Biên bản bàn giao tài sản là văn bản hành chính giúp xác nhận việc chuyển giao tài sản giữa hai bên. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát tài sản, truy vết trách nhiệm và phòng tránh rủi ro pháp lý. Chính vì thế, bài viết này sẽ cung cấp các mẫu biên bản bàn giao tài sản file Word theo từng tình huống như nghỉ việc, bàn giao công cụ, bảo vệ, tiền mặt, kèm hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản.
Các thông tin cần có trong biên bản bàn giao tài sản
Một mẫu biên bản bàn giao tài sản đạt chuẩn cần đảm bảo đầy đủ những thông tin cơ bản sau đây để có tính xác minh và khả năng sử dụng hợp pháp:
1. Thông tin hai bên bàn giao
Ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc của người giao và người nhận. Đây là căn cứ xác định rõ trách nhiệm và chủ thể liên quan đến tài sản.
2. Danh mục tài sản chi tiết
Biên bản bàn giao tài sản cần liệt kê cụ thể từng loại tài sản, bao gồm tên, mã tài sản (nếu có), số lượng, đơn vị tính, tình trạng sử dụng, ngày bắt đầu sử dụng và ghi chú về chất lượng hiện tại. Mô tả càng chi tiết càng hạn chế tranh chấp về sau.
3. Thời gian và địa điểm bàn giao
Ghi rõ ngày, giờ và nơi thực hiện việc bàn giao. Thông tin này giúp xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ và xác nhận tính hiệu lực của văn bản.
4. Chữ ký xác nhận
Biên bản bàn giao tài sản cần có chữ ký của cả người bàn giao và người tiếp nhận. Trong nhiều trường hợp, cần thêm người làm chứng hoặc đại diện bộ phận hành chính để tăng tính xác thực. Dấu mộc của công ty là yếu tố bắt buộc để biên bản có hiệu lực chính thức.
5. Tài liệu đính kèm (nếu có)
Trong trường hợp bàn giao tài sản có giá trị, nên kèm theo bảng kiểm kê, biên bản kiểm tra chất lượng hoặc phiếu thẩm định giá trị tài sản để làm rõ tình trạng và trách nhiệm tiếp nhận.
Tải miễn phí các mẫu biên bản bàn giao tài sản thông dụng (file Word)
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong xử lý thủ tục hành chính, dưới đây là bộ mẫu biên bản bàn giao tài sản file Word được biên soạn theo đúng chuẩn văn bản hành chính:
Mẫu biên bản bàn giao tài sản Word (chung)
Dành cho hầu hết các trường hợp bàn giao nội bộ trong công ty, tổ chức. Mẫu chuẩn gồm đầy đủ thông tin cần thiết, dễ chỉnh sửa.
Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản TẠI ĐÂY.
Mẫu biên bản bàn giao tài sản công cụ, dụng cụ
Thường được sử dụng khi nhân viên nhận bàn giao các thiết bị văn phòng, công cụ sản xuất hoặc dụng cụ làm việc từ phòng hành chính hoặc kho.
Download mẫu biên bản bàn giao tài sản công cụ TẠI ĐÂY.
Biên bản bàn giao tài sản cho bảo vệ
Phù hợp với các ca trực bảo vệ khi tiếp nhận tài sản tại cổng công ty, khu công nghiệp, trường học hoặc các vị trí có trang thiết bị an ninh, chìa khóa, hệ thống camera,...
Tải biên bản bàn giao tài sản cho bảo vệ TẠI ĐÂY.
Biên bản bàn giao tài sản khi nghỉ việc
Áp dụng khi nhân sự nghỉ việc, chuyển bộ phận, phải hoàn trả lại tài sản công ty như: máy tính, đồng phục, thiết bị làm việc,... Biên bản này có giá trị bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản khi nghỉ việc TẠI ĐÂY.
Mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Thường sử dụng trong các tình huống bàn giao tạm ứng, thu – chi nội bộ hoặc giữa thủ quỹ và kế toán. Yêu cầu cần điền rõ số tiền, mục đích sử dụng, người nhận, người giao, thời gian,...
Tải biên bản bàn giao quỹ tiền mặt file word tại đây.
Cách tính giá trị tài sản bàn giao
Giá trị tài sản bàn giao được xác định dựa trên số liệu kế toán hợp pháp (sổ cái, bảng tổng kết, chứng từ kế toán) và giá trị thực tế tại thời điểm bàn giao. Giá trị tài sản cần được đánh giá lại dựa trên tình trạng sử dụng, mặt bằng giá tại địa phương và thời điểm thực hiện bàn giao. Nguyên tắc đánh giá phải đảm bảo có cơ sở khoa học, chính xác, minh bạch và phù hợp với thực tiễn.
Phương pháp định giá cụ thể:
- Với tài sản mới mua hoặc xây dựng xong: Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ, quyết toán công trình được duyệt hoặc tài liệu xác định chi phí lắp đặt.
- Với tài sản đã qua sử dụng: Xác định giá trị còn lại dựa trên chất lượng hiện tại kết hợp với đơn giá mua mới tại thời điểm và địa điểm bàn giao.
Tổng giá trị bàn giao: Được tính bằng cách cộng toàn bộ giá trị còn lại của từng tài sản trong danh mục chuyển giao.
Khi nào cần lập biên bản bàn giao tài sản?
Việc lập biên bản bàn giao không chỉ áp dụng trong một vài trường hợp đặc biệt mà thực tế có thể cần dùng đến hàng ngày trong các tổ chức. Dưới đây là một số tình huống phổ biến:
- Nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.
- Giao ca giữa các nhân viên bảo vệ, lễ tân.
- Chuyển tài sản giữa các phòng ban, chi nhánh.
- Nhập – xuất kho công cụ, vật tư.
- Thanh lý hoặc kiểm kê tài sản định kỳ.
- Giao thiết bị làm việc cho nhân viên mới nhận việc.
Ở mỗi tình huống trên, việc lập biên bản giúp đảm bảo minh bạch, làm rõ trách nhiệm và hạn chế rủi ro tranh chấp tài sản.
Biên bản bàn giao tài sản có giá trị pháp lý không?
Câu trả lời là có, nếu biên bản bàn giao tài sản được lập đúng quy cách. Một biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký, mô tả tài sản chi tiết và ghi nhận rõ thời gian, địa điểm,... sẽ là tài liệu hợp pháp khi xảy ra tranh chấp, mất mát hoặc kiểm kê nội bộ. Nó có thể được dùng làm căn cứ giải trình khi kiểm toán, hoặc để xác minh trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp.
Tối ưu quản lý và lập biên bản bàn giao tài sản công ty bằng phần mềm
Nếu bạn đang sử dụng các mẫu biên bản bàn giao tài sản công ty file Word nhưng cần một giải pháp linh hoạt và chuyên sâu hơn, SlimCRM là lựa chọn lý tưởng.
SlimCRM tích hợp đầy đủ nghiệp vụ quản lý biên bản và quản lý tài sản cố định, hỗ trợ toàn diện các hoạt động như:
- Ghi nhận tài sản mua mới, xử lý thanh lý, kiểm kê định kỳ, đánh giá lại, trích khấu hao.
- Truy cập nhanh dữ liệu tài sản theo nhiều tiêu chí,
- Tự động hóa quy trình quản lý tài sản: bảo dưỡng, đồng thời theo dõi tình trạng tài sản cố định liên tục và gửi cảnh báo khi sắp đến hạn bảo trì hoặc hết bảo hành.
- Quản lý các biên bản bàn giao tài sản trên phần mềm.
Đăng ký dùng thử miễn phí SlimCRM tại đây.
Tổng kết
Biên bản bàn giao tài sản là biểu mẫu thiết yếu trong các hoạt động hành chính, nhân sự và kế toán. Với nhu cầu sử dụng thường xuyên, việc áp dụng các mẫu có sẵn là cách hiệu quả để tránh sai sót.
Bài viết đã tổng hợp các mẫu biên bản bàn giao tài sản công ty bằng file Word theo từng tình huống, kèm hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng đúng.
