Design Sprint là một phương pháp sáng tạo và giải quyết vấn đề đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp và đội nhóm phát triển sản phẩm. Được phát triển bởi Google Ventures, đây là quy trình 5 ngày giúp tối ưu hóa việc thiết kế, kiểm tra ý tưởng và đưa ra giải pháp nhanh chóng mà không cần tốn quá nhiều thời gian hay nguồn lực.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Design Sprint là gì, các bước thực hiện quy trình này, cùng với một số ví dụ thực tế để bạn dễ dàng hình dung và áp dụng.
Design Sprint là gì?
Design Sprint là một quy trình kéo dài năm ngày để trả lời các vấn đề kinh doanh quan trọng thông qua thiết kế, tạo mẫu thử và kiểm tra ý tưởng với khách hàng. Quy trình này nhằm giúp các nhóm xác định rõ ràng mục tiêu, xác thực các giả định và quyết định lộ trình sản phẩm trước khi bắt đầu phát triển. Design Sprint cũng tương tự như Sprint trong chu kỳ phát triển Agile.
Thay vì chờ đợi ra mắt một sản phẩm tối giản để biết ý tưởng có khả thi hay không, bạn sẽ nhận được dữ liệu rõ ràng từ một mẫu thử thực tế. Design Sprint mang đến cho bạn một siêu năng lực: Nhìn trước tương lai để thấy sản phẩm hoàn thiện và phản ứng của khách hàng, trước khi đưa ra bất kỳ cam kết tốn kém nào.
Tham khảo thêm: Chiến lược phát triển sản phẩm và Case Study từ 7 lĩnh vực trên thực tế
Những trường hợp nên sử dụng phương pháp Design Sprint
Phương pháp Design Sprint mang đến giải pháp mạnh mẽ cho nhiều nhu cầu kinh doanh. Dưới đây là các ứng dụng phổ biến của phương pháp:
- Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
- Mở rộng trải nghiệm hiện có sang nền tảng mới.
- sản phẩm khả thi tối thiểu (MVP) hiện tại cần thiết kế lại trải nghiệm người dùng (UX) và/hoặc giao diện người dùng (UI).
- Thêm tính năng và chức năng mới vào sản phẩm số.
- Cơ hội cải thiện sản phẩm (ví dụ: tỷ lệ từ bỏ).
- Cơ hội cải thiện dịch vụ.
- Hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi sang công nghệ mới (ví dụ: AI).
Tại sao nên dùng phương pháp Design Sprint?
Nhiều doanh nghiệp như Nest, Flatiron Health và Medium đã sử dụng phương pháp này để giúp họ thâm nhập thị trường mới,phát triển các tính năng mới cho hàng triệu người dùng.
Lý do:
- Tập hợp đúng người và thống nhất quan điểm: Không giống mô hình "waterfall", Design Sprint phá vỡ rào cản, tập hợp đội ngũ đa ngành vào một phòng để giải quyết thách thức rõ ràng trong một tuần.
- Kết hợp lợi ích làm việc nhóm và cá nhân: Design Sprint tận dụng ý kiến đa dạng từ nhóm và sự tập trung cao độ từ cá nhân, khắc phục hạn chế của brainstorm thường ưu ái người hướng ngoại, bỏ qua người hướng nội.
- Quy trình chặt chẽ, lặp lại được, không lãng phí thời gian: Với các bài tập giới hạn thời gian, Sprint loại bỏ công việc thừa (email dài dòng, họp liên miên), tạo không gian cho công việc tập trung, có thể lặp lại để thúc đẩy ý tưởng kinh doanh.
- Làm rõ ràng ý tưởng, tránh tranh luận vô nghĩa: Vẽ phác thảo, bỏ phiếu thay vì tranh luận giúp ý tưởng tự nói lên giá trị.
- Liên kết khách hàng từ đầu: Design Sprint mang lại phản hồi sớm từ người dùng, dựa trên dữ liệu thay vì trực giác, giúp xác định ưu tiên cho giải pháp.
- Ưu tiên bắt đầu hơn là đúng ngay từ đầu: Không bắt đầu, bạn sẽ không bao giờ có đáp án!
Hướng dẫn thực hiện Design Sprint dễ hiểu (5 ngày)
Trước khi bắt đầu Design Sprint, bạn cần phải có thử thách phù hợp và đội nhóm phù hợp. Bạn cũng cần thời gian và không gian để thực hiện Design Sprint.
Thứ hai: Hiểu và lập bản đồ (Understand)
Các cuộc thảo luận có tổ chức vào thứ Hai giúp định hướng cho 5 ngày thực hiện Design Sprint.
Vào buổi sáng, nhóm sẽ bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu dài hạn. Sau đó, nhóm sẽ lập bản đồ các vấn đề cần giải quyết. Trong suốt các buổi, các thành viên nên đặt ra những câu hỏi theo cấu trúc "Làm thế nào để...?" nhằm chuyển hóa các vấn đề đã nêu thành cơ hội tiềm năng
Đến buổi chiều, các chuyên gia trong công ty sẽ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của họ. Cuối cùng, nhóm sẽ chọn ra một mục tiêu cụ thể (một phần của vấn đề vừa mang tính tham vọng nhưng vẫn có thể giải quyết trong một tuần).
Thứ ba: Phác thảo
Sau một ngày tìm hiểu vấn đề và xác định mục tiêu cho tuần làm việc, vào thứ Ba, nhóm sẽ tập trung vào việc tìm giải pháp.
Buổi sáng bắt đầu bằng việc tìm cảm hứng: xem xét các ý tưởng có sẵn để chọn lọc, kết hợp và cải tiến. Đến buổi chiều, mỗi thành viên sẽ phác thảo ý tưởng theo quy trình bốn bước, trong đó nhấn mạnh tư duy phân tích thay vì kỹ năng vẽ.
Ngoài ra, nhóm cũng sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho buổi kiểm tra với khách hàng vào thứ Sáu bằng cách tuyển chọn những người phù hợp với hồ sơ khách hàng mục tiêu.
Thứ tư: Quyết định
Đến sáng thứ Tư, nhóm sẽ có một loạt các giải pháp tiềm năng. Đây là một tín hiệu tích cực, nhưng đồng thời cũng là một thách thức vì chúng ta không thể tạo mẫu thử nghiệm và kiểm tra tất cả các ý tưởng, mà phải cần chọn ra một kế hoạch khả thi nhất.
Vào buổi sáng, nhóm sẽ phân tích từng giải pháp và xác định đâu là phương án có cơ hội cao nhất để đạt được mục tiêu dài hạn. Tất cả các bản phác thảo nên dán lên bảng, và đây là lúc sử dụng những sticker nhỏ để tạo bản đồ nhiệt! Trong giai đoạn này, các thành viên sẽ đi quanh phòng, đánh dấu những phần ý tưởng mà họ thấy thú vị nhất. Những khu vực tập trung nhiều dấu chọn sẽ là những ý tưởng nổi bật và đáng được quan tâm nhất.
Đến buổi chiều, những phần ý tưởng xuất sắc nhất từ các bản phác thảo sẽ được tổng hợp thành một storyboard - một kế hoạch chi tiết từng bước để phát triển mẫu thử nghiệm.
Thứ năm: Mẫu thử nghiệm
Vào thứ Tư, nhóm đã hoàn thành storyboard. Đến thứ Năm, nhóm sẽ áp dụng phương pháp “giả lập (fake it) ” để biến storyboard đó thành một mẫu thử nghiệm.
Chỉ cần một mẫu mô phỏng đủ chân thực là đã có thể tiến hành kiểm tra với khách hàng. Bằng cách tập trung vào bề mặt sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng sẽ trải nghiệm, nhóm có thể hoàn thành mẫu thử nghiệm chỉ trong một ngày
Ngoài ra, nhóm cũng sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho buổi kiểm tra vào thứ Sáu bằng cách xác nhận lịch trình, rà soát lại mẫu thử nghiệm và soạn thảo kịch bản phỏng vấn khách hàng.
Thứ sáu: Kiểm tra
Đến lúc này, nhóm đã tạo ra nhiều giải pháp tiềm năng, chọn ra phương án tối ưu nhất và xây dựng một mẫu thử nghiệm thực tế. Chỉ riêng điều đó cũng đủ tạo nên một tuần làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, nhóm sẽ đi xa hơn khi thực hiện phỏng vấn khách hàng và quan sát phản ứng của họ đối với mẫu thử nghiệm. Chính bài kiểm tra này làm cho toàn bộ quá trình Design sprint trở nên đáng giá: Khi ngày kết thúc, nhóm sẽ biết mình đã đi được bao xa và có hướng đi rõ ràng cho những bước tiếp theo.
Ví dụ Design Sprint tại doanh nghiệp
Giả sử Công ty C là một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ chuyên về đồ gia dụng, hiện quản lý khách hàng bằng Excel và email thủ công. Họ đối mặt với vấn đề khó theo dõi khách hàng tiềm năng, dẫn đến tỷ lệ chốt đơn chỉ đạt 10%. Công ty quyết định dùng Design Sprint để tìm giải pháp.
Trước khi bắt đầu:
- Thử thách: Tăng tỷ lệ chốt đơn bằng cách cải thiện quản lý khách hàng.
- Đội nhóm: Gồm chủ doanh nghiệp (người ra quyết định), nhân viên bán hàng, chuyên gia marketing, nhà thiết kế UX/UI, và một lập trình viên.
- Chuẩn bị: Phòng họp của công ty 5 ngày, không gian để thử nghiệm công cụ.
Thứ Hai: Hiểu và lập bản đồ (Understand)
- Buổi sáng: Nhóm đặt mục tiêu dài hạn: "Tăng tỷ lệ chốt đơn lên 25% trong 3 tháng." Họ lập bản đồ: từ khi khách hỏi thông tin, nhận báo giá, đến chốt đơn. Câu hỏi: "Làm thế nào để không bỏ lỡ khách tiềm năng?"
- Buổi chiều: Nhân viên bán hàng cho biết Excel khó theo dõi, email thủ công mất thời gian. Marketing đề xuất cần công cụ tự động. Nhóm chọn mục tiêu: "Tìm giải pháp quản lý khách hàng hiệu quả hơn."
Thứ Ba: Phác thảo (Sketch)
- Buổi sáng: Nhóm xem xét giải pháp: dùng phần mềm CRM, chatbot, hoặc cải tiến Excel. Họ nghiên cứu SlimCRM – một phần mềm CRM gọn nhẹ, giá rẻ, phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
- Buổi chiều: Mỗi người phác thảo: Nhân viên bán hàng đề xuất CRM tập trung dữ liệu, UX/UI gợi ý giao diện đơn giản như SlimCRM. Nhóm chọn 5 khách hàng để kiểm tra phản hồi.
Thứ Tư: Quyết Định (Decide)
- Buổi sáng: Các giải pháp được đánh giá. Ý tưởng "dùng SlimCRM để tự động theo dõi, thu gom khách hàng tiềm năng về phần mềm" nhận nhiều sticker nhất, vượt qua chatbot (chi phí cao) và Excel (không hiệu quả).
- Buổi chiều: Nhóm tạo storyboard: SlimCRM nhập danh sách khách từ Excel, gửi email tự động, tích hợp AI và hiển thị trạng thái chốt đơn.
Xem thêm: Cách gom lead đa kênh, theo dõi và nuôi dưỡng trên SlimCRM
Thứ Năm: Mẫu thử nghiệm (Prototype)
- Hoạt động: Nhóm dùng bản dùng thử miễn phí của SlimCRM, nhập 20 khách hàng mẫu, thiết lập email tự động. Giao diện Figma mô phỏng cách nhân viên dùng SlimCRM.
- Chuẩn bị: Lên lịch phỏng vấn 5 khách hàng, hỏi: "Bạn có hài lòng nếu được phản hồi nhanh và cá nhân hóa thế này không?"
Thứ Sáu: Kiểm Tra (Test)
- Buổi sáng: Nhóm gửi email từ SlimCRM đến 5 khách hàng và phỏng vấn qua Zoom. Kết quả: 5/5 đánh giá cao tốc độ phản hồi, 2 người thích giao diện đơn giản của SlimCRM. Bên cạnh đó, nhóm phỏng vấn thêm nhân viên về phần mềm SlimCRM đều nhận được tín hiệu tích cực về tích hợp tính năng AI.
- Kết luận: SlimCRM đáp ứng nhu cầu theo dõi, quản lý khách hàng và doanh nghiệp, dễ dùng, chi phí hợp lý.
Kết quả:
Sau 5 ngày, Công ty C quyết định từ bỏ Excel và đầu tư vào SlimCRM. Họ nhận thấy phần mềm này giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả bán hàng. Bên cạnh đó, phần mềm này còn cung cấp miễn phí giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp nhỏ như công ty C. Sau 1 tháng dùng SlimCRM, tỷ lệ chốt đơn tăng từ 10% lên 20%. Design Sprint không chỉ giải quyết vấn đề mà còn dẫn họ đến lựa chọn công cụ tối ưu.
Nếu bạn đang gặp vấn đề tương tự ví dụ, bạn có thể đăng ký dùng thử SlimCRM miễn phí tại đây!
Lời kết
Design Sprint không chỉ là một quy trình, mà là chìa khóa giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả chỉ trong 5 ngày. Từ việc hiểu thách thức, phác thảo ý tưởng, đến kiểm tra thực tế với khách hàng, phương pháp này đã chứng minh sức mạnh qua hàng loạt dự án thành công. SlimCRM hy vọng qua bài viết bạn đã biết cách thực hiện Design Sprint và sẽ giải quyết vấn đề tốt trong tương lai.
