Trong bối cảnh thị trường cho thuê ngày càng cạnh tranh và nhu cầu nhà ở tại các thành phố lớn không ngừng gia tăng, việc quản lý phòng trọ bằng Excel đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều chủ nhà trọ đặc biệt là những người mới bắt đầu hoặc có số lượng phòng không quá lớn.
Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu file Excel quản lý phòng trọ dễ dùng, dễ chỉnh sửa và tiết kiệm chi phí, thì bài viết này dành cho bạn với hơn 5 mẫu template hiệu quả có thể sử dụng ngay.
Lợi ích của việc quản lý phòng trọ bằng Excel
File Excel quản lý phòng trọ vẫn là công cụ mạnh mẽ để quản lý vận hành phòng trọ một cách khoa học và tiết kiệm. Dưới đây là những lợi ích khi quản lý phòng trọ bằng Excel:
1. Tiết kiệm chi phí
Không giống như phần mềm quản lý phòng trọ bằng Excel chuyên biệt hay hệ thống quản lý trực tuyến, các file Excel quản lý phòng trọthường miễn phí hoặc rất dễ tạo ra. Bạn chỉ cần một máy tính cơ bản có cài đặt Microsoft Excel hoặc Google Sheets là đã có thể bắt đầu.
2. Dễ sử dụng
Ngay cả khi bạn chưa từng học qua kỹ năng kế toán hay công nghệ, bạn vẫn có thể sử dụng file quản lý nhà trọ bằng Excel đơn giản với các cột như: tên phòng, khách thuê, tiền điện – nước, tình trạng thanh toán,...
3. Linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu
Không có một mẫu chuẩn nào áp dụng cho tất cả. Với Excel, bạn có thể tùy biến các sheet theo nhu cầu riêng: thêm dòng chi phí phát sinh, ghi chú sửa chữa, tích hợp công thức tính tự động, gắn màu cảnh báo phòng trống...
4. Hệ thống hóa thông tin rõ ràng
Một mẫu file Excel quản lý phòng trọ tốt sẽ giúp bạn nhìn tổng quan các vấn đề:
- Phòng nào còn trống
- Khách nào còn nợ tiền
- Chi phí hằng tháng là bao nhiêu
- Thu nhập hiện tại từ từng phòng
Việc này giúp chủ nhà trọ đưa ra quyết định nhanh hơn và ít sai sót hơn trong quá trình vận hành.
Nội dung File Excel quản lý phòng trọ
Tùy theo nhu cầu cụ thể, một mẫu excel có thể gồm nhiều sheet hoặc một bảng tổng hợp duy nhất. Tuy nhiên, dưới đây là những thành phần cốt lõi của file excel quản lý phòng trọ:
1. Danh sách phòng trọ và tình trạng sử dụng
Đây là nơi bạn liệt kê tất cả các phòng, loại phòng (thường – khép kín – có gác,...) cùng các thông tin như:
- Mã phòng
- Diện tích
- Giá thuê cố định
- Tình trạng (đang thuê / trống / bảo trì)
- Ngày bắt đầu hợp đồng
Xem thêm: File quản lý khách sạn bằng excel 2024: tăng hiệu suất, giảm chi phí.
2. Thông tin khách thuê
Bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Số điện thoại
- CCCD/CMND
- Ngày vào – ngày dự kiến rời
- Tiền cọc đã đóng
- Ghi chú đặc biệt (nuôi thú, sinh hoạt nhóm, thường xuyên chậm trễ...)
3. Theo dõi điện, nước và chi phí phát sinh
Mỗi tháng, bạn cần cập nhật:
- Chỉ số công tơ đầu – cuối
- Đơn giá điện/nước
- Số xe gửi, wifi, rác, vệ sinh
- Tổng chi phí phải thu khách
Excel cho phép bạn dùng công thức đơn giản để tự động tính toán các khoản này, tránh nhầm lẫn.
4. Bảng thu chi theo tháng
Ghi chép thu nhập từ tiền phòng, cọc, phí phụ thu; đồng thời thống kê chi phí: sửa chữa, bảo trì, chi phí môi giới hoặc quảng cáo tìm khách.
5+ mẫu file Excel quản lý phòng trọ hiệu quả
Không có một định dạng nào là “chuẩn duy nhất” cho tất cả các mô hình nhà trọ. Tuy nhiên, dưới đây là những mẫu file Excel quản lý phòng trọ được nhiều người sử dụng và có thể áp dụng ngay, tùy biến dễ dàng theo từng mục đích:
1. Mẫu file Excel quản lý phòng trọ đơn giản
Đây là mẫu cơ bản và dễ dùng nhất – phù hợp với người mới bắt đầu hoặc chỉ có vài phòng trọ.
Nội dung bao gồm:
- Mã phòng – loại phòng – diện tích
- Giá thuê – ngày bắt đầu thuê
- Tình trạng phòng (trống / đang thuê)
- Tên khách thuê – số điện thoại
- Tiền cọc – tiền đã thu – ghi chú
Tải xuống mẫu file Excel quản lý phòng trọ đơn giản tại đây.
2. Mẫu File Excel quản lý ngân sách phòng trọ
Nếu bạn muốn biết mình đang lời bao nhiêu mỗi tháng thì đây là file cần có.
Nội dung bao gồm:
- Doanh thu từ từng phòng theo tháng.
- Các khoản thu thêm (phí xe, wifi, điện nước…).
- Chi phí sửa chữa, bảo trì, nhân công, quảng cáo.
- Tổng kết lãi/lỗ.
3. Mẫu kế hoạch kinh doanh phòng trọ
Dành cho những ai muốn lập kế hoạch mở rộng hoặc đầu tư mới, file này giúp bạn vẽ ra bức tranh toàn diện trước khi triển khai.
Nội dung bao gồm:
- Dự toán chi phí đầu tư (xây dựng, nội thất, pháp lý).
- Dự kiến giá cho thuê, tỷ lệ lấp đầy.
- Thời gian hoàn vốn.
- Lợi nhuận kỳ vọng theo tháng / quý / năm.
4. Mẫu File Excel danh sách kiểm tra và bảo trì phòng trọ
Mỗi khi khách trả phòng hoặc định kỳ bảo trì, bạn cần mẫu checklist để không sót việc.
Nội dung bao gồm:
- Tình trạng thiết bị (điều hòa, máy nước nóng, quạt…)
- Kiểm tra điện nước, tường, sàn, cửa
- Ghi chú phần cần sửa chữa
- Ước tính chi phí, thời gian thực hiện
Download mẫu File Excel danh sách kiểm tra và bảo trì phòng trọ.
5. Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ
Một file mẫu hợp đồng đầy đủ điều khoản sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm thủ tục thuê – trả phòng.
Nội dung bao gồm:
- Thông tin chủ trọ và người thuê.
- Mô tả chi tiết phòng, tài sản đi kèm.
- Thời hạn thuê – hình thức thanh toán.
- Điều khoản chấm dứt, đền bù.
- Phụ lục chi phí, cam kết bảo quản tài sản.
6. Mẫu File Excel theo dõi tiền điện, nước và chi phí phòng trọ
Đây là mẫu quan trọng nhất cần cập nhật mỗi tháng, giúp bạn dễ dàng lập bảng thu tiền rõ ràng, chính xác.
Nội dung bao gồm:
- Chỉ số điện nước đầu – cuối từng phòng.
- Đơn giá điện, nước (có thể khác nhau).
- Số xe gửi, phí vệ sinh, wifi,...
- Tổng tiền phải thu.
- Cột trạng thái: đã thanh toán / còn nợ.
Tải xuống mẫu File Excel theo dõi tiền điện, nước và chi phí phòng trọ.
Lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý phòng trọ
Việc sử dụng mẫu file Excel quản lý phòng trọ mang lại nhiều tiện ích, nhưng cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý lâu dài:
1. Không nhập liệu “tùy hứng”
Hãy duy trì thói quen cập nhật thông tin ngay sau mỗi giao dịch như thu tiền, khách chuyển phòng, hay phát sinh chi phí. Trì hoãn sẽ dễ dẫn đến sai lệch, quên hoặc nhập thiếu.
2. Không dùng chung file gốc cho nhiều tháng
Hãy tạo bản sao riêng biệt cho từng tháng để theo dõi lịch sử. Điều này vừa giúp bảo mật thông tin, vừa dễ dàng đối chiếu nếu có tranh chấp sau này.
3. Không lưu file trên một thiết bị duy nhất
Nên dùng Google Drive, Dropbox hoặc bất kỳ nền tảng đám mây nào để đồng bộ và tránh mất dữ liệu do máy hỏng, file lỗi hoặc thao tác nhầm.
4. Kiểm tra file định kỳ
Mỗi quý nên kiểm tra lại công thức tính toán, tính đúng đắn của dữ liệu, và cập nhật lại biểu mẫu cho sát với tình hình thực tế (ví dụ giá điện nước tăng, thêm mục phí vệ sinh,…)
Phần mềm quản lý nhà trọ toàn diện
Sử dụng mẫu file Excel quản lý phòng trọ là giải pháp hiệu quả và tiết kiệm nhất cho các chủ trọ nhỏ và vừa, đặc biệt trong giai đoạn bắt đầu vận hành. Tuy nhiên, bạn cũng cần chuyển sang phần mềm quản lý phòng trọ tích hợp tự động hóa khi quy mô vận hành ngày càng lớn. Lúc này, việc cập nhật dữ liệu, theo dõi lịch sử giao dịch và kết nối với khách thuê sẽ hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
SlimCRM là phần mềm CRM tối ưu cho doanh nghiệp kinh doanh nhà trọ, khách sạn, được thiết kế với tính năng hỗ trợ 3 giai đoạn trước - trong và sau bán hàng, bao quát 4 khía cạnh của doanh nghiệp bao gồm: khách hàng - tài chính - quy trình nội bộ và nhân sự.
Tại sao chọn SlimCRM trong quản lý vận hành nhà trọ?
- Cung cấp nền tảng quản lý thông tin người thuê 360 độ và lịch sử giao tiếp của họ duy nhất trên một hệ thống
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại với khả năng tích hợp các công cụ tự động hóa như: Email Marketing, SMS, trình ký, Ticket…
- Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, dễ hiểu, tiết kiệm thời gian - chi phí đào tạo
- Không gian dữ liệu khổng lồ với khả năng mở rộng không giới hạn theo quy mô và sự lớn mạnh của doanh nghiệp
- Tích hợp AI sâu vào từng quy trình
