Bạn đang quản lý khách hàng bằng CRM, nhưng vẫn phải nhập tay, gửi báo giá thủ công, hoặc giao lead qua Zalo? Đó là dấu hiệu cho thấy hệ thống của bạn chưa được tự động hóa đúng cách. Với nền tảng Make, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa CRM mà không cần viết code – từ ghi nhận khách hàng mới, phân chia lead, đến gửi báo giá và chăm sóc sau bán hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 tình huống sử dụng Make để tự động hóa CRM – thực tế, dễ áp dụng, có thể triển khai ngay hôm nay.
Bạn đang quản lý khách hàng bằng CRM, nhưng vẫn phải nhập tay, gửi báo giá thủ công, hoặc giao lead qua Zalo? Đó là dấu hiệu cho thấy hệ thống của bạn chưa được tự động hóa đúng cách. Với nền tảng Make, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa CRM mà không cần viết code – từ ghi nhận khách hàng mới, phân chia lead, đến gửi báo giá và chăm sóc sau bán hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 tình huống sử dụng Make để tự động hóa CRM – thực tế, dễ áp dụng, có thể triển khai ngay hôm nay.
Tự động hóa CRM (CRM Automation) là gì?
Tự động hóa CRM (Customer Relationship Management Automation) là quá trình thiết kế để hệ thống CRM tự xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, thay vì phụ thuộc vào con người nhập liệu, theo dõi và nhắc việc thủ công.
Ví dụ:
- Khi khách điền form > CRM tự tạo bản ghi khách hàng mới
- Khi lead đạt điểm số cao > CRM tự thông báo cho sale phụ trách
- Khi trạng thái deal thay đổi > CRM tự gửi báo giá, cập nhật Google Sheets, hoặc tạo task hỗ trợ
Việc tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, tránh bỏ sót cơ hội, đồng thời tăng tốc xử lý và chuẩn hoá quy trình chăm sóc khách hàng.
Với nền tảng như Make, bạn có thể triển khai toàn bộ các luồng này mà không cần biết lập trình, chỉ bằng kéo – thả – kết nối giữa CRM và các công cụ khác như Google Sheets, Gmail, Slack, Trello…
Nếu muốn tìm hiểu thêm về Make, hãy khám phá các bài viết của SlimCRM về Make và CRM tại đây:
Make.com là gì? Hướng dẫn sử dụng Make.com chi tiết 2025
Hướng dẫn kết nối Make với SlimCRM để tự động hoá quy trình kinh doanh
So sánh Make và N8N: Hướng dẫn lựa chọn công cụ phù hợp
Make.com AI Agent là gì? Hướng dẫn sử dụng AI Agent trong Make.com
10 tình huống sử dụng Make để tự động hóa CRM
Bạn đang lặp lại những công việc gì trong CRM mỗi ngày? Từ nhập liệu, gửi email, chia lead, đến cập nhật bảng tính – hầu hết đều có thể tự động hóa. Dưới đây là 10 tình huống phổ biến mà bạn có thể triển khai ngay với Make, biến CRM thành một hệ thống làm việc không nghỉ, không lệch nhịp, và không đòi lương.
Tình huống 1: Tự động ghi lead từ form vào CRM
Vấn đề
Form đăng ký, form liên hệ hay form nhận tư vấn trên website thường là điểm đầu tiên khách hàng để lại thông tin. Nhưng ở nhiều doanh nghiệp, dữ liệu từ form vẫn phải được trích xuất và nhập tay vào CRM. Việc này không chỉ tốn thời gian, dễ sai sót, mà còn khiến bạn chậm phản hồi – và có thể mất khách hàng ngay từ bước đầu tiên.
Cách triển khai với Make
- Kết nối form (Webflow, Typeform, Google Form...) với Make qua webhook
- Khi có form mới được gửi, Make sẽ tự động tạo bản ghi khách hàng mới trong CRM (như HubSpot, Pipedrive, Zoho hoặc SlimCRM)
- Có thể thêm bước gửi thông báo cho nhân viên sale qua email hoặc Slack
- Nếu cần, Make cũng có thể ghi log vào Google Sheets để theo dõi
Lợi ích
- Loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập tay dữ liệu
- Đảm bảo khách hàng được phản hồi nhanh nhất có thể
- Tăng tính chính xác, đồng nhất dữ liệu từ đầu vào
Tình huống 2: Gửi email cảm ơn ngay khi có lead mới
Vấn đề
Nhiều doanh nghiệp có khách để lại thông tin qua form, nhưng lại phản hồi quá chậm – hoặc tệ hơn, không phản hồi gì cả. Điều này khiến khách hàng cảm thấy không được tôn trọng và dễ bỏ đi. Trong khi chỉ một email cảm ơn đơn giản, gửi ngay sau khi họ đăng ký, có thể tạo ấn tượng tốt và giữ chân họ ở lại lâu hơn.
Cách triển khai với Make
- Kết nối form (Google Forms, Typeform, Webflow...) với Make qua webhook
- Khi có form được gửi, Make vừa ghi dữ liệu vào CRM, vừa tự động gửi email cảm ơn (qua Gmail, Outlook hoặc một nền tảng email khác)
- Nội dung email có thể dùng sẵn template, chèn tên người nhận, thời gian, đường dẫn tư vấn, v.v.
- Có thể thêm bước thông báo nội bộ (Slack/Telegram) nếu cần
Lợi ích
- Phản hồi ngay lập tức – tạo trải nghiệm chuyên nghiệp
- Tăng khả năng chuyển đổi lead > khách hàng thực sự
- Giảm khối lượng công việc cho sale/admin – không còn phải “soạn từng email một”
Tình huống 3: Phân chia lead cho sale theo khu vực
Vấn đề
Ở nhiều doanh nghiệp, việc phân chia lead vẫn đang diễn ra... thủ công: người quản lý sẽ lọc thông tin khách hàng mới rồi nhắn Zalo, gửi email hoặc cập nhật Excel để giao cho từng nhân viên sale. Việc này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu minh bạch – đặc biệt khi team đông người và lead đến liên tục.
Cách triển khai với Make
- Kết nối form (hoặc nguồn tiếp nhận lead) với Make
- Khi có lead mới, Make sẽ đọc trường “địa chỉ” hoặc “tỉnh thành” trong dữ liệu
- Tùy theo địa phương, hệ thống sẽ routing (phân luồng) lead cho đúng người phụ trách bằng cách:
- Tạo bản ghi có gán sẵn người phụ trách trong CRM
- Gửi thông báo trực tiếp cho nhân viên sale
- Ghi log lại để quản lý theo dõi
Lợi ích
- Giao lead đúng người, đúng lúc, không cần người quản lý “ngồi chia tay”
- Giảm xung đột nội bộ: “lead này của ai?”, “sao người kia được nhiều hơn?”
- Tăng tốc độ xử lý – từ phản hồi đầu tiên đến chốt sale
Trải nghiệm SlimCRM miễn phí – Khám phá ngay cách SlimCRM có thể giúp bạn tự động hóa quy trình CRM và tối ưu hóa công việc hàng ngày. Bắt đầu dùng thử ngay hôm nay!
Dùng thử miễn phí SlimCRM
Tình huống 4: Làm giàu dữ liệu khách hàng bằng domain email
Vấn đề
Khi một khách hàng điền form chỉ với tên và email, đội sale thường không có đủ thông tin để đánh giá tiềm năng: công ty nào? ngành gì? quy mô bao nhiêu? Điều này dẫn đến việc mất thời gian tìm kiếm thủ công, hoặc bỏ sót lead chất lượng chỉ vì... không biết họ là ai.
Cách triển khai với Make
- Sau khi khách hàng được tạo trong CRM, Make sẽ lấy domain từ email (ví dụ: @abc.com)
- Gửi domain này đến một dịch vụ enrichment như Clearbit, Eden AI hoặc OpenAI + Google Search
- Nhận về thông tin như:
- Tên công ty, ngành, quy mô
- Trang web, vị trí địa lý
- Mô tả công ty hoặc các dữ liệu từ mạng xã hội
- Cập nhật trực tiếp vào bản ghi khách hàng trong CRM
- Tùy theo kết quả, có thể gán tag, tăng điểm lead score hoặc phân loại nhóm khách hàng
Lợi ích
- Sale hiểu rõ khách hàng hơn trước khi gọi điện/tư vấn
- Tự động phân loại lead tiềm năng – không cần lọc tay
- Tạo nền tảng cho các luồng xử lý nâng cao như: chăm sóc theo ngành, báo giá theo quy mô
Tình huống 5: Cảnh báo sale ngay khi có lead “nóng”
Vấn đề
Không phải lead nào cũng có giá trị như nhau. Một số khách hàng để lại thông tin từ landing page quảng cáo, một số khác đến từ email remarketing, và có những người… đăng ký rồi “bốc hơi”. Vấn đề là: nhiều đội sale phản hồi lead chậm – hoặc không biết đâu là lead quan trọng để ưu tiên chăm sóc trước.
Cách triển khai với Make
- Thiết lập Make nhận lead mới từ CRM, Google Sheets, Typeform…
- Gắn logic scoring: ví dụ, nếu email có đuôi công ty (@tencongty.com) + có số điện thoại + chọn gói dịch vụ > Đánh giá là “lead nóng”
- Nếu đạt điều kiện, Make sẽ tự động:
- Gửi cảnh báo ngay đến nhân viên sale qua email/Slack/Telegram
- Gắn tag hoặc đẩy lead lên đầu danh sách ưu tiên trong CRM
- Thậm chí có thể gọi API để đẩy thẳng vào một hệ thống gọi điện/tư vấn
Lợi ích
- Giúp sale phản hồi lead nóng trong “thời điểm vàng” – 5 phút đầu
- Tăng khả năng chốt đơn nhờ chăm đúng lúc, đúng người
- Tối ưu hoá nguồn lực: sale tập trung vào lead chất, không bị ngợp bởi số lượng
Tình huống 6: Gửi báo giá tự động khi chuyển trạng thái trong CRM
Vấn đề
Ở nhiều doanh nghiệp, nhân viên sale vẫn đang gửi báo giá thủ công: mở mẫu báo giá, điền thông tin, xuất PDF rồi đính kèm email gửi khách. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót – đặc biệt nếu phải xử lý nhiều khách hàng mỗi ngày.
Cách triển khai với Make
- Theo dõi CRM: khi trạng thái deal/chăm sóc chuyển sang “Quan tâm”, “Đàm phán” hoặc “Yêu cầu báo giá”
- Make sẽ tự động:
- Tạo file báo giá từ mẫu có sẵn (PDF, Google Docs...)
- Điền thông tin khách hàng + sản phẩm trực tiếp từ CRM
- Gửi email kèm báo giá đến khách hàng
- Ghi log lại trong CRM hoặc Google Sheets để theo dõi
Lợi ích
- Gửi báo giá ngay khi khách có nhu cầu – không chờ đợi
- Giảm lỗi nhập tay, đảm bảo định dạng thống nhất
- Sale tập trung vào tư vấn – không mất thời gian xử lý hành chính
Tình huống 7: Giao task cho team kỹ thuật khi khách cần hỗ trợ
Vấn đề
Sau khi chốt đơn, nhiều khách hàng sẽ yêu cầu hỗ trợ triển khai, kỹ thuật, hoặc tùy biến sản phẩm. Nhưng nếu đội sale phải nhắn tay qua Zalo, gửi email rời rạc, hoặc gọi điện nhờ bộ phận kỹ thuật tạo task – thì rủi ro bỏ sót rất cao. Chưa kể việc thiếu đồng bộ giữa các bên khiến trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng.
Cách triển khai với Make
- Khi trạng thái deal trong CRM chuyển sang “Cần hỗ trợ kỹ thuật” hoặc “Đã thanh toán”, Make sẽ:
- Tự tạo task trong hệ thống quản lý công việc (Trello, ClickUp, Asana…)
- Gắn tag, người phụ trách, deadline, mô tả dựa trên dữ liệu từ CRM
- Gửi thông báo nội bộ cho team kỹ thuật qua Slack, email hoặc Telegram
- (Tuỳ chọn) cập nhật lại trạng thái trong CRM sau khi task được xử lý
Lợi ích
- Đảm bảo chuyển giao giữa sale và kỹ thuật mượt mà
- Giảm rủi ro “quên tạo việc”, “trùng việc”, hoặc mất dữ liệu trao đổi
- Tăng sự phối hợp liên phòng ban – khách hàng cảm nhận được tốc độ và chuyên nghiệp
Tình huống 8: Tự động cập nhật Google Sheets để theo dõi lead
Vấn đề
Dù đã có CRM, nhiều phòng ban (đặc biệt là marketing, quản lý hoặc kế toán) vẫn cần dùng Google Sheets để tổng hợp, báo cáo hoặc chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên, việc cập nhật thủ công giữa CRM và Sheets rất dễ lỗi, không đồng bộ, và thường bị trễ – nhất là khi thông tin lead thay đổi liên tục.
Cách triển khai với Make
- Kết nối Make với CRM và Google Sheets
- Khi có lead mới được tạo hoặc trạng thái lead thay đổi, Make sẽ:
- Tự động tạo dòng mới trong Google Sheets
- Hoặc cập nhật dòng sẵn có (dựa theo ID, email, số điện thoại)
- Có thể lọc dữ liệu theo điều kiện (chỉ lead từ quảng cáo, chỉ lead đã báo giá...)
- Ngoài ra, Make có thể lên lịch tự động backup CRM sang Google Sheets mỗi ngày/tuần
Lợi ích
- Luôn có Google Sheets “sống” để theo dõi mà không cần nhập tay
- Phù hợp với phòng ban không dùng CRM thường xuyên
- Dễ chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giữa các bộ phận
Chỉ cần vài phút để cải thiện quy trình CRM của bạn! Đăng ký dùng thử SlimCRM miễn phí và trải nghiệm tính năng tự động hóa mạnh mẽ mà không cần kỹ thuật.
Bắt đầu ngay với SlimCRM
Tình huống 9: Tạo deal tự động từ email gửi đến CRM
Vấn đề
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, khách hàng thường liên hệ qua email trực tiếp với đội sale hoặc email công ty (ví dụ: contact@tencongty.com). Tuy nhiên, nếu không có hệ thống tự ghi nhận, email có thể bị bỏ sót, hoặc sale trả lời mà không cập nhật lên CRM, gây đứt gãy thông tin và khó quản lý pipeline.
Cách triển khai với Make
- Kết nối hộp thư email (Gmail, Outlook...) với Make
- Khi có email mới đến (ví dụ: từ form, khách hàng, báo giá...), Make sẽ:
- Trích xuất thông tin người gửi, nội dung chính
- Kiểm tra xem email này đã có trong CRM chưa
- Nếu chưa có, tự động tạo một bản ghi lead hoặc deal mới
- Ghi lại nội dung email làm log giao tiếp đầu tiên
- (Tuỳ chọn) thông báo nội bộ để sale phản hồi kịp thời
Lợi ích
- Không bỏ sót email khách hàng gửi đến
- Tự động khởi tạo cơ hội kinh doanh trong CRM – không phụ thuộc con người
- Đồng bộ dữ liệu giữa kênh giao tiếp và hệ thống quản lý khách hàng
Tình huống 10: Gửi chuỗi email nuôi dưỡng tự động
Vấn đề
Không phải khách hàng nào cũng sẵn sàng mua ngay từ lần đầu để lại thông tin. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ quên nhóm khách hàng này – dẫn đến việc mất cơ hội nuôi dưỡng và chốt sale về sau. Gửi email theo cách thủ công lại mất thời gian, khó kiểm soát và không cá nhân hóa được.
Cách triển khai với Make
- Kết nối CRM với hệ thống email marketing (Mailchimp, Gmail, Email Pro, Sendinblue…)
- Khi khách hàng mới được ghi nhận (hoặc gắn tag “chưa sẵn sàng mua”), Make sẽ:
- Tự động thêm họ vào chuỗi email nuôi dưỡng (workflow định trước)
- Chuỗi có thể gồm: giới thiệu sản phẩm > case study > testimonial > offer khuyến mãi
- Theo dõi hành vi mở mail, click link để chấm điểm tương tác (lead scoring)
- Khi điểm cao, có thể gắn tag “tiềm năng” và báo cho sale tiếp cận
Lợi ích
- Duy trì kết nối liên tục với khách hàng chưa mua
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi thông qua tiếp cận đúng thời điểm
- Tiết kiệm thời gian cho marketing và sale, vẫn đảm bảo hiệu quả chăm sóc
Tích hợp SlimCRM với Make – CRM Việt chuẩn sẵn cho tự động hóa
Bạn đã có công cụ để tự động hóa. Nhưng CRM của bạn có sẵn sàng cho điều đó chưa?
Hầu hết các CRM phổ biến trên thị trường đều yêu cầu người dùng kỹ thuật cao hoặc tốn thời gian tích hợp. Nhưng với SlimCRM, doanh nghiệp Việt đã có một lựa chọn tối ưu hơn:
> Một hệ thống CRM đã được tích hợp sẵn với Make.com – nền tảng automation không cần code, hỗ trợ hơn 1500 ứng dụng.
Những gì bạn có thể tự động hóa ngay với SlimCRM + Make:
- Ghi khách hàng mới từ form, Zalo, chatbot vào SlimCRM
- Giao việc tự động khi khách hàng có yêu cầu triển khai
- Tự gửi báo giá khi trạng thái CRM chuyển sang “Quan tâm”
- Ghi log giao dịch vào Google Sheets, gửi thông báo cho nhóm sale
- Kết nối xuyên suốt với Gmail, Email Pro, Slack, ClickUp, Notion...
Điểm mạnh của SlimCRM khi kết hợp Make:
- API mở, tài liệu rõ ràng, hỗ trợ tốt
- Có module riêng hỗ trợ Make gọi dữ liệu đầu vào/ra dễ dàng
- Đội ngũ SlimCRM có sẵn tài liệu & mẫu luồng giúp bạn khởi động nhanh
Cùng SlimCRM tự động hóa CRM ngay hôm nay!
Tự động hóa CRM không phải là một lựa chọn, mà là một bước đi tất yếu để doanh nghiệp giữ vững và phát triển trong kỷ nguyên số. Nếu bạn vẫn đang phụ thuộc vào những công việc thủ công trong CRM – nhập liệu, gửi báo giá, phân chia lead – thì đây chính là lúc để “xoá bỏ” những thao tác tốn thời gian đó, và để Make làm việc thay bạn.
Nếu bạn thấy 10 tình huống sử dụng Make đã được trình bày ở trên là những gì bạn cần, thì còn gì tuyệt vời hơn khi bắt tay vào triển khai ngay hôm nay?
