Chuỗi bài này viết để giới thiệu phần mềm và ghi lại hành trình chuyển đổi đống bảng trên sheet thành airtable để đáp ứng nhu cầu quản lý của một công ty bất động sản. Ngoài ra tác giả giới thiệu thêm một số Tips/Chức năng trong quá trình sử dụng.
1. Chi phí sử dụng có quá cao?
Có một số bạn bảo biết phần mềm nhưng thấy chi phí quá cao nên không dùng(tận 24$/ Acc Pro).
Thật ra chi phí triển khai airtable rất thấp và có thể free. Và đây là lý do:
- Không phải tất cả tài khoản đều cần tài khoản PRO, một công ty chỉ cần 1 tài khoản PRO còn lại có thể dùng tài khoản FREE vẫn được. Thậm chí là không cần tài khoản luôn nếu nhân viên chỉ cần báo cáo và xem dữ liệu thì điền FORM và SHAREVIEW là xong.
- Có tính năng CREDIT bạn có thể mua credit hoặc mời bạn bè mỗi người được 10$ để sử dụng.
Theo kinh nghiệm thì công ty dưới 20 người thì dùng khá “êm”. Nhưng số lượng lớn hơn thì phải tìm giải pháp khác có một số giải pháp khác như xano, appsheet nhưng chúng ta hãy cùng tìm hiểu.
Xem thêm:
1. Airtable Là Gì? So Sánh Airtable Với Google Sheet và SlimCRM
2. Ưu điểm của Airtable so với google sheet?
Một điều chắc chắn là airtable rất khó vượt được google sheet vì hầu như tất cả mọi thứ sheet đều làm được nhờ hệ sinh thái cực kỳ phong phú của mình. Tuy nhiên, airtable lại có giải pháp riêng cho một số bài toán của doanh nghiệp:
- Cách xem dữ liệu, không cần bất kỳ một công thức nào từ database ban đầu có thể tạo nên timeline view, kanpan view, grant …VD: Bên Sheet muốn làm một cái timeline công việc thì phải chọn từng ô. Nhưng với airtable bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu và kết thúc nó sẽ giúp bạn tạo bảng timeline.
- Cơ chế liên kết dữ liệu giữa các bảng, đồng bộ giữa các base (file) khiến dữ liệu doanh nghiệp trở nên thông suốt. Ví dụ: Phòng nhân dự chỉ cần nhập thông tin nhân viên thì tất cả các bảng /base sử dụng thông tin đó sẽ tự động cập nhật.
- Phân quyền cho người dùng: ví dụ bạn là người quản lý nhóm sales bất động sản. Mỗi ngày bạn phải lọc một danh sách dự án tầm khoản 400-500 căn hộ để phân chia telesale. Cuối ngày phải thu quyền lại và thống kê báo cáo. Dùng airtable bạn chỉ cần lọc và ShareView cho nhân viên. Đảm bảo tính đơn giản thao tác chỉ cần lọc và share. Ngoài ra nhân viên không truy cập được vào các căn hộ khác hoặc các thông tin ẩn.
- Tích hợp chức năng tự động hóa, nếu ở google sheet bạn muốn tự gửi email hay đồng bộ calendar thì phải code hoặc dùng VBA. Còn trên airtable có chức năng này miễn phí đơn giản như khi dùng zapier hoăc intergromat. Ví dụ: Cuối ngày hoặc cuối tháng tự động đếm đầu việc, sau đó email cho quản lý báo cáo công việc, tạo lịch hẹn tự đông mời khách hàng và đồng bộ vào Google calendar của bản thân.
- Hoặc đơn giản bạn có gần 50 cái fanpage thay đổi và cập nhật thường xuyên. Nhưng bản thân muốn kiểm duyệt bài đăng và theo dõi kết quả, cũng như không muốn phân quyền cho nhân viên. Dùng airtable sẽ giúp bạn tự động mấy tác vụ này đơn giản hơn.
- Lưu trữ trực tiếp file/ hình ảnh lên bảng tính và gần như không giới hạn. Chỉ giới hạn trên từng base và bạn có vô hạn base .
3. Khuyết điểm
Đầu tiên, airtable không phải công cụ để tính toán. Nó có thể quản lý tốt công nợ, dòng tiền… nhưng không cách nào dự báo nó hoặc làm gì đó phức tạp với nhiều công thức toán học.
Thứ hai, muốn sử dụng tốt phải có tư duy và hiểu biết về database và kiến thức nocode. Nếu không thứ bạn nhận về là một phiên bản cùi bắp nhiều màu sắc của google sheet.
4. Một số giải pháp mà ai đó sẽ cần:
- Điểm mạnh nhất của airtable chính là khả năng kết nối và đồng bộ với rất nhiều phần mềm nhờ vào API và webhooks và đây là một số giải pháp mà ai đó sẽ cần :
Sử dụng salefore hoặc hubspot, zoho … nhưng muốn tiết kiệm chi phí user. Airtable cho phép bạn đồng bộ dữ liệu 2 chiều của các phần mềm mắc tiền này. Nhân viên sale sử dụng phiên bản airtable còn sếp /admin sử dụng phiên bản gốc. Lưu ý dùng kèm với intergromat hoặc zapier để đồng bộ nên tốt nhất chỉ dùng khi công ty ít người.
Đồng bộ dữ liệu trên zalo OA, Shoppee, Lazada, zalo shop, facebook … Hầu như tất cả các kênh này đều có OPEN API nên chắc chắn có thể kết nối được với airtable. Đăng/thay đổi 1 sản phầm lên airtable sẽ giúp bạn làm trên tất cả các nền tảng khác.
Ngoài ra airtable còn có rất nhiều trò vui như: ghi chép ngân hàng, train AI, sửa hình theo mẫu,...
Nguồn: Văn Hoài Thương - group Tăng Trưởng Thực Chiến
