Top 5 Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Xây Dựng Hiệu Quả

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng là công cụ không thể thiếu để kiểm soát tiến độ, công nợ và giá trị thanh toán trong mỗi công trình. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang dùng Excel để theo dõi hàng chục hợp đồng giao khoán hoặc thầu phụ, thì đây là thời điểm cần chuyển sang giải pháp số hóa chuyên sâu hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn đánh giá lợi ích thực tế, lựa chọn phần mềm phù hợp và bắt đầu triển khai hiệu quả ngay từ hôm nay.

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng là công cụ số hóa toàn bộ quá trình từ lập, theo dõi, phê duyệt đến nghiệm thu và thanh toán hợp đồng trong các dự án xây dựng. Không giống như phần mềm hợp đồng thông thường vốn chỉ hỗ trợ lưu trữ và nhắc nhở đơn giản, phần mềm dành riêng cho lĩnh vực xây dựng được thiết kế để giải quyết những đặc thù rất riêng, chẳng hạn như theo dõi hợp đồng giao khoán, cập nhật phụ lục hợp đồng phát sinh khối lượng, điều chỉnh đơn giá thi công, và tích hợp với tiến độ thực hiện ngoài công trường.

Ví dụ, một công ty xây dựng nhà công nghiệp có trụ sở tại Bình Dương từng chia sẻ rằng: trước khi ứng dụng phần mềm quản lý hợp đồng, họ mất tới 5 ngày chỉ để đối chiếu công nợ hợp đồng với một thầu phụ do phải lọc dữ liệu từ các file rời rạc. Sau khi áp dụng phần mềm, thời gian đối chiếu giảm xuống chỉ còn vài giờ, và các sai lệch cũng được phát hiện sớm hơn nhờ tính năng cảnh báo tự động khi hợp đồng vượt giá trị dự toán.

Xem thêm: Top 6 Phần Mềm CRM AI Agent Tốt Nhất

5 phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng phổ biến hiện nay

Dưới đây là 5 phần mềm quản lý hợp đồng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, mỗi giải pháp có đặc điểm, lợi thế và đối tượng sử dụng riêng biệt.

1. SlimCRM (Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng tổng thể)

SlimCRM là một nền tảng quản trị đa năng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó module quản lý hợp đồng được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ như: CRM, công việc, dự án, tài liệu. Dưới đây là các tính năng nổi bật của SlimCRM:

• Quản lý hợp đồng theo từng dự án, khách hàng, giao dịch.

• Tạo phụ lục hợp đồng, theo dõi trạng thái thực hiện

• Phân quyền người duyệt, người xem, người xử lý hợp đồng.
• Tạo mẫu hợp đồng để sử dụng cho toàn công ty
• Báo cáo tự động về tình trạng hợp đồng

• Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, quá hạn thanh toán
• Tích hợp Kiểm soát dòng tiền, công nợ, tiến độ dự án,...

Dùng thử miễn phí SlimCRM ngay tại đây.

Điểm mạnh lớn nhất của SlimCRM là quản trị tổng thể, dễ triển khai, chi phí thấp, linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với nhà thầu nhỏ, công ty xây dựng dân dụng, doanh nghiệp mới số hóa.

2. IBOM PM (Phần mềm chuyên ngành xây dựng)

IBOM.PM là phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng tổng thể, trong đó module quản lý hợp đồng được phát triển để phù hợp với các đặc thù như:

• Quản lý hợp đồng nhận thầu, giao khoán, mua vật tư
• Gắn hợp đồng với từng công trình cụ thể
• Theo dõi phụ lục phát sinh, khối lượng nghiệm thu, giá trị thanh toán
• Kết nối phòng đấu thầu, kế toán, kỹ thuật và công trường

IBOM.PM thường phù hợp với các tổng thầu, nhà thầu quy mô vừa và lớn, có nhu cầu quản lý tập trung, bài bản và tích hợp với các phân hệ khác như kế toán, vật tư, nhân sự.

3. Faceworks (Giải pháp linh hoạt cho doanh nghiệp xây dựng)

Faceworks cung cấp nền tảng phần mềm cho nhiều lĩnh vực, trong đó có module chuyên biệt phục vụ doanh nghiệp xây dựng. Tính năng nổi bật:

• Quản lý hợp đồng thầu phụ, mua hàng, vật tư
• Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng
• Theo dõi thanh toán, công nợ, cảnh báo đến hạn
• Dễ tùy chỉnh giao diện, quy trình theo yêu cầu doanh nghiệp

Faceworks thích hợp cho doanh nghiệp đang chuyển đổi từ Excel sang phần mềm, có nhu cầu tùy biến cao, chi phí đầu tư linh hoạt.

Xem thêm: Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp, hình thức, quy trình chuẩn quốc tế

4. AMIS Hợp đồng

AMIS là giải pháp đến từ MISA – một thương hiệu lớn tại Việt Nam về phần mềm kế toán và quản trị. AMIS Hợp đồng hỗ trợ:

• Lưu trữ hợp đồng điện tử, tích hợp chữ ký số
• Quản lý vòng đời hợp đồng
• Phân quyền theo phòng ban, người phụ trách
• Kết nối với các phân hệ khác như tài chính, kế toán, nhân sự

Phù hợp với doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái AMIS và cần đồng bộ toàn bộ quy trình quản trị – tuy nhiên chưa có nhiều tính năng chuyên sâu cho ngành xây dựng.

5. FastWork

FastWork cung cấp nền tảng quản trị nội bộ, trong đó có tính năng quản lý hợp đồng ở mức cơ bản đến trung bình, gồm:

• Tạo và lưu trữ hợp đồng, theo dõi trạng thái
• Nhắc hạn hợp đồng, hỗ trợ quy trình phê duyệt
• Tích hợp với quản lý công việc, nhân sự, chấm công

FastWork phù hợp với doanh nghiệp vừa & nhỏ đang tìm một giải pháp quản lý hành chính tổng thể, tuy nhiên không chuyên sâu về các tình huống phức tạp trong ngành xây dựng như nghiệm thu, phụ lục, thanh toán theo giai đoạn.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng được phát triển với mục tiêu giải quyết bài toán lưu trữ, theo dõi và kiểm soát hợp đồng trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng phù hợp với đặc thù của ngành xây dựng. Vì vậy, trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa phần mềm chuyên ngành xây dựng và phần mềm quản lý hợp đồng đa năng, để xác định đâu là giải pháp thực sự phù hợp với mình.

Có thể bạn quan tâm: 10+ Mẫu lập kế hoạch thi công xây dựng hiệu quả năm 2025

Các tính năng cần có trong phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng

Nếu như phần đầu bài viết giúp bạn hiểu được vai trò và lý do vì sao phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng ngày càng trở nên quan trọng, thì ở phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào những tính năng cốt lõi mà một giải pháp phần mềm cần có để thực sự phục vụ hiệu quả cho doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. 

Lưu trữ và quản lý hợp đồng chính – phụ lục

Tính năng cơ bản nhưng không thể thiếu đầu tiên chính là khả năng lưu trữ và quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ hợp đồng gốc đến các phụ lục phát sinh. Trong ngành xây dựng, một hợp đồng hiếm khi giữ nguyên trạng từ đầu đến cuối. Do điều kiện thực tế ngoài công trường luôn thay đổi, các phụ lục bổ sung thường xuyên xuất hiện để điều chỉnh khối lượng, đơn giá hoặc hạng mục công việc. Vì thế, phần mềm cần cho phép:

• Lưu trữ hợp đồng gốc, đi kèm toàn bộ phụ lục liên quan theo từng phiên bản, giúp người dùng dễ dàng tra cứu và đối chiếu.
• Gắn hợp đồng với từng dự án hoặc công trình cụ thể.
• Đánh dấu các điều khoản chính và theo dõi sự thay đổi theo thời gian (audit log).
• Quản lý file scan PDF hoặc các văn bản liên quan ngay trong giao diện phần mềm, hạn chế việc phải tìm kiếm qua nhiều hệ thống.

Tính năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, hạn chế rủi ro mất hồ sơ giấy, và đặc biệt hữu ích khi có thanh tra, kiểm toán hoặc đối chiếu nội bộ.

Xem chi tiết tính năng hợp đồng của SlimCRM.

Theo dõi tiến độ, giá trị nghiệm thu, thanh toán

Một tính năng cực kỳ thiết yếu của phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng là khả năng kết nối chặt chẽ giữa hợp đồng và tiến độ thực hiện công việc, nhằm theo dõi sát sao các cột mốc như:

• Số lượng/hạng mục đã nghiệm thu.
• Giá trị đã hoàn thành theo từng giai đoạn.
• Giá trị đã thanh toán và giá trị còn phải thanh toán.
• Tình trạng hóa đơn, chứng từ liên quan đến từng kỳ thanh toán.

Đặc biệt, trong các hợp đồng giao khoán cho nhà thầu phụ, việc chậm thanh toán hoặc sai lệch số liệu có thể gây mâu thuẫn nghiêm trọng.

Tự động cảnh báo: đến hạn, phát sinh, chậm tiến độ

Khi phải quản lý hàng chục hoặc hàng trăm hợp đồng cùng lúc, sẽ không ai đủ thời gian để theo dõi thủ công từng thời điểm thanh toán, từng phụ lục đến hạn ký, hay hợp đồng nào sắp hết hiệu lực. Đó là lý do phần mềm cần trang bị các cảnh báo tự động như:

• Nhắc nhở khi hợp đồng sắp đến hạn hoặc gần hết giá trị thực hiện.
• Cảnh báo khi phát sinh phụ lục nhưng chưa cập nhật.
• Báo hiệu nguy cơ chậm tiến độ nếu công việc không đạt theo kế hoạch đã ký.
• Cảnh báo nếu tổng giá trị thanh toán vượt giá trị hợp đồng gốc.

Hệ thống cảnh báo không chỉ giúp phòng ban chuyên trách chủ động kiểm soát hợp đồng, mà còn hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu tức thời.

Kết nối phòng ban – công trường – nhà thầu phụ

Một đặc thù lớn trong ngành xây dựng là sự phân tán: người lập hợp đồng ở văn phòng, người thực hiện là đội thi công ngoài công trường, còn người thanh toán lại là kế toán. Do đó, phần mềm cần có khả năng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận để:

• Mọi người cùng nhìn thấy tình trạng hợp đồng theo thời gian thực.
• Thầu phụ có thể cập nhật khối lượng hoàn thành qua biểu mẫu số hoá.
• Kế toán kiểm tra trạng thái thanh toán dựa trên tiến độ đã nghiệm thu, không cần hỏi thủ công.
• Lãnh đạo theo dõi tình hình thực hiện của từng hợp đồng từ xa thông qua báo cáo.

Ví dụ: SlimCRM với tính năng phân quyền linh hoạt và báo cáo theo dự án có thể triển khai để quản lý hợp đồng giữa văn phòng và các đội thi công, từ đó tạo luồng xử lý nhanh gọn và minh bạch

.

Lợi ích thực tiễn và hiệu quả đầu tư phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng ngày càng chứng minh vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vận hành, kiểm soát chi phí và tạo nền tảng cho chuyển đổi số. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp có thể đạt được:

• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót: Trong ngành xây dựng, mỗi lần hợp đồng bị thất lạc, phụ lục cập nhật sai hoặc giá trị thanh toán nhầm lẫn đều có thể dẫn đến tranh chấp hoặc chậm tiến độ. Việc ứng dụng phần mềm giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin từ vài giờ xuống vài phút, giảm đáng kể lỗi nhập liệu nhờ biểu mẫu chuẩn hóa, đồng thời nâng cao khả năng phối hợp giữa các phòng ban nhờ hệ thống dữ liệu tập trung.
• Tăng khả năng kiểm soát công nợ – dòng tiền – tiến độ: Với đặc thù thanh toán nhiều đợt và thường xuyên phát sinh khối lượng, các hợp đồng xây dựng đòi hỏi khả năng theo dõi sát sao tiến độ và công nợ. Phần mềm cho phép cập nhật tự động giá trị thanh toán sau mỗi lần nghiệm thu, cảnh báo các khoản sắp đến hạn và đưa ra báo cáo tổng hợp nhanh chóng theo công trình, khách hàng hoặc đối tác. Nhờ đó, bộ phận tài chính dễ dàng dự báo dòng tiền, hạn chế rủi ro và giúp ban lãnh đạo điều phối nguồn lực hợp lý hơn.
• Đo lường ROI rõ ràng, hiệu quả đầu tư dễ thấy: Không ít doanh nghiệp trước đây không đo được hiệu quả do không có tiêu chí rõ ràng. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý hợp đồng, chỉ cần theo dõi một vài chỉ số như thời gian xử lý hồ sơ, tỷ lệ hợp đồng trễ hạn hay số nhân sự tham gia, doanh nghiệp sẽ thấy rõ sự khác biệt. Từ việc mất 1–2 giờ để tìm hợp đồng cũ, giờ chỉ còn vài phút; chi phí xử lý tranh chấp do hợp đồng sai lệch cũng gần như không còn phát sinh. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ROI có thể đạt được chỉ sau 3–4 tháng triển khai phần mềm.
• Nền tảng chiến lược cho chuyển đổi số toàn diện: Không chỉ là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ trước mắt, phần mềm quản lý hợp đồng còn là nền tảng để doanh nghiệp tiến xa hơn trên hành trình số hóa. Khi mọi dữ liệu hợp đồng được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể kết nối tiếp với hệ thống kế toán, vật tư, hồ sơ pháp lý hay tiến độ thi công. Dần dần, tổ chức sẽ sở hữu một hệ sinh thái quản trị đồng bộ, giúp nâng cao hiệu suất toàn bộ chuỗi vận hành – từ hợp đồng đến triển khai, nghiệm thu và báo cáo cuối cùng.

Tham khảo: File Excel mẫu và cách bóc tách khối lượng công trình (chi tiết)

Kết luận

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng là giải pháp không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát hiệu quả tiến độ, công nợ và giá trị thanh toán trong từng công trình. Việc áp dụng công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai sót mà còn tạo tiền đề vững chắc cho chiến lược số hóa toàn diện. Đừng chờ đến khi mất kiểm soát mới nghĩ đến phần mềm, hãy bắt đầu từ quản lý hợp đồng để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.