Văn hóa dường như vô hình lại ảnh hưởng đến mọi mặt đời sống doanh nghiệp, từ tinh thần nhân sự, hiệu suất nhóm đến kết quả chung. Văn hóa doanh nghiệp mạnh đủ sức lan tỏa từ nội bộ nhân viên đến khách hàng và đối tác. Với nguyên tắc 3C khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp sau đây, bạn sẽ biết cách đặt kỳ vọng, thúc đẩy tập thể hành động và duy trì thái độ đúng để thành công. Cùng tìm hiểu nhé.
Nguyên tắc 3C là gì?
3C là gì? Nguyên tắc 3C là viết tắt của 3 yếu tố quan trọng cần có để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp hiệu quả, bao gồm:
- Clarity (Sự rõ ràng): Các giá trị và kỳ vọng của doanh nghiệp cần được truyền đạt rõ ràng và nhất quán cho tất cả nhân viên.
- Communication (Giao tiếp): Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ tin cậy và hợp tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Consistency (Nhất quán): Các giá trị và kỳ vọng của doanh nghiệp cần được thực hiện nhất quán trong mọi hành động của doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp là gì? Quan hệ giữa quy tắc 3C và văn hóa doanh nghiệp
Chúng ta có đang nghĩ giống nhau không? Văn hóa doanh nghiệp hiểu đơn giản là cách một tập thể hành động. Họ tuân theo những kỳ vọng chung - những gì họ trông chờ ở nhau mọi lúc, trong mọi tình huống, dù là đối nội hay đối ngoại.
Văn hóa doanh nghiệp bao gồm thái độ, hành vi, cách ăn mặc, cách ứng xử, thói quen, phong cách làm việc và giao tiếp. Tất cả là khuôn mẫu để kiến tạo môi trường tốt nhất giúp tập thể cảm thấy hài lòng và lao động hiệu quả.
Tạp chí Harvard Business Review sau khi khảo sát 20.000 nhân viên tại 50 doanh nghiệp đã kết luận rằng: Trong công việc, động lực sẽ quyết định hiệu suất.
Họ phát hiện ra rằng, văn hóa doanh nghiệp trong một nhóm ưa hành động sẽ tối đa hóa vai trò, mục đích và tiềm năng của nhân sự, đồng thời giảm thiểu áp lực tinh thần, áp lực kinh tế, và sự trì trệ. Nói cách khác là mọi người kéo nhau tiến về phía trước, và không ai còn nghĩ đến việc rời bỏ. Như vậy, với nhà quản lý, văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống thúc đẩy hiệu suất. Bạn đề ra và hiện thực hóa sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa nguyên tắc 3C và văn hóa doanh nghiệp là mối quan hệ tương hỗ. Quy tắc 3C là nền tảng để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Khi quy tắc 3C được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và thành công.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về mối quan hệ giữa quy tắc 3C và văn hóa doanh nghiệp:
- Một doanh nghiệp có nguyên tắc 3C tốt sẽ có một môi trường làm việc cởi mở và thân thiện, nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có động lực để làm việc.
- Một doanh nghiệp có nguyên tắc 3C tốt sẽ có một đội ngũ nhân viên gắn bó và đoàn kết, sẵn sàng hợp tác để đạt được mục tiêu chung.
- Một doanh nghiệp có nguyên tắc 3C tốt sẽ được khách hàng và đối tác tin tưởng, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Tham khảo thêm 8 loại hình văn hóa doanh nghiệp theo Harvard Business Review tại đây.
Vì sao phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp?
Bạn cần có niềm tin vào đội nhóm của mình, kể cả khi vắng mặt. Văn hóa doanh nghiệp sẽ thay bạn định hướng, dẫn dắt họ hành động đúng như kỳ vọng ngay cả trong tình huống bất ngờ - điều lại rất thường xảy ra trong công việc.
Khi bạn yên tâm trao quyền cho nhân sự, bạn sẽ thấy họ tự chủ và sáng tạo hơn để cải tiến doanh nghiệp như thế nào.
Hơn thế, một nền văn hóa ổn định sẽ giúp bạn thu hút đúng nhân tài, giảm bớt thời gian và tâm sức thử sai, đồng thời giữ được các ngôi sao sáng giá trong doanh nghiệp.
Cụ thể, sau đây là 8 lợi ích để thuyết phục bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngay:
- Tham gia nhiều hơn: Nhân viên chủ động và tích cực hơn trong công việc, siêng tương tác, có khả năng truyền cảm hứng cho nhau.
- Ít nghỉ việc hơn: Vì nhân viên thấy được giá trị của họ trong doanh nghiệp, họ hài lòng và ít nghĩ đến nhảy việc hơn. Bạn cũng tiết kiệm được khâu tuyển dụng.
- Năng suất cao hơn: Nhân viên có nguồn lực và công cụ họ cần, có chung tư duy để xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
- Thương hiệu mạnh hơn: Vì văn hóa doanh nghiệp còn biểu hiện ra ngoài, nên bên nào làm tốt sẽ được khách hàng và đối tác ủng hộ.
- Biến đổi tốt hơn: Văn hóa mạnh là lợi thế lớn trong việc thúc đẩy nhân sự hoàn thiện bản thân. Hãy ghi nhận nỗ lực của họ để khuyến khích thay đổi.
- Giữ người tốt hơn: Các ngôi sao của bạn sẽ muốn ở trong một đội giỏi với sự tưởng thưởng xứng đáng. Hãy đảm bảo rằng họ được trân trọng.
- Hội nhập nhanh hơn: Việc onboarding và đào tạo nhân viên mới sẽ nhẹ nhàng hơn khi bạn thống nhất kỳ vọng với họ ngay từ đầu.
- Môi trường lành mạnh hơn: Không cần dò đoán suy nghĩ và trách nhiệm của nhau, một nền văn hóa doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp mọi người yên tâm làm việc.
Nguyên tắc 3C trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Vậy làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả? Quá trình hình thành một nền văn hóa cần tuân theo Nguyên tắc 3C: Clarity - Communication - Consistency. Cùng xem chúng là gì nhé.
Clarity - Làm rõ giá trị
Chữ C đầu tiên trong nguyên tắc 3C - Clarity nghĩa là lãnh đạo và các bên liên quan cần thống nhất với nhau về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là những điều thường được đưa lên website doanh nghiệp, hay vào trong các tài liệu truyền thông.
Ngoài ra, lãnh đạo cũng cần trao đổi về các khía cạnh chủ chốt và làm rõ các kỳ vọng trong văn hóa doanh nghiệp bạn.
Những điểm bạn nên cân nhắc khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp bao gồm:
- Tinh thần cam kết, chất lượng và kết quả làm việc
- Cách giao tiếp và chia sẻ kiến thức
- Phong cách quản lý và lãnh đạo
- Sự hợp tác giữa các phòng ban, đội nhóm
- Những cải tiến tại nơi làm việc.
Communication - Truyền đạt kỳ vọng
Chữ C thứ 2 trong nguyên tắc 3C - Communication - Truyền đạt kỳ vọng được giải thích rằng: nhân sự khó lòng hành động khi chưa biết rõ bạn đang mong đợi những gì. Kỳ vọng của doanh nghiệp cần được truyền đạt sáng rõ, và càng sớm càng tốt, ngay từ khi phỏng vấn ứng viên hay hội nhập người mới.
Thay vì chỉ phát đi quyển sổ tay nhân viên, hãy trao đổi kỳ vọng hằng ngày với đội nhóm của bạn. Bạn cần thể hiện được văn hóa doanh nghiệp mình là như thế nào và đảm bảo mọi người đều tuân thủ, bắt đầu từ cấp lãnh đạo trở xuống.
- Các cuộc họp định kỳ là việc nên làm. Nếu điều kiện không cho phép tụ tập, hãy tổ chức họp online để gắn kết đội nhóm. Bạn có thể hẹn thêm các buổi họp 1-1 nếu cần thiết.
- Hãy làm gương. Hãy cho nhân viên thấy là bạn cũng nghiêm túc. Khi đặt ra quy định mới, bạn cần đi đầu trong việc thực hiện, đồng thời giám sát, đảm bảo mọi người đều tuân theo.
- Cảm kích và tuyên dương sẽ giúp tập thể duy trì hành vi tích cực. Bạn có thể rất bận rộn hằng ngày, nhưng đừng quên để ý và khích lệ mỗi khi nhân viên làm tốt.
Consistency - Nhất quán hành động
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp rồi thì làm thế nào để duy trì hiệu quả của nó? Tập thể phải kiên định với các giá trị đã đề ra, và đảm bảo sự nhất quán trong hành động. Mỗi cá nhân sẽ hài lòng và yên tâm công tác khi nằm trong một tập thể ổn định.
Ngược lại, khi bạn không nhất quán, nhân viên sẽ bối rối ngay. Khi họ có cảm tưởng rằng dường như kỳ vọng chỉ áp lên một số người thay vì tất cả, họ sẽ thấy bất công và mất định hướng.
Khi có những nhân viên không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, đừng đẽo cày giữa đường để cố làm hài lòng tất cả mọi người. Hãy trao đổi thẳng thắn với người phụ trách nhân viên để xem vì sao từ đầu họ đã không đảm bảo được sự nhất quán cần thiết.
Tính nhất quán trong nguyên tắc 3C còn giúp bạn tuyển được đúng người. Khi thể hiện thống nhất trong mọi khâu của quá trình tuyển dụng, tự nhiên bạn sẽ thu hút được nhân tài phù hợp. Họ sẽ đến và làm vững mạnh thêm nền văn hóa doanh nghiệp sẵn có của bạn.
Hướng dẫn quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong 5 bước đơn giản
Bước 1: Đánh giá
Mỗi doanh nghiệp đều có văn hóa riêng dù bạn đã để tâm xây dựng hay chưa. Bạn phải xác định văn hóa doanh nghiệp mình hiện tại là gì và đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của nó.
Bạn cần đặc biệt chú ý nếu văn hóa sẵn có mang màu sắc độc hại (toxic). Không có văn hóa tốt, văn hóa xấu - đơn giản sự độc hại ở đây là những gì cản trở doanh nghiệp phát triển.
Checklist để hiểu văn hóa doanh nghiệp hiện tại của bạn bao gồm:
- Tài liệu định hướng văn hóa doanh nghiệp: Nếu có thì sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi ở đây là gì? Lần gần nhất bạn cập nhật chúng là bao giờ?
- Tương tác hằng ngày của nhân viên: Mỗi người đã phát huy hết tiềm năng chưa? Họ có được lắng nghe và hỗ trợ đầy đủ không?
- Kỳ vọng trong các hoạt động hiện tại: Việc tuyển dụng, thăng chức, quản lý hiệu suất, thủ tục, quy trình doanh nghiệp,... được tổ chức thế nào?
- Khảo sát nhân viên: Tìm hiểu xem văn hóa doanh nghiệp của bạn đã có điểm nào tốt bằng cách hỏi nhân viên, chẳng hạn họ có muốn giới thiệu doanh nghiệp với người quen không?
- Tỷ lệ nghỉ việc: Nếu mọi người thích làm việc, thích tham gia, tương tác với nhau thì có thể bạn sẽ thấy tỷ lệ nghỉ việc thấp.
Khi đã xác định được văn hóa hiện tại là thế nào, bạn cần quyết định văn hóa mới sẽ ra sao. Bước 2 sau đây rất quan trọng trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Bước 2: Nghiên cứu
Bài tập của bạn là tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp trong các công ty đầu ngành. Hãy xem bạn có thể rút tỉa được gì từ phương pháp của họ, và tinh chỉnh cho phù hợp với điều kiện riêng ở công ty mình.
Dưới đây là một số việc bạn có thể bắt đầu ngay:
- Khuyến khích trao đổi, sinh hoạt liên phòng ban để gắn kết nhân sự, từ đó gia tăng lòng trung thành của cá nhân với tập thể.
- Sử dụng công cụ cộng tác để khuyến khích sự tham gia. Các phần mềm quản lý công việc hiện đại có thể giúp nhân viên cùng trò chuyện và phản hồi nhanh chóng trên từng nhiệm vụ, dễ dàng đảm bảo hiệu suất chung.
- Đưa giá trị cốt lõi vào bộ phận nhân sự: Việc tuân thủ chính sách lao động có thể gây ảnh hưởng tích cực đến văn hóa doanh nghiệp, bắt đầu từ những tác vụ hằng ngày như chấm công hay phê duyệt nghỉ phép. Hãy cân nhắc sử dụng một hệ thống quản trị doanh nghiệp để hỗ trợ HR của bạn.
Bước 3: Hợp lực
Mặc dù HR thường đi đầu phong trào, mỗi thay đổi trong doanh nghiệp cần phải được các cấp lãnh đạo tiếp nhận, bởi họ mới có khả năng làm gương và dẫn dắt tổ chức.
Hãy Làm rõ giá trị và Truyền đạt kỳ vọng đến toàn bộ các lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp để thúc đẩy sự thay đổi.
Khi đã thuyết phục được họ, hãy khuyến khích họ tự chủ bằng cách cộng tác trong khâu tiếp theo. Hãy đưa ra các ưu tiên và giải pháp rõ ràng mà bạn đã tìm ra ở bước 2, đảm bảo rằng họ nắm vững chiến lược để gây ảnh hưởng đến tập thể.
Bước 4: Triển khai
Để thành công trong bất cứ phong trào nào, bạn cần tất cả mọi người đều tin sự thay đổi là cần thiết. Hãy sử dụng cả tài liệu và các cuộc trao đổi minh bạch để đưa ra lợi ích từ góc độ của nhân viên.
Hãy thu hút sự tham gia của họ trong suốt quá trình triển khai để giảm thiểu sự phản kháng. Bạn có thể tổ chức họp cũng như mở các kênh phản hồi khác để giải đáp câu hỏi phát sinh khi thực thi.
Cần thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo để quá trình chuyển đổi văn hóa diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Giám sát
Sau bước triển khai, hãy liên tục theo dõi văn hóa doanh nghiệp của mình để đảm bảo rằng các thay đổi vẫn còn hiệu quả. Những gì bạn cần làm để duy trì Consistency - Nhất quán hành động bao gồm:
- Theo dõi khả năng tiếp nhận các sáng kiến mới của nhân sự và hỗ trợ họ khi cần.
- Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc: Lý tưởng thì nó sẽ giảm khi bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả, vì nhân viên đã có động lực mạnh mẽ để gắn bó lâu dài.
- Tiếp tục xin phản hồi để xem nhân viên nghĩ gì và làm gì trong văn hóa mới, từ đó có sự điều chỉnh hợp lý.
- Xem xét các tiêu chí khác như danh tiếng công ty hay chất lượng công việc để đánh giá hiệu quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: Mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sự chuẩn quốc tế
Lời kết
Trong suốt quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp với nguyên tắc 3C, hãy nhớ rằng sự thay đổi không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Bạn cần giữ tinh thần cởi mở và linh động điều chỉnh chiến lược theo thời gian, cho đến khi khám phá ra điều gì mới là phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Kết quả sẽ xứng đáng với nỗ lực của bạn: Một tập thể đoàn kết với ý chí vững vàng và động lực chiến thắng mạnh mẽ.
