Bạn có muốn biết bí mật để tăng năng suất cho đội ngũ bán hàng? Đó chính là một lịch trình làm việc được thiết kế bài bản.
Công việc bán hàng không hề dễ dàng. Giữa việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thực hiện các cuộc gọi lạnh, gửi email tiếp cận và chốt hợp đồng, các đại diện bán hàng luôn phải đối mặt với nhiều áp lực. Việc tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý và hiệu quả có thể giúp các nhân viên bán hàng quản lý thời gian của họ tốt hơn, giảm căng thẳng và đạt được hiệu suất tốt hơn.
Thực tế là không có một lịch trình làm việc chung nào phù hợp cho mọi nhân viên kinh doanh. Lịch trình lý tưởng cho bạn sẽ phụ thuộc vào phong cách làm việc cá nhân, lĩnh vực bạn đang hoạt động và mục tiêu bạn đặt ra.
Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung mà tất cả nhân viên kinh doanh có thể áp dụng để tạo ra một lịch trình hiệu quả giúp họ đạt được mục tiêu của mình.
Nguyên tắc Tối ưu Lịch Làm Việc
Khi làm việc trong lĩnh vực bán hàng, quản lý thời gian và tối ưu hóa lịch làm việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Việc thiết lập một lịch trình hợp lý không chỉ giúp bạn tăng năng suất mà còn đảm bảo sức khỏe tinh thần và thể chất của mình. Dưới đây là những gợi ý về lịch làm việc hoàn hảo cho các đại diện bán hàng nhằm đạt được hiệu quả cao mà không bị kiệt sức.
1. Bắt Đầu Với Mục Tiêu Rõ Ràng
Điều đầu tiên cần làm mỗi ngày là xác định rõ mục tiêu của bạn. Đặt ra các ưu tiên giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.
2. Chia Ngày Thành Các Giai Đoạn Cụ Thể
Chia nhỏ ngày làm việc thành các giai đoạn khác nhau giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.
3. Quản Lý Khách Hàng Và Đường Ống Bán Hàng
Bạn nên tập trung vào các giao dịch đã hoàn thành trong 90 ngày đầu, các giao dịch đang ở giai đoạn đề xuất, và các cơ hội mới cần khám phá hoặc đặt lịch hẹn.
4. Thời Gian Dành Cho Công Việc Phát Sinh
Đừng quên dành các khoảng thời gian riêng (từ 30 phút đến 45 phút) dành cho các công việc hành chính và những nhiệm vụ cấp bách. Đây là lúc bạn giải quyết các công việc giấy tờ, xử lý những vấn đề khẩn cấp, và chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho các nhiệm vụ sau này.
5. Suy Ngẫm Và Lập Kế Hoạch
Thời gian cuối ngày là để xem xét lại kết quả công việc trong ngày, ghi chú lại những thành công và những điểm cần cải thiện. Đây cũng là thời điểm bạn lên kế hoạch cho ngày hôm sau hoặc tuần tiếp theo, đảm bảo rằng mọi ưu tiên đều rõ ràng và có hướng đi cụ thể.
6. Lịch Làm Việc Linh Hoạt
Ngoài lịch làm việc chuẩn, bạn cũng có thể điều chỉnh lịch trình của mình dựa trên nhu cầu cá nhân hoặc những biến động trong công việc. Ví dụ, nếu cần thêm thời gian để hoàn thành công việc, bạn có thể chọn lịch làm việc dài hơn từ 8:00 sáng đến 6:00 chiều hoặc thậm chí là lịch làm việc ngắn hơn từ 8:00 sáng đến 1:00 chiều khi cần tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
7. Lời Khuyên Từ Các Chuyên Gia
Các chuyên gia khuyên rằng việc thiết lập quy tắc cho lịch trình của mình là điều cần thiết. Việc này bao gồm việc giới hạn các khung giờ cho phép khách hàng tiềm năng lên lịch hẹn, thường vào buổi chiều các ngày thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm. Lịch làm việc nên linh hoạt cho đến một ngày trước đó, khi bạn khóa lại lịch trình trước khi kết thúc ngày làm việc.
Lịch làm việc tiêu chuẩn cho nhân viên bán hàng B2B
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu một lịch trình làm việc mẫu cho nhân viên kinh doanh và đưa ra một số mẹo để bạn tạo ra lịch trình lý tưởng của riêng mình.
Đầu tiên, chúng ta hãy chia ngày làm việc của người bán hàng b2b thành bốn nhiệm vụ cốt lõi:
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (FIND)
Thuyết phục và chốt hợp đồng (WIN)
Duy trì và phát triển danh sách khách hàng hiện tại (KEEP)
Quản lý đường ống bán hàng (sales pipeline)
Trước hết hãy cùng xem qua cách thức chung để tổ chức một ngày làm việc của nhân viên bán hàng B2B
Buổi sáng:
8:00 - 8:30 sáng: Bắt đầu ngày mới với một điều tích cực (thưởng thức 1 tách cafe hay tưới cây), kiểm tra email công việc, xem lại kế hoạch trong ngày và các ưu tiên, chuẩn bị cho các cuộc họp và nhiệm vụ trong ngày
8:30 - 10:00 sáng: Dành thời gian này cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ, chẳng hạn như viết email đề xuất, nghiên cứu khách hàng tiềm năng hoặc tạo ra nội dung bán hàng.
10:00 sáng - 12:00 trưa: Thực hiện các cuộc gọi lạnh hoặc gửi email tiếp cận trong khoảng thời gian này. Buổi sáng thường là thời điểm tốt nhất để liên hệ với khách hàng tiềm năng vì họ có thể rảnh rỗi hơn.
Buổi trưa:
12:00 - 1:00 trưa: Nghỉ trưa và nạp năng lượng. Dành thời gian để thư giãn và thoát khỏi công việc để có thể trở lại với một tâm trí minh mẫn.
Buổi chiều:
1:00 - 2:00 chiều: Dành thời gian đầu giờ chiều để trả lời email, tin nhắn và các yêu cầu khác từ khách hàng tiềm năng và khách hàng.
2:00 - 4:00 chiều: Tiếp tục thực hiện các cuộc gọi hoặc gửi email tiếp cận, hoặc dành thời gian này để tham gia các cuộc họp trực tuyến, meeting online hoặc các sự kiện kết nối khác.
4:00 - 5:00 chiều: Dành giờ cuối cùng trong ngày để cập nhật CRM của bạn, quản lý đường ống bán hàng, lên kế hoạch cho ngày hôm sau và hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ còn dang dở nào.
Mẫu lịch làm việc hiệu suất cao đang áp dụng tại SlimCRM
Nếu những gợi ý trên là chưa đủ chi tiết thì bạn hãy thử 2 mẫu lịch làm việc mà chúng tôi đang áp dụng tại SlimCRM để giúp một nhân viên bán hàng luôn đi đúng hướng và không ngừng nâng cao hiệu suất
Mẫu 1: Lịch làm việc cả ngày từ 8h sáng - 17h chiều
Có thể áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp nhưng đặc biệt tối ưu cho doanh nghiệp đang sử dụng SlimCRM
8:00 sáng-9:00 sáng: chuẩn bị và lên kế hoạch
Đầu tiên, hãy bắt đầu ngày mới với một điều tích cực (thưởng thức 1 tách cafe hay tưới cây)
Mẹo: không nên xem tin tức hay kiểm tra facebook vào buổi sáng vì các thuật toán sẽ khiến bạn không thể dừng lại được
Xem lại kế hoạch trong ngày theo thứ tự
Reminder: Xem lại danh sách nhắc nhở quan trọng cần chú ý, như cuộc gọi, email cần thực hiện với khách hàng tiềm năng (sử dụng tính năng “nhắc nhở của tôi”)
Meeting: Các cuộc họp, buổi demo đã lên lịch trong ngày, cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia (xem tính năng “cuộc hẹn trong ngày”)
Due: Các nhiệm vụ có hạn chót cần hoàn thành (xem tính năng “công việc của tôi”)
Projects: Các dự án dài hạn cần theo dõi tiến độ và cập nhật (tab “Dự án của tôi”)
To-Do: Hãy tổng hợp và liệt kê thành danh sách đầu việc quan trọng cần hoàn thành trong ngày (tính năng today checklist)
9:00 sáng-11:30 sáng: ưu tiên chốt hợp đồng (WIN), và giữ chân khách hàng cũ (KEEP)
Làm việc theo thứ tự ưu tiên
Meeting (nếu có): Gặp gỡ khách hàng, demo sản phẩm, thương lượng hợp đồng,...
Khách hàng mới ký trong 90 ngày gần đây
Cơ hội tiềm năng cao
Sử dụng bất kỳ thời gian còn lại nào để:
Follow Up: thực hiện các cuộc gọi, gửi email và nhắn tin zalo để follow up
Notes: Ghi chú, ý tưởng hoặc thông tin quan trọng cần lưu lại (sử dụng tính năng ghi chú)
Mẹo: bạn có thể dùng Trợ Lý AI để hỗ trợ soạn nội dung email và kịch bản gọi điện cá nhân hóa (xem video)
11h30 -12h00: Các công việc phát sinh
Giải quyết bất kỳ nhiệm vụ khẩn cấp nào phát sinh vào buổi sáng (ví dụ một yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng)
Xử lý mọi công việc hành chính
Xây dựng thương hiệu cá nhân (xem hướng dẫn)
12:00 trưa - 13:30: Nghỉ trưa kết hợp cập nhật tin tức mới trong ngày
13:30 trưa-14:30 chiều: Quản lý đường ống bán hàng
Xác định Các Cơ hội Bán hàng: để tập trung nguồn lực
Xem xét và loại bỏ những cơ hội trì trệ.
Xem lại các số liệu chính về đường ống bán hàng (sử dụng “báo cáo hiệu suất bán hàng”)
Mẹo: Hãy sử dụng các tính năng hỗ trợ từ SlimCRM
- Cơ hội có điểm cơ hội cao
- Cơ hội chưa liên hệ trong 7 / 14 / 30 ngày
- Sử dụng Trợ lý AI để gợi ý cơ hội tiềm năng nhất
14:30 trưa-16:30 chiều: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (FIND)
Meeting (nếu có): Gặp gỡ khách hàng, demo sản phẩm, thương lượng hợp đồng,...
Sử dụng bất kỳ thời gian còn lại nào để:
Follow Up: thực hiện các cuộc gọi, email, tin nhắn để chăm sóc (1) các cơ hội trong đường ống bán hàng hoặc (2) đối tác bán hàng quan trọng
Notes & Remind: Ghi chú các thông tin quan trọng cần lưu lại đồng thời đặt nhắc nhở cho các lịch chăm sóc tiếp theo
Mẹo: hãy sử dụng các tính năng chăm sóc cơ hội tự động và chấm điểm cơ hội để tăng hiệu suất
16h30 -17h00: Các công việc phát sinh
Giải quyết bất kỳ nhiệm vụ khẩn cấp nào phát sinh vào buổi chiều (ví dụ một yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng)
Xử lý mọi công việc hành chính
17:00 chiều-17:30 chiều: Suy ngẫm & Lên kế hoạch
Suy ngẫm về công việc trong ngày, ghi nhận những thành công và lĩnh vực cần cải thiện
Nghe lại cuộc gọi (có thể dùng Trợ Lý AI để đánh giá cuộc gọi)
Xem báo cáo hiệu suất bán hàng của mình
Mẫu 2: Lịch làm việc nửa ngày từ 8 giờ sáng đến 1 giờ chiều
Thời gian này dài hơn một chút so với nửa ngày thông thường, nhưng sẽ cho phép bạn hoàn thành mọi việc mà không phải mang công việc về nhà.
8:00 sáng-8:30 sáng: chuẩn bị và lên kế hoạch
Xem lại kế hoạch trong ngày
Xem lại các ưu tiên
Chuẩn bị cho các cuộc họp và nhiệm vụ
8:30 sáng-11:00 sáng: Chốt hợp đồng (WIN) và tìm kiếm khách hàng tiềm năng (FIND)
Kết hợp phát triển thị trường với phát triển bán hàng
Làm việc theo thứ tự ưu tiên:
Meeting (nếu có): Gặp gỡ khách hàng, demo sản phẩm, thương lượng hợp đồng,...
Email: soạn và gửi các email cần trả lời trong ngày, đặc biệt là các cơ hội đã demo, đã gửi đề xuất và hợp đồng
Call: thực hiện các cuộc gọi, đặc biệt là các cuộc gọi quan trọng với khách hàng tiềm năng cao hoặc đối tác bán hàng quan trọng
Follow Up: thực hiện các cuộc gọi, email, tin nhắn để chăm sóc các cơ hội trong đường ống bán hàng
11:00 sáng-11:30 sáng: Quản lý đường ống bán hàng
11:30 sáng-12:00 sáng: Công việc hành chính và khẩn cấp
Xử lý mọi công việc hành chính
Giải quyết bất kỳ nhiệm vụ khẩn cấp nào phát sinh
12:00 trưa-1:00 chiều: Suy ngẫm, Lập kế hoạch & Tìm kiếm thêm
Suy ngẫm về công việc buổi sáng
Lên kế hoạch cho ngày hoặc tuần tiếp theo
Nếu còn thời gian, hãy sử dụng thời gian đó để tìm kiếm thêm thông tin hoặc hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào bị bỏ lỡ
Lưu ý:
Lịch trình này chỉ mang tính chất tham khảo. Bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với tính chất công việc và phong cách làm việc của mình.
Hãy linh hoạt và sẵn sàng thay đổi lịch trình khi cần thiết.
Điều quan trọng nhất là tạo ra một lịch trình giúp bạn làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra
Kết luận:
Bằng cách tạo ra một lịch trình làm việc khoa học và hiệu quả, bạn sẽ giúp nhân viên bán hàng của mình tăng cường hiệu suất, đạt được mục tiêu và gặt hái nhiều thành công hơn.
Và hãy ghi nhớ những điểm quan trọng sau
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Quản lý thời gian hiệu quả.
Giảm thiểu sự phân tâm và trì hoãn.
Tăng cường năng suất và hiệu quả.
Kết thúc một ngày làm việc hiệu quả và sảng khoái
