Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hầu như doanh nghiệp đều luôn phải đối diện với các rủi ro không thể lường trước.
Bên cạnh những thách thức nhỏ xuất hiện thường xuyên, những thách thức lớn có thể hiếm khi xảy ra nhưng một khi xảy ra sẽ ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp có bản “kế hoạch sinh tồn” hàng năm cũng như có nguồn lực dự trữ thì tác động từ những thách thức này sẽ được hạn chế phần nào, nhằm đảm bảo khả năng sinh tồn của doanh nghiệp.
Kế hoạch sinh tồn là gì?
“Kế hoạch sinh tồn” nói trên, theo người viết, đó là Business Continuity Plan (BCP), trong đó người viết tạm dịch từ “continuity” theo nghĩa “sự sinh tồn” thay vì “sự liên tục”. BCP chính là kế hoạch giúp doanh nghiệp “sinh tồn”, vượt qua thách thức bất định từ bên ngoài.
BCP là quá trình liên quan đến việc tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi từ các mối đe dọa tiềm tàng đối với một công ty. Kế hoạch này đảm bảo rằng nhân sự và tài sản được bảo vệ, có thể duy trì hoạt động hoặc khôi phục hoạt động một cách nhanh chóng trong trường hợp xảy ra “thảm họa”.
BCP bao gồm ba phần:
- xác định rủi ro và đánh giá ảnh hưởng tới tồn vong doanh nghiệp;
- thiết lập các chiến lược và biện pháp xử lý;
- kế hoạch và nguồn lực triển khai các biện pháp xử lý trên thực tế nhằm phòng ngừa và phục hồi các hoạt động chính yếu của doanh nghiệp
Lợi ích của bản kế hoạch sinh tồn
Đối với doanh nghiệp:
- Giảm thiểu rủi ro và tổn thất: kế hoạch sinh tồn giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và ứng phó hiệu quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tổn thất tài chính, uy tín và thị phần khi có sự cố xảy ra.
- Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục: kế hoạch sinh tồn BCP giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh một cách liên tục, ngay cả khi gặp phải các sự cố gián đoạn như thiên tai, hỏa hoạn, mất điện, tấn công mạng,...
- Tăng cường khả năng phục hồi: BCP giúp doanh nghiệp xây dựng khả năng phục hồi nhanh chóng sau khi xảy ra sự cố. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của sự cố và sớm trở lại hoạt động bình thường.
- Nâng cao uy tín và vị thế cạnh tranh: kế hoạch sinh tồn thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ nâng cao uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường.
- Tiết kiệm chi phí: BCP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc phải khắc phục hậu quả của sự cố.
Đối với nhân viên:
- Tạo sự an tâm và tin tưởng: kế hoạch sinh tồn giúp nhân viên an tâm về công việc và thu nhập của mình, ngay cả khi gặp phải các sự cố bất ngờ.
- Tăng cường tinh thần đoàn kết và hợp tác: BCP giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc ứng phó với sự cố. Nhờ vậy, tinh thần đoàn kết và hợp tác trong doanh nghiệp sẽ được tăng cường.
Ngoài ra, BCP còn mang lại một số lợi ích khác như:
- Nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro
- Tăng cường khả năng thích ứng với thay đổi
- Cải thiện quy trình hoạt động
- Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
Lưu ý quan trọng để triển khai kế hoạch sinh tồn thành công
Triển khai Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong bối cảnh đầy biến động. Sau khi xây dựng kế hoạch sinh tồn ở bước 3, vai trò của đội ngũ lãnh đạo và quản lý đóng vai trò then chốt trong việc triển khai kế hoạch. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần ghi nhớ:
1. Truyền thông nội bộ hiệu quả:
- Thông tin về kế hoạch sinh tồn: Chia sẻ thông tin về BCP với toàn bộ nhân viên là bước đầu tiên để đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của mình trong việc ứng phó với các sự cố gián đoạn.
- Cấp cao dẫn dắt: Việc lãnh đạo cấp cao trực tiếp truyền thông về BCP sẽ khẳng định tầm quan trọng của kế hoạch, tạo động lực và sự tin tưởng cho nhân viên.
- Nội dung truyền thông:
- Chính sách BCP của công ty.
- Vai trò và trách nhiệm của nhân viên trước, trong và sau giai đoạn gián đoạn.
- Lợi ích của BCP đối với công việc của từng bộ phận.
- Chế tài đảm bảo nhân viên tuân thủ BCP.
2. Cụ thể hóa vai trò các cấp quản lý:
- Mắt xích kết nối: Quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối công ty và nhân viên, đảm bảo BCP được triển khai hiệu quả.
- Hỗ trợ từ trên xuống:
- Quản lý cấp cao cần tham gia trực tiếp vào việc xây dựng, cập nhật và triển khai kế hoạch sinh tồn.
- Việc đào tạo, giám sát và hỗ trợ nhân viên thực hiện BCP cần được thực hiện bởi quản lý cấp trung và team leader.
- Thúc đẩy ý thức: Quản lý hiệu quả sẽ giúp nâng cao ý thức của từng bộ phận và nhân viên trong việc thực hiện BCP, góp phần vào thành công chung của kế hoạch.
Sử dụng công nghệ cho kế hoạch sinh tồn
Công nghệ đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đại dịch Covid-19 đã khẳng định vai trò quan trọng của các nền tảng quản lý và hạ tầng công nghệ khi toàn bộ nền kinh tế chịu ảnh hưởng.
Giãn cách xã hội do Covid-19 là rào cản lớn cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Giao tiếp trực tiếp bị hạn chế, buộc doanh nghiệp phải phụ thuộc vào các kỹ thuật công nghệ để duy trì kết nối. Các phần mềm hỗ trợ giao tiếp, kết nối, quản lý công việc, báo cáo,... trở nên thiết yếu. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các giải pháp như: chấm công di động, phần mềm giao việc trực tuyến,...
Trước đại dịch, một số doanh nghiệp đã thực hiện số hóa hoạt động, tạo lợi thế cạnh tranh khi Covid-19 bùng phát. Họ có thể duy trì hoạt động kinh doanh, thậm chí phát triển nhờ mô hình kinh doanh online hay quản lý vận hành trực tuyến.
Covid-19 có thể trở thành "bình thường mới", tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ sẽ có khả năng thích ứng, phát triển và nắm bắt cơ hội trong bối cảnh mới.
Theo người viết, doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch sinh tồn song song với kế hoạch kinh doanh truyền thống. Cần dành một ngân quỹ riêng để đảm bảo bản kế hoạch sinh tồn có được nguồn lực đầy đủ nhất như hoạch định. Chuẩn bị kỹ càng cho những rủi ro, ngay cả đối với những rủi ro ít có khả năng xảy ra, chính là chìa khóa đảm bảo sự sinh tồn của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hay thay đổi và đầy biến động như hiện nay.
Nguồn: Vũ Tuấn Anh - Kinh tế SaiGon
