Quy trình chuỗi cung ứng bao gồm 5 giai đoạn chính: hoạch định, tìm nguồn cung, sản xuất, phân phối và hoàn trả. Hiểu rõ từng bước trong quy trình này sẽ giúp tối ưu chi phí và tạo lợi thế dài hạn cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, SlimCRM sẽ cùng bạn khám phá toàn diện từ khái niệm, các bước cụ thể cho đến ví dụ thực tiễn từ mô hình chuỗi cung ứng của Vinamilk.
Chuỗi cung ứng là gì?
Chuỗi cung ứng (Supply Chain) là mạng lưới các hoạt động, tổ chức, con người, thông tin và nguồn lực liên quan đến việc di chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp nguyên liệu đến khách hàng cuối cùng. Mỗi mắt xích trong chuỗi, từ nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối đến nhà bán lẻ, đều đóng vai trò nhất định trong việc tạo ra giá trị.
Quy trình chuỗi cung ứng (Supply Chain Process) là chuỗi các bước được thực hiện nhằm đảm bảo dòng chảy hàng hóa, dịch vụ và thông tin diễn ra trơn tru từ đầu đến cuối. quy trình quản trị chuỗi cung ứng gồm các hoạt động: hoạch định, tìm nguồn cung, sản xuất, phân phối và hoàn trả. Mỗi bước trong quy trình đều đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa con người, quy trình và công nghệ để đạt hiệu quả tối ưu.
Các bước trong quy trình quản trị chuỗi cung ứng hiện đại
Quy trình quản trị chuỗi cung ứng xoay quanh năm giai đoạn cốt lõi: Hoạch định, Tìm nguồn cung, Sản xuất, Phân phối và Hoàn trả. Dưới đây là phân tích chi tiết từng bước.
Bước 1: Hoạch định nhu cầu
Mọi quy trình chuỗi cung ứng thành công đều bắt đầu từ hoạch định (planning). Đây là giai đoạn doanh nghiệp phân tích thị trường, dự báo nhu cầu và lên kế hoạch phù hợp cho nguồn lực, nguyên vật liệu và công suất sản xuất. Một bản kế hoạch tốt giúp hạn chế tình trạng thiếu hàng, tồn kho dư thừa hoặc chậm tiến độ giao hàng.
Hoạch định chuỗi cung ứng không nên chỉ dựa vào cảm tính hay số liệu nội bộ mà còn cần tích hợp dữ liệu bên ngoài như xu hướng tiêu dùng, biến động thị trường, mùa vụ và hành vi khách hàng.
Bước 2: Tìm nguồn cung và nhà cung cấp tối ưu
Sau khi có kế hoạch, bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp (sourcing). Đây là giai đoạn then chốt quyết định chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, thời gian giao hàng và độ ổn định của toàn chuỗi.
Lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá, mà còn phải đánh giá khả năng đáp ứng, độ tin cậy, khả năng dự phòng khi xảy ra khủng hoảng. Đặc biệt trong thời kỳ chuỗi cung ứng toàn cầu dễ bị đứt gãy, doanh nghiệp nên ưu tiên đa dạng hóa nguồn cung và xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác chiến lược.
Tích hợp quy trình duyệt nhà cung cấp, so sánh báo giá, theo dõi tiến độ đơn hàng trong phần mềm quản trị như SlimCRM giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tính minh bạch trong toàn bộ quá trình.
Bước 3: Sản xuất – trung tâm của giá trị gia tăng
Sản xuất (manufacturing) là phần trọng tâm trong quy trình chuỗi cung ứng, nơi nguyên vật liệu được chuyển hóa thành sản phẩm hoàn chỉnh. Đây cũng là khâu tiêu tốn nhiều nguồn lực nhất trong chuỗi cung ứng, nên việc tối ưu hoá dây chuyền sản xuất đóng vai trò then chốt.
Một quy trình sản xuất hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố:
- Lập kế hoạch sản xuất chính xác theo nhu cầu
- Quản lý nguyên vật liệu và bán thành phẩm chặt chẽ
- Kiểm soát chất lượng trong từng công đoạn
- Giảm thiểu lãng phí và thời gian chờ
Mẫu lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của chúng tôi sẽ giúp ích trong bước này
Bước 4: Phân phối và logistics
Sau sản xuất, hàng hóa cần được vận chuyển đến kho hoặc trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Đây là giai đoạn phân phối và hậu cần (logistics) – nơi hiệu suất và trải nghiệm khách hàng được thể hiện rõ nét nhất.
Quản lý logistics bao gồm:
- Lập kế hoạch vận chuyển
- Tối ưu tuyến đường và phương tiện
- Quản lý kho bãi
- Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực
Doanh nghiệp càng có mạng lưới phân phối phức tạp thì càng cần hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ. Việc áp dụng công nghệ như định vị GPS, quản lý đơn hàng điện tử, cảnh báo tồn kho thấp,... sẽ giúp giảm thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Bước 5: Hoàn trả và phản hồi
Giai đoạn cuối cùng trong quy trình cung ứng là quản lý hoàn trả và phản hồi (return & reverse logistics). Đây là khâu xử lý hàng hóa bị lỗi, đổi trả hoặc thu hồi sản phẩm từ khách hàng.
Nếu được quản lý bài bản, đây sẽ là nguồn dữ liệu quý giá giúp cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và xây dựng lòng tin khách hàng. Ngược lại, nếu xử lý chậm trễ hoặc không minh bạch, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng uy tín nặng nề.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả chuỗi cung ứng
Để quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đến 5 yếu tố cốt lõi:
- Nhân lực và quy trình phối hợp: Đội ngũ chuyên môn và sự kết nối giữa các bộ phận giúp tối ưu xử lý và giảm rủi ro nội bộ.
- Công nghệ quản lý: Phần mềm hiện đại giúp đồng bộ dữ liệu, giám sát tồn kho và tự động hóa quy trình.
- Nhà cung cấp và logistics: Đối tác uy tín, linh hoạt về chất lượng và thời gian giao hàng quyết định hiệu quả vận hành.
- Dữ liệu và dự báo: Phân tích dữ liệu chính xác giúp doanh nghiệp hoạch định tối ưu và giảm tồn kho không cần thiết.
- Chính sách thị trường: Yếu tố pháp lý, thuế quan,... ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng, đòi hỏi sự chuẩn bị và thích nghi linh hoạt.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành tối ưu, phù hợp xu hướng và công nghệ mới.
Các mô hình chuỗi cung ứng phổ biến
Tùy vào đặc thù sản phẩm và thị trường, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình chuỗi cung ứng phù hợp:
- Mô hình dòng chảy liên tục: Phù hợp với sản phẩm có nhu cầu ổn định, ít thay đổi. Giúp kiểm soát tồn kho tốt và duy trì nhịp sản xuất đều đặn. Các nhà quản lý phải thường xuyên bổ sung nguyên liệu thô để ngăn ngừa tình trạng tắc nghẽn sản xuất trong mô hình dòng chảy liên tục.
- Mô hình chuỗi nhanh: Thích hợp cho sản phẩm chạy theo xu hướng như thời trang, đòi hỏi tốc độ ra mắt thị trường nhanh và chu trình sản xuất linh hoạt. Doanh nghiệp phải nhanh chóng chuyển từ ý tưởng sang nguyên mẫu, sản xuất đến người tiêu dùng. Thời trang nhanh là một ví dụ về ngành công nghiệp sử dụng mô hình chuỗi cung ứng này.
- Mô hình linh hoạt: Dành cho doanh nghiệp có sản phẩm theo mùa vụ hoặc dịp đặc biệt. Sử dụng mô hình linh hoạt đảm bảo doanh nghiệp có thể nhanh chóng chuẩn bị để bắt đầu sản xuất và đóng cửa ngay khi nhu cầu giảm dần. Lợi nhuận phụ thuộc vào việc dự báo chính xác nhu cầu về nguyên liệu thô, hàng tồn kho và lao động.
Ví dụ quy trình chuỗi cung ứng của Vinamilk
Khi nói đến quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả tại Việt Nam, không thể không nhắc đến Vinamilk. Đây là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ và quy trình hiện đại để xây dựng một hệ thống chuỗi cung ứng tinh gọn, chính xác và đáp ứng nhanh thị trường.
Tổng quan mô hình chuỗi cung ứng của Vinamilk
Vinamilk vận hành một hệ thống chuỗi cung ứng rộng khắp với hơn 13 nhà máy, 3 trang trại bò sữa chuẩn quốc tế, hàng trăm đại lý và hàng chục ngàn điểm bán lẻ trên toàn quốc. Quy trình chuỗi cung ứng của Vinamilk bao gồm đầy đủ các bước từ hoạch định, thu mua nguyên liệu, sản xuất, phân phối đến dịch vụ sau bán hàng. Tuy nhiên, điều đáng chú ý nhất là cách Vinamilk xây dựng một hệ sinh thái liên kết chặt chẽ giữa nông dân, nhà cung cấp, nhà máy và thị trường tiêu thụ.
Cụ thể, nguyên liệu đầu vào như sữa tươi được thu mua từ các trang trại của chính Vinamilk hoặc đối tác nông dân liên kết. Tại đây, quy trình kiểm tra chất lượng được áp dụng nghiêm ngặt, mọi mẫu sữa đều được phân tích trước khi đưa vào sản xuất. Điều này giúp kiểm soát chặt từ đầu vào, đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt chuẩn quốc tế.
Cách Vinamilk tối ưu từng bước trong chuỗi cung ứng
- Hoạch định dựa trên dữ liệu thị trường thực tế: Vinamilk đầu tư mạnh vào hệ thống ERP và phần mềm phân tích dữ liệu để lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường. Từ đó, giảm thiểu tồn kho và sản xuất dư thừa.
- Quản lý nhà cung cấp chặt chẽ: Vinamilk đặt yêu cầu cao về năng lực đáp ứng và chất lượng nguyên liệu. Các nhà cung cấp đều phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về an toàn thực phẩm và quy trình bền vững.
- Tự động hóa sản xuất: Nhiều nhà máy của Vinamilk được trang bị dây chuyền sản xuất tự động hóa hiện đại, giảm thiểu sai sót con người, tăng tốc độ sản xuất và đảm bảo chất lượng đồng nhất.
- Phân phối theo mô hình trực tiếp và gián tiếp: Vinamilk áp dụng mô hình phân phối đa kênh, từ đại lý, siêu thị, cửa hàng tiện lợi đến bán hàng trực tuyến. Nhờ ứng dụng công nghệ, công ty có thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và tối ưu tuyến giao hàng.
- Phản hồi và đổi trả minh bạch: Một điểm nổi bật khác là hệ thống phản hồi khách hàng minh bạch. Mọi phản ánh đều được ghi nhận, phân tích và xử lý kịp thời. Điều này không chỉ giúp cải thiện dịch vụ mà còn tạo dựng niềm tin lâu dài.
Tất cả các khâu này đều được liên kết chặt chẽ thông qua hệ thống công nghệ thông tin, giúp Vinamilk kiểm soát từ đầu đến cuối quá trình sản xuất – phân phối – chăm sóc khách hàng.
Phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình chuỗi cung ứng hiệu quả
Trong kỷ nguyên số, phần mềm không còn là lựa chọn mà đã trở thành công cụ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng. SlimCRM là một trong những giải pháp phần mềm quản trị kết hợp chuỗi cung ứng được thiết kế đặc biệt để phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
SlimCRM cung cấp các tính năng như sau:
- Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin nhà cung cấp, theo dõi lịch sử đơn hàng, tự động đánh giá hiệu suất.
- Tự động hóa mua hàng: Tạo đơn mua, theo dõi tiến độ giao hàng và cảnh báo khi gần đến hạn.
- Kiểm soát tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực, tích hợp cảnh báo tồn kho tối thiểu, lập kế hoạch nhập hàng thông minh.
- Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, theo dõi nguyên vật liệu và năng suất từng công đoạn.
- Báo cáo thông minh: Cung cấp hệ thống báo cáo phân tích theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác.
- Kết hợp tất cả trong một: Tích hợp công cụ quản lý khách hàng, quản lý tài chính, quản lý kho,... trong một nền tảng
Dùng thử phần mềm quản lý SlimCRM tại đây.
Kết luận
Quy trình chuỗi cung ứng không chỉ là hệ thống vận hành mà còn là nền tảng chiến lược tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ từng bước, ứng dụng công nghệ phù hợp và liên tục cải tiến là điều kiện cần để doanh nghiệp không bị tụt lại trong cuộc đua số hóa.
Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm kiếm cách nâng cấp chuỗi cung ứng, đừng đợi đến khi thị trường thay đổi, hãy chủ động chuyển đổi từ hôm nay.
