Sau đây là bộ 10 chỉ số quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ do SlimCRM biên soạn.
Năng suất nhóm/ cá nhân ( Productivity team/ Individual)
Bạn đã khá quen thuộc rằng năng suất nói lên khả năng của nhân viên hoặc của toàn đội nói chung. Nó giúp bạn đưa ra quyết định về số lượng nội dung bạn cần để dự án chạy. Nó cũng cho biết tài nguyên của bạn được sử dụng tốt như thế nào và giúp tối ưu hóa ROI.
Năng suất = Đầu ra / Đầu vào
Tỷ lệ năng suất có thể được tính toán cho một thành viên, cả nhóm và các nhóm chéo. Tuy nhiên, bạn cần giữ các tiêu chí khác nhau về năng suất tùy thuộc vào từng chức năng kinh doanh.
Đối với đội Sales đầu vào sẽ là số lượng cuộc gọi bán hàng được thực hiện và đầu ra sẽ là số lượng khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn. Các tiêu chí tương tự cho đầu vào và đầu ra có thể do ban quản lý doanh nghiệp quyết định.
Tham khảo: Template quản lý dự án bằng excel mới và đầy đủ nhất!
Ngày bắt đầu thực tế (Actual Start Date)
Nó đánh dấu sự bắt đầu của lịch trình dự án và giúp tính toán phương sai của lịch trình. Sử dụng số liệu này, người quản lý dự án có thể tính toán năng suất của từng thành viên trong nhóm và phân tích số liệu thống kê theo kế hoạch so với thực tế. Tất cả các dự án đều có Ngày bắt đầu thực tế và nó phải được ghi lại để sử dụng trong các số liệu khác.
Có thể bạn quan tâm:
1. 20 thống kê về quản lý dự án mọi PM phải biết!
Giá trị thu được từ dự án (Project Earned Value)
Giá trị thu được từ dự án sẽ cho biết bạn đã tạo ra bao nhiêu giá trị cho dự án nhất định. Nó đơn giản là một so sánh của công việc đã hoàn thành với ngân sách dự án đã được phê duyệt.
Giá trị thu được của dự án đôi khi còn được gọi là 'Chi phí dự toán cho công việc đã hoàn thành'. Số liệu này thường được xem xét trong thời gian sử dụng dự án để kiểm tra tiến độ.
Giá trị thu được từ dự án = Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành / ngân sách được phê duyệt cho dự án
Chi phí thực tế của dự án (Project Actual Cost)
Chi phí thực tế của dự án sẽ cho bạn thấy số tiền thực tế đã chi cho dự án nhất định. Tất cả các khoản chi được cộng lại để tính chi phí thực tế trong kỳ.
Chi phí thực tế của dự án (PAC) = Tất cả chi phí trực tiếp + Tất cả chi phí gián tiếp
Chi phí dự kiến cho dự án (Planned Cost for the Project)
Chi phí dự kiến được đề xuất trong báo cáo ngân sách dự án trước khi bắt đầu dự án. Số liệu này sau đó được so sánh với chi phí thực tế để xem sự khác biệt.
Chi phí lập kế hoạch = Tất cả chi phí trực tiếp được lập kế hoạch + Tất cả chi phí gián tiếp được lập kế hoạch
Phương sai chi phí (Cost Variance)
Phương sai chi phí là một số liệu kinh doanh sẽ tính toán sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch trong thời gian nhất định. Điều này sẽ chứng minh hiệu quả của việc lập kế hoạch dự án và biết liệu chi phí thực tế cao hơn hay thấp hơn chi phí kế hoạch.
Có một phương sai chi phí dương có nghĩa là dự án nằm trong ngân sách. Hơn nữa, chi phí kế hoạch cũng phù hợp với tỷ lệ lạm phát và giữ một biên độ chi phí để tránh bất kỳ vấn đề nào.
Phương sai chi phí = Chi phí dự kiến của dự án - Chi phí thực tế của dự án
Phương sai lịch trình dự án (Project Schedule Variance)
Để đáp ứng thời hạn, trọng tâm cốt lõi sẽ là theo dõi phương sai lịch trình của dự án. Nó cung cấp cho bạn một phương sai của dự án đã lên kế hoạch so với dự án đã lên lịch. Đó là sự khác biệt giữa Giá trị thu được và Chi phí Dự kiến của Dự án.
Phương sai tiến độ dự án = Giá trị thu được của dự án - Chi phí dự kiến của dự án
Chỉ số hiệu suất chi phí (Cost Performance Index):
Nó là một thước đo hiệu quả cho dự án mà chi phí thực tế đã thực hiện cho dự án như thế nào trong thời gian nhất định. Bạn có thể tính chỉ số này bằng cách chia giá trị thu được của dự án với chi phí thực tế.
Chỉ số hiệu suất chi phí = Giá trị thu được của dự án / Chi phí thực tế của dự án
Dự báo lịch trình (Schedule Forecast)
Dự báo lịch trình là dự đoán về các sự kiện trong tương lai có thể ảnh hưởng đến dự án và nó được tính ở thời điểm hiện tại. Dự báo thường được cập nhật dựa trên hiệu suất của dự án với thời gian
Nó được lấy từ đường cơ sở của lịch trình và được tính toán bằng cách sử dụng thời gian ước tính để hoàn thành (ETC). Nó được thể hiện dưới dạng chỉ số Hiệu suất và Phương sai Tiến độ Dự án. Do đó, bạn sẽ yêu cầu lịch dự án và mô hình lịch biểu để tính toán dự báo.
Đường tới hạn (Critical Path)
Đường tới hạn hay đường găng là một thuật ngữ rất quan trọng được sử dụng trong quản lý dự án và cần được chú ý nhiều khi các dự án được lên kế hoạch. Theo định nghĩa, Đường tới hạn (CP) đại diện cho con đường dài nhất để hoàn thành toàn bộ dự án. Nó bao gồm mọi hoạt động phải được thực hiện để có được kết quả dự án mong muốn. Nó giúp chỉ ra hoạt động nào có thể trì hoãn ngày giao dự án.
Tổng kết
Mong rằng qua bài viết, các nhà quản lý đã nắm được các công thức dể tính những chỉ số quản lý dự án quan trọng.
