Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc đó là quản lý và sắp xếp công việc cần làm một cách hợp lý. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc nghe thì có vẻ đơn giản khi bạn chỉ cần sắp xếp lại công việc mà mình cần làm. Thế nhưng, không phải ai cũng có thể kiểm soát công việc của mình một cách khoa học. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn 7 bước và cách 10 cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất hiện nay.
7 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một quá trình quan trọng trong quản lý thời gian và công việc. Dưới đây là một số bước để bạn có thể thực hiện:
1. Xác định Mục Tiêu: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu hoặc kết quả mà bạn muốn đạt được. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ công việc nào quan trọng và cần được ưu tiên hơn.
2. Liệt kê Công Việc: Tạo danh sách tất cả công việc cần hoàn thành. Đảm bảo bạn đã đưa vào danh sách cả công việc lớn và nhỏ.
3. Ưu Tiên Công Việc:
a. Đánh giá ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng: Xem xét mức độ quan trọng của mỗi công việc đối với mục tiêu hoặc kế hoạch của bạn.
b. Đánh giá ưu tiên dựa trên thời gian: Xem xét hạn chót hoặc thời điểm quan trọng của mỗi công việc.
c. Đánh giá khả năng hoàn thành: Xem xét khả năng của bạn để hoàn thành mỗi công việc.
4. Sắp xếp theo Ưu Tiên: Sắp xếp danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu với công việc quan trọng nhất hoặc công việc có hạn chót gần nhất.
5. Tạo Lịch Làm Việc: Dựa vào danh sách đã sắp xếp, tạo lịch làm việc của bạn. Đảm bảo bạn dành thời gian cho những công việc quan trọng nhất trước.
6. Quản lý Thời Gian: Khi bạn đã có lịch làm việc, tuân thủ lịch và cố gắng hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên. Tránh lãng phí thời gian vào công việc ít quan trọng hơn.
7. Đánh Giá và Điều Chỉnh: Thường xuyên xem xét danh sách công việc và điều chỉnh ưu tiên nếu cần thiết. Có thể có những thay đổi trong mức độ quan trọng hoặc khả năng hoàn thành theo thời gian.
Xem thêm: Quy trình quản lý công việc chuẩn từ A-Z cho doanh nghiệp
10 cách ưu tiên công việc phổ biến nhất hiện nay
Tạo một Master List và chia nhỏ công việc
Trước khi học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, bạn nên tập tổng hợp mọi thứ lại trước. Hãy bắt đầu sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên bằng một Master List. Bạn có thể dùng một văn bản, một ứng dụng hay thậm chí một mảnh giấy để ghi lại mọi công việc đang làm và sắp làm.
Khi đã có danh sách mọi việc cần làm trong tay thì đó là lúc bạn chia chúng thành mục tiêu hằng tháng, hằng tuần, rồi hằng ngày để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc.
Như nhà tư vấn về năng suất công việc Brian Tracy giải thích, danh sách hằng tháng của bạn cần được rút ra từ Master List rồi cứ thế mà tiếp tục xuống các cấp nhỏ hơn. Như vậy, bạn có thể chắc rằng nhiệm vụ hằng ngày của mình đi theo những mục tiêu lớn hơn.
Nhưng đừng để bị sa đà vào những công việc ấy. Đúng là việc check từng mục trong danh sách thỏa mãn thật đấy, nhưng bạn phải nhớ rằng mình cần ưu tiên những công việc mang lại hiệu quả cao hơn.
Hãy luôn nhớ định lý Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20): 20% công sức của bạn tạo ra đến 80% kết quả. Hãy tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa.
Cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên bằng ma trận Eisenhower
Nếu bạn đang không biết rằng mình phải ưu tiên công việc nào trước thì Ma trận Eisenhower giúp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 4 cấp chắc hẳn sẽ là một công cụ hữu hiệu dành cho bạn. Ma trận này được phát triển bởi cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó là một hình vuông được chia thành 4 ô vuông nhỏ giúp bạn phân loại công việc theo mức độ “khẩn cấp” và mức độ "quan trọng”.
Hiểu một cách đơn giản, việc “khẩn cấp” là những việc bạn thấy cần phải được xử lý ngay tức khắc, ví dụ như email, điện thoại, tin nhắn hoặc tin tức; còn việc “quan trọng” là những việc có đóng góp vào mục tiêu, nhiệm vụ dài hạn của bạn.
Thứ tự ưu tiên công việc trong ma trận Eisenhowher sẽ cần được xử lý như sau:
- Khẩn cấp và quan trọng: làm sớm nhất có thể
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch cho chúng
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: chuyển cho người khác làm
- Không quan trọng và không khẩn cấp: gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt
Ví dụ về các mức độ ưu tiên khi sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower của nhân viên Sales như sau:
- Công việc nào khẩn cấp và quan trọng? Gọi điện cho khách hàng tiềm năng để chốt hợp đồng
- Công việc nào quan trọng nhưng không khẩn cấp? Lập báo cáo cho cấp trên
- Công việc nào là công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp? Trả lời cuộc gọi từ đồng nghiệp khác
- Không quan trọng và không khẩn cấp? Lướt Facebook hoặc mạng xã hội trong thời gian làm việc, xem youtube...
Bạn cũng có thể xem thêm bài viết cụ thể về ma trận Eisenhower để hiểu rõ hơn về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc này!
Ưu tiên việc quan trọng bằng phương pháp Ivy Lee
Nhiều khi, dù bạn đã rất cố gắng nhưng vẫn không thể hoàn thành tất cả những công việc vừa quan trọng lại vừa khẩn cấp mà mình đã đề ra. Vậy phải làm sao để có thể ưu tiên công việc một cách hợp lý?
Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được sáng tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đơn giản đến không ngờ.
Cách thực hiện như sau:
- Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
- Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
- Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
- Lặp lại quy trình trên mỗi ngày
Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên việc quan trọng cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách.
Mô hình ưu tiên công việc ABCDE
Dù đã có list những công việc quan trọng nhất cần làm trong ngày, vẫn còn tồn tại một câu hỏi lớn: Trong những công việc quan trọng ấy thì đâu là công việc bạn cần phải giải quyết trước? Bây giờ là lúc để Phương pháp ABCDE của Brian Tracy phát huy.
Vậy thì phương pháp abcde có thứ tự ưu tiên công việc quan trọng như thế nào? Thay vì xếp tất cả những việc đó vào cùng một cấp ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia từng việc ra ít nhất 2 cấp bậc khác nhau.
Cách làm như sau:
- Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
- Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
- Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.
Phương pháp này trông có vẻ đơn giản nhưng trong phần lớn trường hợp, bạn gần như không thể phân biệt giữa việc A3 và việc B1. Dù vậy, việc gán cho mỗi mục nhiều cấp bậc ưu tiên khác nhau giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng.
Khởi động một ngày bằng quy tắc ăn “con ếch sống” trước
Một khi bạn đã liệt kê được những công việc quan trọng nhất, bước tiếp theo là chọn cách bắt đầu ngày mới.
Việc lựa chọn cách bắt đầu ngày mới bằng công việc nào là vô cùng quan trọng. Cách bạn bắt đầu một ngày mới sẽ quyết định đến cách bạn làm việc trong cả ngày hôm đó. Thông thường, việc xử lý một nhiệm vụ khó nhằn nhưng quan trọng đầu tiên sẽ giúp bạn có thêm nhiều nguồn động lực, khơi gợi được nguồn cảm hứng và giúp bạn có thêm năng lượng để xử lý công việc trong suốt ngày dài.
Đó là lý do tại sao rất nhiều chuyên gia về hiệu suất làm việc đề nghị bạn nên lao vào làm công việc quan trọng nhất (Most Important Task - MIT) khi bắt đầu một ngày - như câu nói lừng danh của Mark Twain: “Nếu bạn phải ăn một con ếch sống thì thà đừng ngồi nhìn nó nữa!”
Khi sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cho công việc mỗi ngày, hãy cố xếp những “con ếch sống” đó lên đầu danh sách của bạn.
Cắt bỏ những mục tiêu "vừa đủ" bằng phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett
Dù mỗi ngày bạn có làm việc hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cũng hóa vô nghĩa nếu bạn nhắm sai đích. Vì vậy, bạn nên tái đánh giá định kỳ những mục tiêu và ưu tiên dài hạn để chắc rằng mình vẫn đang đi đúng hướng.
Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp rất hay để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc:
- Đầu tiên, bạn hãy viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của mình. Đó có thể là mục tiêu cuộc đời, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ thứ gì bạn muốn làm.
- Tiếp theo, khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó.
- Cuối cùng, những mục tiêu bạn không khoanh tròn sẽ bị xếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”.
- Thay vì gắng hoàn thành những mục tiêu đó trong thời gian rảnh, hãy chủ động tránh xa chúng bởi đó là những việc đủ quan trọng để phân tán sự chú ý của bạn nhưng không giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.
Ngụy biện chi phí chìm (đừng sửa một con thuyền thủng mà hãy đổi thuyền)
Khi làm những bài tập sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên công việc, hãy luôn nhớ rằng bạn cần phải linh hoạt. Không ai có thể biết trước tương lai và những kế hoạch ưu tiên đó cũng chỉ dựa trên dự đoán mà thôi.
Đôi khi bạn thấy những dự đoán của mình khi xếp thứ tự ưu tiên đã thay đổi. Lúc đó thì khó mà không thất vọng, nhưng đừng để sự thất vọng đó bóp méo đánh giá của mình.
Con người chúng ta rất dễ mắc phải ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy) - một hiện tượng tâm lý khi bạn thấy mình cần phải làm tiếp chỉ vì mình đã lỡ đổ công sức và thời gian cho việc đó rồi. Nhưng thực tế là bất kể bạn đã dành thời gian để làm gì, bạn vẫn không bao giờ có lại khoảng thời gian đã mất. Thời gian dùng để làm tiếp những việc ưu tiên sai chỉ bị phí hoài vô nghĩa.
Có nhiều lúc bạn nên dành công sức để đổi thuyền thay vì cố sửa một con thuyền mục.
Quản lý ưu tiên với phương pháp Agile Scrum
Phương pháp ưu tiên công việc với Agile Scrum là một quá trình liên tục được thực hiện bởi Product Owner (PO) để xác định thứ tự thực hiện các hạng mục trong Product Backlog. PO cần xem xét các yếu tố sau để xác định mức độ ưu tiên của từng hạng mục:
- Giá trị kinh doanh: Hạng mục nào mang lại giá trị kinh doanh cao nhất cho khách hàng?
- Nhu cầu của khách hàng: Hạng mục nào đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhất của khách hàng?
- Khả năng thực hiện: Hạng mục nào có thể được thực hiện trong thời gian và ngân sách cho phép?
- Rủi ro: Hạng mục nào có nguy cơ cao nhất không được hoàn thành hoặc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng?
Sau khi xem xét các yếu tố trên, PO có thể sử dụng các phương pháp sau để sắp xếp thứ tự ưu tiên các hạng mục:
- Phân loại theo mức độ ưu tiên: Hạng mục được phân loại thành các mức độ ưu tiên, chẳng hạn như "Cần thiết", "Ưu tiên", và "Tùy chọn".
- Đánh giá bằng điểm: Mỗi hạng mục được đánh giá bằng một số điểm, với số điểm càng cao thì mức độ ưu tiên càng cao.
- Sử dụng phương pháp bỏ phiếu: Các bên liên quan tham gia bỏ phiếu cho các hạng mục mà họ cho là quan trọng nhất.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một quá trình quan trọng trong phương pháp Agile Scrum. Nó giúp đảm bảo rằng các hạng mục quan trọng nhất được thực hiện trước, giúp dự án đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Sử dụng Hệ số nhân thời gian để tận dụng tối đa thời gian hàng ngày
Làm những công việc phù hợp có thể tạo ra 2 mặt của vấn đề: giúp bạn có thêm thời gian trong tương lai hoặc lấy đi nó. Khi bạn học cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, hãy nhận thức sâu sắc về tác động của các lựa chọn đối với nghĩa vụ trong tương lai của mình. Điều tốt nhất bạn có thể làm ở đây là tập trung vào hệ số nhân thời gian.
Hệ số nhân thời gian là những chiến lược hoặc công cụ giúp bạn tạo ra nhiều thời gian hơn trong tương lai
Thay vì hỏi 'Điều quan trọng nhất tôi có thể làm ngày hôm nay là gì?', các phép nhân thời gian sẽ hỏi 'Điều quan trọng nhất tôi có thể làm hôm nay để giúp ngày mai tốt hơn là gì?' Nói cách khác, bằng cách nghĩ về cách chúng ta sử dụng thời gian ngày hôm nay, chúng ta có thể giải phóng thời gian của mình trong tương lai. Các mô hình ưu tiên công việc mà SlimCRM đã nêu ở trên là một phần của việc này. Nhưng môi trường làm việc và thói quen của bạn cũng vậy. Bằng cách ưu tiên những thói quen đúng đắn và tạo ra một môi trường làm việc không bị phân tâm, bạn sẽ có thêm thời gian cho mình trong tương lai.
Ưu tiên những công việc quan trọng nhất trong những giờ làm hiệu quả nhất
Bạn có thể tăng cường hiệu suất của mình bằng cách kết hợp hiệu quả giữa việc ưu tiên nhiệm vụ và quản lý thời gian. Chúng ta thường trải qua biến động về năng lượng và tập trung trong suốt ngày (được gọi là đường cong năng suất). Nói một cách khác, có những khoảnh khắc cụ thể trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả hơn một cách tự nhiên. Nếu bạn có thể xác định được thời điểm đó và sau đó sắp xếp công việc quan trọng nhất của bạn vào khoảnh khắc đó, bạn đang đặt mình vào tình thế tốt nhất để có một ngày hết sức hiệu quả.
Sử dụng phần mềm quản lý sắp xếp công việc hiệu quả
Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống. Đó cũng là lý do vì sao có hàng ngàn phần mềm quản lý, sắp xếp công việc được viết mới mỗi năm. Việc sử dụng các ứng dụng sắp xếp công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian khi lên kế hoạch cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Là một trong những phần mềm quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả nhất hiện nay, SlimCRM hỗ trợ người dùng lên danh sách chi tiết kế hoạch phải làm trong ngày cùng thời gian tương ứng cần hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cho phép phân quyền vai trò quản trị và người dùng một cách linh hoạt, tạo động lực làm việc với phương pháp OKRs hiện đại.
SlimCRM còn được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn bởi đáp ứng nhiều tính năng thông minh vượt trội như:
- Quản lý dự án trực quan theo chuẩn PMI, chế độ xem giúp trực quan hóa lịch trình và thời gian của dự án.
- Quản lý khách hàng với Sales Pipeline và Smart View
- Kiểm soát và thúc đẩy dòng tiền theo thời gian thực
- Báo cáo tự động trực quan cho cấp quản lý, lãnh đạo
- Khả năng tùy biến, phân quyền, tích hợp linh hoạt
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm miễn phí không giới hạn phần mềm quản lý công việc SlimCRM hoặc bạn cũng có thể đọc thêm các phần mềm quản lý công việc phổ biến trên thị trường để có sự so sánh!
Việc gì cần tránh khi sắp xếp mức độ ưu tiên công việc?
Dưới đây là một số việc cần tránh khi sắp xếp mức độ ưu tiên công việc:
- Không xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của công việc. Khi sắp xếp mức độ ưu tiên công việc, bạn cần xem xét các yếu tố như tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, khả năng thực hiện, và rủi ro.
- Không tham khảo ý kiến của các bên liên quan. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần tham khảo ý kiến của các bên liên quan, chẳng hạn như khách hàng, đồng nghiệp, và quản lý, để có được đánh giá khách quan về mức độ ưu tiên của công việc.
- Không linh hoạt trong việc sắp xếp mức độ ưu tiên. Mức độ ưu tiên của công việc có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, bạn cần linh hoạt trong việc sắp xếp mức độ ưu tiên để đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất luôn được ưu tiên thực hiện.
- Chỉ dựa vào thời hạn: Không chỉ dựa vào thời hạn để quyết định ưu tiên. Có thể có những công việc quan trọng hơn nhưng không cần hoàn thành gấp.
- Không cân nhắc sức lực cá nhân: Không xem xét khả năng và thời gian cá nhân khi xác định mức độ ưu tiên. Mức độ khả năng hoàn thành cũng quan trọng.
Lời kết
Sắp xếp công việc thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, dù là phần mềm hay phương pháp, hãy chọn cách phù hợp nhất thay vì dùng thật nhiều phương pháp cùng lúc. Và cách tốt nhất để tìm ra được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn là hãy tự mình trải nghiệm.
Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp vừa và nhỏ với mong muốn tìm kiếm cho mình một công cụ giúp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dễ dàng và toàn diện, SlimCRM có thể là một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Đăng ký để nhận tư vấn và dùng thử miễn phí phần mềm quản trị doanh nghiệp SlimCRM tại đây.
