Make.com là một nền tảng mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng, cho phép bạn kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau, tạo ra các kịch bản tự động hóa đáp ứng nhu cầu cụ thể.
Trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng, make.com đã trở thành giải pháp lý tưởng cho cá nhân và doanh nghiệp muốn đơn giản hóa các tác vụ phức tạp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn sử dụng Make.com chi tiết để bạn có thể tạo ra một kịch bản tự động hoàn toàn cho doanh nghiệp của mình.
Tổng quan về Make.com
Make.com là gì?
Make.com (trước đây được biết đến với tên gọi Integromat) là một nền tảng tự động hóa quy trình tổng thể, cho phép bạn xây dựng các kịch bản tự động hóa (workflow) không cần code.
Nền tảng này cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng, giúp bạn kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau, đồng thời thiết lập các quy trình tự động hóa để tăng tốc và cải thiện hiệu quả công việc. Đây là công cụ mà các công ty AI Automation Agency như SlimAI tin dùng để triển khai cho doanh nghiệp.
Đọc thêm: AI Automation Agency là gì? Tổng quan về mô hình AI Automation Agency.
Tính năng nổi bật của Make.com
Make.com sở hữu nhiều tính năng nổi bật, bao gồm:
- Kết nối hàng trăm ứng dụng và dịch vụ: Make.com cho phép bạn kết nối với hơn 1.000 ứng dụng và dịch vụ phổ biến, từ Google Sheets, Gmail, ChatGPT, Claude, Salesforce đến các công cụ như Zapier, IFTTT và nhiều ứng dụng khác.
- Trình biên tập kịch bản trực quan: Giao diện Make.com rất dễ sử dụng, cho phép bạn tạo các kịch bản tự động hóa bằng cách kéo, thả và kết nối các module (ứng dụng) với nhau một cách trực quan.
- Hỗ trợ nhiều loại trigger và hành động: Make.com cung cấp một danh sách đa dạng các trigger (sự kiện khởi động) và hành động, giúp bạn xây dựng quy trình tự động phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Lên lịch trình và Tự động chạy: bạn có thể lên lịch chạy các kịch bản tự động hóa theo khoảng thời gian mong muốn, hoặc chạy chúng một cách thủ công khi cần thiết.
- Theo dõi và giám sát đơn giản: Make.com cung cấp bảng điều khiển để bạn theo dõi các kịch bản đang chạy, xem lịch sử hoạt động và phân tích hiệu suất.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Nền tảng Make.com hiện hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt, giúp bạn từ khắp nơi trên thế giới có thể dễ dàng sử dụng.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình với Make AI
Việc sử dụng Make.com để tự động hóa các quy trình công việc mang lại nhiều lợi ích cho bạn, bao gồm:
- Tăng năng suất: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giúp nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Giảm sai sót: Các kịch bản tự động hóa giúp loại bỏ sai sót do con người gây ra, đảm bảo các quy trình được thực hiện một cách nhất quán và chính xác.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tự động hóa các quy trình như xử lý đơn đặt hàng, gửi email xác nhận, ... giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng sự hài lòng của bạn.
- Tăng khả năng mở rộng: Các kịch bản tự động hóa cho phép mở rộng quy mô công việc mà không cần tăng nhân lực, giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững.
Hướng dẫn sử dụng Make.com gồm có 5 bước: Bước 1 là thiết lập cơ bản, Bước 2 là truy cập trình biên tập kịch bản và chọn Trigger phù hợp, Bước 3 là thêm hành động, bước 4 là chạy thử kịch bản và bước cuối cùng là nâng cao kịch bản. Các mục tiếp theo của bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước này để bạn có thể xây dựng một kịch bản tự động hoàn toàn cho doanh nghiệp của mình.
Bước 1: Thiết lập cơ bản
Sau khi tìm hiểu tổng quan về Make, chúng ta hãy cùng đến với phần hướng dẫn sử dụng Make.com. Để bắt đầu sử dụng Make.com, bạn cần thực hiện một số bước cơ bản, bao gồm đăng ký tài khoản, thiết lập hồ sơ bạn và khám phá giao diện dashboard của nền tảng.
Đăng ký tài khoản
Truy cập trang web chính thức của Make AI tại make.com và nhấp vào nút "Đăng ký". bạn có thể đăng ký tài khoản miễn phí với 1.000 thao tác/tháng hoặc tài khoản Pro với 10.000 thao tác/tháng. Tùy bạn chọn gói phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô hoạt động của bạn.
Thiết lập hồ sơ bạn
Sau khi đăng ký thành công, bạn cần hoàn thiện hồ sơ cá nhân bằng cách cung cấp thông tin cơ bản như tên, email, mật khẩu, ... Đây là bước quan trọng để có thể truy cập và sử dụng tài khoản Make.com một cách hiệu quả.
Khám phá giao diện Dashboard của Make AI
Khi đăng nhập xong, bạn sẽ được đưa đến trang Dashboard, đây là nơi quản lý và theo dõi các kịch bản tự động hóa (scenarios) của bạn. Giao diện Dashboard bao gồm các thành phần chính như:
- Organization: Màn hình tổng quan.
- Teams: Kiểm soát thành viên liên kết với tài khoản của bạn.
- Scenarios: Hiển thị danh sách các kịch bản tự động bạn đã tạo.
- Templates: Cung cấp các mẫu sẵn có để bạn tham khảo và tùy chỉnh.
- Connections (Kết nối): Thiết lập kết nối với các ứng dụng bên ngoài.
- Webhooks: Sử dụng để kích hoạt các kịch bản tự động dựa trên dữ liệu được gửi từ một nguồn bên ngoài qua HTTP request (thường là POST).
Bạn có thể bắt đầu khám phá các tính năng của Make.com và tạo ra các kịch bản tự động hóa đầu tiên từ giao diện Dashboard này.
Bước 2: Truy cập trình biên tập kịch bản và chọn Trigger phù hợp
Để xây dựng một kịch bản tự động hóa đầu tiên trên Make.com, bạn cần truy cập vào Trình Biên Tập Kịch Bản (Scenario Editor), nơi bạn có thể thiết kế, cấu hình và quản lý các quy trình tự động hóa.
Truy cập trình biên tập kịch bản
Từ Dashboard, bạn có thể nhấp vào nút "Tạo kịch bản mới" để mở trình biên tập kịch bản.
Trình biên tập kịch bản của Make.com sử dụng một giao diện trực quan, cho phép bạn tạo và quản lý các kịch bản tự động hóa bằng cách kéo, thả và kết nối các module (ứng dụng) với nhau. Giao diện của Trình Biên Tập Kịch Bản bao gồm các thành phần chính như:
- Trigger: Xác định sự kiện khởi động kịch bản tự động hóa.
- Hành động: Các bước hoặc tác vụ được thực hiện trong kịch bản.
- Điều kiện: Các điều kiện để kiểm soát luồng logic của kịch bản.
- Bộ lọc: Áp dụng bộ lọc dữ liệu vào các hành động.
Chọn và cấu hình Trigger
Khi đã truy cập vào Trình Biên Tập Kịch Bản, bước tiếp theo là chọn Trigger phù hợp với nhu cầu của bạn. Make.com hỗ trợ nhiều loại Trigger khác nhau, từ việc nhận email đến tạo Prompt trên công cụ AI. Sự lựa chọn Trigger chính xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn làm cho quá trình tự động hóa trở nên mượt mà hơn.
Sau khi chọn được Trigger, bạn sẽ cần cấu hình nó dựa trên các điều kiện và thông số cụ thể. Ví dụ, nếu bạn chọn Trigger cho một form trên Google Forms, bạn có thể chỉ định rằng kịch bản sẽ chạy bất cứ khi nào có ai đó điền và gửi form đó.
Việc cấu hình này rất quan trọng vì nó xác định chính xác thời điểm kịch bản sẽ kích hoạt, giúp đảm bảo rằng các bước tiếp theo trong quy trình tự động hóa sẽ diễn ra đúng lúc và hiệu quả.
Bước 3: Thêm các hành động vào kịch bản
Sau khi đã thiết lập Trigger cho kịch bản, bước tiếp theo là thêm các hành động mà bạn muốn thực hiện. Trong ví dụ này, SlimCRM sẽ sử dụng ghi nhận đơn hàng vào Google Sheets, chuyển dữ liệu từ Google Forms đến Google Sheets để lưu trữ dữ liệu.
Thiết lập kết nối trước khi tạo hành động
Trước tiên, để thêm hành động thì bạn cần kết nối với ứng dụng Google Form và bảng google form bạn muốn theo các bước:
Limit là giới hạn phản hồi mà bạn cho phép Make AI quét.
Thêm hành động trong Make
Để ghi nhận đơn hàng từ Google Forms vào Google Sheets, bạn cần thêm một hành động mới trong kịch bản. Hành động này sẽ yêu cầu bạn chọn Google Sheets làm ứng dụng và xác định bảng tính mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu.
Tương tự bước 2, bạn cần chọn trigger cho Google Sheets và kết nối với Sheet bạn muốn dữ liệu của Google Form chuyển vào.
Bạn có thể tải xuống file Google Sheet này để thực hiện thử.
Khi đã chọn Trigger cho Google Sheets thành công, màn hình của bạn sẽ hiển thị các hành động và các điều kiện để thực hiện.
Khi đã kết nối với Google Sheets, bạn sẽ cần chuyển dữ liệu từ Google Forms sang bảng tính. Điều này có nghĩa là bạn sẽ chỉ định chính xác cột nào trong Google Sheets sẽ nhận dữ liệu từ trường nào trong Google Forms. Ví dụ: Cột "Họ tên" trong Google Sheet thì bạn nên ấn chọn nhận dữ liệu từ câu trả lời "Họ và tên" của Google Form để Make nhận đúng dữ liệu.
Lưu ý: Trong bước này, Google Form của bạn phải có ít nhất 1 câu trả lời thì hành động trong Google Sheet mới hiển thị để bạn chọn. Bên cạnh đó, bạn cần chọn trường Answers (câu trả lời trong Goolge Form) để Make hiểu bạn muốn đưa dữ liệu gì vào Google Sheet.
Kiểm tra lại hành động
Cuối cùng, để hoàn thiện quá trình, bạn cần kiểm tra xem kết nối giữa Google Forms và Google Sheets đã hoạt động đúng chưa. Việc này có thể thực hiện bằng cách chạy thử kịch bản và xem xét liệu dữ liệu từ Google Forms có được truyền tải chính xác tới Google Sheets hay không.
Bước 4: Kiểm tra và chạy thử kịch bản
Sau khi đã xây dựng xong kịch bản, bước tiếp theo trong hướng dẫn sử dụng Make.com là kiểm tra và chạy kịch bản để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Đây là một bước quan trọng không chỉ để xác minh rằng kịch bản sẽ chạy mà còn để phân tích những gì có thể cải tiến hơn nữa.
Thực hiện chạy thử nghiệm
Bắt đầu bằng cách Ấn "Run Once" để Make AI thực hiện Kịch bản 1 lần hoặc bạn có thể chọn đặt lịch thời gian chạy kịch bản bằng cách ấn vào "Every 15 minutes".
Quá trình này là cơ hội để bạn theo dõi từng bước của kịch bản từ lúc Trigger được kích hoạt cho đến khi dữ liệu được ghi nhận trong Google Sheets. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, Make.com sẽ thông báo để bạn quay lại và điều chỉnh kịch bản cho phù hợp.
Kiểm tra hoạt động của kịch bản
Khi kịch bản đã chạy thành công, bạn có thể vào Google Sheet của mình kiểm tra xem kịch bản đã chạy đúng như những gì bạn muốn hay chưa.
Việc kiểm tra này là rất cần thiết để đảm bảo rằng dữ liệu thực sự được ghi nhận và không có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình tự động hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể thấy được thông tin chi tiết về thời gian thực hiện các tác vụ, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình hơn nữa.
Bước 5: Hướng dẫn sử dụng Make.com nâng cao kịch bản
Sau khi kịch bản tự động hóa đầu tiên hoạt động tốt, bạn có thể nâng cao thêm các tính năng bổ sung để làm cho quy trình tự động của mình trở nên linh hoạt hơn. Điều này có thể bao gồm việc gửi email xác nhận tự động, thông báo đội ngũ qua Microsoft Teams hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Make AI để nâng cao kịch bản tự động của bạn:
Gửi Email xác nhận tự động
Một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao kịch bản chính là thêm một hành động gửi email xác nhận tự động cho khách hàng ngay sau khi bạn hoàn tất đơn hàng. Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Bạn chỉ cần thêm một hành động email vào kịch bản và chọn trường "Answer Email" để lấy thông tin đơn hàng trong Google Form. Qua đó, khách hàng sẽ nhận được email thông tin chi tiết về đơn hàng của bạn hoặc hướng dẫn tiếp theo, nếu có.
Thông báo đội ngũ qua Microsoft Teams
Nếu trong doanh nghiệp có một đội ngũ phục vụ khách hàng, việc thông báo cho họ về các đơn hàng mới cũng là một bước nâng cao hữu ích. Bạn có thể thiết lập một trigger để gửi thông báo qua Microsoft Teams mỗi khi có đơn hàng mới.
Chỉ cần kết nối tài khoản Microsoft Teams với Make.com và thêm hành động gửi thông báo vào kịch bản. Điều này sẽ giúp đội ngũ khách hàng sẵn sàng xử lý các yêu cầu ngay lập tức, rút ngắn thời gian phản hồi và tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng.
Tùy chỉnh các tùy chọn giao tiếp khách hàng
Cuối cùng, bạn có thể tùy chỉnh thêm các tùy chọn giao tiếp với khách hàng. Họ có thể lựa chọn giữa việc gọi điện, nhắn tin SMS, hoặc thậm chí gửi thông báo qua ứng dụng di động.
Việc tùy chỉnh này cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc giao tiếp và chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp tạo ra mối quan hệ gần gũi hơn giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng.
Dựa trên những hướng dẫn sử dụng Make.com ở trên, giờ đây bạn đã có thể tự xây dựng một kịch bản tự động cho riêng mình.
Tạo những kịch bản tự động khác
Hướng dẫn sử dụng Make.com ở trên chúng tôi chỉ đang ví dụ về một trong những kịch bản tự động hóa đơn giản. Để tạo thêm những kịch bản tự động khác, bạn cần thử nghiệm kịch bản nào phù hợp với doanh nghiệp để tối ưu hóa cho công việc của mình.
Nếu bạn muốn tạo những kịch bản khác như sử dụng Make AI tự động viết bài SEO, tự động đăng bài lên Fanpage,... Bạn có thể tham khảo các công ty AI Automation Agency như SlimAI.
SlimAI là một công ty AI Automation Agency tiên phong đầu tiên tại Việt Nam, khác biệt hoàn toàn so với freelancer và phần mềm đơn lẻ. SlimAI cung cấp giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.
Với triết lý "Làm việc như 2035. Dù đang ở 2025", SlimAI sẽ là bạn đồng hành đáng tin cậy của mọi doanh nghiệp trong quá trình tự động hóa công việc.
Đăng ký tư vấn triển khai AI Automation ngay tại đây.
Hoặc liên hệ: 0899.172.899
Kết luận
Make.com là một nền tảng mạnh mẽ cho phép bạn tự động hóa các quy trình công việc một cách dễ dàng và hiệu quả. Qua hướng dẫn sử dụng Make.com của chúng tôi, hy vọng bạn sẽ có thể tận dụng tối đa các tính năng mà nền tảng này cung cấp. Hãy bắt tay vào trải nghiệm và khám phá sức mạnh của tự động hóa ngay hôm nay!
