Top 9 phần mềm quản lý kho vật tư bạn nên tham khảo

Phần mềm quản lý kho vật tư đang trở thành lựa chọn cần thiết với doanh nghiệp muốn kiểm soát nhập xuất tồn chặt chẽ hơn, giảm lệch số liệu và hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành. Khi số lượng mã vật tư, số kho hoặc nhu cầu cấp phát giữa các bộ phận tăng lên, cách quản lý bằng Excel thường không còn đủ linh hoạt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tiêu chí lựa chọn và tham khảo 9 phần mềm phù hợp cho từng nhu cầu quản lý vật tư thực tế. 

Lợi ích của phần mềm quản lý kho vật tư

Phần mềm quản lý kho vật tư là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ vòng đời của vật tư trong kho, từ lúc nhập vào, lưu kho, cấp phát, điều chuyển đến khi kiểm kê và đối soát số liệu. Thay vì quản lý rời rạc bằng nhiều file Excel hoặc ghi chép thủ công, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu về một nơi để biết vật tư nào đang còn, vật tư nào sắp thiếu, vật tư nào đã được xuất cho bộ phận nào và số liệu thay đổi ra sao theo thời gian.

Theo dữ liệu CAPS Research, độ chính xác tồn kho trung bình của doanh nghiệp là 83% và chỉ khoảng 69% doanh nghiệp thực sự theo dõi chỉ số này thường xuyên. Đây là một dấu hiệu cho thấy bài toán quản lý tồn kho vẫn còn nhiều khoảng trống, đặc biệt với các doanh nghiệp đang vận hành theo cách thủ công hoặc bán thủ công. Ở góc độ rộng hơn, McKinsey cho biết các giải pháp ứng dụng AI trong lập kế hoạch và quản lý tồn kho có thể giúp giảm mức tồn kho từ 20% đến 30% nhờ dự báo nhu cầu tốt hơn và tối ưu hóa tồn kho hiệu quả hơn.

Với bối cảnh đó, doanh nghiệp thường nhìn thấy lợi ích của phần mềm quản lý vật tư rõ nhất ở các điểm sau:

• Kiểm soát nhập xuất tồn rõ ràng hơn, tránh tình trạng mỗi người giữ một file hoặc cập nhật theo một cách khác nhau.
• Giảm lệch số liệu giữa thực tế và sổ theo dõi, nhất là khi kho có nhiều mã vật tư, nhiều lần cấp phát trong ngày hoặc nhiều người cùng tham gia nhập liệu.
• Rút ngắn thời gian kiểm kê vì dữ liệu đã được sắp xếp theo mã, nhóm và lịch sử biến động, không phải tổng hợp lại từ đầu.
• Hạn chế thất thoát vật tư nhờ dễ truy lại thời điểm nhập, xuất, điều chỉnh và người thực hiện thao tác.
• Dễ theo dõi vật tư theo nhóm, vị trí lưu kho hoặc mục đích sử dụng, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho kế hoạch mua hàng và cấp phát.
• Giúp doanh nghiệp nhỏ thay cách quản lý rời rạc bằng Excel bằng một quy trình gọn hơn, dễ mở rộng hơn khi số lượng vật tư tăng lên.

Nếu doanh nghiệp vẫn quản lý kho bằng cách thủ công, bạn có thể xem thêm các mẫu quản lý kho bằng Excel để so sánh trước khi chuyển sang phần mềm.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý vật tư

Khi tìm phần mềm quản lý kho vật tư, doanh nghiệp không nên bắt đầu từ danh sách tính năng thật dài. Cách chọn hiệu quả hơn là nhìn vào những tiêu chí gắn trực tiếp với cách vận hành hiện tại của kho, số lượng mã vật tư, số người cùng sử dụng và mức độ phối hợp giữa các bộ phận.

Dưới đây là những tiêu chí nên ưu tiên khi đánh giá một phần mềm quản lý vật tư:

• Quản lý được mã vật tư, đơn vị tính và nhóm vật tư rõ ràng: Nếu doanh nghiệp không chuẩn hóa được tên vật tư, mã vật tư, đơn vị tính và cách phân nhóm ngay từ đầu, số liệu về sau rất dễ bị trùng, lệch hoặc khó tổng hợp.
• Có đầy đủ nghiệp vụ nhập, xuất, chuyển kho và kiểm kê: Phần mềm cần hỗ trợ ghi nhận nhập kho, xuất kho, điều chuyển giữa các vị trí lưu trữ và kiểm kê định kỳ để doanh nghiệp theo dõi biến động vật tư theo thời gian.
• Có cảnh báo tồn kho tối thiểu để tránh thiếu vật tư: Một phần mềm quản lý kho vật tư tốt cần cho phép thiết lập mức tồn tối thiểu để người quản lý biết khi nào cần bổ sung, tránh gián đoạn công việc hoặc phải mua gấp với chi phí cao hơn.
• Có phân quyền theo vai trò để hạn chế sai sót: Phần mềm nên có tính năng cho phép tách quyền giữa người nhập liệu, thủ kho, quản lý bộ phận và người phê duyệt.
• Có báo cáo tồn kho dễ đọc và dễ dùng: Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp có báo cáo rõ ràng theo mã vật tư, nhóm vật tư, kho hoặc thời gian để người quản lý nhanh chóng nhìn ra tồn kho hiện tại, vật tư chậm luân chuyển hoặc vật tư cần bổ sung.
• Dễ dùng với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Giao diện quá phức tạp sẽ khiến dữ liệu bị nhập thiếu, nhập sai hoặc quay lại cách quản lý cũ. Một phần mềm phù hợp nên có quy trình sử dụng đơn giản, dễ đào tạo và dễ áp dụng ngay trong công việc hằng ngày.

Tham khảo thêm: Top 9 phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất.

Top 9 phần mềm quản lý kho vật tư đáng tham khảo

Phần này tập trung vào các giải pháp có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhập xuất tồn, theo dõi vật tư theo kho hoặc điểm sử dụng, đồng thời phù hợp với những mức độ vận hành khác nhau. Mình ưu tiên các phần mềm có thế mạnh rõ ràng về quản lý tồn kho, luồng xử lý nội bộ hoặc khả năng mở rộng, để người đọc không bị rối giữa quá nhiều lựa chọn.

1. Phần mềm SlimCRM

SlimCRM là một trong những phần mềm quản lý kho vật tư theo hướng tinh gọn, dễ dùng nhưng vẫn đủ khả năng kết nối với các quy trình nội bộ khác như mua hàng, công việc và phối hợp giữa các bộ phận. Điểm đáng chú ý của SlimCRM là hệ thống không chỉ dừng ở việc ghi nhận số lượng tồn, mà còn cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu vật tư, kiểm soát nhập xuất tồn theo quy trình và theo dõi lịch sử biến động kho khá rõ ràng. Với những doanh nghiệp đang muốn chuyển từ Excel sang một hệ thống bài bản hơn nhưng chưa cần một giải pháp ERP quá nặng, SlimCRM là lựa chọn khá hiệu quả.

Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần quản lý vật tư gắn với vận hành nội bộ.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý danh mục sản phẩm và vật tư tập trung, hỗ trợ import dữ liệu từ file excel để chuẩn hóa kho ngay từ đầu.
• Hỗ trợ thêm trường tùy chỉnh cho kho, phù hợp khi doanh nghiệp cần quản lý thêm mã nội bộ, vị trí lưu trữ hoặc nhóm sử dụng.
• Theo dõi số lượng tồn tối thiểu để đội ngũ chủ động kế hoạch sử dụng hoặc bổ sung vật tư.
• Hỗ trợ nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ và điều chỉnh tồn kho, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kho cơ bản.
• Thiết lập quy trình phê duyệt riêng cho nhập, xuất, điều chỉnh và chuyển kho, kể cả theo từng kho hoặc từng chi nhánh nếu cần.
• Cảnh báo khi xuất vượt tồn, giúp hạn chế sai lệch số liệu kho.
• Tự động tạo barcode bằng mã SKU, hỗ trợ thao tác kho nhanh hơn và dễ chuẩn hóa mã hàng.
• Có báo cáo lịch sử kho, nhập xuất tồn và định giá hàng tồn kho.
• Kết nối với phân hệ mua hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi từ nhu cầu mua vật tư đến đơn mua hàng trên cùng một nền tảng.
• Có thể kết hợp kho hàng với công việc, dự án và các tính năng khác để doanh nghiệp quản lý vật tư theo quy trình thực tế, thay vì chỉ nhìn số lượng tồn.
• Tích hợp AI automation giúp tự động hóa các công việc quản lý kho vật tư.

Chi phí:

• Gói Starup: 1.500.000đ/tháng (20 người dùng)
• Gói Doanh nghiệp nhỏ: 3.000.000đ/tháng (50 người dùng)
• Gói Doanh nghiệp vừa: 5.000.000đ/tháng (100 người dùng)

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng thử miễn phí SlimCRM để trải nghiệm tất cả tính năng.

2. Odoo Inventory

Odoo là lựa chọn rất mạnh nếu doanh nghiệp muốn một hệ thống có thể đi cùng mình lâu dài. Điểm hay của Odoo là bộ ứng dụng tích hợp rất rộng, từ kho đến kế toán, mua hàng, bán hàng và sản xuất, nên phù hợp với doanh nghiệp có nhiều điểm chạm dữ liệu giữa kho vật tư và các bộ phận khác. Với các đơn vị cần đa kho, cần barcode hoặc muốn mở rộng về sau mà không phải thay hệ thống, Odoo là một ứng viên đáng cân nhắc.

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần tùy biến và mở rộng nhiều phân hệ.

Chức năng nổi bật:

• Quản lý nhiều kho trong cùng hệ thống, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều điểm lưu trữ.
• Hỗ trợ barcode và xử lý kho theo thời gian thực.
• Có cơ chế bổ sung hàng và quản lý thời gian cung ứng để tránh thiếu hàng.
• Tích hợp tự nhiên với kế toán, mua hàng, bán hàng và các app doanh nghiệp khác trong cùng hệ sinh thái.
• Hỗ trợ quản lý lots và serial numbers, phù hợp khi doanh nghiệp cần truy xuất nguồn gốc vật tư theo lô hoặc theo mã định danh riêng.
• Có traceability report để theo dõi hành trình sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng, hữu ích khi cần đối chiếu hoặc truy vết sau này.
• Hỗ trợ cycle counting theo vị trí kho, giúp doanh nghiệp kiểm kê từng khu vực thay vì phải đóng toàn bộ kho để kiểm kê một lần.

Chi phí: 

• Standard trả theo năm: 655.629đ/người dùng/tháng.
• Standard trả theo tháng: 818.879đ/người dùng/tháng.

3. FastCons

FastCons là một trong những phần mềm quản lý vật tư xây dựng nổi bật hiện nay, phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi vật tư theo công trình, hạng mục và điểm sử dụng thực tế. Với các nhà thầu và đơn vị thi công, phần mềm không chỉ giúp kiểm soát số lượng vật tư còn trong kho, mà còn theo dõi vật tư đã cấp cho công trường nào, tiêu hao đến đâu và có vượt định mức hay không.

Phù hợp với: Doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu hoặc đơn vị có nhiều điểm sử dụng vật tư ngoài kho trung tâm.

Tính năng nổi bật của FastCons:

• Quản lý nhập xuất vật tư theo từng công trường hoặc từng điểm sử dụng.
• Theo dõi tình trạng sử dụng và khối lượng vật tư đã nhập, xuất, tồn theo từng mã vật liệu.
• Kiểm soát tiêu hao nguyên vật liệu tại từng hạng mục thi công trong ngày.
• Tự động tính tồn kho vật tư từng công trường và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực trên nhiều thiết bị.
• Quản lý quy trình đề xuất và duyệt mua vật tư, giúp kiểm soát việc mua sắm theo dự trù đầu vào của từng công trình.
• Có quản lý định mức vật tư và cảnh báo vật tư sắp hoặc gần vượt khối lượng dự toán, giúp hạn chế đội chi phí vật tư trong thi công.

Chi phí gói FastCons Enterprise là 200.000đ/người dùng/tháng, tối thiểu 5 tài khoản. Phí khởi tạo dịch vụ FastCons Cloud từ 5.000.000đ đến 12.000.000đ tùy số user.

4. AMIS Kho hàng

MISA AMIS là phần mềm quản lý doanh nghiệp có độ phủ rất rộng tại Việt Nam, phù hợp với những đơn vị muốn quản lý kho vật tư nhưng vẫn cần liên thông với kế toán, mua hàng và các mảng vận hành khác. Điểm mạnh của MISA AMIS nằm ở việc đưa quản lý kho vào một hệ sinh thái lớn hơn, nên doanh nghiệp không phải xử lý kho như một phần việc tách rời. AMIS Kho hàng cũng đi khá sâu vào báo cáo, kiểm kê và theo dõi tồn kho theo nhiều chiều dữ liệu.

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa muốn quản lý kho đồng bộ với kế toán và vận hành.

Chức năng nổi bật:

• Báo cáo tồn kho tổng hợp và chi tiết, giúp người quản lý nhìn nhanh lượng tồn theo nhiều góc độ.
• Theo dõi theo số lô, hạn dùng và vị trí lưu kho, phù hợp với kho có yêu cầu kiểm soát chi tiết hơn.
• Báo cáo kiểm kê chính xác, hỗ trợ đối soát tốt hơn giữa số liệu và thực tế.
• Có thể kết nối chặt với các phân hệ khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như kế toán, CRM, quy trình và công việc.

Báo giá Amis kho hàng:

• Gói cơ bản: từ 99.000đ/người dùng/tháng.
• Gói nâng cao: từ 199.000đ/người dùng/tháng

Lưu ý: Nếu bạn muốn dùng các module khác trong hệ sinh thái của Misa Amis thì bạn phải mua thêm với mức giá khác.

5. BRAVO

BRAVO là lựa chọn quen thuộc với các doanh nghiệp cần quản trị kho vật tư ở mức sâu hơn, đặc biệt trong môi trường sản xuất hoặc doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ chặt. Thế mạnh của BRAVO không nằm ở việc dễ dùng nhất, mà ở khả năng đáp ứng các nghiệp vụ kho, kế toán kho và luân chuyển vật tư khá bài bản trong bối cảnh ERP nội địa.

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và lớn cần kiểm soát nội bộ chặt và nghiệp vụ kho chi tiết.

Tính năng nổi bật:

• Kiểm soát cả giá trị lẫn số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho.
• Theo dõi luân chuyển và sử dụng vật tư trong sản xuất và lưu thông.
• Lập và kiểm soát phiếu nhập xuất vật tư khá đầy đủ.
• Phù hợp với mô hình ERP tổng thể, nơi kho vật tư cần đi kèm kế toán kho và quản trị doanh nghiệp.

Chi phí: Báo giá theo dự án.

6. ECOUNT ERP

ECOUNT ERP là lựa chọn đáng chú ý trong nhóm ERP chi phí dễ tiếp cận hơn. Điểm khiến ECOUNT nổi bật là mô hình cloud, dùng được mọi lúc mọi nơi, và kết hợp sẵn các mảng tồn kho, mua hàng, sản xuất, kế toán trong một hệ thống tương đối gọn. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đi từ quản lý kho vật tư sang quản trị đồng bộ hơn nhưng vẫn cần kiểm soát ngân sách, ECOUNT là phương án khá thực tế.

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có ERP cloud với chi phí dễ tiếp cận.

Chức năng nổi bật của phần mềm ECOUNT ERP:

• Quản lý tồn kho trong cùng hệ thống với mua hàng, sản xuất và kế toán.
• Báo cáo theo thời gian thực, giúp dữ liệu nhập vào phản ánh ngay trên báo cáo.
• Hỗ trợ số lượng người dùng lớn mà vẫn đi theo mô hình cloud dễ triển khai.
• Có khả năng quản lý vị trí kho và barcode trong nhóm tính năng warehouse management.

Chi phí: ECOUNT công bố mức 55 USD/tháng trên trang quốc tế và khoảng 1.000.000 đồng/tháng trên trang Việt Nam cho mô hình ERP cloud.

7. SAP Business One

SAP Business One phù hợp với doanh nghiệp đang lớn lên và muốn một nền tảng ERP bài bản hơn để kiểm soát cả mua hàng, tồn kho, bán hàng, tài chính và báo cáo trên một hệ thống. So với các phần mềm kho đơn lẻ, SAP Business One thường được chọn khi doanh nghiệp muốn đưa kho vật tư vào khung quản trị chung, đặc biệt ở các đơn vị sản xuất, phân phối hoặc thương mại có dữ liệu vận hành phức tạp hơn.

Phù hợp với: Doanh nghiệp đang tăng quy mô và cần ERP chuẩn quốc tế.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý inventory như một phần của hệ thống ERP tổng thể.
• Liên kết kho với mua hàng, bán hàng, tài chính và báo cáo phân tích.
• Phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi vận hành nhiều phòng ban trên cùng một hệ thống.
• Có module và tài liệu chính thức riêng cho các nghiệp vụ inventory transactions.

Chi phí: SAP Business One thường thuộc nhóm chi phí cao hơn và phụ thuộc vào license, cloud hoặc on-premise, cũng như phạm vi triển khai.

8. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite là phần mềm quản lý kho vật tư phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi tồn kho theo thời gian thực trên nhiều địa điểm và muốn dùng một giải pháp cloud đủ mạnh để mở rộng quy mô sau này. Điểm mạnh của NetSuite nằm ở khả năng quản trị tồn kho xuyên suốt nhiều location, kết hợp các tính năng như replenishment, lot tracking, cycle counting và warehouse fulfillment trong cùng một hệ sinh thái ERP cloud. Với doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc tốc độ tăng trưởng nhanh, đây là lựa chọn đáng cân nhắc khi cần một phần mềm quản lý vật tư có khả năng mở rộng dài hạn.

Phù hợp với: Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, có nhiều kho hoặc nhiều địa điểm tồn trữ.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp góc nhìn tồn kho theo thời gian thực trên nhiều location.
• Có automated stock replenishment để giảm thiếu hàng.
• Hỗ trợ lot và serial tracking cho nhu cầu kiểm soát vật tư chi tiết hơn.
• Có cycle counting, inventory reporting và các workbook phân tích tồn kho.

Chi phí: NetSuite thường báo giá theo subscription và phạm vi module, phù hợp hơn với doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư dài hạn.

9. Zoho Inventory

Zoho Inventory là lựa chọn khá hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startup cần quản lý tồn kho đa địa điểm nhưng chưa muốn đầu tư hệ thống quá lớn. Điểm đáng giá ở Zoho là cách tiếp cận gọn, có cả gói miễn phí, và vẫn hỗ trợ những tính năng thiết thực như kho, đơn hàng, shipping, batch tracking hay barcode ở các gói cao hơn. Đây là phương án phù hợp nếu nhu cầu kho vật tư ở mức vừa phải nhưng doanh nghiệp vẫn muốn dùng một nền tảng cloud bài bản.

Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ cần quản lý tồn kho đa kho ở mức vừa phải.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý inventory, orders, shipping và warehouses trên cùng một nền tảng.
• Có gói miễn phí cho nhu cầu nhỏ và dễ bắt đầu.
• Hỗ trợ batch tracking và serial number tracking ở các gói cao hơn.
• Có barcode generation, stock counting và mở rộng số location theo từng gói.

Các gói trả phí của Zoho inventory bao gồm:

• Standard: 29 USD/tháng, tương đương khoảng 763.585đ/tháng.
• Professional: 79 USD/tháng, tương đương khoảng 2.080.110đ/tháng.
• Premium: 129 USD/tháng, tương đương khoảng 3.396.635đ/tháng.
• Enterprise: 249 USD/tháng, tương đương khoảng 6.556.295đ/tháng.

Bảng so sánh tổng quan các phần mềm quản lý kho vật tư

Tìm hiểu thêm: Top 8 phần mềm CMMS nếu doanh nghiệp cần quản lý cả vật tư, phụ tùng và bảo trì thiết bị trên cùng một hệ thống.

Tổng kết và gợi ý cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho vật tư phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát nhập xuất tồn chính xác hơn, mà còn giảm thất thoát, rút ngắn thời gian kiểm kê và cải thiện khả năng phối hợp giữa kho, mua hàng và bộ phận sử dụng vật tư. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, ưu tiên nên là một giải pháp dễ dùng, đủ linh hoạt để mở rộng khi số lượng mã vật tư và số lượng kho tăng lên. Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống gọn, dễ triển khai và có thể quản lý vật tư gắn với quy trình nội bộ, SlimCRM là lựa chọn đáng cân nhắc. Còn nếu bài toán của bạn thiên về công trình, đa kho hoặc ERP tổng thể, các phần mềm như FastCons, Odoo hay MISA AMIS cũng rất đáng để đưa vào danh sách đánh giá.