Trong môi trường B2B, nơi mỗi cơ hội bán hàng đều cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và tiếp cận đúng thời điểm, việc chỉ dựa vào kỹ năng cá nhân là chưa đủ. Nhất là với những nhân sự mới, khoảng cách từ hiểu khách đến chốt khách có thể kéo dài nhiều tuần nếu không có công cụ phù hợp.
Bài viết dưới đây chia sẻ case study triển khai thực tế Custom GPT kết nối CRM tại SlimCRM, thông qua hành trình xử lý một lead cụ thể. Thông qua trải nghiệm này, bạn sẽ thấy cách AI có thể giúp một nhân viên sales mới triển khai đầy đủ quy trình làm việc chỉ trong vài giờ thay vì vài ngày.
Bối cảnh
Tại SlimCRM, chúng tôi chia lộ trình ứng dụng AI trong bán hàng thành 3 cấp độ rõ ràng:
- AI tích hợp sẵn trong CRM – Phù hợp với mọi đội sales, dễ tiếp cận, hỗ trợ những tác vụ cơ bản như tạo nội dung, gợi ý hành động, ghi chú tự động…
- Custom GPT kết nối CRM – Dành cho đội ngũ dày dạn kinh nghiệm, muốn cá nhân hóa sâu hơn, kiểm soát chặt hơn, và tích hợp AI trực tiếp với dữ liệu nội bộ.
- Tự động hóa workflow AI qua các nền tảng như Make – Cấp độ cao nhất, phù hợp với đội chuyên sâu, sử dụng AI như một phần trong chuỗi quy trình khép kín.
Bài viết này sẽ tập trung vào Cấp độ 2: Custom GPT kết nối CRM. Bạn sẽ được theo dõi góc nhìn của một bạn sale B2B mới vào nghề và cách bạn ấy dùng ChatGPT được kết nối với hệ thống CRM cho công việc.
Được tiếp nhận lead từ hệ thống, bạn Linh – một Business Consultant mới tại SlimCRM bắt đầu với quy trình quen thuộc của một sales B2B:
- Tiếp nhận và rà soát lead.
- Tìm hiểu ngành nghề, bối cảnh doanh nghiệp.
- Soạn kịch bản gọi điện phù hợp.
- Chuẩn bị tài liệu tóm tắt trước demo.
- Triển khai buổi demo giải pháp.
- Gửi proposal tối ưu và cá nhân hóa.
Thông thường, mỗi bước đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, thời gian là yếu tố giới hạn – nhất là với người mới chưa có sẵn template, kinh nghiệm phân tích hay hệ thống thông tin hỗ trợ.
Xem thêm: AI CRM là gì? Top 10 AI CRM tốt nhất trên thế giới
Ứng dụng Custom GPT kết nối CRM vào toàn bộ quy trình
Ngay từ bước đầu tiên, Linh đã được hướng dẫn sử dụng công cụ SlimGPT – một Custom GPT được tích với hệ thống CRM. Thay vì xử lý thủ công, toàn bộ quy trình làm việc được tự động hoá một phần nhờ AI, cụ thể:
Truy xuất và phân tích lead tức thì
Chỉ với một thao tác đơn giản là nhập ID lead, Linh có thể truy cập nhanh vào toàn bộ dữ liệu CRM liên quan đến khách hàng:
- Ngành nghề: Phân phối lốp xe.
- Thách thức: Quản lý nhiều đại lý, chưa có hệ thống theo dõi,...
- Quy mô: Doanh nghiệp thương mại vừa.
- Điểm đau: Thiếu hệ thống báo cáo nhanh, quy trình quản lý rời rạc.
- Người quyết định: Giám đốc doanh nghiệp – anh Lê Mạnh Hà.
Những dữ liệu này không còn phải truy cập vào phần mềm CRM như trước đây. Tất cả được tổng hợp từ chính CRM và cập nhật theo thời gian thực. Sau khi có được thông tin Lead này, bạn có thể yêu cầu thêm Custom GPT đánh giá Lead này.
Hỗ trợ xây dựng kịch bản gọi điện
SlimGPT không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dữ liệu. AI còn đề xuất:
- Mục tiêu cuộc gọi phù hợp với ngữ cảnh.
- Gợi ý cách tiếp cận theo phương pháp Insight Selling.
- Tình huống từ chối điển hình và cách xử lý.
Điều này giúp Linh – một nhân sự mới – có thể gọi điện một cách tự tin, chủ động và định hướng tốt hơn trong từng cuộc trao đổi.
Tài liệu đề xuất được tạo trong vòng chưa đầy 2 phút
Sau khi xác nhận nhu cầu từ khách hàng, bước tiếp theo là gửi bản đề xuất trước buổi demo – thông thường đây là phần tốn nhiều thời gian để trình bày, tổng hợp, định dạng chuyên nghiệp.
Với SlimGPT, Linh chỉ cần nhấn “Tạo đề xuất nhanh”. Trong vòng chưa đến 2 phút:
- Một bản tài liệu chuyên nghiệp, ngắn gọn, dễ hiểu được sinh ra.
- Nội dung bám sát nhu cầu thực tế của khách hàng.
- Định dạng tối ưu để hiển thị tốt trên cả điện thoại và máy tính.
Bản đề xuất này không chỉ giúp tiết kiệm đến 80% thời gian chuẩn bị, mà còn tạo thiện cảm ban đầu rất tốt với khách hàng.
Nếu bạn chưa biết cách tạo Custom GPT thì bạn có thể tham khảo khóa học ChatGPT để tự động hóa công việc lặp lại này.
Kết quả thực tế
Khách hàng (anh Lê Mạnh Hà) sau khi nhận được đề xuất, đã phản hồi tích cực về sự rõ ràng, dễ đọc và sát với nhu cầu của doanh nghiệp.
Điều này dẫn đến:
- Việc chốt lịch demo diễn ra nhanh chóng.
- Ấn tượng ban đầu được xây dựng một cách chuyên nghiệp.
- Tăng xác suất chuyển đổi từ demo sang chốt deal.
Bảng đo lường tác động trước và sau khi dùng Custom GPT
Chỉ số công việc | Trước khi có SlimGPT | Sau khi dùng SlimGPT |
Soạn proposal | 60 phút | 15 phút |
Chuẩn bị nội dung demo | 60 phút | 30 phút |
Tỷ lệ chuyển đổi Demo → Deal | 18% | 30–32% |
Onboard sales mới | 3–4 tuần | 5–7 ngày |
Chia sẻ từ chính bạn Linh:
"AI không thể thay thế kinh nghiệm. Nhưng nếu bạn là người mới – AI có thể giúp bạn rút ngắn đường cong học hỏi và làm việc như một người đã có vài năm kinh nghiệm. Nếu bạn là người có kinh nghiệm – AI giúp bạn làm việc nhanh hơn, chính xác hơn, và tập trung vào điều quan trọng nhất: xây dựng mối quan hệ và chốt deal."
Kết luận
Custom GPT tích hợp CRM không phải là tương lai – nó đang được ứng dụng thực tế tại SlimCRM mỗi ngày. Những kết quả tích cực từ đội ngũ mới là minh chứng rõ ràng rằng AI khi được nhúng đúng chỗ, với dữ liệu đúng, sẽ mang lại hiệu quả thực sự cho doanh nghiệp.
Nếu đội sales của bạn đang tìm cách cá nhân hóa quy trình bán hàng, rút ngắn thời gian chuẩn bị, và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi – SlimGPT có thể là một công cụ chiến lược cần cân nhắc ngay từ hôm nay.
Trải nghiệm ngay SlimCRM tại: https://slimcrm.vn
