Phần Mềm Outreach Là Gì? Outreach Có Thực Sự Là “Vũ Khí” Lợi Hại Trong Thời Đại Tự Động Hóa?

Phần mềm Outreach đang ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong thời đại số. Vậy chính xác Phần mềm Outreach là gì? Bài viết này sẽ phân tích vai trò của phần mềm Outreach trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đề cập đến cả ưu điểm và hạn chế để bạn có được cái nhìn khách quan nhất.

Phần mềm Outreach là gì? Phân biệt thuật ngữ “Outreach” - phần mềm Outreach

Trước tiên chúng ta cần phân biệt rõ thuật ngữ “Outreach” và phần mềm Outreach để có được thông tin tổng quan và chính xác nhất.

Thuật ngữ “Outreach” đề cập tới một chiến lược tiếp cận chủ động nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ, tạo dựng nhận thức và tương tác với các cá nhân hoặc tổ chức có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như:

• Email outreach: Gửi email cá nhân hóa đến khách hàng tiềm năng, đối tác, influencer,...
• Social media outreach: Kết nối và tương tác với người dùng trên các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter,...
• Community outreach: Tham gia vào các cộng đồng trực tuyến, diễn đàn, nhóm Facebook,... để xây dựng mối quan hệ và quảng bá thương hiệu.
• PR outreach: Tiếp cận với các nhà báo, blogger, influencer,... để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc chia sẻ câu chuyện của doanh nghiệp.

Các hoạt động Outreach hướng tới mục tiêu cuối cùng là 

• Tăng nhận diện thương hiệu
• Tạo backlink chất lượng
• Tăng traffic cho website
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Phần mềm Outreach là một nền tảng thu hút bán hàng (sales engagement platform) dựa trên nền tảng đám mây, được thiết kế để giúp các nhóm bán hàng kết nối với khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn. Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ toàn diện để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tiếp cận, từ gửi email đến lên lịch cuộc gọi và theo dõi, giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng, đúng thời điểm với đúng thông điệp, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và thúc đẩy doanh số. 

Các tính năng của phần mềm Outreach

Tương tác bán hàng

Tính năng chính của phần mềm Outreach là tương tác bán hàng - bao gồm một gói các công cụ khác nhau để giúp bạn kết nối với các leads, chuyển đổi họ thành khách hàng tiềm năng, và đưa thành công họ thành khách hàng của doanh nghiệp. Công cụ tiếp cận khách hàng bán hàng này thực hiện điều đó thông qua các tính năng hỗ trợ.

Công cụ dự đoán doanh thu (Pipeline Calculator)

Công cụ Pipeline Calculator tạo mô hình dự đoán về số lượng chuỗi tương tác bán hàng cần xây dựng để đạt được mục tiêu doanh thu bán hàng trong quý hoặc năm. Với công cụ này, bạn có thể sớm nhận biết được sự thiếu hụt doanh thu thực tế so với doanh thu dự kiến, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Chuỗi tương tác bán hàng (Outreach Sequences)

Phần mềm đưa ra dự đoán về các chiếc lược tiếp cận khách hàng sử dụng chuỗi bán hàng hoặc quy trình làm việc cụ thể.

Doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình này trên Outreach bằng cách sử dụng công cụ Sequences. Ưu điểm của công cụ này là bạn có thể sử dụng các mẫu chuỗi tương tác đã được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp khác được chứng minh mang lại hiệu quả. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các bước trong mẫu để tạo quy trình làm việc phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Lập lịch hẹn dễ dàng với Calendar

Trong các chiến dịch tiếp cận khách hàng, bạn thường gửi lời mời bản demo miễn phí, giới thiệu sản phẩm hoặc lên lịch cho các cuộc họp online, offline với khách hàng. Outreach giúp nhân viên bán hàng dễ dàng gửi lịch hẹn trống cho khách hàng tiềm năng bằng công cụ Outreach Calendar.

Công cụ này cũng khéo léo tích hợp lịch hẹn vào email tiếp cận khách hàng dưới dạng nút có thể nhấp. Khách hàng tiềm năng chỉ cần nhấp vào nút thời gian mong muốn để đặt lịch hẹn.

Trợ lý email thông minh

Các nhân viên bán hàng thường gặp khó khăn trong việc soạn email phản hồi khách hàng bởi có quá nhiều yêu cầu từ khách hàng cần được phản hổi, hoặc số lượng email nhận về quá nhiều. Outreach đã tiên phong cung cấp trợ lý email trong phần mềm của mình. Khi trả lời email từ khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng có thể sử dụng công cụ soạn email AI. Thậm chí, công cụ cung cấp nhiều tùy chỉnh như cài đặt thời gian đọc email, điều chỉnh giọng văn, v.v.

Tối ưu hóa quy trình làm việc với Task Flow 

Nhân viên thường mất nhiều thời gian để tìm kiếm, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Quy trình này khi được thực hiện thủ công dễ dẫn đến sai sót và giảm năng suất.

Tính năng Task Flow của Outreach có thể khắc phục điều này. Phần mềm hỗ trợ bạn bằng cách hiển thị danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành theo đúng thứ tự ưu tiên, bao gồm hành động, email, cuộc gọi, v.v.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp với tính năng Hội thoại thông minh 

Thành công của giao dịch phụ thuộc rất lớn vào việc giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng. Tuy nhiên, do hạn chế chủ quan, nhân viên bán hàng đôi khi quên đề cập đến những nội dung quan trọng. Khách hàng có thể đặt ra những câu hỏi chuyên môn phức tạp mà nhân viên bán hàng không thể giải đáp ngay, dẫn đến gián đoạn mạch hội thoại và tạo ấn tượng không tốt. Việc phải ghi chú trong suốt cuộc họp và tìm kiếm tài liệu về sản phẩm/dịch vụ cũng chiếm rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên.

Để giải quyết những vấn đề này, Outreach cung cấp giải pháp Trợ lý ảo giao tiếp. Với trợ lý ảo này, bạn có thể yêu cầu chúng:

• Hỗ trợ cuộc họp trực tiếp: tham gia và ghi âm cuộc họp (với sự cho phép), ghi lại những thông tin quan trọng; tự động hiển thị các gợi ý về câu trả lời trên màn hình của nhân viên
• Xác định hành động cần thực hiện: xác định các hành động cần thực hiện được đề cập trong cuộc gọi và liên kết chúng với phần nội dung tương ứng trong bản ghi.
• Nâng cao hiệu quả huấn luyện bán hàng: Quản lý có thể sử dụng bản ghi âm của Kaia để phân tích cuộc gọi bán hàng, xác định các điểm cần cải thiện và cung cấp hướng dẫn cụ thể cho từng nhân viên.
• Tự động gửi tài liệu sản phẩm hoặc báo giá sau cuộc gọi

Phân tích Insights giao dịch

Nhân viên bán hàng thường đầu tư quá nhiều thời gian vào những giao dịch mà không đo lường chính xác được khả năng thành công của chúng. Tính năng phân tích insights giao dịch của Outreach giúp bạn xác định sớm những giao dịch kém tiềm năng, từ đó tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

Phần mềm đánh giá bằng các thẻ điểm của giao dịch, từ đó đề xuất giải pháp xử lý giao dịch từ AI và theo dõi tiến độ giao dịch (tích cực hoặc tiêu cực) để đưa ra đánh giá

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Tính năng Báo cáo của Outreach giúp bạn đánh giá hiệu quả làm việc của bộ phận bán hàng. Bạn có thể tìm thấy dữ liệu quan trọng về tất cả các chiến dịch, kế hoạch tiếp cận khách hàng. Những báo cáo này được cập nhật tự động và liên tục dựa trên những dữ liệu phần mềm thu thập được. 

So sánh Outreach và Salesforce

Cả Salesforce và Outreach đều là những nền tảng hiệu quả cho hoạt động bán hàng, nhưng chúng phục vụ cho những nhu cầu và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Để người dùng có cái nhìn tổng quan và rõ nét hơn về Outreach, dưới đây là bản so sánh chi tiết:

Khi nào nên chọn Outreach?

• Trọng tâm chính của bạn là tiếp cận và thu hút bán hàng: Outreach chuyên về việc hợp lý hóa và tự động hóa giao tiếp qua email, lên lịch cuộc gọi và theo dõi.
• Bạn muốn phân tích mức độ tương tác bán hàng chi tiết: Outreach cung cấp thông tin chi tiết chuyên sâu về tương tác của khách hàng tiềm năng để tối ưu hóa chiến lược tiếp cận của bạn.

RevOps và Outreach: Sự kết hợp cho hiệu suất doanh thu tối ưu

RevOps (Revenue Operations) và Outreach là hai yếu tố có sự liên kết chặt chẽ, bổ trợ cho nhau để tạo ra hiệu suất doanh thu tối ưu cho doanh nghiệp.

Điểm chung của RevOps và Outreach:

• Cùng hướng đến mục tiêu tăng trưởng doanh thu: Cả RevOps và Outreach đều hướng đến mục tiêu tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
• Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định: Cả hai đều dựa trên dữ liệu để phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định chiến lược cho hoạt động kinh doanh.
• Chú trọng tự động hóa: RevOps và Outreach đều tận dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình, giải phóng nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cách thức Outreach hỗ trợ cho RevOps:

• Tạo phễu bán hàng hiệu quả: Outreach giúp RevOps xây dựng quy trình bán hàng bài bản, tự động hóa các tác vụ tiếp cận khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng mối quan hệ và chuyển đổi thành khách hàng. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn như tư vấn, giải đáp thắc mắc và chốt sales.

Ví dụ: RevOps có thể sử dụng Outreach để tự động hóa các tác vụ như gửi email chào mừng, giới thiệu sản phẩm, nhắc nhở lịch hẹn,... 

• Cung cấp dữ liệu chi tiết: Outreach theo dõi và phân tích hiệu suất của từng chiến dịch, cung cấp dữ liệu chi tiết về hành vi khách hàng, từ đó giúp RevOps đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ: RevOps có thể sử dụng dữ liệu từ Outreach để xác định kênh tiếp cận khách hàng hiệu quả nhất, nội dung email thu hút nhất, thời gian gửi email tối ưu,... Từ đó, RevOps có thể điều chỉnh chiến lược bán hàng, tối ưu hóa quy trình và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

• Đồng bộ dữ liệu với các phòng ban: Outreach tích hợp với các phần mềm CRM, marketing automation, giúp RevOps đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, tạo nên sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Vậy giá mà các doanh nghiệp cần bỏ ra nếu muốn sở hữu phần mềm Outreach là bao nhiêu?

Hiện tại Outreach chưa có chính sách công khai giá trên trang web của họ. Muốn nắm được các thông tin về giá, bạn cần liên lạc với nhân viên bán hàng của Outreach. Tuy nhiên, theo nguồn tin từ Lemlist - một công ty lớn trong lĩnh vực Saas với quy mô toàn cầu, mức giá các gói dịch vụ của Outreach giao động 100 USD/người dùng/tháng (tương đương khoảng hơn 2.500.000 VND) và các gói dịch vụ chỉ được bán theo năm. 

Những hạn chế của phần mềm Outreach đối với các doanh nghiệp Việt

Outreach được biết đến như một "cỗ máy" hiệu suất cho hoạt động bán hàng với khả năng tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vượt trội, Outreach vẫn tồn tại một số bất cập, đặc biệt là với các doanh nghiệp Việt vừa và nhỏ (SME).

Rào cản về giá cả và hình thức thanh toán:

Mức giá cao là rào cản lớn nhất đối với các SME khi tiếp cận Outreach. Các gói dịch vụ của Outreach chỉ được bán theo năm, đòi hỏi doanh nghiệp phải chi trả một khoản phí lớn ngay từ đầu. Điều này tạo áp lực tài chính không nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn đầu phát triển. Trong khi đó, thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm CRM và tự động hóa bán hàng với mức giá phải chăng hơn, cung cấp gói dịch vụ linh hoạt theo tháng, phù hợp với khả năng tài chính của SME.

Phạm vi hoạt động hạn chế:

Outreach tập trung chuyên sâu vào lĩnh vực bán hàng, chưa chú trọng đến các mảng khác như vận hành, quản lý nhân sự. Điều này buộc doanh nghiệp phải sử dụng thêm nhiều phần mềm khác để quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh. Việc này cùng lúc gây ra nhiều bất cập:

• Phát sinh chi phí: Doanh nghiệp phải trả phí cho nhiều phần mềm khác nhau.
• Khó khăn trong tích hợp: Việc đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau thường gặp nhiều trở ngại, gây lãng phí thời gian và công sức.
• Giảm hiệu suất làm việc: Nhân viên phải thao tác trên nhiều nền tảng khác nhau, gây khó khăn trong việc quản lý và theo dõi công việc.

SlimCRM: Giải pháp thay thế Outreach tối ưu cho doanh nghiệp Việt

Từ những hạn chế của Outreach về giá cả, hình thức thanh toán và phạm vi hoạt động, SlimCRM đã đưa ra giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại thị trường Việt Nam.

Vượt qua rào cản về giá cả:

Hiểu rõ khó khăn của SME Việt, SlimCRM cung cấp gói dịch vụ linh hoạt với mức giá phải chăng hơn, phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính.

Mở rộng phạm vi hoạt động:

Không chỉ tập trung vào bán hàng, SlimCRM là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, bao gồm:

• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, quản lý pipeline bán hàng hiệu quả.
• Tự động hóa marketing: Tạo phễu bán hàng tự động, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, cá nhân hóa email marketing.
• Quản lý dự án: Phân công công việc, theo dõi tiến độ, quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Quản lý bán hàng: Theo dõi đơn hàng, quản lý kho, báo cáo doanh thu.
• Hóa đơn điện tử: Tạo và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.

Ưu điểm vượt trội của SlimCRM so với Outreach ở thị trường Việt Nam:

• Giao diện tiếng Việt thân thiện: Dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng người dùng.
• Hỗ trợ khách hàng trong khâu đào tạo sử dụng phần mềm: Đội ngũ hỗ trợ tận tâm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Hãy trải nghiệm miễn phí toàn bộ các tính năng của phần mềm tại đây để kiểm chứng!

Trên đây là bài viết cung cấp các kiến thức và thông tin cơ bản về phần mềm Outreach. Hy vọng bài viết đã mang lại giá trị hữu ích cho bạn và mong bạn tìm ra được giải pháp công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp của mình.