Agile Model là gì? Ưu nhược điểm của mô hình Agile trong quản lý dự án

Quản lý dự án theo mô hình Agile đang nhanh chóng trở nên phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Phương pháp Agile phát triển mạnh tại những nơi làm việc đòi hỏi sự liên tục thay đổi và thích nghi nếu kết quả là trải nghiệm làm việc năng suất hơn. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản nhất về mô hình Agile và cách để áp dụng phương pháp này trong quá trình quản lý dự án

Nguồn gốc của Phương pháp Agile

Phương pháp Agile được phát triển vào những năm 80 bởi hai cộng sự người Nhật Bản là Nonaka và Takeuchi, những người đang nghiên cứu chuỗi cung ứng và sản xuất vào thời điểm đó. Nguồn cảm hứng của họ đến từ phong cách thi đấu của một đội bóng bầu dục.

Một đội bóng bầu dục chuyền bóng qua lại và cố gắng ghi điểm trước đội đối thủ. Mỗi cầu thủ đều có một vai trò nhất định được xác định và toàn bộ đội bóng cùng nhau nỗ lực để giành chiến thắng. Tương tự như vậy, trong phương pháp quản lý dự án Agile, nhóm đa chức năng làm việc tập thể để đảm bảo dự án được hoàn thành nhanh chóng.

Một từ thể hiện bản chất của phương pháp Agile là "linh hoạt". Vì đây là cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm, nên các ưu tiên có thể thay đổi liên tục. Bất kỳ thay đổi nào cũng được tất cả các thành viên của nhóm Agile biết ngay lập tức, do đó khả năng giao tiếp sai lệch giảm đáng kể.

Phương pháp Agile trong quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án Agile được định nghĩa là "cách tiếp cận theo từng giai đoạn lặp lại để triển khai các yêu cầu của dự án trong suốt vòng đời của dự án". Về mặt kỹ thuật, việc gọi Agile là một trong những phương pháp của mô hình quản lý dự án sẽ là không chính xác. Bất kỳ một mô hình quản lý dự án nào cũng được định nghĩa là một tập hợp các quy tắc và quy trình cần tuân theo trong các trường hợp được mô tả sẵn.

Agile thì không như vậy; thay vào đó, nó cho phép hoàn thành quản lý dự án theo bất kỳ cách nào miễn là tuân theo các nguyên tắc cốt lõi của Agile. Các giá trị và nguyên tắc của Agile giúp nhóm suy nghĩ và tương tác theo cách có thể mang lại sự linh hoạt cho dự án.

Có một số bộ khung mà các nhóm có thể áp dụng để triển khai phương pháp Agile vào các dự án của họ. Scrum và Kanban là hai ví dụ về hai bộ khung như vậy, giúp tuân theo các nguyên tắc Agile bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án.

>> Đọc thêm: Trọn bộ 10 chỉ số quản lý dự án cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ưu điểm khi sử dụng phương pháp Agile trong quản lý dự án

Tính linh hoạt và thích ứng: Dự án Agile được thiết kế để chấp nhận sự thay đổi. Với các vòng lặp đều đặn và phản hồi liên tục, các nhóm có thể nhanh chóng phản ứng với các yêu cầu thay đổi, điều kiện thị trường và nhu cầu của khách hàng. Khả năng thích ứng này giảm nguy cơ tạo ra một sản phẩm không đáp ứng mong đợi của các bên liên quan.

• Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn: Bằng cách giao các phần việc trong các chu kỳ ngắn, các dự án Agile có thể đạt được thời gian đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn so với các phương pháp truyền thống. Điều này cho phép tổ chức nắm bắt cơ hội thị trường sớm hơn và thu thập phản hồi từ người dùng sớm trong quá trình phát triển.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Các phương pháp Agile ưu tiên sự cộng tác với khách hàng hoặc các bên liên quan. Phản hồi đều đặn và sự tham gia trong quá trình phát triển đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng phù hợp với mong đợi của họ. Điều này mang đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và mối quan hệ mạnh mẽ hơn giữa nhóm phát triển và người dùng.
• Tương tác thông tin tốt hơn: Các phương pháp Agile nhấn mạnh việc giao tiếp trong nhóm và với các bên liên quan. Các cuộc họp hàng ngày, đánh giá thường xuyên và kế hoạch cộng tác giúp cho mọi người nắm được thông tin về tiến độ dự án, thách thức và mục tiêu. Giao tiếp mở này tạo ra sự hiểu biết chung về tình trạng và mục tiêu của dự án.

Nhược điểm  khi sử dụng phương pháp Agile trong quản lý dự án

• Khả năng dự báo thấp: Vì Agile ưu tiên sự thích ứng và sự linh hoạt, việc dự đoán được sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng có thể khá khó khăn. Điều này có thể gây khó khăn trong việc lên kế hoạch cho dự án và thường yêu cầu sự linh hoạt từ phía các bên liên quan.
• Đòi hỏi sự tham gia mạnh mẽ của khách hàng: Agile đề cao việc tương tác và phản hồi thường xuyên từ khách hàng. Tuy nhiên, việc này có thể gặp khó khăn khi khách hàng không có đủ thời gian hoặc sự cam kết. Nếu khách hàng không tham gia đủ mạnh mẽ, dự án có thể mắc phải vấn đề về thiếu thông tin hoặc quyết định chậm chạp.
• Dễ dẫn đến việc thiếu tài liệu: Với việc tập trung vào sản phẩm hoạt động hơn là tài liệu, dự án Agile có thể dẫn đến việc thiếu tài liệu cần thiết cho việc hiểu rõ quá trình phát triển và sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể gây khó khăn trong việc duy trì và chia sẻ kiến thức về dự án trong tương lai.
• Khó khăn trong việc quản lý dự án lớn: Agile thường hoạt động tốt cho các dự án nhỏ đến trung bình. Tuy nhiên, khi đối mặt với dự án lớn và phức tạp, việc duy trì sự linh hoạt và quản lý các tương tác phức tạp có thể trở nên khó khăn hơn. Điều này đặc biệt đúng khi cần phải đảm bảo tính đồng nhất và hiệu suất trong quy mô lớn.

Sự khác biệt giữa Agile và Phương pháp Quản lý Dự án Truyền thống là gì?

• Thích ứng với thay đổi: Phương pháp Agile linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh theo những thay đổi, ngay cả khi thay đổi toàn bộ phạm vi dự án. Ngược lại, trong quản lý dự án truyền thống, các nhà quản lý phải chủ động xử lý nếu cần thay đổi.
• Tập trung vào khách hàng: Agile đề cao sự hài lòng của khách hàng, thường xuyên lấy ý kiến phản hồi của họ để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Sản phẩm được kiểm tra và cải tiến liên tục để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Quyền tự chủ của nhóm: Agile trao quyền tự chủ cho các nhóm. Các thành viên tự tổ chức và quản lý công việc với sự hỗ trợ của quản lý dự án.

Bản tuyên ngôn Agile (Agile Manifesto) phác thảo 4 giá trị cốt lõi và 12 nguyên tắc hướng dẫn đóng vai trò như kim chỉ nam cho bất kỳ nhóm nào áp dụng phương pháp Agile.

Một số giá trị cốt lõi của phương pháp Agile

1. Con người và sự tương tác được đánh giá cao hơn quy trình và công cụ:

Mặc dù công nghệ ngày càng tân tiến, nhưng yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ kiểu quản lý dự án nào. Dựa dẫm quá nhiều vào quy trình và công cụ sẽ dẫn đến việc không thể thích ứng với những thay đổi..

2. Hợp tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng:

Khách hàng là một trong những tài sản giá trị nhất của bạn. Cho dù là khách hàng nội bộ hay bên ngoài, việc lôi kéo họ vào suốt quá trình có thể giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng nhu cầu của họ hiệu quả hơn.

3. Ứng phó với thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch:

Giá trị này là một trong những điểm khác biệt lớn nhất so với quản lý dự án truyền thống. Trước đây, thay đổi được coi là lãng phí và cần tránh. Agile cho phép thay đổi liên tục trong suốt vòng đời của bất kỳ dự án nào. Mỗi giai đoạn sprint (sprint: giai đoạn phát triển ngắn hạn) cung cấp cơ hội để xem xét và điều chỉnh hướng đi.

>> Đọc thêm: 10 mẫu báo cáo dự án chuẩn quốc tế file word và excel

Các thành phần chính của Phương pháp Agile

• Câu chuyện người dùng (User stories):

Nói một cách đơn giản, user story là định nghĩa cấp cao về yêu cầu công việc. Nó chứa đủ thông tin để nhóm có thể ước tính hợp lý về nỗ lực cần thiết để hoàn thành yêu cầu. Mô tả ngắn gọn, đơn giản này được viết từ góc nhìn của người dùng và tập trung vào việc phác thảo những gì khách hàng của bạn muốn (mục tiêu của họ) và lý do tại sao.

• Giai đoạn Sprint (Sprints):

Sprints là một khoảng thời gian ngắn lặp lại, thường mất từ ​​một đến ba tuần để hoàn thành, nơi các nhóm làm việc trên các nhiệm vụ được xác định trong cuộc họp lập kế hoạch sprint. Khi thực hiện dự án, bạn sẽ liên tục lặp lại các giai đoạn sprint này cho đến khi sản phẩm của bạn hoàn thiện về mặt tính năng.

Khi sprint kết thúc, bạn xem xét lại sản phẩm, xem những gì hoạt động và không hoạt động, thực hiện điều chỉnh và bắt đầu một sprint khác để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Cuộc họp Stand-up:

Cuộc họp stand-up hàng ngày (dưới 10 phút), còn được gọi là 'cuộc họp Scrum hàng ngày', là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng và được thông báo. Những tương tác hàng ngày này được gọi là 'đứng dậy' vì những người tham gia được yêu cầu đứng yên, giúp giữ cho các cuộc họp ngắn gọn và đi vào vấn đề chính.

• Bảng Agile:

Bảng Agile giúp nhóm của bạn theo dõi tiến độ dự án. Đây có thể là bảng trắng với giấy nhớ, bảng Kanban đơn giản hoặc một chức năng trong phần mềm quản lý dự án của bạn.

• Backlog:

Khi các yêu cầu dự án được thêm vào thông qua hệ thống tiếp nhận của bạn, chúng trở thành các user story chưa hoàn thành trong backlog. Trong các phiên lập kế hoạch Agile, nhóm của bạn sẽ ước tính các story point cho từng nhiệm vụ.

Trong quá trình lập kế hoạch sprint, các user story trong backlog được chuyển vào sprint để hoàn thành trong lần lặp lại. Quản lý backlog là một vai trò quan trọng của các nhà quản lý dự án trong môi trường Agile.

• Vai trò trong nhóm Agile:

Các phương pháp Agile khác nhau có thể yêu cầu các vai trò nhóm cụ thể để tuân theo khuôn khổ, hoặc có thể không yêu cầu bất kỳ vai trò nào được chỉ định. Mặc dù việc triển khai Agile riêng lẻ có thể không yêu cầu tất cả các vai trò này, đây là một vài vai trò phổ biến mà bạn có thể tìm thấy:

• Scrum Master: Scrum Master đảm bảo rằng mỗi sprint đi đúng hướng và giúp loại bỏ hoặc giải quyết mọi vấn đề hoặc thách thức có thể phát sinh. Họ là người ủng hộ của nhóm.
• Product Owner (Chủ sở hữu sản phẩm): Vai trò của chủ sở hữu sản phẩm là xác định mục tiêu của mỗi sprint, quản lý và ưu tiên backlog của nhóm và là tiếng nói của khách hàng hoặc bên liên quan nội bộ.
• Thành viên nhóm: Những người trong nhóm này là những người thực hiện công việc trong mỗi sprint. Các nhóm này, thường từ ba đến bảy người, có thể được cấu thành từ các chuyên môn và thế mạnh khác nhau. Hoặc họ có thể là những nhóm gồm những người có cùng vai trò công việc.
• Các bên liên quan (Stakeholders): Đây chỉ là một vai trò cung cấp thông tin. Các bên liên quan nên được cập nhật về sản phẩm và mục tiêu sprint, có cơ hội xem xét và phê duyệt công việc trong suốt sprint và cung cấp phản hồi trong quá trình đánh giá hồi cứu sprint.

Mỗi phương pháp Agile có danh sách các thành viên và vai trò nhóm riêng biệt. Mặc dù các chức danh có thể thay đổi, nhưng có một số đặc điểm vai trò chung mà hầu hết các cấu trúc nhóm Agile nên có:

• Kiến thức chữ T (T-shaped): Một thành viên nhóm Agile có giá trị là người có kiến thức cơ bản rộng rãi về lĩnh vực của họ nhưng cũng có kiến thức chuyên sâu, kinh nghiệm và khả năng trong một (hoặc nhiều) lĩnh vực cụ thể.
• Đa chức năng (Cross-functional): Các thành viên nhóm Agile đa chức năng có các kỹ năng ngoài lĩnh vực truyền thống của họ. Họ có thể biết một số nguyên tắc thiết kế đồ họa cơ bản và phân tích dữ liệu hoặc thậm chí một số HTML/CSS.
• Thích nghi (Adaptable): Nếu họ có một bộ kỹ năng đa dạng, họ biết cách sử dụng nó. Bất kể môi trường nào

Quy trình quản lý dự án 6 bước theo Agile

Agile hướng đến mục tiêu tạo ra các chu kỳ phát triển ngắn hơn và phát hành sản phẩm thường xuyên hơn so với quản lý dự án theo thác nước truyền thống. Khung thời gian ngắn hơn này cho phép các nhóm dự án phản ứng hiệu quả hơn với những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.

Như đã đề cập trước đó, bạn có thể sử dụng một vài khuôn khổ Agile khác nhau - Scrum và Kanban là hai trong số những khuôn khổ phổ biến nhất. Nhưng mỗi phương pháp Agile sẽ tuân theo quy trình cơ bản giống nhau, bao gồm:

1. Lập kế hoạch dự án

Giống như bất kỳ dự án nào, trước khi bắt đầu, nhóm của bạn cần hiểu mục tiêu cuối cùng, giá trị đối với tổ chức hoặc khách hàng và cách thức đạt được mục tiêu đó.

Bạn có thể phát triển phạm vi dự án ở đây, nhưng hãy nhớ rằng mục đích của việc sử dụng quản lý dự án Agile là có thể giải quyết các thay đổi và bổ sung cho dự án một cách dễ dàng, do đó phạm vi dự án không nên được coi là không thể thay đổi.

Tìm hiểu thêm về lập kế hoạch dự án:Tặng free 12 mẫu file excel quản lý dự án chuẩn quốc tế

2. Tạo lộ trình sản phẩm

Lộ trình sản phẩm là sự phân tích các tính năng sẽ tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là một thành phần quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch của Agile, vì nhóm của bạn sẽ xây dựng các tính năng riêng lẻ này trong mỗi giai đoạn sprint.

Tại thời điểm này, bạn cũng sẽ phát triển một danh sách tồn đọng sản phẩm (product backlog), đây là danh sách tất cả các tính năng và sản phẩm sẽ tạo nên sản phẩm cuối cùng. Khi bạn lập kế hoạch cho các giai đoạn sprint sau này, nhóm của bạn sẽ lấy các nhiệm vụ từ danh sách tồn đọng này.

3. Lập kế hoạch phát hành

Trong quản lý dự án theo thác nước truyền thống, chỉ có một ngày triển khai sau khi toàn bộ dự án được phát triển. Tuy nhiên, khi sử dụng Agile, dự án của bạn sử dụng các chu kỳ phát triển ngắn hơn (gọi là sprint) với kết quả được đưa ra trong cuối mỗi chu kỳ.

Trước khi bắt đầu dự án, bạn sẽ lập một kế hoạch chi tiết cho việc đưa ra thành quả và vào đầu mỗi giai đoạn sprint, bạn sẽ xem xét lại và đánh giá lại kế hoạch phát hành cho thành quả đó.

4. Lập kế hoạch Sprint

Trước khi mỗi giai đoạn sprint bắt đầu, các bên liên quan cần tổ chức một cuộc họp để xác định:

• Mỗi người sẽ hoàn thành những gì trong giai đoạn sprint đó
• Làm thế nào để đạt được mục tiêu
• Đánh giá khối lượng công việc

Điều quan trọng là phân bổ công việc đồng đều giữa các thành viên nhóm để họ có thể hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong suốt giai đoạn sprint. Bạn cũng cần ghi lại luồng công việc của mình một cách trực quan để đảm bảo tính minh bạch trong nhóm, sự hiểu biết chung giữa các thành viên và xác định, loại bỏ các điểm nghẽn.

5. Stand-up hàng ngày

Để giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ trong mỗi giai đoạn sprint và đánh giá xem có cần thay đổi gì không, hãy tổ chức các cuộc họp stand-up hàng ngày ngắn gọn. Trong các cuộc họp này, mỗi thành viên nhóm sẽ tóm tắt về những gì họ đã hoàn thành vào ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm trong ngày hôm đó.

Những cuộc họp hàng ngày này chỉ nên kéo dài 15 phút. Chúng không nhằm mục đích giải quyết vấn đề kéo dài hoặc là cơ hội để nói về các tin tức chung. Một số nhóm thậm chí tổ chức các cuộc họp này theo hình thức đứng để giữ cho chúng ngắn gọn.

6. Đánh giá và nhìn nhận Sprint

Sau mỗi giai đoạn sprint, nhóm của bạn sẽ tổ chức hai cuộc họp.

Đầu tiên, bạn sẽ tổ chức một cuộc họp đánh giá sprint với các bên liên quan của dự án để cho họ xem sản phẩm hoàn chỉnh. Đây là một phần quan trọng để duy trì giao tiếp cởi mở với các bên liên quan. Một cuộc họp trực tiếp hoặc hội nghị video cho phép cả hai nhóm xây dựng mối quan hệ và thảo luận về các vấn đề sản phẩm phát sinh.

Thứ hai, bạn sẽ có một cuộc họp nhìn nhận lại sprint với các bên liên quan để thảo luận:

• Điều gì đã diễn ra tốt đẹp trong giai đoạn sprint?
• Điều gì có thể tốt hơn?
• Khối lượng công việc có quá nặng hoặc quá nhẹ cho từng thành viên không?
• Những gì đã được hoàn thành trong giai đoạn sprint?

Nếu nhóm của bạn mới bắt đầu sử dụng quản lý dự án Agile, đừng bỏ qua cuộc họp quan trọng này. Nó giúp bạn đo lường khối lượng công việc nhóm bạn có thể giải quyết trong mỗi giai đoạn sprint và độ dài sprint hiệu quả nhất cho các dự án trong tương lai.

SlimCRM - Phần mềm quản lý dự án hiệu quả

Trên thị trường có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý quy trình dự án cơ bản. Tuy nhiên, để quản lý các dự án lớn nhỏ phức tạp, bạn cần một công cụ linh hoạt, có thể thích ứng với nhiều khía cạnh của dự án. 

SlimCRM là phần mềm quản lý dự án được thiết kế với mục tiêu đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng tính năng hiện đại, SlimCRM giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.

SlimCRM sở hữu những ưu điểm vượt trội:

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với mọi người dùng, không cần kiến thức chuyên môn về phần mềm.
• Tính năng hiện đại: Cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý tiến độ dự án hiệu quả như quản lý dự án theo chuẩn PMI, Gantt Chart, Dashboard, quản lý công việc, quản lý hóa đơn - báo giá - hợp đồng…
• Vừa túi tiền: Cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đồng thời SlimCRM cũng giải quyết những thách thức trong quản lý chi phí dự án hiện nay, SlimCRM giúp bạn:

• Quản lý chi phí: Theo dõi và kiểm soát thu chi, hóa đơn thanh toán theo thời gian thực, giúp bạn xác định các khoản chi tiêu tiềm ẩn và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
• Hợp tác nhóm: Chia sẻ thông tin chi phí dự án với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng, đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình tài chính của dự án.
• Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo chi phí dự án trực quan và dễ hiểu, giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của dự án.
• Tích hợp với các công cụ khác: SlimCRM có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như bảng tính, email, v.v. giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.

Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý dự án miễn phí tại đây!

Trên đây là toàn bộ bài viết về quy trình quản lý dự án. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích bạn trong công việc. Đừng quên theo dõi SlimCRM để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!