chuyển đến những người phê duyệt cần thiết để xử lý nhanh hơn.

Bước 3: Xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng (PO)

• Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) là tài liệu được gửi từ bạn, với tư cách là người mua, đến nhà cung cấp với yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ dưới dạng đơn đặt hàng.
• Sau khi yêu cầu mua hàng (PR) được chấp thuận, nó sẽ được chuyển thành lệnh mua hàng (PO). Điều này cũng có thể được tự động hóa bằng phần mềm quản lý mua hàng hoặc thực hiện thủ công bằng Excel, Word hoặc biểu mẫu giấy.
• Các yêu cầu mua hàng bị từ chối sẽ được trả lại cho người yêu cầu để yêu cầu sửa chữa hoặc làm rõ lý do tại sao không thể thực hiện giao dịch mua.
• Đơn đặt hàng chứa mọi thông tin mà nhà cung cấp cần để thực hiện đơn hàng, bao gồm số lượng, giá cả, số mặt hàng, thông tin thanh toán và điều khoản thanh toán.
• Nhóm mua sắm nên xem xét các lệnh mua để đảm bảo rằng chúng bao gồm giá chính xác và phù hợp với yêu cầu mua hàng.
• Họ cũng cần phải xác minh xem có đủ tiền trong ngân sách phù hợp để chi trả cho giao dịch mua hay không.
• Có thể thực hiện việc này bằng cách gửi lệnh mua hàng đến bộ phận kế toán, nhưng nếu sử dụng phần mềm mua sắm, nhóm mua sắm sẽ có thể xác minh ngay lập tức ngân sách. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình đặt hàng mua hàng .

Bước 4: Yêu cầu đề xuất

• Trong một số trường hợp, PO đã được phê duyệt sẽ được gửi đến bộ phận mua sắm và được sử dụng để tạo RFP (yêu cầu đề xuất) hoặc RFQ (yêu cầu báo giá). Những tài liệu này hoặc một số tài liệu tìm nguồn cung ứng khác có thể được sử dụng trong sự kiện tìm nguồn cung ứng.
• Các yêu cầu này được gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng để chào giá. Các nhà cung cấp được xem xét cẩn thận dựa trên các đặc điểm quan trọng như lịch sử hiệu suất, hồ sơ tuân thủ, thời gian giao hàng trung bình, uy tín và giá cả.
• Lưu ý: Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ thường lệ từ các nhà cung cấp ưa thích đã được thẩm định, có thể bỏ qua bước này và bước tiếp theo. Bước bốn và năm quan trọng hơn khi làm việc với các nhà cung cấp mới.

Bước 5: Đàm phán và phê duyệt hợp đồng

• Nếu sử dụng quy trình RFP hoặc RFQ, nhà cung cấp có giá thầu chiến thắng sẽ được trao hợp đồng. Hợp đồng được tinh chỉnh thêm để đảm bảo các điều khoản và điều kiện tối ưu và thỏa thuận đôi bên cùng có lợi.
• Sau khi hợp đồng được ký kết, lệnh mua hàng sẽ trở thành thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán khi nhà cung cấp chấp nhận.
• Điều này tạo điều kiện cho cả hai bên giải quyết trong trường hợp đơn hàng không được nhà cung cấp giao hoặc khách hàng không thanh toán.

Bước 6: Vận chuyển và Nhận hàng

• Nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Các tài liệu liên quan, như biên bản nhận hàng hóa hoặc bảng chấm công cho dịch vụ, có thể được theo dõi và ghi lại làm bằng chứng cho các cuộc kiểm toán trong tương lai.
• Sau khi nhận được (trong trường hợp hàng hóa) hoặc thực hiện (trong trường hợp dịch vụ), người mua sẽ xem xét xem những gì họ nhận được có phải là những gì đã đặt hàng hay không và thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào.

Bước 7: Phê duyệt hóa đơn và thanh toán

• Hóa đơn vượt qua đối sánh ba chiều được chấp thuận thanh toán. Thanh toán được phát hành cho nhà cung cấp thông qua thông tin thanh toán được cung cấp trên hóa đơn.
• Trong trường hợp lý tưởng, các khoản thanh toán như vậy được thực hiện nhằm mục đích hưởng chiết khấu thanh toán sớm và các ưu đãi khác đồng thời tránh phí thanh toán trễ.

Bước 8: Cập nhật sổ sách kế toán

• Các đơn hàng đã hoàn tất sẽ được ghi vào sổ sách của công ty và mọi chứng từ liên quan đến giao dịch đều được lưu trữ an toàn tại một vị trí tập trung.
• Khi sử dụng phần mềm mua sắm tích hợp với phần mềm kế toán hoặc ERP , việc này sẽ diễn ra tự động và không đòi hỏi bất kỳ công việc bổ sung nào từ bộ phận kế toán hoặc mua sắm.

Phần mềm quản lý mua hàng

SlimCRM là một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng được thiết kế để tối ưu hóa nhiều khía cạnh của quy trình kinh doanh, trong đó có cả quy trình mua hàng. SlimCRM cung cấp các tính năng hữu ích cho quy trình mua hàng khi được tích hợp đúng cách. Dưới đây là các tính năng điển hình mà SlimCRM có thể hỗ trợ trong quy trình mua hàng:

1. Quản lý nhà cung cấp

SlimCRM giúp lưu trữ đầy đủ thông tin liên hệ và các giao dịch trước đây với nhà cung cấp để dễ dàng truy cập và quản lý.

2. Quản lý yêu cầu và đặt hàng

Tính nay này cho phép tạo đơn hàng và theo dõi trạng thái của đơn hàng từ lúc tạo đến khi hoàn thành giao dịch. Bên cạnh đó, thiết lập thông báo tự động nhắc nhở bộ phận mua hàng về các bước tiếp theo cần thực hiện hoặc các đơn sắp đến hạn.

3. Quản lý hóa đơn

SlimCRM có khả năng tạo hóa đơn tự động từ các đơn hàng đã được phê duyệt. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công. Tất cả các hóa đơn được lưu trữ điện tử một cách an toàn trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý.

4. Quản lý hợp đồng

Tính năng này giúp doanh nghiệp có thể quản lý, tổ chức và theo dõi các giao dịch pháp lý một cách hiệu quả. Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

5. Quản lý ghi nợ

Tính năng ghi nợ (debit note) áp dụng cho các đơn vị muốn trả hàng hóa cho nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng sẽ lên giấy ghi nợ để ghi nhận số tiền nhà cung cấp cần trả lại cho những hàng hóa bị trả lại.

6. Thống kê và báo cáo

Tính năng thống kê và báo cáo trong quy trình mua hàng của SlimCRM đóng trò quan trọng trong cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động mua sắm. Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích, tối ưu hóa các động mua hàng theo một cách có cấu trúc và dễ hiểu.

Đăng ký dùng thử miễn phí các tính năng quy trình mua hàng của SlimCRM để trải nghiệm sự tối ưu hóa và khác biệt

Kết Luận

Trên đây là bài viết Quy Trình Mua Hàng Tối Ưu: Các Bước Xây Dựng Quy Trình Hiệu Quả của SlimCRM. Hy vọng sẽ mang lại cho bạn những thông tin bổ ích về quy trình mua hàng. Hãy theo dõi SlimCRM để cập nhật thêm các thông tin hữu ích khác nhé!