Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quy trình báo giá chính xác và nhanh chóng là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công. Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng mẫu báo giá Excel đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình tính toán và giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng SlimCRM tìm hiểu về mẫu báo giá Excel chuyên nghiệp nhé!
Cách làm báo giá bằng excel
Trước khi tìm hiểu những mẫu báo giá excel đẹp, cùng điểm qua một vài yếu tố quan trọng trong báo giá sau đây. Để tạo ra một báo giá chuyên nghiệp, đúng chuẩn và hấp dẫn, chúng ta cần đảm bảo những thông tin sau:
Phần mở đầu
Phần này bắt đầu bằng việc nêu bật các thông tin cơ bản của bảng báo giá, bao gồm:
- Thông tin công ty: Đặt tên công ty và địa chỉ công ty ở phía trên cùng của bảng báo giá để khách hàng dễ dàng nhận biết.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp hotline và địa chỉ email liên hệ để khách hàng có thể liên hệ trực tiếp khi cần thiết.
- Logo công ty: Đặt logo công ty ở góc trên bên phải của bảng báo giá, giúp tạo sự nhận diện và tạo dấu ấn cho thương hiệu của bạn.
- Tiêu đề báo giá: Đặt tên và tiêu đề cho bảng báo giá sao cho mạnh mẽ và thu hút sự chú ý của khách hàng.
Phần nội dung
Phần nội dung các mẫu báo giá excel nhằm mô tả chi tiết thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ trong báo giá:
- Loại hàng hóa hoặc dịch vụ: Mô tả rõ ràng về loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đang báo giá để khách hàng có thể hiểu rõ và biết được mình đang nhận được gì.
- Số lượng: Đưa ra thông tin về số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ mà khách hàng đang yêu cầu để tạo sự minh bạch và tránh hiểu lầm trong quá trình giao dịch.
- Đơn giá và thành tiền: Chỉ ra đơn giá của mỗi mục hàng hoặc dịch vụ, sau đó tính tổng thành tiền cho từng mục và tổng cộng cuối cùng. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về giá trị của báo giá.
- Thông tin thanh toán và giao hàng: Cung cấp chi tiết về phương thức thanh toán và thời gian giao hàng để khách hàng có thể hiểu rõ các điều kiện và tiến trình giao dịch.
- Các khoản thuế (nếu có): Nếu có các khoản thuế áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ, hãy cung cấp thông tin chi tiết về các khoản thuế này để tránh những bất ngờ không mong muốn cho khách hàng.
- Ghi chú (nếu có): Nếu cần, thêm một phần ghi chú để đưa ra các thông tin bổ sung hoặc lưu ý quan trọng liên quan đến báo giá.
Phần cuối
Cuối cùng, tạo một phần lời cảm ơn để thể hiện lòng biết ơn của bạn đối với khách hàng đã quan tâm và sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Ký tên và đóng dấu công ty ở cuối bảng báo giá để tạo sự chuyên nghiệp và xác nhận tính xác thực của báo giá.
Tổ chức một báo giá đẹp và chuyên nghiệp không chỉ giúp tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy của công ty mà còn là một công cụ quan trọng để thể hiện chuyên môn và sự chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Tải 10+ mẫu báo giá excel đẹp, chuyên nghiệp và miễn phí tại đây!
Ưu và nhược điểm của việc làm báo giá trên excel
Dưới đây là những ưu điểm khi sử dụng mẫu báo giá Excel:
- Sử dụng định dạng Excel phổ biến: Định dạng Excel được sử dụng rộng rãi trong báo giá của các doanh nghiệp. Bạn có thể truy cập vào các báo giá này trên mọi thiết bị thông minh.
- Dễ sử dụng cho mọi người: Excel có giao diện khá đơn giản và dễ sử dụng, ngay cả đối với những người không quen thuộc với việc sử dụng nó.
- Phổ biến và tiết kiệm chi phí: Excel là một công cụ phổ biến và tiết kiệm chi phí cho việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Nó giúp bạn tạo và gửi báo giá đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Công thức và hàm tích hợp sẵn: Excel cung cấp nhiều công thức và hàm tích hợp sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi tính giá và chiết khấu.
- Dễ dàng chia sẻ thông qua email hoặc bản in: Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ báo giá của mình với người khác thông qua email hoặc in ấn. Điều này tạo sự thuận tiện và linh hoạt trong việc giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác.
Dưới đây là những nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý báo giá:
- Mức độ bảo mật thấp: File Excel không có mức độ bảo mật cao như các phần mềm khác, điều này tạo ra nguy cơ dữ liệu doanh nghiệp bị đánh cắp dễ dàng. Nếu nhiều người sử dụng cùng một biểu mẫu trực tuyến và một người thao tác không đúng, có thể xảy ra tình trạng mất toàn bộ dữ liệu trong file Excel. Do đó, việc quản lý báo giá bằng Excel gặp nhiều khó khăn.
- Dễ xảy ra sai sót khi xuất dữ liệu báo giá: Các thao tác trên biểu mẫu Excel từ việc nhập liệu, tìm kiếm, kiểm tra, sao chép, chỉnh sửa... đều được thực hiện bằng cách thủ công. Khi nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng một biểu mẫu Excel, điều này ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.
- Khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật: Do Excel không cung cấp tính năng tự động đồng bộ hóa và cập nhật dữ liệu, bạn phải thực hiện các thao tác này thủ công, dẫn đến khả năng bị bỏ sót hoặc lỗi khi quản lý thông tin.
- Hạn chế trong việc tạo báo cáo và phân tích: Excel có hạn chế trong việc tạo báo cáo phức tạp và phân tích dữ liệu. Việc tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều báo giá khác nhau trở nên khó khăn và tốn nhiều thời gian.
- Rủi ro mất dữ liệu: Vì Excel là một tệp đơn lẻ, nếu xảy ra sự cố hoặc lỗi trong quá trình lưu trữ hoặc sao lưu, có nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu báo giá. Điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.
Để khắc phục những nhược điểm trên, có thể xem xét sử dụng các phần mềm quản lý báo giá chuyên nghiệp và an toàn hơn, cung cấp tính năng tự động và bảo mật cao hơn.
Đọc thêm: Mẫu file quản lý công nợ bằng Excel mới và chi tiết nhất 2023!
10+ mẫu Excel cho Marketing chuẩn quốc tế mọi Marketer đều cần!
Tự tạo báo giá trên SlimCRM
So với việc làm mẫu báo giá Excel thủ công, phần mềm SlimCRM đã được thiết kế để tối ưu quản lý bán hàng. Điều này giúp bạn tạo báo giá một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và dễ dàng mà không cần nhiều công sức.
Trên hệ thống phần mềm SlimCRM, bạn sẽ có các tiện ích sau:
- Nhập dữ liệu hàng hóa dễ dàng (bao gồm cả việc tải tệp có sẵn để nhanh chóng cập nhật thông tin).
- Tính giá chiết khấu và khuyến mãi một cách dễ dàng khi áp dụng chương trình tương ứng.
- Sao chép báo giá để tạo ra các mẫu báo giá mới một cách nhanh chóng.
- Tùy chỉnh giao diện báo giá theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
- Cập nhật hoặc xóa hàng loạt thông tin trên các phần hệ báo giá.
- Dễ dàng quản lý báo giá thông qua thẻ và phân công người phụ trách trực tiếp trên hệ thống.
Ngoài ra, bạn còn có thể quản lý cả đơn hàng phát sinh từ báo giá ngay trên hệ thống. Điều này là một lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm thay vì Excel.
Trên đây là bài viết 10+ mẫu báo giá excel chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những mẫu báo giá phù hợp. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác nhé!
