Mẫu SI là tài liệu thường được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện lô hàng xuất khẩu và cần cung cấp thông tin cho hãng tàu hoặc forwarder. Nếu chưa từng lập Shipping Instruction, bạn có thể gặp khó khăn khi xác định cần điền thông tin gì, lấy dữ liệu từ chứng từ nào và kiểm tra ra sao trước khi gửi.
Trong bài viết này, SlimCRM cung cấp mẫu SI trong xuất nhập khẩu để bạn có thể tải xuống, chỉnh sửa và sử dụng làm tài liệu tham khảo. Bài viết đồng thời giải thích các trường thông tin phổ biến trong mẫu Shipping Instruction và hướng dẫn cách điền theo một lô hàng minh họa.
SI trong xuất nhập khẩu là gì?
SI là viết tắt của Shipping Instruction, có thể hiểu đơn giản là bản hướng dẫn cung cấp thông tin lô hàng cho hãng tàu hoặc forwarder. Người xuất khẩu hoặc đơn vị phụ trách lô hàng sẽ chuẩn bị SI dựa trên thông tin thực tế của shipment và booking đã được xác nhận.
Mục đích chính của SI là cung cấp dữ liệu để hãng tàu hoặc forwarder có cơ sở chuẩn bị vận đơn. Vì vậy, thông tin trên mẫu SI cần được kiểm tra cẩn thận trước khi gửi.
Một mẫu SI trong xuất nhập khẩu thường bao gồm các nhóm thông tin sau:
- Thông tin Shipper, tức người gửi hàng.
- Thông tin Consignee, tức người nhận hàng.
- Thông tin Notify Party nếu lô hàng có yêu cầu.
- Số booking của lô hàng.
- Tên tàu và số chuyến.
- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
- Số container và số seal.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Số lượng kiện hàng.
- Trọng lượng hàng hóa.
- Thể tích hàng hóa.
- Điều kiện thanh toán cước vận chuyển.
- Các yêu cầu liên quan đến việc phát hành vận đơn.
Trong thực tế, sau khi gửi Shipping Instruction, doanh nghiệp thường nhận bản nháp vận đơn để kiểm tra lại thông tin trước khi vận đơn chính thức được phát hành. Nếu chưa quen với cấu trúc chứng từ này, bạn có thể tham khảo các mẫu vận đơn để hiểu rõ các trường thông tin được hình thành từ dữ liệu trên SI. Nếu SI có sai sót, các thông tin tương ứng trên Draft B/L cũng có thể phải chỉnh sửa lại.
Tải mẫu SI trong xuất nhập khẩu
Để tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị Shipping Instruction, bạn có thể sử dụng các mẫu SI do chúng tôi cung cấp sẵn dưới đây rồi thay thế bằng thông tin thực tế của từng lô hàng.
1. Mẫu SI Excel
Mẫu SI Excel phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý thông tin lô hàng theo dạng bảng và thường xuyên phải lập Shipping Instruction. Ưu điểm của Excel là dễ chỉnh sửa, sao chép mẫu cho từng shipment và lưu trữ theo số booking hoặc khách hàng.
Khi sử dụng mẫu SI trong xuất nhập khẩu dạng Excel, bạn nên giữ một file gốc chưa nhập dữ liệu. Với mỗi lô hàng mới, hãy tạo một bản sao rồi đặt tên file theo số booking hoặc tên khách hàng để tránh ghi đè lên mẫu cũ.
2. Mẫu SI Word
Mẫu SI Word phù hợp khi doanh nghiệp muốn có một biểu mẫu cố định, dễ trình bày và thuận tiện khi gửi qua email cho forwarder hoặc các bên liên quan.
So với Excel, file Word thường phù hợp hơn nếu Shipping Instruction của doanh nghiệp có cấu trúc tương đối ổn định và mỗi lô hàng chỉ cần thay đổi các dữ liệu như shipper, consignee, booking, thông tin tàu, container và hàng hóa.
Trước khi gửi file Word, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung một lần nữa và có thể lưu thêm bản PDF nếu muốn hạn chế việc thay đổi định dạng khi chuyển file giữa các thiết bị.
3. Mẫu Shipping Instruction đã điền (kèm hướng dẫn)
Ngoài các mẫu trống bên trên, một mẫu Shipping Instruction đã điền sẽ giúp người mới hiểu nhanh hơn mỗi trường cần nhập loại dữ liệu nào.
Dữ liệu trong file này chỉ dùng để minh họa cách trình bày một mẫu SI. Khi sử dụng thực tế, bạn cần thay toàn bộ thông tin bằng dữ liệu chính xác của lô hàng và đối chiếu với booking cùng các chứng từ liên quan trước khi gửi.
Cách điền và gửi mẫu SI
Sau khi có mẫu SI, bạn cần tập hợp đúng dữ liệu của lô hàng, điền vào biểu mẫu và kiểm tra trước khi gửi. Quy trình này không quá phức tạp nhưng cần sự chính xác vì thông tin trên Shipping Instruction thường được sử dụng để chuẩn bị Draft B/L.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi điền SI
Trước khi bắt đầu, bạn nên tập hợp các chứng từ và thông tin liên quan đến lô hàng tại một nơi để tránh phải kiểm tra nhiều lần.
Thông tin cần chuẩn bị thường gồm:
- Booking Confirmation.
- Thông tin Shipper.
- Thông tin Consignee và Notify Party.
- Tên tàu và số chuyến.
- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
- Số container và số seal.
- Packing List.
- Thông tin hàng hóa.
- Yêu cầu liên quan đến cước và vận đơn.
Việc chuẩn bị đầy đủ dữ liệu trước sẽ giúp quá trình điền mẫu SI nhanh hơn và hạn chế bỏ sót trường thông tin.
Điền thông tin vào mẫu SI
Khi đã có đủ dữ liệu, bạn điền lần lượt từng nhóm thông tin vào mẫu Shipping Instruction.
Đầu tiên là Shipper, Consignee và Notify Party. Tiếp theo, điền Booking No., Vessel, Voyage và thông tin các cảng theo Booking Confirmation.
Sau đó, cập nhật số container, số seal và thông tin hàng hóa như số kiện, mô tả hàng, Gross Weight và Measurement.
Với các trường liên quan đến Freight Term hoặc hình thức phát hành vận đơn, bạn nên kiểm tra theo thỏa thuận của lô hàng trước khi nhập.
Nếu hãng tàu hoặc forwarder cung cấp form SI riêng, hãy điền trực tiếp theo biểu mẫu đó thay vì cố chuyển toàn bộ dữ liệu sang mẫu nội bộ.
Kiểm tra SI trước khi gửi
Sau khi hoàn tất mẫu SI trong xuất nhập khẩu, bạn nên kiểm tra lại ít nhất một lần trước khi gửi.
Đặc biệt, không nên nhập thông tin theo trí nhớ. Với những trường có sẵn trên Booking Confirmation hoặc Packing List, hãy đối chiếu trực tiếp với chứng từ trước khi gửi.
Gửi SI và kiểm tra bản nháp B/L
Sau khi kiểm tra xong, Shipping Instruction được gửi cho hãng tàu hoặc forwarder theo hình thức mà đơn vị vận chuyển yêu cầu.
Sau khi xử lý Shipping Instruction, hãng tàu hoặc forwarder thường gửi Draft B/L để doanh nghiệp kiểm tra. Lúc này, hãy đối chiếu Draft B/L với mẫu SI đã gửi, đặc biệt ở các thông tin về Shipper, Consignee, cảng, container và hàng hóa.
Nếu phát hiện sai lệch, cần phản hồi và yêu cầu điều chỉnh trước khi vận đơn chính thức được phát hành. Vì vậy, bạn nên lưu lại mẫu SI đã gửi để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu sau đó.
Lưu ý khi sử dụng mẫu SI trong xuất nhập khẩu
Khi sử dụng mẫu SI, bạn nên xem đây là biểu mẫu tham khảo để chuẩn bị dữ liệu lô hàng. Trước khi gửi Shipping Instruction, cần kiểm tra lại yêu cầu cụ thể của hãng tàu hoặc forwarder để tránh thiếu hoặc sai thông tin.
- Không dùng một mẫu cố định cho mọi hãng tàu: Mỗi hãng tàu hoặc forwarder có thể yêu cầu cấu trúc SI và trường thông tin khác nhau. Nếu đơn vị vận chuyển cung cấp form riêng, bạn nên ưu tiên sử dụng đúng biểu mẫu đó thay vì áp dụng một mẫu chung cho mọi lô hàng.
- Đối chiếu SI với các chứng từ liên quan: Trước khi gửi, cần kiểm tra lại các thông tin như Shipper, Consignee, Booking No., Vessel, Voyage, cảng đi, cảng đến, số container, số seal, số kiện, Gross Weight và Measurement với Booking Confirmation, Packing List và các chứng từ liên quan. Việc đối chiếu giúp hạn chế sai lệch khi kiểm tra Draft B/L.
- Kiểm tra thời hạn gửi SI: Thời hạn gửi Shipping Instruction có thể khác nhau theo từng booking. Bạn nên kiểm tra trực tiếp trên Booking Confirmation hoặc thông báo của hãng tàu, forwarder để gửi SI đúng hạn và tránh ảnh hưởng đến quá trình xử lý chứng từ.
- Lưu lại bản SI đã gửi: Sau khi gửi mẫu SI, nên lưu đúng phiên bản đã gửi để thuận tiện đối chiếu với Draft B/L. Nếu có chỉnh sửa, hãy lưu thành phiên bản mới và đặt tên file rõ ràng theo booking hoặc ngày cập nhật để tránh nhầm giữa bản cũ và bản mới.
Kết luận
Mẫu SI giúp doanh nghiệp chuẩn bị hướng dẫn gửi hàng nhanh và thống nhất hơn, đặc biệt với người mới làm xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, bạn vẫn cần đối chiếu dữ liệu với booking và các chứng từ liên quan, đồng thời ưu tiên form của hãng tàu hoặc forwarder nếu có.
Nếu thường xuyên xử lý lô hàng xuất khẩu, bạn nên lưu sẵn một mẫu SI chuẩn nội bộ để tái sử dụng và kiểm tra dễ dàng cho những lần tiếp theo.
