Khi nhận báo giá từ nhiều đơn vị, việc đặt từng file cạnh nhau để kiểm tra rất dễ gây nhầm lẫn. Bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel giúp bạn tập trung toàn bộ báo giá vào một nơi, tính tổng chi phí và xác định phương án phù hợp trước khi đặt hàng.
Trong bài viết này, SlimCRM sẽ cung cấp các mẫu Excel có thể chỉnh sửa trực tiếp cho nhiều tình huống mua hàng. Bạn có thể sử dụng mẫu cho nguyên vật liệu, thiết bị, văn phòng phẩm, dịch vụ hoặc các khoản mua sắm nội bộ khác.
Tải mẫu bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel
Dưới đây là các mẫu bảng so sánh giá nhà cung cấp bằng Excel được thiết kế theo từng nhu cầu sử dụng khác nhau:
1. File Excel bảng so sánh giá nhà cung cấp tổng quát
Mẫu bảng so sánh giá nhà cung cấp tổng quát này phù hợp với doanh nghiệp cần tổng hợp báo giá nhanh và dễ kiểm tra. Mỗi dòng tương ứng một sản phẩm, gồm các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, VAT, chiết khấu, phí vận chuyển, tổng tiền, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán.
Cách trình bày này giúp doanh nghiệp không chỉ tìm nhà cung cấp có giá thấp nhất mà còn so sánh được tổng chi phí thực tế trước khi quyết định mua.
Tải mẫu bảng so sánh giá nhà cung cấp Excel tổng quát tại đây.
2. Mẫu bảng so sánh báo giá nhiều nhà cung cấp
Mẫu bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp excel này phù hợp khi doanh nghiệp cần đối chiếu báo giá từ 3 đến 5 đơn vị cùng lúc. Mỗi nhà cung cấp có nhóm cột riêng để nhập đơn giá, chiết khấu, thành tiền và các điều kiện mua hàng.
Ngoài giá, mẫu bảng này còn giúp theo dõi thời gian giao hàng, thanh toán, đổi trả và bảo hành, từ đó dễ so sánh tổng giá trị đơn hàng và chọn phương án phù hợp.
3. Mẫu bảng tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
File mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp theo nhiều yếu tố thay vì chỉ dựa vào giá. Mỗi đơn vị có thể được chấm điểm theo chất lượng, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, bảo hành và khả năng hỗ trợ.
Doanh nghiệp có thể gán trọng số cho từng tiêu chí để phản ánh đúng mức độ ưu tiên, từ đó giúp người phụ trách mua hàng dễ so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp hơn.
Bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel gồm những gì
Dưới đây là những sheet nên có trong một file bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel để dễ tổng hợp báo giá và lựa chọn phương án phù hợp:
Sheet bảng so sánh giá nhà cung cấp
Đây là sheet chính, dùng để tổng hợp báo giá của từng mặt hàng. Mỗi dòng tương ứng với một sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua.
Các thông tin gồm:
- Tên sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Quy cách, đơn vị tính và số lượng.
- Đơn giá từng nhà cung cấp.
- Chiết khấu và VAT.
- Chi phí vận chuyển.
- Tổng giá trị đơn hàng.
- Thời gian giao hàng.
- Nhà cung cấp được lựa chọn.
Sheet thông tin nhà cung cấp
Sheet này dùng để lưu thông tin liên hệ và điều kiện giao dịch của từng nhà cung cấp, giúp người mua không phải tìm lại từng báo giá khi cần kiểm tra.
Các trường có gồm:
- Tên và mã nhà cung cấp.
- Người liên hệ, email, số điện thoại.
- Nhóm sản phẩm cung cấp.
- Thời gian giao hàng.
- Số lượng đặt hàng tối thiểu.
- Điều khoản thanh toán và công nợ.
- Chính sách bảo hành, đổi trả.
Sheet chấm điểm nhà cung cấp
Sheet chấm điểm giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí thay vì chỉ nhìn vào giá.
Một số tiêu chí có thể sử dụng gồm:
- Giá và tổng chi phí.
- Chất lượng sản phẩm.
- Thời gian giao hàng.
- Điều kiện thanh toán.
- Chính sách bảo hành.
- Khả năng hỗ trợ.
Cách sử dụng mẫu Excel so sánh giá nhà cung cấp
Để bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel cho kết quả chính xác, người dùng nên chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa ra quyết định mua hàng.
- Nhập thông tin sản phẩm: Ghi rõ tên hàng, quy cách, đơn vị tính và số lượng để bảo đảm các nhà cung cấp đang báo giá cho cùng một yêu cầu.
- Nhập báo giá từng nhà cung cấp: Điền đơn giá vào đúng cột tương ứng và kiểm tra thời hạn hiệu lực của từng báo giá.
- Bổ sung VAT và chiết khấu: Nhập đầy đủ thuế VAT và mức chiết khấu để tránh so sánh dựa trên đơn giá chưa phản ánh chi phí thực tế.
- Thêm chi phí vận chuyển: Ghi riêng phí giao hàng hoặc các khoản phụ phí để tính chính xác tổng số tiền doanh nghiệp phải trả.
- So sánh tổng chi phí: Ưu tiên so sánh tổng thành tiền thay vì chỉ nhìn vào đơn giá của từng mặt hàng.
- Kiểm tra thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có giá thấp nhưng giao hàng chậm có thể không phù hợp với tiến độ mua hàng của doanh nghiệp.
- Xem điều khoản thanh toán: Cần đối chiếu yêu cầu đặt cọc, thanh toán trước hoặc thời gian công nợ trước khi lựa chọn.
- Đánh giá các điều kiện khác: Bảo hành, đổi trả, số lượng đặt tối thiểu và khả năng hỗ trợ cũng nên được đưa vào quá trình so sánh.
- Chọn nhà cung cấp phù hợp: Kết quả cuối cùng nên dựa trên cả chi phí và điều kiện mua hàng thay vì mặc định chọn báo giá thấp nhất.
Các tiêu chí nên có trong bảng so sánh báo giá nhà cung cấp
Một bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel nên phản ánh cả chi phí và điều kiện mua hàng. Việc bổ sung các tiêu chí dưới đây giúp doanh nghiệp tránh lựa chọn chỉ dựa trên mức giá thấp nhất.
Đơn giá và tổng chi phí mua hàng
Đơn giá chỉ là một phần của chi phí. Khi so sánh, doanh nghiệp nên tính thêm VAT, chiết khấu, vận chuyển và các khoản phụ phí để xác định tổng số tiền thực tế phải trả.
Thời gian giao hàng và số lượng đặt tối thiểu
Nhà cung cấp có giá thấp nhưng giao hàng chậm hoặc yêu cầu số lượng tối thiểu quá cao có thể làm tăng tồn kho. Vì vậy, cần đặt giá cạnh thời gian giao hàng và MOQ để đánh giá đầy đủ hơn.
Điều khoản thanh toán và công nợ
Các điều kiện như thanh toán trước, đặt cọc hoặc công nợ 15 đến 60 ngày ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Mẫu bảng so sánh giá nhà cung cấp Excel nên có cột riêng để ghi rõ điều khoản này.
Chất lượng, bảo hành và khả năng hỗ trợ
Giá thấp sẽ không còn lợi thế nếu sản phẩm thường xuyên lỗi hoặc nhà cung cấp xử lý sự cố chậm. Doanh nghiệp nên ghi thêm chất lượng, thời gian bảo hành, chính sách đổi trả và mức độ hỗ trợ sau bán.
Có thể bạn quan tâm: Top 8 phần mềm quản lý mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi sử dụng bảng so sánh nhà cung cấp
Khi sử dụng bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi đưa ra quyết định. Một sai lệch nhỏ về quy cách, VAT hoặc điều kiện giao hàng cũng có thể làm kết quả so sánh thiếu chính xác.
- So sánh cùng quy cách và điều kiện mua: Các báo giá chỉ nên đặt cạnh nhau khi cùng sản phẩm, đơn vị tính, số lượng và yêu cầu kỹ thuật. Nếu khác điều kiện, cần quy đổi trước khi so sánh.
- Không xóa ô chứa công thức: Khi thêm mặt hàng mới, nên sao chép dòng mẫu để giữ nguyên công thức tính tổng, VAT, chiết khấu và điểm đánh giá.
- Kiểm tra ngày hiệu lực của báo giá: Nên ghi rõ ngày phát hành và ngày hết hạn để tránh sử dụng mức giá cũ trong các lần mua sau.
- Lưu lịch sử báo giá: Mỗi đợt mua nên lưu một phiên bản riêng của bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel để tiện đối chiếu giá và theo dõi biến động.
- Không chỉ chọn giá thấp nhất: Cần xem thêm thời gian giao hàng, chất lượng, điều khoản thanh toán, bảo hành và khả năng hỗ trợ trước khi phê duyệt nhà cung cấp.
- Lưu một file gốc: Trước khi chỉnh sửa, nên giữ lại bản mẫu ban đầu để có thể khôi phục nếu công thức hoặc cấu trúc file bị thay đổi.
Quản lý nhà cung cấp, báo giá và mua hàng tập trung với SlimCRM
Khi số lượng báo giá tăng lên, Excel sẽ phù hợp để so sánh nhanh nhưng khó theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng. Với SlimCRM Mua Hàng, doanh nghiệp có thể quản lý các bước mua hàng trên cùng một hệ thống, từ yêu cầu mua đến báo giá, đơn mua hàng và hóa đơn.
Một số tính năng nổi bật của SlimCRM gồm:
- Quản lý thông tin nhà cung cấp tập trung: Lưu trữ thông tin liên hệ, lịch sử làm việc và dữ liệu liên quan tại một nơi.
- Tạo và theo dõi yêu cầu mua hàng: Tập trung các nhu cầu mua sắm từ từng bộ phận để dễ kiểm soát.
- Quản lý báo giá: Theo dõi nhà cung cấp, tổng giá trị, tiền thuế, ngày báo giá, ngày hết hạn và trạng thái duyệt.
- Quản lý đơn mua hàng PO: Chuyển từ báo giá được lựa chọn sang đơn mua hàng và tiếp tục theo dõi quá trình xử lý.
- Theo dõi hợp đồng, ghi nợ và hóa đơn: Giúp dữ liệu mua hàng không bị tách rời ở nhiều file hoặc công cụ khác nhau.
Trải nghiệm SlimCRM miễn phí để quản lý nhà cung cấp, báo giá và mua hàng trên một nền tảng.
Trên đây là các mẫu bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp Excel và cách sử dụng để tổng hợp báo giá, kiểm tra chi phí và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể dùng mẫu đơn giản để so sánh nhanh hoặc bổ sung thêm tiêu chí chấm điểm để hỗ trợ ra quyết định.
