Top 8 phần mềm quản lý mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý mua hàng, hay phần mềm quản lý mua sắm doanh nghiệp, là giải pháp giúp số hóa toàn bộ quy trình từ đề xuất, phê duyệt, lấy báo giá đến đặt hàng, nhập kho và thanh toán. Nhờ dữ liệu được tập trung trên một hệ thống, các bộ phận dễ phối hợp, theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí hơn.  

Theo Grand View Research, thị trường phần mềm quản lý mua hàng toàn cầu đạt khoảng 10,1 tỷ USD năm 2025 và được dự báo tăng lên 21,3 tỷ USD vào năm 2033, với tốc độ tăng trưởng trung bình 10% mỗi năm. Điều này cho thấy nhu cầu số hóa hoạt động mua sắm đang ngày càng được doanh nghiệp quan tâm.

Bài viết dưới đây sẽ so sánh 8 phần mềm quản lý mua hàng phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay nhé!

Các tính năng của phần mềm quản lý mua hàng

Không chỉ giúp số hóa quy trình thu mua, phần mềm quản lý mua hàng còn cung cấp các tính năng cần thiết để doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu, phê duyệt, nhà cung cấp, giao nhận và thanh toán trên một hệ thống. Dưới đây là những tính năng thường có trong các giải pháp quản lý mua hàng hiện nay: 

Lập kế hoạch và quản lý yêu cầu mua hàng

• Các phòng ban có thể khởi tạo yêu cầu mua hàng.
• Theo dõi số lượng, loại hàng, thời điểm cần và mục đích sử dụng.
• Đối chiếu nhu cầu mua với ngân sách hoặc kế hoạch đã được phê duyệt.

Quy trình phê duyệt mua hàng

• Thiết lập nhiều cấp phê duyệt theo giá trị đơn hàng.
• Phân quyền người duyệt theo phòng ban, nhóm hàng hoặc loại chi phí.
• Theo dõi trạng thái, thời gian và lịch sử phê duyệt.

Quản lý báo giá và nhà cung cấp

• Lưu báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
• So sánh đơn giá, thuế, thời gian giao và điều kiện thanh toán.
• Quản lý hồ sơ, hợp đồng và lịch sử giao dịch của nhà cung cấp.

Tạo và quản lý đơn mua hàng

• Tạo đơn mua từ yêu cầu hoặc báo giá đã được duyệt.
• Theo dõi trạng thái từ chờ duyệt đến hoàn tất.
• Quản lý đơn hàng giao một lần hoặc nhiều đợt.

Quản lý giao nhận và nhập kho

• Ghi nhận số lượng thực nhận và số lượng còn thiếu.
• Theo dõi hàng lỗi, sai quy cách hoặc trả lại nhà cung cấp.
• Đối chiếu hàng nhận với đơn mua trước khi nhập kho.

Quản lý hóa đơn và công nợ

• Đối chiếu đơn mua, phiếu nhập và hóa đơn.
• Theo dõi số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.
• Cảnh báo các khoản thanh toán sắp đến hạn.

Báo cáo và phân tích mua hàng

• Tổng hợp chi phí mua hàng theo thời gian, phòng ban hoặc dự án.
• Theo dõi lịch sử giá mua và đơn hàng chậm giao.
• Đánh giá hiệu quả và mức độ đáp ứng của từng nhà cung cấp.

Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI hiệu quả.

Tổng hợp 8 phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp

Các phần mềm quản lý mua hàng đáng tham khảo hiện nay gồm: SlimCRM, MISA AMIS Mua hàng, Odoo Purchase, SAP Ariba, BRAVO ERP, ECOUNT ERP, ERPNext và Coupa Procurement.

Bạn có thể xem nhanh bảng dưới đây để đối chiếu định hướng, quy mô doanh nghiệp phù hợp và những điểm cần cân nhắc của từng giải pháp:

Dưới đây là phân tích chi tiết từng phần mềm theo các tiêu chí quan trọng như tính năng quản lý mua hàng, khả năng tích hợp, quy mô doanh nghiệp phù hợp và chi phí triển khai.

1. SlimCRM – Phần mềm quản lý mua hàng tinh gọn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

SlimCRM phù hợp với những doanh nghiệp không chỉ muốn tạo đơn mua mà còn muốn kết nối hoạt động mua hàng với kho, chi phí, hợp đồng, công việc và các bộ phận liên quan.

Thay vì triển khai một hệ thống ERP lớn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa những bước quan trọng như yêu cầu mua, duyệt báo giá, tạo đơn hàng, theo dõi hóa đơn và quản lý công nợ nhà cung cấp.

Tính năng mua hàng của SlimCRM hỗ trợ bốn nhóm quy trình chính:

• Yêu cầu đặt hàng
• Xét duyệt báo giá mua hàng
• Thực hiện mua hàng
• Quản lý công nợ nhà cung cấp

Doanh nghiệp có thể thiết lập người phê duyệt, phân quyền theo vị trí, phân loại hàng hóa và chia nhóm nhà cung cấp ngay trên hệ thống.

Dùng Thử Miễn Phí SlimCRM

Các tính năng đáng chú ý:

• Quản lý danh mục hàng hóa cần mua
• Quản lý thông tin đối tác và nhà cung cấp
• Tạo yêu cầu mua hàng
• Lưu và xét duyệt báo giá
• Tạo đơn mua hàng
• Quản lý hợp đồng mua
• Quản lý hóa đơn mua hàng
• Ghi nhận thanh toán nhiều lần
• Quản lý ghi nợ khi trả hàng cho nhà cung cấp
• Theo dõi chi phí mua theo từng mặt hàng
• Báo cáo đơn mua và hóa đơn
• Phân quyền người dùng theo vai trò

Sau khi đơn mua được duyệt, bộ phận mua hàng có thể ghi nhận chi phí và hóa đơn, trong khi bộ phận kho theo dõi tình trạng hàng về và tạo phiếu nhập kho. Cách tổ chức này giúp mua hàng, kho và kế toán cùng làm việc trên một luồng dữ liệu thay vì cập nhật nhiều file riêng.

Điểm mạnh của SlimCRM:

• Giao diện và quy trình phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
• Có thể quản lý nhiều hoạt động vận hành trên cùng hệ thống
• Không quá nặng như ERP truyền thống
• Phù hợp với doanh nghiệp đang chuyển từ Excel sang phần mềm
• Hỗ trợ quản lý cả hợp đồng, hóa đơn, ghi nợ và công nợ
• Có thể tùy chọn bỏ qua một số bước nếu doanh nghiệp có quy trình mua đơn giản

Điểm cần cân nhắc: SlimCRM phù hợp với quản lý mua hàng nội bộ của doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng không phải giải pháp chuyên sâu cho đấu thầu điện tử, quản trị mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu hoặc hoạch định sản xuất quy mô tập đoàn.

2. Phần mềm MISA AMIS Mua hàng

AMIS Mua hàng tập trung số hóa quy trình mua hàng và liên kết dữ liệu với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái MISA như kế toán, quản lý quy trình và CRM.

Tính năng nổi bật:

• Lập và theo dõi kế hoạch mua hàng
• Tổng hợp đề nghị mua từ các bộ phận
• Quản lý phê duyệt
• Đọc dữ liệu từ báo giá nhà cung cấp
• So sánh và lựa chọn nhà cung cấp
• Theo dõi tiến độ mua hàng
• Phân tích biến động giá mua

Điểm mạnh:

• Có tài liệu và đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam
• Thuận lợi với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm MISA
• Hỗ trợ liên thông dữ liệu giữa nhiều bộ phận
• Có công cụ hỗ trợ đọc và phân tích báo giá

Điểm yếu: Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng ứng dụng phải triển khai. Nếu đang sử dụng một hệ thống kế toán hoặc ERP khác, cần kiểm tra phương án tích hợp và tránh tạo thêm một nguồn dữ liệu tách biệt.

3. Phần mềm quản lý mua hàng Odoo Purchase 

Odoo Purchase là ứng dụng mua hàng nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp Odoo.

Điểm mạnh của Odoo là khả năng kết nối ứng dụng mua hàng với kho, kế toán, sản xuất, bán hàng, thương mại điện tử và nhiều phân hệ khác.

Phần mềm hỗ trợ lưu bảng giá nhà cung cấp, quản lý đơn mua, lập hóa đơn theo số lượng đặt hoặc số lượng thực nhận và phân tích hiệu quả nhà cung cấp.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý yêu cầu báo giá
• Quản lý đơn mua hàng
• Lưu bảng giá nhà cung cấp
• Theo dõi sản phẩm, đơn vị tính và quy cách đóng gói
• Tạo hóa đơn theo số lượng đặt hoặc số lượng nhận
• Phân tích hiệu suất nhà cung cấp
• Quản lý nhiều công ty trên cùng hệ thống
• Kết nối với kho, kế toán và sản xuất

Điểm mạnh:

• Hệ sinh thái ứng dụng rộng
• Có thể mở rộng theo từng giai đoạn
• Khả năng tùy chỉnh tương đối cao
• Phù hợp với nhiều mô hình hoạt động
• Có cộng đồng và mạng lưới đối tác triển khai

Điểm cần cân nhắc: Hiệu quả của Odoo phụ thuộc nhiều vào chất lượng tư vấn và triển khai. Tùy chỉnh thiếu kiểm soát có thể khiến hệ thống phức tạp, khó nâng cấp hoặc tăng chi phí bảo trì.

4. Phần mềm quản lý mua sắm SAP Ariba

SAP Ariba là giải pháp mua sắm trên nền tảng đám mây, được thiết kế cho những tổ chức cần quản lý chi tiêu, phê duyệt, hóa đơn và quan hệ nhà cung cấp trên quy mô lớn.

Tính năng mua hàng:

• Quản trị mua sắm từ yêu cầu đến thanh toán
• Quản lý tìm nguồn cung
• Quản lý nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng
• Quản lý hóa đơn
• Phân tích chi tiêu
• Hỗ trợ quy trình mua sắm toàn cầu
• Kết nối với các hệ thống SAP khác

Điểm mạnh:

• Đáp ứng quy trình mua sắm phức tạp
• Phù hợp với nhiều đơn vị thành viên
• Quản lý nhà cung cấp ở quy mô lớn
• Hỗ trợ yêu cầu tuân thủ tại nhiều thị trường
• Khả năng phân tích chi tiêu chuyên sâu

Hạn chế: SAP Ariba thường đòi hỏi ngân sách, thời gian triển khai và năng lực vận hành lớn. Đây không phải lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lý yêu cầu mua và đơn đặt hàng cơ bản.

5. Phân hệ quản lý mua hàng của BRAVO ERP 

Phân hệ mua hàng của BRAVO được xây dựng gắn với kế hoạch vật tư, sản xuất, kho và công nợ.

Các tính năng mua hàng của Bravo:

• Tính toán nhu cầu vật tư
• Lập kế hoạch mua hàng
• Theo dõi thực tế so với kế hoạch
• Đánh giá nhà cung cấp theo giá, chất lượng và tiến độ
• Quản lý đơn đặt hàng
• Theo dõi giao hàng và thanh toán
• Quản lý công nợ nhà cung cấp
• Phân tích lịch sử giá
• Báo cáo mua hàng đa chiều

Điểm mạnh:

• Phù hợp với nghiệp vụ sản xuất
• Liên kết chặt với kho, kế toán và kế hoạch vật tư
• Có khả năng tùy chỉnh theo quy trình doanh nghiệp
• Hỗ trợ quản trị chi tiết ở quy mô vừa và lớn

Điểm yếu: BRAVO thường được triển khai theo dự án nên doanh nghiệp cần dành nguồn lực cho khảo sát, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo và chạy thử.

6. Giải pháp ECOUNT ERP

ECOUNT là phần mềm ERP trên nền tảng web, tích hợp các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất, kế toán và tiền lương.

Một số chức năng nổi bật:

• Quản lý kế hoạch mua
• Tự động tính lượng cần đặt
• Quản lý yêu cầu báo giá
• Quản lý đơn mua
• Ghi nhận nhập kho
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp
• Báo cáo theo mặt hàng, nhà cung cấp và người phụ trách
• Kết nối với kế toán và tồn kho

Điểm mạnh:

• Chi phí công khai
• Không tính thêm phí theo số người dùng ERP
• Có nhiều phân hệ trên cùng nền tảng
• Triển khai theo mô hình trực tuyến
• Phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát ngân sách phần mềm

Hạn chế: ECOUNT là giải pháp đóng gói nên doanh nghiệp có quy trình quá đặc thù cần kiểm tra kỹ khả năng tùy chỉnh trước khi lựa chọn.

7. Giải pháp mã nguồn mở ERPNext 

ERPNext là hệ thống ERP mã nguồn mở có phân hệ mua hàng tương đối đầy đủ.Quy trình mua tiêu chuẩn trên ERPNext có thể đi từ yêu cầu vật tư, yêu cầu báo giá, báo giá nhà cung cấp, đơn mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn mua đến thanh toán.

Tính năng của ERPNext:

• Quản lý yêu cầu vật tư
• Gửi yêu cầu báo giá
• Nhận và so sánh báo giá nhà cung cấp
• Quản lý đơn mua
• Quản lý phiếu nhận hàng
• Quản lý hóa đơn mua
• Quản lý trả hàng và ghi nợ
• Quản lý hồ sơ và hiệu suất nhà cung cấp
• Kết nối với kế toán

ERPNext còn cho phép thiết lập các quy tắc như bắt buộc phải có đơn mua trước khi lập hóa đơn hoặc bắt buộc phải có phiếu nhận hàng trước khi thanh toán.

Điểm mạnh:

• Mã nguồn mở
• Quy trình mua hàng tương đối đầy đủ
• Có khả năng tùy chỉnh
• Liên kết với kho, kế toán và sản xuất
• Không phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp phần mềm

Điểm cần cân nhắc: Mã nguồn mở không có nghĩa là triển khai không tốn chi phí. Doanh nghiệp vẫn cần máy chủ, đội kỹ thuật, đối tác tư vấn, bảo trì và hỗ trợ người dùng.

8. Coupa Procurement

Coupa Procurement là giải pháp quản lý mua sắm điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp kết nối quá trình đặt hàng, giao nhận, hóa đơn và làm việc với nhà cung cấp trên một hệ thống.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý đơn đặt hàng và trạng thái thực hiện.
• Quản lý danh mục hàng hóa của nhà cung cấp.
• Tạo hóa đơn trực tiếp từ đơn mua hàng.
• Gửi thông báo giao hàng trước.
• Theo dõi giao dịch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
• Hỗ trợ kết nối qua cổng nhà cung cấp, cXML và email.
• Phục vụ cả quy trình xử lý thủ công và giao dịch tự động số lượng lớn.

Điểm mạnh:

• Hỗ trợ phối hợp trực tiếp với nhà cung cấp.
• Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đơn mua và giao dịch.
• Có nhiều hình thức tiếp nhận đơn hàng và hóa đơn.
• Hỗ trợ tự động hóa giao dịch qua cXML.
• Quản lý tập trung đơn mua, hóa đơn và trạng thái giao dịch.

Điểm cần cân nhắc: Coupa phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy trình mua sắm tương đối lớn và nhiều nhà cung cấp. Đối với doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lý yêu cầu mua, phê duyệt và công nợ cơ bản, phạm vi tính năng của hệ thống có thể vượt quá nhu cầu thực tế.

Đọc thêm: Top 9 phần mềm quản lý kho vật tư bạn nên tham khảo.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngân sách và quy trình mua hàng khác nhau. Vì vậy, thay vì chỉ so sánh số lượng tính năng, doanh nghiệp nên đánh giá phần mềm theo các tiêu chí sau:

• Phù hợp với quy trình thực tế: Hỗ trợ đầy đủ các bước từ yêu cầu mua, phê duyệt, lấy báo giá đến giao nhận và thanh toán.
• Khả năng tích hợp: Kết nối được với phần mềm kế toán, quản lý kho, sản xuất và các hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.
• Giao diện dễ sử dụng: Nhân viên có thể nhanh chóng làm quen, tạo yêu cầu, phê duyệt và theo dõi đơn hàng mà không cần quá nhiều thao tác.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp dữ liệu về chi phí, lịch sử giá mua, công nợ, tiến độ đơn hàng và hiệu quả nhà cung cấp.
• Bảo mật và phân quyền: Kiểm soát người được xem giá, chỉnh sửa chứng từ, phê duyệt và truy cập dữ liệu theo từng vai trò.
• Chi phí triển khai: Xem xét đầy đủ phí phần mềm, tùy chỉnh, tích hợp, đào tạo, bảo trì và nâng cấp, thay vì chỉ nhìn vào giá ban đầu.
• Khả năng hỗ trợ: Ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai, tài liệu hướng dẫn rõ ràng và chính sách hỗ trợ sau bán hàng.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn phần mềm dựa trên một quy trình mua hàng thực tế. Điều này giúp đánh giá chính xác khả năng đáp ứng của hệ thống thay vì chỉ dựa vào danh sách tính năng giới thiệu.

Tặng bạn: Mẫu lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn cho doanh nghiệp.

Kết luận

Phần mềm quản lý mua hàng chỉ thực sự có giá trị khi giúp doanh nghiệp trả lời được ba câu hỏi:

• Cần mua gì và vì sao phải mua?
• Đơn hàng đang ở giai đoạn nào?
• Chi phí, hàng nhận và công nợ có khớp nhau không?

Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp phù hợp với quy mô, quy trình thực tế và khả năng sử dụng của nhân viên, thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng. Một buổi demo theo tình huống thực tế sẽ giúp đánh giá chính xác mức độ phù hợp trước khi triển khai. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc hết bài viết.