Digital workplace (Môi trường làm việc số) sẽ là tương lai của công việc khi mà chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, mô hình kinh doanh thay đổi bất biến khi nào thì làm việc trong môi trường số là lựa chọn tất yếu.
Đây là không chỉ là lựa chọn của doanh nghiệp, mà hơn hết chính đội ngũ nhân sự - những người đang làm việc hàng giờ trong công ty, họ sẽ chọn cho mình một trường làm việc hiệu quả, ở đó có sự cộng tác, chia sẻ, ứng dụng công nghệ thay vì làm tay tất cả.
Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng một số thành phần trong môi trường làm số. Nhưng để thực sự gặt hái được lợi ích từ digital workplace và có thể đo lường được kết quả, doanh nghiệp cần triển khai nó ở dạng đầy đủ. Điều đó bắt đầu bằng cách hiểu rõ khái niệm môi trường làm việc số thực sự là gì và nó có thể giúp doanh nghiệp mang lại giá trị kinh doanh có thể đo lường được như thế nào.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng xem tìm hiểu rõ hơn về khái niệm này nhé.
Workplace là gì?
"Workplace" là một từ tiếng Anh có nghĩa "nơi làm việc" hoặc "môi trường làm việc." Đây là nơi mà người lao động thực hiện công việc hoặc hoạt động kinh doanh. Workplace có thể bao gồm các địa điểm khác nhau, bao gồm: công ty, văn phòng, nhà máy, nơi làm việc từ xa, cửa hàng...
Workplace quan trọng đối với cuộc sống hàng ngày và sự phát triển kinh tế, và nó có thể có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, sự hài lòng, trài nghiệm của nhân viên và chất lượng cuộc sống của họ. Các công ty và tổ chức thường cố gắng tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và an toàn để thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu suất của nhân viên.
Xem thêm: Xu thế làm việc từ xa, doanh nghiệp cần làm gì để thích ứng?
Digital workplace là gì?
Digital workplace là một môi trường làm việc ảo được tích hợp các công cụ và công nghệ kỹ thuật số để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn, bất kể họ ở đâu
Digital workplace - Môi trường làm việc số là một chiến lược của doanh nghiệp, bao gồm (1) công cụ (2) quy trình (3) văn hoá và (4) kỹ năng mà nhân viên cần được trang bị để làm việc hiệu quả cũng như cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Theo đó, môi trường làm việc số cho phép:
- Các thành viên trong nhóm tương tác hiệu quả
- Quản lý các dự án và nhiệm vụ được hiển thị đầy đủ thông tin
- Giải quyết các vấn đề, ticket yêu cầu, lỗi nhanh chóng
- Tự động hóa các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và có tính lặp lại
- Tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba
- Tự động tạo báo cáo để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn
Tại sao chọn chiến lược digital workplace?
Có 4 lí do tại sao doanh nghiệp cần triển khai chiến lược digital workplace, đó là:
- Để thu hút nhân tài: 64% nhân viên sẽ chọn một công việc được trả lương thấp hơn nếu họ không phải làm việc tại văn phòng.
- Tăng năng suất làm việc: các tổ chức có mạng xã hội trực tuyến có năng suất cao hơn 7% so với những tổ chức không có.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên: các doanh nghiệp sử dụng phần mềm/công cụ truyền thông xã hội nội bộ cho thấy sự hài lòng của nhân viên tăng lên trung bình 20%.
- Giữ chân nhân tài: khi mức độ gắn bó của nhân viên tăng lên, tỷ lệ giữ chân nhân viên cũng tăng tương ứng, lên đến 87%.
Như vậy, lựa chọn triển khai môi trường làm việc số sẽ đem đến lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng. Đây có lẽ là điều mà bất kỳ CEO nào cũng mong muốn.
Những hiểu lầm về digital workplace
Dưới đây là 3 hiểu lầm phổ biến mà mọi người vẫn thường lầm tưởng:
- Digital workplace là một mạng nội bộ
Mạng nội bộ là mạng riêng tư chỉ nhân viên có quyền mới được truy cập. Và đương nhiên, bạn không thể sử dụng cho các dự án, quy trình hoặc thảo luận nội bộ đang hoạt động. Trong khi đó, digital workplace cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu kinh doanh một cách an toàn, quản lý các dự án, quy trình và tương tác trong thời gian thực.
- Digital workplace chỉ là một tập hợp các ứng dụng
Bạn nghĩ rằng doanh nghiệp đang sử dụng hàng tá ứng dụng để quản lý công việc nghĩa là đang làm việc trong môi trường số. Không phải vậy, việc sử dụng nhiều ứng dụng trong công ty, nhân viên càng khó quản lý công việc, dữ liệu lưu trữ phân tán, khó khăn khi tìm kiếm.
- Digital workplace là một công cụ cộng tác
Ứng dụng cộng tác cho phép người dùng tương tác trong thời gian thực nhưng bị giới hạn chỉ dùng khi giao tiếp. Còn với digital workplace không chỉ là một công cụ cộng tác mà còn giúp hợp lý hóa các quy trình, theo dõi trạng thái của các dự án và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Digital workplace framework
Theo Deloitte, môi trường làm việc số sẽ bao gồm 4 lớp như sau:
- (1) Sử dụng: cộng tác, giao tiếp, kết nối
Môi trường làm việc số là khả năng của nhân viên để thực hiện công việc bằng cách cộng tác, giao tiếp và kết nối với những người khác. Mục tiêu là tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả trong và ngoài các nhóm làm việc truyền thống và cho phép chia sẻ kiến thức trong toàn doanh nghiệp.
- (2) Công nghệ : Bộ công cụ kỹ thuật số
Mỗi tổ chức cần có bộ công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc với các công cụ khác nhau, tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh. Điều quan trọng là sử dụng các công cụ phù hợp cho nhân viên giúp họ thực hiện công việc mỗi ngày tốt hơn.
- (3) Kiểm soát: Quản trị, rủi ro và tuân thủ
Hiệu quả của việc sử dụng công nghệ trong môi trường làm việc kỹ thuật số được củng cố bởi các biện pháp kiểm soát thích hợp. Nghĩa là, doanh nghiệp cần có cấu trúc quản trị và quy trình quản lý phù hợp tại môi trường làm việc số. Tuân thủ các chính sách của doanh nghiệp và các quy định trong ngành.
- (4) Định hướng kinh doanh: Giá trị kinh doanh có thể đo lường được
5 Digital WorkPlace Platform nổi tiếng nhất hiện nay
Dưới đây là 6 nền tảng Digital Workplace phổ biến nhất hiện nay:
Google Workspace
Google Workspace là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây bao gồm Gmail, Lịch, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Drive, Tài khoản và Meet. Nền tảng này cho phép các tổ chức tạo và cộng tác trên các tài liệu, bảng tính, bản trình bày và email. Nó cũng cung cấp các tính năng như hội nghị truyền hình, lưu trữ đám mây và quản lý thiết bị.
Microsoft 365
Microsoft 365 là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây tương tự như Google Workspace. Nó bao gồm Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint và Teams. Nền tảng này cho phép các tổ chức tạo và cộng tác trên các tài liệu, bảng tính, bản trình bày và email. Nó cũng cung cấp các tính năng như hội nghị truyền hình, lưu trữ đám mây và quản lý thiết bị.
Slack
Slack là một nền tảng nhắn tin tức thì dựa trên đám mây cho phép các tổ chức giao tiếp và cộng tác. Nó cho phép người dùng tạo các kênh để trò chuyện về các chủ đề cụ thể và chia sẻ tệp và liên kết. Slack cũng cung cấp các tính năng như tích hợp ứng dụng và tự động hóa.
Asana
Asana là một nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây cho phép các tổ chức theo dõi tiến độ và cộng tác trên các dự án. Nó cho phép người dùng tạo dự án, nhiệm vụ và danh sách kiểm tra. Asana cũng cung cấp các tính năng như tích hợp ứng dụng và báo cáo.
Larksuite
Larksuite là một nền tảng làm việc số hợp nhất, được phát triển bởi ByteDance. Larksuite cung cấp một loạt các tính năng cho phép các doanh nghiệp giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Các tính năng chính của Larksuite bao gồm:
- Tin nhắn tức thì: Larksuite cung cấp một nền tảng nhắn tin tức thì cho phép nhân viên giao tiếp với nhau một cách dễ dàng.
- Nhóm và cộng đồng: Larksuite cho phép nhân viên tạo nhóm và cộng đồng để thảo luận về các chủ đề cụ thể.
- Tập tin và tài liệu: Larksuite cho phép nhân viên chia sẻ tập tin và tài liệu với nhau.
- Quản lý dự án: Larksuite cung cấp các công cụ để giúp các doanh nghiệp quản lý dự án và nhiệm vụ.
- Hội nghị truyền hình: Larksuite cung cấp các công cụ để giúp các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp video trực tuyến.
- Quản lý công việc: Larksuite cung cấp các công cụ để giúp các doanh nghiệp quản lý công việc và thời gian.
Ứng dụng CRM kết hợp Digital Workplace Platform làm việc hiệu quả
CRM là hệ thống quản lý mối quan hệ và tăng cường tương tác với khách hàng.Tích hợp CRM vào hệ thống Digital Workspace có thể nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức bằng cách cung cấp sự liên kết chặt chẽ giữa quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và các công cụ cộng tác, trình quản lý dự án và nền tảng làm việc (Digital Workplace). Dưới đây là cách tích hợp này có thể được thực hiện và cách nó có thể cải thiện hiệu suất:
Tích hợp dữ liệu khách hàng: Hãy đảm bảo rằng thông tin về khách hàng được đồng bộ hóa giữa CRM và Digital Workspace. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có truy cập đồng nhất đến thông tin về khách hàng mà họ cần trong quá trình làm việc.
Quản lý cuộc gọi và họp khách hàng: Sử dụng tích hợp để tạo và quản lý lịch trình cuộc gọi hoặc họp với khách hàng trực tiếp từ CRM hoặc Digital Workplace. Điều này giúp nhân viên theo dõi và quản lý các tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
Chia sẻ thông tin về khách hàng: Sử dụng tích hợp để chia sẻ thông tin quan trọng về khách hàng giữa các phòng ban và nhóm làm việc. Điều này cải thiện sự cộng tác và đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin mới nhất về khách hàng.
Quản lý quy trình làm việc: Sử dụng tích hợp để tạo và quản lý quy trình làm việc liên quan đến khách hàng. Ví dụ, tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng hoặc theo dõi đặt hàng từ khách hàng.
Báo cáo và phân tích: Sử dụng dữ liệu từ CRM để tạo báo cáo và phân tích về hiệu suất công việc. Cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý để đảm bảo rằng công việc với khách hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Ví dụ: Tích hợp giữa SlimCRM và Google Workspace có thể mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách tích hợp này có thể hoạt động:
Sinh leads từ email: Tích hợp giữa SlimCRM và Gmail (phần của Google Workspace) cho phép bạn tự động tạo các lead từ email. Khi bạn nhận được một email từ một khách hàng tiềm năng, bạn có thể dễ dàng chuyển email đó thành một tài khoản hoặc lead trong CRM mà không cần sao chép thủ công thông tin.
Lên kế hoạch cuộc gọi và họp: Bạn có thể tích hợp lịch trình của Google với SlimCRM. Điều này cho phép bạn tạo lịch trình cuộc gọi, cuộc họp, hoặc tương tác khách hàng khác và theo dõi chúng trong CRM. Bạn cũng có thể tự động tạo sự kiện lịch trình dựa trên hoạt động trong CRM.
Chia sẻ thông tin liên hệ: Nếu bạn làm việc với nhóm, tích hợp giữa SlimCRM và Google Contacts có thể cho phép bạn chia sẻ thông tin liên hệ với các thành viên trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mọi người có thông tin mới nhất về khách hàng và liên hệ.
Báo cáo và phân tích: Dữ liệu từ SlimCRM có thể được sử dụng để tạo báo cáo và phân tích trong Google Sheets. Điều này giúp bạn tạo báo cáo về hiệu suất công việc và phân tích dữ liệu một cách chi tiết.
Tự động hóa quy trình công việc: Bạn có thể sử dụng tích hợp để tự động hóa một số quy trình công việc, ví dụ, gửi email xác nhận sau khi một lead đã được chuyển thành khách hàng trong SlimCRM.
Tổng kết
Định hướng kinh doanh là yếu tố quan trọng thúc đẩy môi trường làm việc số. Để đạt được lợi ích, doanh nghiệp cần đưa ra định hướng cụ thể cho môi trường làm việc số.
